7 software de management al sarcinilor de top

Software-ul de management al sarcinilor eficientizează fluxurile de lucru pentru a finaliza proiectele la timp.

Managerii de proiect ca tine se luptă adesea cu urmărirea sarcinilor. Provocările comune includ lipsa de vizibilitate a proiectului, planificarea inadecvată și schimbările necontrolate. Pentru a atenua astfel de provocări și pentru a eficientiza fluxurile de lucru, profesioniștii PM folosesc software de management al sarcinilor.

Instrumentul manager de activități ajută la eficientizarea fluxurilor de lucru prin gestionarea mai multor sarcini. Puteți selecta dintre șabloane predefinite pentru a crea fluxuri de lucru pentru echipa dvs. Instrumentul vă permite să creșteți vizibilitatea asupra progresului sarcinii cu vizualizări personalizate, cum ar fi diagrame, panouri și tabele.

Cu atât de multe produse disponibile, nu este ușor să găsești software-ul potrivit pentru managementul sarcinilor. Pentru a ajuta, evidențiem cele mai bune șapte instrumente de gestionare a sarcinilor pentru manageri, în ordine alfabetică, pe baza recenziilor verificate de software. Comparând o listă de produse evaluate de utilizatori, îl veți putea selecta pe cel care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. de afaceri. Citeste mai mult.

1. Asana: Sortați sarcinile cu diagrame și tabele

Asana este un software de gestionare a sarcinilor și de gestionare a proiectelor care oferă mai multe vizualizări ale sarcinilor pe care le puteți selecta în funcție de preferințele dvs. Puteți organiza și atribui sarcini utilizând vizualizarea listă, vizualizați maparea sarcinilor utilizând vizualizarea cronologică sau puteți crea panouri de locuri de muncă cu subsarcini folosind vizualizarea panoului. Vizualizările sunt actualizate în timp real pe măsură ce sarcinile sunt finalizate sau modificate.

Asana furnizează o aplicație mobilă pentru dispozitive Android și iOS.

• Generator de flux de lucru: creați fluxuri de lucru automate pentru a vă coordona cu echipa și actualizați-le cu privire la o nouă atribuire de sarcini în timp real.Fluxurile de lucru create pot fi optimizate în funcție de prioritatea sau problemele cu care se confruntă pentru a finaliza sarcina.

• Calendar: vizualizați progresul sarcinilor pentru fiecare membru al echipei într-un calendar partajat.Vizualizați sarcinile după dată sau filtrați și sortați-le într-un aspect de listă.

• Raportare: obțineți informații în timp real asupra progresului sarcinilor pentru fiecare membru al echipei.Vizualizați datele în diferite formate și machete pentru a identifica cu ușurință sughițurile în finalizarea sarcinii.

Opțiuni de asistență pentru clienți: bază de cunoștințe, întrebări frecvente și sistem de bilete online.

2. Casetă: Selectați dintre șabloanele de flux de lucru predefinite

Box este un software de gestionare a sarcinilor și a proiectelor care oferă șabloane de flux de lucru prefabricate pentru a selecta și adăuga sarcini specifice rolului de muncă sau funcției de afaceri dorite. Puteți crea fluxuri de lucru noi sau puteți modifica șabloanele predefinite pe baza proceselor dvs. de afaceri. Instrumentul vă permite să grupați sarcinile și să le aliniați cu membrii echipei, adăugând confort în timp ce urmăriți progresul, termenele limită și multe altele.

• Semnături electronice: Semnează electronic documentele utilizând caracteristica integrată a instrumentului.Creați și modificați semnături pentru numele dvs., stilul fontului etc.

• Filtre decăutare: utilizați filtre de căutare avansate, cum ar fi tipul de proiect, data scadenței sau atașamentele pentru a căuta sarcini specifice în cadrul mai multor proiecte.

• Alerte în timp real: notificați părțile interesate și membrii echipei aliniate despre actualizări, cum ar fi sarcini adăugate sau eliminate, datele de începere și de sfârșit modificate, documente adăugate și multe altele.

Opțiuni de asistență pentru clienți: apel, sistem de bilete online, instruire și comunitate de utilizatori.

3. Dropbox Paper: Creați note specifice sarcinii

Dropbox Paper este un instrument de gestionare a sarcinilor și a proiectelor care vă permite să creați și să atașați note la sarcinile respective. Membrii echipei aliniate pot verifica notele pentru puncte de acțiune specifice pentru a finaliza sarcina și pentru a evita întârzierile din cauza erorilor sau a comunicării greșite. Puteți alege dintre șabloanele de note utilizate pentru specificațiile produselor, liste de activități, programe, liste de verificare și multe altele.

Dropbox Paper furnizează o aplicație mobilă pentru dispozitive Android și iOS.

