7 самых популярных программ для управления задачами

Программное обеспечение для управления задачами оптимизирует рабочие процессы для своевременного завершения проектов.

Руководители проектов, такие как вы, часто испытывают трудности с отслеживанием задач. Общие проблемы включают отсутствие видимости проекта, неадекватное планирование и неконтролируемые изменения. Чтобы облегчить такие проблемы и оптимизировать рабочие процессы, специалисты по управлению проектами используют программное обеспечение для управления задачами.

Инструмент диспетчера задач помогает оптимизировать рабочие процессы, управляя несколькими задачами. Вы можете выбрать готовые шаблоны для создания рабочих процессов для своей команды. Инструмент позволяет улучшить видимость хода выполнения задачи с помощью настраиваемых представлений, таких как диаграммы, доски и таблицы.

С таким количеством доступных продуктов нелегко найти подходящее программное обеспечение для управления задачами. Чтобы помочь, мы выделяем семь лучших инструментов управления задачами для менеджеров в алфавитном порядке на основе проверенных обзоров программного обеспечения. Сравнив список продуктов, просмотренных пользователями, вы сможете выбрать тот, который лучше всего соответствует потребностям вашего бизнеса. Читать больше.

1. Асана: Сортировка задач с помощью диаграмм и досок

Asana — это диспетчер задач и программное обеспечение для управления проектами, которое предлагает несколько представлений задач, которые вы можете выбрать в зависимости от ваших предпочтений. Вы можете организовывать и назначать задачи, используя представление списка, визуализировать сопоставление заданий, используя представление временной шкалы, или создавать доски объявлений с подзадачами, используя представление доски. Представления обновляются в режиме реального времени по мере выполнения или изменения задач.

Asana предоставляет мобильное приложение для устройств Android и iOS.

• Конструктор рабочихпроцессов: создавайте автоматизированные рабочие процессы для координации с вашей командой и сообщайте им о новом назначении задачи в режиме реального времени.Созданные рабочие процессы можно оптимизировать в зависимости от приоритета или проблем, возникающих при выполнении задачи.

• Календарь: просмотр хода выполнения задач для каждого члена команды в общем календаре.Просматривайте задачи по дате или фильтруйте и сортируйте их в виде списка.

• Отчетность: получайте в режиме реального времени информацию о ходе выполнения задач для каждого члена команды.Визуализируйте данные в различных форматах и ​​макетах, чтобы легко выявлять сбои в выполнении задач.

Варианты поддержки клиентов: база знаний, часто задаваемые вопросы и онлайн-система продажи билетов.

2. Поле: выберите из готовых шаблонов рабочего процесса.

Box — это программное обеспечение для управления задачами и проектами, предлагающее готовые шаблоны рабочих процессов для выбора и добавления задач, характерных для желаемой должности или бизнес-функции. Вы можете создавать новые рабочие процессы или изменять готовые шаблоны на основе ваших бизнес-процессов. Инструмент позволяет группировать задачи и согласовывать их с членами команды, добавляя удобства при отслеживании хода выполнения, сроков выполнения и многого другого.

• Электронные подписи: Подписывайте электронные документы с помощью встроенной функции инструмента.Создавайте и изменяйте подписи для своего имени, стиля шрифта и т. д.

• Фильтры поиска. Используйте фильтры расширенного поиска, такие как тип проекта, срок выполнения или вложения, чтобы искать определенные задачи в нескольких проектах.

• Оповещения в режиме реального времени: уведомляйте заинтересованных лиц и связанных членов команды об обновлениях, таких как добавленные или удаленные задачи, измененные даты начала и окончания, добавленные документы и многое другое.

Варианты поддержки клиентов: Звонок, онлайн-система продажи билетов, обучение и сообщество пользователей.

3. Dropbox Paper: создавайте заметки для конкретных задач

Dropbox Paper — это инструмент управления задачами и проектами, который позволяет создавать и прикреплять заметки к соответствующим задачам. Выровненные члены команды могут проверять примечания для конкретных действий, чтобы выполнить задачу и избежать задержек из-за ошибок или недопонимания. Вы можете выбрать один из шаблонов заметок, используемых для спецификаций продуктов, списков дел, расписаний, контрольных списков и многого другого.

Dropbox Paper предоставляет мобильное приложение для устройств Android и iOS.

