Cuando necesita una herramienta de gestión de activos digitales

“¿Cuándo necesito una herramienta de gestión de activos digitales?” no es una pregunta que esté en la mente de la mayoría de los especialistas en marketing de contenido... pero debería serlo.

¿Cómo estás rastreando todo el contenido que estás creando para tu empresa? Esto incluye publicaciones de blog, videos, libros electrónicos, libros blancos, infografías, hojas de datos, estudios de casos, memes, etc. Además, ¿cómo realiza un seguimiento de todos los activos, como fotos de archivo o música, que se utilizaron para producir ese contenido?

En Act-On, hemos estado limpiando nuestra biblioteca de contenido durante algún tiempo. Recientemente, elegimos trabajar con un proveedor de gestión de activos digitales (DAM) que puede inventariar y rastrear todo nuestro contenido, así como también ponerlo a disposición de nuestros equipos de ventas en función de sus necesidades actuales con prospectos.

En este episodio de Rethink Podcast, Karrie Sundbom, gerente sénior de contenido de Act-On, entrevista a Cathy McPhillips sobre cuándo los especialistas en marketing deberían considerar adoptar una herramienta de gestión de activos digitales.

Cathy es vicepresidenta de marketing en Content Marketing Institute, donde dirige los esfuerzos de marketing de todas las propiedades de CMI, desde Content Marketing World hasta la revista CCO . Puedes seguirla en Twitter @cmcphillips.

Disfrute de la conversación y esperamos que obtenga una o dos conclusiones que pueda aportar a su negocio.

Karrie Sundbom : ¿Puede contarme un poco más sobre usted y sobre CMI y su papel allí?

Cathy McPhillips : Bueno, primero, muchas gracias por recibirme. Hemos sido socios de Act-On durante varios años y es agradable conocer a algunas de las personas dentro de su empresa. He estado con CMI durante unos cinco años. Y dirijo nuestro gran equipo de marketing. Y mi enfoque diario es aumentar nuestros suscriptores de correo electrónico y trabajar para que las personas asistan a nuestros eventos en persona, específicamente, Content Marketing World. Nuestro equipo se encarga de todo, desde las redes sociales hasta la gestión de la comunidad, el desarrollo de la audiencia y la automatización del marketing, las relaciones públicas y los medios, y yo también me centro personalmente en el sitio web contentmarketingworld.com, nuestra estrategia de marketing para cada una de nuestras propiedades más allá de Content Marketing World. Tenemos educación, nuestra universidad CMI, tenemos otro evento, tenemos una revista, así que tenemos mucho que hacer. Y superviso un equipo de especialistas en marketing en todas esas áreas diferentes.

Karrie : Parece que definitivamente tienes las manos ocupadas allí y pareces tocar casi todas las piezas de marketing que creo que afectarán las cosas de las que hablaremos hoy, que es la gestión de activos digitales. Estamos súper emocionados. Nuestro equipo está registrado para Content Marketing World en septiembre. ¿Tiene algún adelanto sobre lo que podemos esperar? ¿Algo que puedas compartir?

Cathy : Te espera un regalo así. Es mi semana favorita del año. Es el año en el que anticipamos que alrededor de 4000 especialistas en marketing de más de 70 países vendrán a Cleveland, Ohio. Y es un evento increíble. Es como una gran reunión familiar, y nos encanta ver a todas las personas con las que hemos hablado durante todo el año de todo el mundo. Y cuando ves que la gente se ve y se da estos abrazos de oso, es como: "¡Qué bueno verte!" Es un evento increíble. Pensarías que con 4000 personas es tan grande, pero en realidad es un evento tan grande como pequeño en muchos, muchos sentidos.

Karrie : Estoy muy emocionada porque hoy hablaremos sobre algunas cosas cercanas y queridas para mí, y un punto doloroso en el que he estado trabajando durante un par de años aquí en Act-On. Y eso es gestión de activos digitales. ¿Puede dar una breve explicación de lo que es eso?

Cathy : Estoy en tu bote. He estado trabajando en esto con miembros de nuestro equipo durante varios años. No soy un experto en gestión de activos digitales, pero soy un usuario, y aprendí tanto durante el proceso que me resultó muy útil. Para obtener una definición, acudí a uno de nuestros amigos, el equipo de Widen, y ellos definen DAM como la gestión, organización y distribución de activos digitales, como videos, imágenes y archivos creativos, desde un centro de contenido central. Entonces, potencialmente tener una forma sistemática de almacenar, organizar y encontrar y reutilizar su contenido y activos.

Karrie : En mi opinión, creo que lo hemos estado haciendo en función del contenido. Pero ahora que lo menciona, todos nuestros recursos, como nuestros recursos de logotipo, todos nuestros recursos visuales, nuestras plantillas, deberían vivir en el mismo lugar. ¿La gestión de activos digitales ha existido por un tiempo? ¿Es esto algo nuevo?

Cathy : Bueno, esa es la terminología ahora. Pero creo que es algo así como el término "marketing de contenidos". Ha existido durante mucho tiempo, pero creo que con el crecimiento del término y la gran cantidad de contenido que existe, muchos especialistas en marketing han estado pensando que es hora de que organicemos nuestros activos y seamos más inteligentes con nuestro contenido. Así nacieron los DAM. Y creo que no hay nada peor que crear este contenido épico y usarlo o distribuirlo solo una vez porque no lo llevas como deberías. Y creo que así es como todo se convirtió en algo nuevo.

Karrie : ¿Había estado haciendo lo mismo que nosotros, que son hojas de cálculo de Excel y Google Drive, hasta que implementamos una herramienta recientemente? ¿Cómo han estado administrando y cómo creen que otras empresas en general, según lo que han visto, están administrando su contenido y otros activos?

Cathy : He hablado con varias soluciones y con la gente de esas soluciones. Y cuando digo que hemos estado usando Excel, Google Drive, Dropbox y ahora estamos usando Box, se ríen y dicen: 'bueno, eso es normal'. Eso es lo que mucha gente está haciendo. Ese es un gran primer paso para implementar un DAM. Porque si ya sabe cómo desea organizar su contenido, está mucho más cerca de determinar qué solución es la adecuada para usted.

Entrar y decir 'necesitamos un DAM' sin hablar con cada miembro de su equipo para ver cómo quieren usar el sistema definitivamente no es la forma correcta de hacerlo. Así que creo que la forma en que usted y yo lo estamos haciendo puede parecernos ineficiente, pero probablemente sea un primer paso increíble para llegar a donde quiere estar.

Karrie : Estoy de acuerdo. Al igual que usted, tenemos una carpeta de Box, tenemos Google Drive, tenemos hojas de cálculo de Excel y tratamos de compartirlas con tantas personas como sea posible. Pero parece que no importa lo que hagamos, nadie ha podido encontrar el contenido, aunque nos parece bastante organizado. ¿Es ese un problema al que también se ha enfrentado, y tal vez uno de los puntos débiles que lo llevaron a aumentar su interés en encontrar una herramienta DAM es tal vez la falta de capacidad de las personas para encontrar lo que están buscando? ¿Siempre estás enviando cosas, las mismas cosas una y otra vez?

Cathy : Correcto. Creo que nos hemos convertido en maestros de cómo buscar en Dropbox o en el correo electrónico. Pero las cosas que escribo para encontrar un contenido que estoy buscando, esa es una búsqueda realmente extraña. Cómo supe que realmente iba a funcionar es muy divertido. Pero para otra persona encontrar lo que estoy buscando sería muy difícil para ellos. Entonces, puedo encontrar mis cosas y tú puedes encontrar las tuyas, pero si alguien más está tratando de encontrarlas, entonces es solo una pérdida de tiempo. A veces, cuando escribo una publicación de blog para el blog Content Marketing World y quiero encontrar una foto de un orador de Content Marketing World 2015, digo: 'Está bien, déjame publicar mi programa, hablaron en Miércoles, miércoles por la tarde, OK….' Y me siento allí y hago clic en todas estas fotos. Y es como, tiene que haber una manera más fácil de hacer esto.

Tengo mi sistema, pero simplemente no es eficiente. Y el tiempo es dinero. A pesar de que estamos haciendo una inversión bastante sustancial para obtener un DAM, con el tiempo, con suerte, será un lavado y luego un ahorro de dinero.

Karrie : Absolutamente. Y mencionaste algo que habías hecho, que es una auditoría de contenido. ¿Es ese un buen primer paso? ¿Quizás alguien que ni siquiera tiene una hoja de cálculo de Excel, tal vez para comenzar de esa manera, pero crear una auditoría y enumerar todo en una hoja de cálculo?

Cathy : Estamos revisando todo nuestro contenido para ver qué es relevante, qué es perenne, qué está obsoleto, y mirando y diciendo, los obsoletos: ¿son lo suficientemente actuales como para que podamos actualizar algunos puntos clave y volver a publicarlos? ¿Está esto tan desactualizado que ya ni siquiera vale la pena tenerlo? ¿Dónde podemos redirigir esa URL? ¿Están bien etiquetadas las cosas? Estamos rehaciendo todas nuestras categorías en este momento, construyendo una nueva taxonomía. Nuestra taxonomía se aplica a nuestro sitio web, a lo largo de nuestras publicaciones de blog, a lo largo de nuestros correos electrónicos. Si las cosas que estamos haciendo provienen de las mismas categorías y nos preparamos para implementar el DAM, ya tenemos nuestras categorías establecidas. Y ese debería ser un movimiento muy limpio hacia el DAM.

Algunos podrían decir poner todo en el DAM y luego hacerlo de esa manera. Pero siento que solo porque tenemos tanto contenido, ¿por qué usaríamos el espacio y pagaríamos por el espacio para hacerlo si no lo vamos a usar todo a largo plazo?

Karrie : Cierto. Es como una limpieza del armario, esencialmente, antes de obtener sus hermosos organizadores nuevos. Limpias las cosas que no quieres volver a poner.

Cathy : Correcto. Pones esas pilas en tu jardín delantero donde guardas, guardas y vendes. Entonces, esa es la forma en que lo hemos hecho.

Karrie : ¿Qué tipo de cosas deben estar involucradas cuando estás seleccionando una herramienta?

Cathy : Creo que una de las cosas que era importante para nosotros era básicamente asegurarnos de que todos los miembros de nuestro equipo que iban a usar el DAM pudieran obtener lo que necesitaban. Nuestro contenido es nuestro activo más valioso. Y en muchas empresas, es lo mismo. Pasamos por muchos escenarios diferentes sobre la organización, administración y uso del contenido, para asegurarnos de que todos pudieran obtener lo que necesitaban.

Karrie : ¿Existen otras mejores prácticas además de obtener la aceptación de las partes involucradas que se te ocurran?

Cathy : Creo que fue muy importante para nosotros hablar con muchos de ellos. Estaba hablando con la gente y hubo algunos que simplemente dijeron, 'no somos la herramienta adecuada para ti', lo que me pareció maravilloso.

Karrie : Mientras terminamos aquí un poco, para las personas que tal vez no estén listas para una herramienta formal de administración de activos digitales, además del etiquetado, ¿hay algo, como taxonomía, que pueda recomendarles que hagan para prepararse para cuando podría estar listo para una herramienta más formal?

Cathy : Diría simplemente mucha documentación. Las hojas de cálculo funcionaron para nosotros: hemos estado en el negocio durante 10 años y hemos estado usando hojas de cálculo. Y funcionan. Tener su sistema y tener a todo su equipo usando el mismo sistema es muy útil desde el principio.

Karrie : Cubrimos mucho hoy. Obtuve información realmente excelente y útil que sé que me llevaré. ¿Cómo pueden las personas aprender más sobre CMI?

Cathy : Nos pueden encontrar en www.contentmarketinginstitute.com. Somos unas pocas docenas de personas en el equipo de CMI y, veamos, tenemos una revista bimensual, Chief Content Officer Magazine. Tenemos nuestra universidad CMI, que es trimestral, tenemos períodos de inscripción trimestrales. El próximo es en junio. Hacemos tres webinars gratuitos al mes. Tenemos publicaciones diarias en el blog a las que puede suscribirse. Y mucho más.

Y nuestro gran evento insignia es Content Marketing World. Ocurre en septiembre en Cleveland. La mayor parte de lo que tenemos en nuestro sitio web es gratis. Incluso si la gente no puede asistir al evento este año, hay muchas otras formas en las que nos encantaría conectarnos con especialistas en marketing de ideas afines. Entonces, realmente aprecio que me hayas invitado hoy. Nos gusta trabajar con ustedes chicos.

Karrie : Gracias, Cathy. Aprecio tu tiempo. Y lo sé, hablando por mí y por nuestro equipo, estamos emocionados de conocerte en persona en septiembre en el evento.

Cathy : Yo también.