Por que você deve acompanhar as horas de trabalho (tanto como empregador quanto como empregado)

Ano após ano, o controle de tempo prova ser cada vez mais essencial para as empresas, além de apenas folha de pagamento. À medida que os empregos e a força de trabalho evoluem, também aumenta a necessidade de rastrear as horas de trabalho, pois descobrimos que isso ajuda no gerenciamento de projetos, fazendo estimativas, analisando o progresso dos funcionários e os hábitos de trabalho.

É por isso que, neste artigo, nos propusemos a provar por que o controle de tempo é indispensável no local de trabalho moderno. Você pode ler sobre a mudança geral na necessidade de rastreadores de tempo e quais benefícios isso traz para empregadores e funcionários, respectivamente.

A importância do controle do tempo

Trabalhar em casa também pode se tornar uma realidade para a população em geral, considerando como a pandemia de Covid-19 mudou repentinamente o cenário no início de 2020. O economista de Stanford, Nicholas Bloom, viu isso como um problema crescente, dizendo que “criará um desastre de produtividade para as empresas ”. Parece ameaçador, mas soluções simples, como rastreamento de tempo, podem amortecer o golpe.

Parece que a prática de trabalho remoto veio para ficar, pelo menos por um tempo. O que significa que a produtividade sofrerá, de uma forma ou de outra. Haverá mais horas extras, sobreposições com o gerenciamento da força de trabalho, roubo de tempo, horas perdidas e muito mais. E assim, para evitar desastres de produtividade, CEOs e funcionários precisam se acostumar a controlar o tempo.

Aqui no Clockify , compilamos uma lista de razões pelas quais você deve controlar o tempo especificamente e alguns métodos para começar.

Razões para controlar o tempo como empregador

Quando os empregadores controlam o tempo, eles o fazem principalmente por dois motivos:

• Compensação, e
• Gerenciamento de força de trabalho

Primeiro, discutiremos por que o rastreamento de horas trabalhadas é importante quando se trata de pagar seus funcionários. Depois, veremos como isso ajuda na produtividade, gerenciamento de projetos, gerenciamento de carga de trabalho, etc.

Controle de tempo para salários e horas extras

A primeira grande razão para o rastreamento do tempo é fornecer uma compensação justa aos funcionários com salários por hora. Vamos dar uma olhada na importância do controle de tempo neste caso.

Tempo pago

Entre os diferentes tipos de remuneração dos funcionários (horário, assalariado, comissões e bônus), o horário é aquele que exige controle de tempo para fins financeiros.

Quando sua equipe trabalha por hora, especialmente quando você contabiliza horas extras e/ou folgas, pode ser fácil perder a noção de quem fez o quê e por quanto tempo. E quando eles precisam ser pagos, você quer ter certeza de que todos estão ganhando tanto quanto trabalharam. Sem mencionar que, estatisticamente, as horas médias de trabalho mudaram muito.

Um rastreador de horas de trabalho gratuito como o Clockify pode cobrir várias bases aqui:

• Permite definir as taxas horárias para cada funcionário;
• Os funcionários podem inserir suas tarefas em um quadro de horários para uma visão diária clara;
• Acompanhe o tempo trabalhado em uma tarefa com um cronômetro, para cálculo preciso posteriormente;
• Acompanhe o tempo de forma consistente e diária, para garantir dados confiáveis;

• Por fim, ele calcula automaticamente o pagamento dependendo do período de tempo e da taxa horária que você coloca.

Desta forma muito simples, seus funcionários manterão um registro de suas horas trabalhadas e você terá menos problemas com a folha de pagamento.

Ao longo do tempo

Normalmente, os trabalhadores horistas também são elegíveis para pagamento de horas extras ou horas compensatórias.

Com o pagamento de horas extras , suas leis estaduais ditarão quanto o salário por hora aumentará para cada hora gasta em horas extras.

Com o tempo compensatório , os funcionários podem decidir tirar folga em troca de horas extras, em vez de pagamento adicional.

• Leis de horas extras

Para pagamento de horas extras, você ou seus funcionários devem acompanhar o tempo gasto trabalhando fora do horário normal de trabalho. Sem um “rastro de papel” sobre quanto tempo foi gasto em horas extras, pode haver repercussões legais.

Dependendo do seu país de operação, você deve consultar a Lei de Controle de Tempo da UE, a Lei de Horas Extras da Califórnia ou o Regulamento de Tempo de Trabalho FLSA dos EUA. Cada um descreve:

• Horas de trabalho por semana;
• Máximo de horas extras permitidas;
• Métodos de documentação de horas extras;
• O número de horas por turno ou dia que os funcionários podem fazer horas extras, etc.

O rastreamento de tempo é essencial para manter um rastro limpo e legal de quanto seus funcionários trabalham por dia, semana ou mês. Ele garante que você permaneça em conformidade com todas as leis e regulamentos trabalhistas. E com a pandemia agitando 2020, o Departamento do Trabalho dos EUA atualizou seu guia sobre as obrigações do empregador em relação ao rastreamento de tempo.

Fonte: estatista.com

• Taxas de horas extras

Sem desviar muito do assunto, em suma, as horas extras diferem de país para país e de horas trabalhadas semanais e diárias.

Por exemplo, a Lei de Horas Extras da Califórnia exige que os empregadores paguem 1,5 vezes o salário por hora durante a semana e aos sábados. Dependendo do contrato com os funcionários e quantas horas extras eles fazem, as taxas serão diferentes.

• Tempo compensatório

Por fim, você pode “pagar” seus funcionários em folga por suas horas extras. Isso é conhecido como tempo compensatório e vários fatores podem influenciar se um funcionário é elegível ou não e como ele é calculado.

Mas mesmo nesse caso, você precisará de um rastreador de tempo confiável para saber quanto tempo de folga o funcionário pode obter com base em suas horas extras.

E se você precisar de ajuda para encontrar o aplicativo de rastreamento de tempo adequado, temos uma lista extensa com todos os benefícios que cada um traz.

Gerenciamento da força de trabalho e outros motivos para rastrear o tempo

O rastreamento de tempo evita violações

Mencionamos as várias leis e regulamentos implementados para regular como os funcionários são remunerados por seu tempo de trabalho. No entanto, a razão para eles não é apenas garantir que você forneça a folha de pagamento adequada, mas que as próprias empresas possam evitar cometer quaisquer violações .

Os empregadores podem inadvertidamente fazer violações de salários e horas. De acordo com a agência Tittle e Perlmuter , os mais comuns incluem:

1. Salário mínimo não pago
2. Deixar de pagar as horas trabalhadas
3. Classificação incorreta de funcionários
4. Horas extras calculadas incorretamente

As penalidades podem variar de pagar o valor dos salários perdidos a três vezes o valor e de seis meses a um ano.

O site oficial da NCSL explica com mais detalhes as violações e penalidades para cada estado dos EUA.

As violações de tempo e salário podem ser evitadas simplesmente rastreando as horas trabalhadas regularmente e calculando a folha de pagamento de acordo com os dados coletados.

O rastreamento de tempo é necessário para os funcionários tirarem folga

A Lei de Licença Médica e Familiar é um ato que concede aos funcionários uma licença não remunerada (mas com garantia de emprego) de até 12 semanas por ano. Mas, para que um funcionário seja legível, ele precisa cumprir vários requisitos. A lista inclui ter trabalhado para o empregador por 1.250 horas nos últimos 12 meses , o que equivale a aproximadamente 24 horas por semana .

Como você pode ver, o rastreamento de horas trabalhadas também ajuda nos casos em que os funcionários desejam tirar licença sem vencimento para cuidar de familiares, responsabilidades particulares, problemas de saúde, etc. pode haver muito retrocesso e vasculhar os arquivos.

O rastreamento de horas evita o roubo de tempo

O roubo de tempo acontece quando um funcionário aceita o pagamento de horas de trabalho que não realizou. Isso acontece de várias maneiras:

• Usando folgas com horários flexíveis (especialmente com trabalho remoto);
• Entrando e saindo de seus colegas de trabalho, e não apenas eles mesmos;
• Pausas prolongadas;
• Entretenimento de navegação durante o horário de trabalho, etc.

O roubo de tempo é facilmente rastreável e solucionável depois que você passa algum tempo monitorando as horas dos funcionários. Você começará a notar padrões de comportamento e a tratá-los de acordo.

O rastreamento do tempo ajuda a fazer melhores estimativas de trabalho

Grande parte do sucesso de um projeto (ou produto) se resume a quão bem a empresa lidou com os prazos.

Garantir que um projeto permaneça no caminho certo e não exceda os custos projetados requer muita preparação e estimativa. As equipes fazem marcos e dentro deles, prazos menores, para se encaixar em uma estrutura necessária para produzir um resultado de sucesso. E uma vez que o trabalho começa, o controle do tempo se torna essencial.

À medida que as equipes trabalham, o software pode ajudá-lo a perceber onde essas estimativas estavam erradas e onde elas funcionaram perfeitamente bem. Por exemplo, um funcionário pode levar um dia a mais para concluir uma tarefa e, sem saber, atrapalhar toda a equipe para o próximo prazo.

Mas, ao mesmo tempo, acompanhar as horas trabalhadas dentro dessas estimativas mostra quedas na produtividade. E como blips em um radar, ao registrá-los, você pode consultar as equipes para aprender sobre os problemas específicos e corrigi-los.

O rastreamento de tempo nas estimativas de projeto faz maravilhas para identificar problemas desde o início e permite resolvê-los antes que os erros custem muito tempo, energia e dinheiro.

Como se costuma dizer – um ponto a tempo economiza nove.

Um exemplo de rastreamento de estimativas de projeto usando Clockify

Acompanhar o tempo dos funcionários permite que você seja um gerente melhor

CEOs, gerentes de projeto, gerentes em geral e até mesmo RH vão querer ter um melhor controle sobre o gerenciamento da força de trabalho.

Ao acompanhar as horas trabalhadas dos funcionários, você obtém uma visão geral de quem faz o quê em qual departamento. Embora isso possa parecer esmagador, também ajuda a entender como o trabalho é distribuído pela empresa.

À medida que as tarefas são marcadas nas planilhas de horas, você começa a perceber quais equipes têm muito trabalho e precisam de algum descarregamento, e quais podem assumir mais tarefas.

Nesse caso, o rastreamento de tempo ajuda a equilibrar a carga de trabalho, para que ninguém fique sobrecarregado ou entediado, ao mesmo tempo em que acompanha os marcos.

Ele identifica o tempo perdido

Ao contrário do roubo de tempo, o tempo perdido está mais preocupado com o estado atual da produtividade dos funcionários e como isso afeta a produção/fluxo de trabalho.

O desperdício de tempo é uma transgressão menor em que as pessoas começam a ter um desempenho inferior, o que resulta em prazos perdidos e maior tempo de produção. Embora o tempo perdido não afete suas finanças da mesma forma que o roubo de tempo, pode ser tão perigoso a longo prazo.

Com o controle de tempo para descobrir onde o tempo é desperdiçado e quanto, o quadro de horários de um funcionário desbloqueia todas as informações de que você precisa: os intervalos que eles fazem, os tipos de tarefas em que trabalham durante os diferentes horários do dia, quando entram e saem, etc. • Dá-lhe uma visão geral de onde algumas pessoas começam a perder a motivação, a que horas, ou com que frequência fazem pausas e quanto tempo duram.

Existem várias razões pelas quais as pessoas perdem a motivação no local de trabalho. E resolver esses problemas leva mais do que o controle do tempo.

Mas ajuda a identificar quais indivíduos e equipes precisam de ajuda, fornecendo os dados necessários para começar a melhorar o desempenho.

Razões para controlar o tempo como funcionário

É claro que não são apenas empregadores e empresas que colhem os benefícios do controle de tempo. Funcionários, freelancers e contratados independentes desfrutam das mesmas vantagens que ele traz. A lista a seguir contém apenas algumas das razões pelas quais se deve começar a rastrear as horas trabalhadas.

Também criamos uma página para 48 perguntas mais frequentes sobre tempo de trabalho e rastreamento de tempo.

Você pode ter um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal quando sabe onde seu tempo é desperdiçado

Nicholas Bloom também mencionou como apenas metade dos entrevistados da pesquisa de março de 2020 disse que poderia trabalhar com eficiência em casa. E eram principalmente os trabalhadores que fazem seus trabalhos principalmente em computadores.

Nem todo mundo está pronto para se adaptar ao trabalho remoto. No entanto, quando o empurrão chegar, você desejará fazer tudo o que puder para ajustar o mais perfeitamente possível.

O rastreamento de tempo pode ajudá-lo a evitar longas noites preso em seu computador ou começar a trabalhar no momento em que você abre os olhos, porque não há mais deslocamento para o escritório. Quantas vezes outras pessoas o interromperam no meio do trabalho com assuntos pessoais? Quer fossem as crianças, a máquina de lavar, um telefonema da família ou os vizinhos?

Se você acompanha as horas trabalhadas, impõe uma espécie de disciplina e organização. Porque ao preencher um quadro de horários, você começa a perceber quanto tempo vai para o seu trabalho real, especialmente quando as distrações se acumulam durante o dia. Um rastreador de tempo pode, dessa forma, definir a base para você planejar os dias futuros e definir os limites tão necessários.

O rastreamento de tempo torna você melhor no planejamento de contingência

Você sabia que o rastreamento de tempo pode realmente ajudá-lo a fazer planos de contingência? Em alguns casos, rastrear as horas de trabalho pode protegê-lo de tratamento injusto no trabalho.

1. Para carga de trabalho aumentada injustamente

Se você começar a perceber que seu empregador começou a acumular mais obrigações, você pode reunir evidências suficientes apenas pelo tempo de acompanhamento dessas tarefas. Um arquivo de quantas horas foram gastas em trabalho braçal é uma prova legítima de que seu trabalho real ficou em segundo plano para tarefas que não estão na descrição do seu trabalho.

2. Horas extras não pagas

Da mesma forma, se você foi forçado a fazer horas extras, mas não foi compensado de forma justa, uma conta de suas horas extras é crucial se você quiser negociar com o empregador ou registrar uma violação de tempo e salário. Basta ter em mente as condições que você precisa cumprir para ter direito ao pagamento de horas extras.

3. Elegibilidade para FMLA

Nos casos em que você deseja tirar uma licença sem vencimento com segurança no emprego garantida, a Lei de Licença Médica e Familiar garante que você possa fazê-lo. No entanto, uma das condições exige que você tenha trabalhado para seu empregador 1.250 horas no ano passado. Ele se reduz a cerca de 24 horas por semana.

Em uma disputa judicial da FMLA, um professor de escola queria tirar uma folga por motivos de saúde mental. Quando foi indeferido por não cumprir as horas exigidas de trabalho, ele levou a questão à Justiça e pediu uma revisão. Os advogados da escola conseguiram provar que, mesmo com trabalhos em casa, como preparar aulas e corrigir trabalhos, ele não poderia ter acumulado 1.250 horas. O recurso foi rejeitado.

É importante saber que as empresas farão o que puderem para manter registros limpos para se protegerem. Seus funcionários também podem fazer o mesmo.

4. Mantém você compensado de forma justa

Novamente, se você trabalha com um salário por hora, o rastreamento do tempo será a força vital do seu dia de trabalho. É um seguro de que você é pago adequadamente pelo esforço e energia investidos. É claro que as empresas não são um mal necessário que está atrás de você, mas erros são cometidos. Principalmente com trabalho remoto.

Manter uma conta separada de suas horas de trabalho pode ser uma boa rede de segurança. E se você já tem um rastreador de tempo no trabalho, preencha-o da maneira mais diligente e específica possível. Seu eu futuro agradecerá por isso.

Acompanhar o tempo que você gasta em tarefas pode ajudá-lo a se organizar melhor

Escusado será dizer que acompanhar as horas trabalhadas faz uma grande diferença para a sua produtividade.

Isso lhe dá aquele pequeno empurrão para se sentir mais no controle do seu tempo. Observando sua planilha de horas no final do dia, é mais fácil identificar onde você foi mais produtivo ou onde as coisas poderiam ter sido melhores.

Esse tipo de autorreflexão é fundamental para se tornar mais produtivo, especialmente hoje.

Analisar seus erros e aprimorá-los na próxima vez que você começar a preencher o quadro de horários deixa você um passo mais perto de um dia de trabalho sem estresse. Pelo menos no lado organizacional.

O uso de um aplicativo de quadro de horários da equipe permite que seus colegas de trabalho saibam que não devem incomodá-lo

Agora, se você trabalha remotamente ou não, todos podemos concordar que e-mails e mensagens de bate-papo de colegas de trabalho e gerentes podem ocupar muito do nosso tempo. Especialmente se eles nos perguntarem até que ponto estamos com nossas tarefas, ou se temos alguma informação de que precisam, etc.

Agora, ao usar um rastreador de tempo de equipe, você pode evitar algumas dessas distrações, informando-os desde o início que sua disponibilidade depende da tarefa listada em seu quadro de horários.

Por exemplo, no Clockify , os membros da equipe podem ver as tarefas em andamento e concluídas uns dos outros. Assim, quando um colega de trabalho abre essa página específica, ele pode ver no que você está trabalhando no momento. Ao usar rótulos específicos, você pode indicar facilmente a urgência de uma tarefa ou simplesmente adicionar uma nota à tarefa. Por exemplo: “ Precisa de foco total, por favor, não perturbe ”.

No Clockify , você pode facilmente procurar colegas de trabalho em seu espaço de trabalho para ver suas tarefas.

Pensamentos finais

As razões para rastrear o tempo são múltiplas. Como mencionamos no início, o cenário do trabalho mudou tão drasticamente que precisamos contar com o máximo de dados que pudermos coletar. Especialmente se fizermos a transição para o trabalho remoto. O rastreamento de tempo é um dos métodos mais confiáveis ​​para manter a estabilidade no trabalho. Ele ajuda a organizar o trabalho, identificar pontos problemáticos, fornece informações sobre o tempo que funcionários e empregadores passam ao longo do dia de trabalho.

O rastreamento de tempo é uma ferramenta de trabalho indispensável que resistiu ao teste do tempo e é a arma mais versátil que temos para sobreviver no local de trabalho moderno.