• Аннотации: оставляйте комментарии в документах и ​​заметки, чтобы члены команды могли предпринять необходимые действия.

• Обмен ссылками: добавьте внешние ссылки, такие как видео YouTube, Soundcloud или Google Maps, в документы, и они будут автоматически воспроизводиться для каждого пользователя.

• Конвертер PPT: конвертируйте документы, связанные с проектом, в презентации.Вы также можете добавить новые элементы визуализации, такие как изображения и графику, чтобы сделать вашу презентацию привлекательной и эффектной.

Варианты поддержки клиентов: примеры использования, истории клиентов, справочный центр и чат-бот.

4. Hive: управляйте задачами с помощью спринтов

Hive — это система управления задачами, которая позволяет вам растянуть проект на дни, недели и месяцы и расставлять приоритеты задач и подзадач на основе бизнес-требований. Приоритетные задачи имеют цветовую кодировку, чтобы члены команды могли легко их идентифицировать. Кроме того, вы можете создать родительский проект для всех связанных проектов, чтобы создать централизованный репозиторий для членов команды, чтобы фильтровать и сортировать.

Hive предоставляет мобильное приложение для устройств Android и iOS.

• Навигатор проектов: создайте родительский проект для всех связанных проектов, чтобы найти определенные задачи в проектах.Проекты расположены в порядке возрастания сроков их выполнения.

• Представления проекта: используйте различные представления проекта, такие как доска канбан, диаграмма Ганта, таблица, календарь, сводка, метка, портфолио и т. д.Каждое представление предлагает различные элементы визуализации для отображения задач и рабочих процессов.

• Встроенный чат: отправляйте текстовые сообщения или делитесь ссылками и документами с членами команды, чтобы сотрудничать и получать одобрение.

Варианты поддержки клиентов: чат-бот, демонстрационные видеоролики и истории клиентов.

5. Jira: создавайте дорожные карты для выполнения задач

Jira — это инструмент управления задачами и проектами, который позволяет вам создавать дорожные карты и направлять членов вашей команды для выполнения задач. С помощью дорожных карт вы можете отслеживать зависимость задач для каждого члена команды и соответствующим образом планировать возможности команды. Кроме того, вы можете создавать разные версии своей дорожной карты с помощью программного обеспечения Jira, чтобы сравнить, какая из них приводит к достижению бизнес-целей эффективно и вовремя.

• Доска Scrum и Kanban: Визуализируйте работу своей команды в настраиваемых представлениях, таких как Scrum и Kanban.Этот процесс помогает получить представление о прогрессе команды, проблемах и других факторах, влияющих на выполнение проекта.

  

• Журнал невыполненных работ. Создавайте списки дел для своих проектов, чтобы отслеживать будущие задачи.Списки могут быть общими для членов команды по всему бизнесу.

• Настраиваемые рабочие процессы: создавайте настраиваемые рабочие процессы для каждого проекта на основе конкретных требований.

Варианты поддержки клиентов: обучение, онлайн-система продажи билетов и звонки.

6. Понятие: планирование повторяющихся задач

Инструмент управления задачами Notion позволяет добавлять и планировать повторяющиеся задачи в проектах. Этот процесс автоматически добавляет повторяющуюся задачу в новый проект, созданный в родительском проекте. Вы также можете автоматически назначать повторяющиеся задачи одним и тем же членам команды или изменять назначение задач в зависимости от доступности члена команды.

Notion предоставляет мобильное приложение для устройств Android и iOS.

• Элементы управленияадминистратора. Управляйте тем, кто может просматривать ваши проекты, временные рамки, планировщики календарей, документы и другие сведения.Предоставляйте и отзывайте доступ пользователям в режиме реального времени.

• Совместная работа в команде: делитесь ссылками на документы и проекты с членами команды, настроив элементы управления администратором.Оставляйте комментарии в задачах и отмечайте членов команды, чтобы уведомлять их в режиме реального времени.

• Интеграция с чатом: интегрируйте инструмент со сторонними приложениями для чата, такими как Microsoft Teams или Slack, чтобы обмениваться ссылками на проекты и документами.

Варианты поддержки клиентов: чат-бот и онлайн-система продажи билетов.

7. Trello: создавайте кнопки-карточки для обновления хода выполнения задачи.

Решение Trello для управления задачами позволяет создавать настраиваемые кнопки для карточек и досок, чтобы обновлять ход выполнения задач одним щелчком мыши. Кнопки карт появляются сзади каждой карты, тогда как кнопки доски находятся в верхнем правом углу. Используя кнопки, вы можете выполнять ряд действий, таких как «ГОТОВО», чтобы переместить задачу в список выполненных, или «ПОЗДНО», чтобы переместить ее в список отложенных задач. Вы можете создавать кнопки и называть их словами по своему выбору, например, «ПУСК», «ОСТАНОВ» ИЛИ «В ПРОГРЕССЕ».

Trello предоставляет мобильное приложение для устройств Android и iOS.

• Журнал действий: проверяйте действия, выполненные над задачами и проектами, с помощью журнала действий.В журнале указывается дата, время и имя члена команды, выполнившего указанное действие.

• Экспорт данных: экспортируйте данные, такие как отчеты по проектам и документы, из инструмента, чтобы загрузить их в нужном формате и поделиться ими через чат или электронную почту.Загружаемые форматы включают PDF, CSV, XML, JPEG и другие.

• Плагины: добавьте в Trello плагины других бизнес-приложений, используемых для чата, хранения данных, общего доступа к файлам и т. д., для быстрой навигации.

Варианты поддержки клиентов: вебинары, ответы на часто задаваемые вопросы, блоги, истории клиентов, сообщество пользователей и онлайн-система продажи билетов.

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления задачами для вашего бизнеса

Вы должны учитывать несколько факторов при выборе лучшего программного обеспечения для управления задачами для вашего бизнеса. Вот несколько факторов, которые помогут вам сделать правильный выбор:

• Выбирайте настраиваемые рабочие процессы: выбранный вами инструмент управления задачами должен позволять настраивать рабочие процессы в соответствии с изменяющимися требованиями проекта.Требования варьируются от приоритета до доступности членов команды. Кроме того, нужно проверить, можно ли настроить рабочие процессы в режиме реального времени, а не только в момент создания задачи.

• Оцените отслеживание задач: выбранный вами инструмент управления задачами должен позволять отслеживать ход выполнения задач вместе с отслеживанием времени.Все заинтересованные стороны должны получать уведомления всякий раз, когда задача добавляется, завершается, обновляется в соответствии со сроками выполнения или согласовывается с новым членом команды. Кроме того, обратите внимание на панель мониторинга проекта, чтобы получить обзор всех задач в одном месте.

• Определите способы редактирования представлений задач: выбранное вами программное обеспечение для управления задачами должно предлагать несколько представлений задач, таких как диаграмма Ганта, доска Канбан, таблица, календарь и многое другое.Кроме того, вы должны иметь возможность настраивать представления в соответствии с вашими рабочими функциями и рабочими процессами.

Сколько стоит программное обеспечение для управления задачами?

Большинство продуктов на рынке оцениваются из расчета на одного пользователя в месяц и могут быть разбиты на три общих ценовых уровня в зависимости от их начальной цены.

Диапазоны цен*:

• $10 - $19

• 19 – 77,5 долларов США

• $77,5+

*Указанные цены относятся к предложениям начального уровня/самой низкой цене, найденным на веб-сайтах поставщиков по состоянию на 13 января 2023 г. Эти диапазоны соответствуют 25-му, 75-му и 100-му процентилю информации о ценах, полученной на веб-сайтах поставщиков образцов продуктов.

Скрытые расходы, связанные с программным обеспечением для управления задачами

В приведенном выше прайс-листе указаны цены на базовые планы большинства продуктов. Корпоративный продукт или продукт премиум-класса с более высокой ценой могут включать дополнительные функции, например неограниченное количество просмотров, команду рабочей области и многофакторную аутентификацию. Однако даже в бесплатном плане могут быть скрытые расходы, такие как расходы на обучение и внедрение, интеграцию и безопасность. Прежде чем сделать выбор, узнайте у поставщика программного обеспечения о любых таких скрытых платежах, чтобы обеспечить полную прозрачность ценообразования.

Часто задаваемые вопросы при выборе программного обеспечения для управления задачами

Вот несколько вопросов, которые следует задать группе поддержки программного обеспечения для управления задачами перед окончательной покупкой: