Când aveți nevoie de un instrument de gestionare a activelor digitale

„Când am nevoie de un instrument de gestionare a activelor digitale?” nu este o întrebare care este cea mai importantă pentru majoritatea agenților de marketing de conținut... dar ar trebui să fie.

Cum urmăriți tot conținutul pe care îl creați pentru compania dvs.? Acestea includ postări pe blog, videoclipuri, cărți electronice, cărți albe, infografice, fișe de date, studii de caz, meme și așa mai departe. De asemenea, cum urmăriți toate activele – cum ar fi fotografiile de stoc sau muzica – care au fost implicate în producerea acelui conținut?

La Act-On, ne curățam biblioteca de conținut de ceva timp. Recent, am ales să lucrăm cu un furnizor de management al activelor digitale (DAM) care poate inventaria și urmări întregul conținut, precum și să îl facă disponibil pentru echipele noastre de vânzări, în funcție de nevoile lor curente cu potențialii.

În acest episod al Podcastului Rethink, Karrie Sundbom, Senior Manager pentru conținut al Act-On, o intervievează pe Cathy McPhillips despre când marketerii ar trebui să ia în considerare adoptarea unui instrument de management al activelor digitale.

Cathy este vicepreședinte de marketing la Content Marketing Institute, unde conduce eforturile de marketing pentru toate proprietățile CMI, de la Content Marketing World până la revista CCO . O puteți urmări pe Twitter @cmcphillips.

Bucurați-vă de conversație și sperăm că veți obține unul sau două idei pe care le puteți aduce afacerii dvs.

Karrie Sundbom : Poți să-mi spui puțin mai multe despre tine și despre CMI și despre rolul tău acolo?

Cathy McPhillips : Ei bine, mai întâi, mulțumesc foarte mult că m-ai primit. Suntem partener cu Act-On de câțiva ani și ne face plăcere să cunoaștem unii dintre oamenii din cadrul companiei dumneavoastră. Sunt cu CMI de aproximativ cinci ani. Și conduc marea noastră echipă de marketing. Și concentrarea mea de zi cu zi este pe creșterea numărului de abonați la e-mail și să lucrez pentru ca oamenii să participe la evenimentele noastre în persoană, în special, Content Marketing World. Echipa noastră se ocupă de orice, de la rețele sociale, la managementul comunității, dezvoltarea audienței și automatizarea marketingului, PR și media, iar eu personal, de asemenea, mă concentrez pe site-ul web contentmarketingworld.com, strategia noastră de marketing de marketing pentru fiecare dintre proprietățile noastre cu mult dincolo de Content Marketing World. Avem educație, universitatea noastră CMI, avem un alt eveniment, avem o revistă, așa că avem multe de făcut. Și oarecum supraveghez o echipă de specialiști în marketing în toate acele domenii diferite.

Karrie : Se pare că ai cu siguranță mâinile pline acolo și se pare că atingi aproape fiecare piesă de marketing care cred că va afecta lucrurile despre care vom vorbi astăzi, și anume managementul activelor digitale. Suntem super incantati. Echipa noastră este înregistrată pentru Content Marketing World în septembrie. Aveți vreo anticipare despre ceea ce ne putem aștepta? Poți împărtăși ceva?

Cathy : Ești pregătit pentru un asemenea răsfăț. Este săptămâna mea preferată din an. Este anul în care așteptăm ca aproximativ 4.000 de agenți de marketing din peste 70 de țări să vină în Cleveland, Ohio. Și este un eveniment atât de uimitor. Este ca o mare reuniune de familie și ne place să-i vedem pe toți cei cu care am vorbit pe tot parcursul anului din toată lumea. Și când vezi că oamenii se văd și îmbrățișează ursoai, e ca: „E atât de bine să te văd!” Este un eveniment atât de grozav. Ai crede că, cu 4.000 de oameni, este atât de mare, dar într-adevăr este un eveniment atât de mare și mic în multe, multe feluri.

Karrie : Sunt foarte încântată pentru că astăzi vorbim despre niște lucruri apropiate și dragi mie și despre un punct dureros la care lucrez de câțiva ani aici la Act-On. Și asta este managementul activelor digitale. Poți doar să dai o scurtă explicație despre ce este asta?

Cathy : Sunt în barca ta. Lucrez la asta cu membrii echipei noastre de câțiva ani. Nu sunt expertul în managementul activelor digitale, dar sunt un utilizator și am învățat atât de multe prin acest proces, încât mi s-au părut foarte utile. Pentru o definiție, am fost la unul dintre prietenii noștri, echipa de la Widen, și ei definesc DAM ca managementul, organizarea și distribuția activelor digitale, cum ar fi videoclipuri, imagini și fișiere creative, dintr-un centru de conținut central. Deci, posibil să aveți o modalitate sistematică de a stoca, organiza și de a găsi și reutiliza conținutul și activele dvs.

Karrie : În mintea mea, cred că am făcut-o pe baza conținutului. Dar acum că menționezi asta, toate activele noastre, cum ar fi elementele noastre de logo, toate activele noastre vizuale, șabloanele noastre, ar trebui să locuiască în același loc. Gestionarea activelor digitale există de ceva vreme? Este acesta un lucru nou?

Cathy : Ei bine, asta e terminologia acum. Dar cred că este un fel ca termenul „marketing de conținut”. Există de mult timp, dar cred că, odată cu creșterea termenului și cantitatea uriașă de conținut, mulți specialiști în marketing s-au gândit că este timpul să ne uităm la organizarea activelor și să fim mai deștepți în ceea ce privește conținutul nostru. Așa că s-au născut DAM-urile. Și cred că nu este nimic mai rău decât să creezi acest conținut epic și să îl folosești sau să-l distribui o singură dată pentru că nu-l ții evidența așa cum ar trebui. Și cred că așa a devenit totul nou.

Karrie : Ați făcut ceea ce făceam noi, adică foi de calcul Excel și Google Drive, până când am implementat recent un instrument? Cum vă descurcați, băieți, și cum credeți că alte companii din toate punctele de vedere din ceea ce ați văzut își gestionează conținutul și alte active?

Cathy : Am vorbit cu o serie de soluții și cu oamenii din acele soluții. Și când spun că am folosit Excel, Google Drive, Dropbox și acum folosim Box, ei râd și spun: „Ei bine, este normal”. Asta fac mulți oameni. Acesta este un prim pas grozav pentru a implementa un DAM. Pentru că, dacă știi deja cum vrei să-ți organizeze conținutul, ești cu atât mai aproape de a determina ce soluție este potrivită pentru tine.

Să intri și să spui „avem nevoie de un DAM” fără a vorbi cu fiecare membru al echipei pentru a vedea cum doresc să folosească sistemul, cu siguranță nu este modalitatea corectă de a face acest lucru. Așa că cred că modul în care tu și cu mine o facem ne poate părea ineficient, dar probabil că este un prim pas uimitor pentru a ajunge acolo unde vrei să fii.

Karrie : Aș fi de acord. La fel ca tine, avem un folder Box, avem Google Drive, avem foi de calcul Excel și încercăm să le împărtășim cu cât mai multe persoane. Dar se pare că indiferent de ceea ce facem, nimeni nu a reușit să găsească conținutul, deși ni se pare destul de organizat. Este aceasta o problemă cu care v-ați confruntat și dvs. și poate că unul dintre punctele dureroase care v-au determinat să vă mai mult interesul pentru a găsi un instrument DAM este poate lipsa capacității oamenilor de a găsi ceea ce caută ‒ dvs. Trimiți mereu lucruri, aceleași lucruri mereu?

Cathy : Corect. Cred că am devenit oarecum maeștri în modul de căutare în Dropbox sau e-mail. Dar lucrurile pe care le introduc pentru a găsi de fapt un conținut pe care îl caut, este o căutare cu adevărat ciudată. Cum am știut că va funcționa de fapt este foarte amuzant. Dar pentru altcineva să găsească ceea ce caut eu ar fi foarte greu pentru ei. Așadar, pot să-mi găsesc lucrurile, iar tu poți să-ți găsești lucrurile, dar dacă altcineva încearcă să le găsească, atunci este doar o naiba de timp. Uneori, când scriu o postare pe blog pentru blogul Content Marketing World și vreau să găsesc o imagine a unui vorbitor din Content Marketing World 2015, spun: „OK, lasă-mă să-mi scot programul, au vorbit pe Miercuri, miercuri după-amiază, OK…. Și stau acolo și dau clic pe toate aceste fotografii. Și se pare că trebuie să existe o modalitate mai ușoară de a face asta.

Am sistemul meu, dar pur și simplu nu este eficient. Iar timpul este bani. Chiar dacă facem o investiție destul de substanțială pentru a obține un DAM, în timp va fi, sperăm, o spălare și apoi o economie de bani.

Karrie : Absolut. Și ați menționat ceva ce ați făcut, și anume un audit de conținut. Acesta este un prim pas bun? Poate cineva care nici măcar nu are o foaie de calcul Excel, poate să înceapă așa, dar să creeze un audit și să enumere totul într-o foaie de calcul?

Cathy : Ne uităm prin tot conținutul nostru pentru a vedea ce este relevant, ce este veșnic verde, ce este învechit și le căutăm și le spunem pe cele învechite ‒ sunt suficient de veșnic verzi încât să putem actualiza câteva puncte cheie și să le republicăm? Este asta atât de depășit încât nici măcar nu merită să te mai trezești? Unde putem redirecționa acea adresă URL? Lucrurile sunt etichetate corect? Refacem toate categoriile noastre chiar acum, construind o nouă taxonomie. Taxonomia noastră trece peste site-ul nostru web, care trece peste postările noastre de blog, care trece peste e-mailurile noastre. Dacă lucrurile pe care le facem provin din aceleași categorii și ne pregătim să implementăm PZU, avem deja categoriile stabilite. Și asta ar trebui să fie o mișcare foarte curată în DAM.

Unii ar putea spune să puneți totul în DAM și apoi să o faceți așa. Dar simt că doar pentru că avem atât de mult conținut, de ce am folosi spațiul și am plăti pentru spațiul pentru a face asta dacă nu îl vom folosi efectiv pe tot pe termen lung?

Karrie : Corect. Este la fel ca o curățare a dulapului, în esență, înainte de a-ți primi noile organizatoare frumoase. Curățați lucrurile pe care nu doriți să le puneți înapoi.

Cathy : Corect. Puneți acele grămezi pe gazonul din față, unde vă păstrați, economisiți și vindeți. Deci, așa am procedat noi.

Karrie : Ce fel de lucruri ar trebui să fie implicate atunci când alegi un instrument?

Cathy : Cred că unul dintre lucrurile care a fost important pentru noi a fost practic să ne asigurăm că fiecare membru al echipei noastre care urma să folosească DAM-ul putea obține ceea ce avea nevoie de la el. Conținutul nostru este cel mai valoros bun al nostru. Și în multe companii, este același lucru. Am trecut prin multe scenarii diferite privind organizarea, gestionarea și utilizarea conținutului, pentru a ne asigura că toată lumea poate obține din el ceea ce avea nevoie.

Karrie : Există și alte bune practici, în afară de obținerea acceptului de la părțile implicate, la care vă puteți gândi?

Cathy : Cred că a fost foarte important pentru noi să vorbim cu mulți dintre ei. Vorbeam cu oameni și au fost unii care au spus: „Nu suntem instrumentul potrivit pentru tine”, ceea ce mi s-a părut minunat.

Karrie : După cum încheiem puțin aici, pentru oamenii care poate nu sunt prea pregătiți pentru un instrument formal de gestionare a activelor digitale, în afară de etichetare, există ceva – cum ar fi taxonomia – altfel le puteți recomanda să facă pentru a se pregăti pentru ar putea fi pregătit pentru un instrument mai formal?

Cathy : Aș spune doar o mulțime de documente. Foile de calcul au funcționat pentru noi – suntem în afaceri de 10 ani și folosim foi de calcul. Și ei lucrează. Doar să ai sistemul tău și ca întreaga ta echipă să folosească același sistem este foarte util de la început.

Karrie : Am acoperit multe astăzi. Am primit informații grozave și utile pe care știu că o voi lua cu mine. Cum pot oamenii să învețe mai multe despre CMI?

Cathy : Putem fi găsite pe www.contentmarketinginstitute.com. Suntem câteva zeci de noi în echipa CMI și, să vedem, avem o revistă bilunară, Chief Content Officer Magazine. Avem universitatea noastră CMI, care este trimestrială – avem perioade trimestriale de înscriere. Următorul e în iunie. Facem trei seminarii web gratuite pe lună. Avem postări zilnice pe blog la care te poți abona. Și multe altele.

Și marele nostru eveniment emblematic este Content Marketing World. Se întâmplă în septembrie în Cleveland. Majoritatea a ceea ce avem pe site-ul nostru este gratuit. Chiar dacă oamenii nu pot veni la eveniment anul acesta, există o mulțime de alte modalități prin care ne-ar plăcea să ne conectăm cu agenți de marketing care au păreri asemănătoare. Așa că, apreciez foarte mult că mă ai aici astăzi. Ne place să lucrăm cu voi băieți.

Karrie : Mulțumesc, Cathy. Apreciez timpul tău. Și știu, vorbind în numele meu și al echipei noastre, suntem încântați să vă întâlnim personal în luna septembrie la eveniment.

Cathy : Și eu.