• Adnotări: lăsați comentarii în documente și note pentru ca membrii echipei să întreprindă acțiunea dorită.

• Partajare link: adăugați linkuri externe, cum ar fi videoclipuri YouTube, Soundcloud sau Google Maps, la documente și le va reda automat pentru fiecare utilizator.

• Convertor PPT: convertiți documentele legate de proiect în prezentări.De asemenea, puteți adăuga noi elemente de vizualizare, cum ar fi imagini și grafice, pentru a face prezentarea atrăgătoare și de impact.

Opțiuni de asistență pentru clienți: cazuri de utilizare, povești ale clienților, centru de ajutor și chatbot.

4. Hive: Gestionați sarcinile prin sprinturi

Hive este un sistem de management al sarcinilor care vă permite să extindeți un proiect pe parcursul zilelor, săptămânilor și lunilor și să prioritizați sarcinile și subsarcinile în funcție de cerințele afacerii. Sarcinile prioritizate sunt codificate cu culori pentru ca membrii echipei să le poată identifica cu ușurință. În plus, puteți crea un proiect părinte pentru toate proiectele conexe, pentru a crea un depozit centralizat pentru ca membrii echipei să poată filtra și sorta.

Hive furnizează o aplicație mobilă pentru dispozitive Android și iOS.

• Navigator de proiecte: creați un proiect părinte pentru toate proiectele asociate pentru a găsi sarcini specifice în cadrul proiectelor.Proiectele sunt în ordinea crescătoare a termenului de scadență.

• Vizualizări ale proiectului: utilizați diferite vizualizări ale proiectului, cum ar fi un panou Kanban, diagramă Gantt, tabel, calendar, rezumat, etichetă, portofoliu și multe altele.Fiecare vizualizare oferă elemente de vizualizare diferite pentru a afișa sarcini și fluxuri de lucru.

• Chat încorporat: trimiteți mesaje text sau partajați linkuri și documente cu membrii echipei pentru a colabora și a obține aprobarea.

Opțiuni de asistență pentru clienți: Chatbot, videoclipuri demonstrative și povești ale clienților.

5. Jira: Construiește foi de parcurs pentru finalizarea sarcinilor

Jira este un instrument de gestionare a sarcinilor și a proiectelor care vă permite să construiți foi de parcurs și să vă ghidați membrii echipei pentru îndeplinirea sarcinilor. Cu foile de parcurs, puteți urmări dependențele sarcinilor pentru fiecare membru al echipei și puteți planifica capacitatea echipei în consecință. În plus, puteți crea diferite versiuni ale foii de parcurs folosind software-ul Jira pentru a compara care dintre ele duce la obiectivele de afaceri în mod eficient și la timp.

• Scrum și panou Kanban: vizualizați munca echipei dvs. în vederi personalizate, cum ar fi scrum și Kanban.Acest proces vă ajută să obțineți vizibilitate asupra progresului echipei, provocărilor cu care se confruntă și alți factori care afectează livrarea proiectului.

  

• Backlog: creați liste de sarcini pentru proiectele dvs. pentru a urmări sarcinile viitoare.Listele pot fi partajate între membrii echipei din întreaga companie.

• Fluxuri delucru personalizabile: creați un flux de lucru personalizat pentru fiecare proiect pe baza cerințelor specifice.

Opțiuni de asistență pentru clienți: Training, sistem de bilete online și apeluri.

6. Noțiune: Programați sarcini recurente

Instrumentul de gestionare a sarcinilor Notion vă permite să adăugați și să programați sarcini recurente în cadrul proiectelor. Acest proces adaugă automat o sarcină recurentă unui proiect nou creat în cadrul proiectului părinte. De asemenea, puteți alinia automat sarcinile recurente la aceiași membri ai echipei sau puteți modifica atribuirea sarcinilor în funcție de disponibilitatea membrului echipei.

Notion furnizează o aplicație mobilă pentru dispozitive Android și iOS.

• Comenzi de administrare: controlați cine vă poate vizualiza proiectele, cronologia, planificatorii calendaristici, documentele și alte detalii.Oferiți și revocați accesul utilizatorilor în timp real.

• Colaborare în echipă: Partajați legăturile de documente și proiecte cu membrii echipei prin setarea comenzilor de administrare.Lăsați comentarii în cadrul sarcinilor și etichetați membrii echipei pentru a-i notifica în timp real.

• Integrare princhat: integrați instrumentul cu aplicații de chat terțe, cum ar fi echipele Microsoft sau Slack, pentru a partaja link-uri și documente ale proiectelor.

Opțiuni de asistență pentru clienți: Chatbot și sistem de bilete online.

7. Trello: Creați butoane pentru card pentru a actualiza progresul sarcinii

Soluția de gestionare a sarcinilor de la Trello vă permite să creați butoane personalizate pentru carduri și panouri pentru a actualiza progresul sarcinilor cu un singur clic. Butoanele cardului apar în spatele fiecărei cărți, în timp ce butoanele panoului sunt în colțul din dreapta sus. Folosind butoane, puteți efectua o serie de acțiuni, cum ar fi „DONE” pentru a muta sarcina în lista finalizată sau „LATE” pentru a o muta în lista de sarcini întârziate. Puteți crea și denumi butoane cu cuvintele pe care le alegeți, cum ar fi „START”, „HALT” SAU „ÎN CARE”.

Trello furnizează o aplicație mobilă pentru dispozitivele Android și iOS.

• Jurnal de activitate: Verificați acțiunile efectuate asupra sarcinilor și proiectelor folosind jurnalul de activități.Jurnalul vă spune data, ora și numele membrului echipei care a efectuat acțiunea menționată.

• Export de date: exportați date, cum ar fi rapoarte și documente de proiect, din instrument pentru a le descărca în formatul dorit și a le partaja prin chat sau e-mail.Formatele descărcabile includ PDF, CSV, XML, JPEG și multe altele.

• Pluginuri: adăugați pluginuri ale altor aplicații de afaceri utilizate pentru chat, stocare de date, partajare de fișiere și multe altele la Trello pentru o navigare rapidă.

Opțiuni de asistență pentru clienți: seminarii web, întrebări frecvente, bloguri, povești ale clienților, comunitate de utilizatori și sistem de bilete online.

Cum să alegi cel mai bun software de gestionare a sarcinilor pentru afacerea ta

Trebuie să luați în considerare mai mulți factori atunci când selectați cel mai bun software de gestionare a sarcinilor pentru afacerea dvs. Iată câțiva factori care vă vor ajuta să faceți alegerea corectă:

• Optați pentru fluxuri de lucru personalizabile: instrumentul de gestionare a sarcinilor selectat ar trebui să vă permită să personalizați fluxurile de lucru în funcție de cerințele în schimbare ale proiectului.Cerințele variază de la prioritate la disponibilitatea membrilor echipei. În plus, trebuie să verificați dacă fluxurile de lucru pot fi personalizate în timp real și nu numai în momentul creării sarcinilor.

• Evaluați urmărirea sarcinilor: instrumentul dvs. de gestionare a sarcinilor selectat ar trebui să vă permită să urmăriți progresul sarcinilor împreună cu urmărirea timpului.Toate părțile interesate ar trebui să fie notificate ori de câte ori o sarcină este adăugată, finalizată, actualizată pentru termenele scadente sau aliniată cu un nou membru al echipei. De asemenea, căutați un tablou de bord al proiectului pentru a obține o imagine de ansamblu asupra tuturor sarcinilor într-un singur loc.

• Identificați modalități de editare a vizualizărilor sarcinilor: software-ul dvs. de gestionare a sarcinilor selectat ar trebui să ofere mai multe vizualizări ale sarcinilor, cum ar fi diagramă Gantt, panou Kanban, tabel, calendar și multe altele.În plus, ar trebui să puteți personaliza vizualizările în funcție de funcțiile și fluxurile de lucru.

Cât costă software-ul de management al sarcinilor?

Cele mai multe produse de pe piață au prețuri pe utilizator, pe lună și pot fi împărțite în trei niveluri comune de preț în funcție de prețul lor de pornire.

Intervalele de preț*:

• 10 USD - 19 USD

• 19 USD - 77,5 USD

• 77,5 USD+

*Prețul inclus este pentru oferta de nivel de intrare/cu cel mai mic preț găsită pe site-urile web ale furnizorilor pe 13 ianuarie 2023. Aceste intervale corespund percentilei 25, 75 și 100 de informații despre prețuri colectate de pe site-urile web ale furnizorilor de produse eșantion.

Costuri ascunse asociate cu software-ul de management al sarcinilor

Lista de prețuri de mai sus rezumă prețurile pentru planurile de bază ale majorității produselor. O companie sau un produs premium care are un preț mai mare poate include caracteristici suplimentare, de exemplu, vizualizări nelimitate, comandă pentru spațiul de lucru și autentificări cu mai mulți factori. Cu toate acestea, chiar și planul gratuit poate avea taxe ascunse, cum ar fi costuri de instruire și implementare, integrare și securitate. Înainte de a face o alegere, întrebați furnizorul de software despre orice astfel de taxe ascunse pentru a asigura transparența completă a prețurilor.

Întrebări frecvente la selectarea software-ului de management al sarcinilor

Iată câteva întrebări pe care trebuie să le adresați echipei de asistență pentru software-ul de gestionare a sarcinilor înainte de a face o achiziție finală: