Neden çalışma saatlerini takip etmelisiniz (hem işveren hem de çalışan olarak)

Yıllar geçtikçe, zaman takibi, işletmeler için sadece bordrodan daha fazlası için giderek daha önemli hale geliyor. İşler ve işgücü geliştikçe, proje yönetimine, tahminlerde bulunmaya, çalışanların ilerlemesini ve çalışma alışkanlıklarını analiz etmeye yardımcı olduğunu bulduğumuz için çalışma saatlerini takip etme ihtiyacı da artıyor.

Bu nedenle, bu makalede, modern iş yerinde zaman takibinin neden vazgeçilmez olduğunu kanıtlamak için yola çıktık. Zaman izleyicilere duyulan ihtiyaçtaki genel değişiklik ve bunun sırasıyla işverenlere ve çalışanlara ne gibi faydalar sağladığı hakkında bilgi edinebilirsiniz.

Zaman takibinin önemi

Kovid-19 pandemisinin 2020'nin başlarında birdenbire manzarayı nasıl değiştirdiği düşünüldüğünde, evden çalışma daha büyük nüfus için bir gerçeklik haline gelebilir. Stanford ekonomisti Nicholas Bloom bunu yükselen bir sorun olarak gördü ve bunun "firmalar için bir üretkenlik felaketi yaratacağını" söyledi. ”. Kulağa uğursuz geliyor, ancak zaman takibi gibi basit çözümler darbeyi hafifletebilir.

Uzaktan çalışma uygulaması en azından bir süreliğine burada kalacak gibi görünüyor. Bu, üretkenliğin öyle ya da böyle zarar göreceği anlamına gelir. Daha fazla mesai, işgücü yönetimiyle örtüşmeler, zaman hırsızlığı, boşa harcanan saatler ve çok daha fazlası olacak. Bu nedenle, herhangi bir üretkenlik felaketinden kaçınmak için CEO'lar ve çalışanların birlikte zamanı izlemeye alışmaları gerekir.

Burada Clockify'da , özellikle zamanı izlemeniz için nedenlerin bir listesini ve başlamanıza yardımcı olacak bazı yöntemleri derledik.

Bir işveren olarak zamanı takip etmenin nedenleri

İşverenler zamanı takip ederken, bunu çoğunlukla iki nedenden dolayı yaparlar:

• Tazminat ve
• İşgücü yönetimi

İlk olarak, iş çalışanlarınıza ödeme yapmak söz konusu olduğunda, çalışma saatlerini takip etmenin neden önemli olduğunu tartışacağız. Daha sonra üretkenlik, proje yönetimi, iş yükü yönetimi vb. konularda nasıl yardımcı olduğunu göreceğiz.

Maaş ve fazla mesai takibi

Zaman takibinin ilk büyük nedeni, çalışanlara saatlik ücretlerle adil tazminat sağlamaktır. Bu durumda zaman takibinin önemine bir göz atalım.

ücretli zaman

Farklı çalışan tazminat türleri (saatlik, maaşlı, komisyonlar ve ikramiyeler) arasında, finansal amaçlar için zaman takibi gerektiren saatlik ücrettir.

Personeliniz saat başı çalıştığında, özellikle fazla mesai ve/veya izinleri hesaba kattığınızda, kimin neyi ne kadar süreyle yaptığını takip etmek kolay olabilir. Ve ödeme almaları gerektiğinde, herkesin çalıştığı kadar kazandığından emin olmak istersiniz. İstatistiksel olarak ortalama çalışma saatlerinin çok fazla değiştiğinden bahsetmiyorum bile.

Clockify gibi ücretsiz bir çalışma saatleri takipçisi burada birkaç temeli kapsayabilir:

• Her çalışan için saatlik ücretleri tanımlamanıza olanak tanır;
• Çalışanlar, net bir günlük genel bakış için görevlerini bir zaman çizelgesine girebilir;
• Daha sonra kesin hesaplama için bir zamanlayıcı ile bir görev üzerinde çalışılan süreyi takip edin;
• Güvenilir veriler sağlamak için zamanı tutarlı ve günlük olarak takip edin;

• Son olarak, zaman dilimine ve koyduğunuz saatlik ücrete bağlı olarak ödemeyi otomatik olarak hesaplar.

Bu çok basit şekilde, çalışanlarınız çalıştıkları saatlerin kaydını tutacak ve bordro ile daha az sorun yaşayacaksınız.

Mesai

Genellikle, saatlik çalışanlar da fazla mesai ücreti veya telafi süresi için uygundur.

Fazla mesai ücreti ile, eyalet yasalarınız, fazla mesaide harcanan her saat için saatlik ücretin ne kadar artacağını belirleyecektir.

Telafi süresi ile çalışanlar ek ücret yerine fazla mesai saatleri karşılığında izin almaya karar verebilirler.

• fazla mesai yasaları

Fazla mesai ücreti için, siz veya çalışanlarınız, normal çalışma saatleri dışında çalışarak geçirilen süreyi izlemelisiniz. Fazla mesaide ne kadar zaman harcandığına dair bir "kağıt izi" olmadan yasal yansımalar olabilir.

Faaliyet gösterdiğiniz ülkeye bağlı olarak, AB Zaman Takip Yasasını, Kaliforniya Fazla Mesai Yasasını veya ABD FLSA Çalışma Süresi Düzenlemesini incelemelisiniz. Her ana hatlar:

• Haftalık çalışma saatleri;
• İzin verilen maksimum fazla mesai;
• Fazla mesaiyi belgeleme yöntemleri;
• Vardiya veya gün başına çalışanların fazla mesai yapabilecekleri saat sayısı vb.

Çalışanlarınızın günde, haftada veya ayda ne kadar çalıştığına dair temiz ve yasal bir iz tutmak için zaman takibi çok önemlidir. Tüm iş kanunları ve yönetmeliklerine uymanızı sağlar. Ve pandemi 2020'yi sallarken, ABD Çalışma Bakanlığı zaman takibiyle ilgili işveren yükümlülükleri hakkındaki kılavuzunu güncelledi.

Kaynak: statista.com

• fazla mesai oranları

Konudan çok uzaklaşmadan, kısacası fazla mesai oranları ülkeden ülkeye, haftalık ve günlük çalışılan saatlere göre farklılık göstermektedir.

Örneğin, California Fazla Mesai Yasası, işverenlerin hafta içi ve cumartesi günleri saatlik ücretin 1,5 katını ödemesini gerektirir. Çalışanlarla yapılan sözleşmeye ve ne kadar fazla mesai yaptıklarına bağlı olarak ücretler farklılık gösterecektir.

• telafi süresi

Son olarak, fazla mesai saatleri için çalışanlarınıza izin zamanında “ödeyebilirsiniz”. Bu, telafi süresi olarak bilinir ve çeşitli faktörler, bir çalışanın uygun olup olmadığını ve bunun nasıl hesaplandığını etkileyebilir.

Ancak bu durumda bile, fazla mesailerine bağlı olarak çalışanın ne kadar izin alabileceğini bilmek için güvenilir bir zaman takipçisine ihtiyacınız olacak.

Uygun zaman izleme uygulamasını bulmak için yardıma ihtiyacınız varsa, her birinin getirdiği tüm faydaları içeren kapsamlı bir listemiz var.

İş gücü yönetimi ve zaman takibi için diğer nedenler

Zaman takibi ihlalleri önler

Çalışanların çalışma süreleri için nasıl tazmin edileceğini düzenleyen çeşitli yasa ve yönetmeliklerden bahsettik. Ancak, bunların nedeni sadece uygun maaş bordrosu sağlamanızı sağlamak değil, aynı zamanda şirketlerin kendilerinin herhangi bir ihlal yapmaktan kaçınabilmeleridir.

İşverenler bilmeden ücret ve saat ihlalleri yapabilirler. Tittle ve Perlmuter ajansına göre en yaygın olanları şunlardır:

1. ödenmemiş asgari ücret
2. Çalışılan saatlerin ücretini ödeyememek
3. Çalışanları yanlış sınıflandırma
4. Yanlış hesaplanmış fazla mesai

Cezalar, kaçırılan ücretlerin tutarının üç katına kadar ve altı aydan bir yıla kadar değişebilir.

NCSL'nin resmi sitesi, ABD'deki her eyalet için ihlalleri ve cezaları daha ayrıntılı olarak açıklar.

Düzenli çalışılan saatleri takip ederek ve topladığınız verilere göre maaş bordrosu hesaplayarak hem zaman hem de ücret ihlallerinin önüne geçilebilir.

İzin alan çalışanlar için zaman takibi gereklidir

Aile ve Tıbbi İzin Yasası, çalışanlara yılda 12 haftaya kadar ücretsiz (ancak iş güvencesi) izin veren bir yasadır. Ancak bir çalışanın okunaklı olması için birkaç şartı yerine getirmesi gerekir. Liste, işverenleri için son 12 ayda 1.250 saat , yani haftada yaklaşık 24 saat çalışmış olmayı içeriyor.

Görüldüğü gibi çalışılan saatlerin takibi, çalışanların aile bireylerine bakmak için ücretsiz izin almak istedikleri, özel sorumlulukları, sağlık sorunları vb. durumlarda da yardımcı olur. Kanıtı sağlama sorumluluğu işverene düşer, bu nedenle, gerekli veriler olmadan, arşivlerde çok fazla geri izleme ve kazma olabilir.

Takip saatleri zaman hırsızlığını önler

Zaman hırsızlığı, bir çalışan, çalışmadığı saatler için ödemeyi kabul ettiğinde meydana gelir. Bu, birkaç şekilde olur:

• Esnek programlarla (özellikle uzaktan çalışma ile) boşlukları kullanma;
• Sadece kendilerini değil, iş arkadaşlarına da girip çıkmak;
• Uzatılmış molalar;
• Çalışma saatleri sırasında eğlenceye göz atma vb.

Zaman hırsızlığı, çalışanların saatlerini takip etmek için biraz zaman harcadıktan sonra kolayca izlenebilir ve çözülebilir. Davranış kalıplarını fark etmeye başlayacak ve bunlara uygun şekilde hitap edeceksiniz.

İzleme süresi, daha iyi iş tahminleri yapılmasına yardımcı olur

Bir projenin (veya bir ürünün) başarısının çoğu, şirketin teslim tarihlerini ne kadar iyi idare ettiğine bağlıdır.

Bir projenin yolunda gitmesini ve öngörülen maliyetleri aşmamasını sağlamak, çok fazla hazırlık ve tahmin gerektirir. Ekipler, başarılı bir sonuç üretmek için gereken bir çerçeveye sığdırmak için kilometre taşları ve bunların içinde daha küçük son tarihler oluşturur. Ve iş başladığında, zaman takibi gerekli hale gelir.

Ekipler çalışırken, yazılım bu tahminlerin nerede yanlış olduğunu ve nerede mükemmel şekilde çalıştığını anlamanıza yardımcı olabilir. Örneğin, bir çalışanın bir görevi bitirmesi bir gün daha uzun sürebilir ve farkında olmadan tüm ekibini bir sonraki son teslim tarihine kadar bekletebilir.

Ancak aynı zamanda, bu tahminler dahilinde çalışılan saatleri takip etmek, üretkenliğinizin düştüğünü gösterir. Ve radardaki sinyaller gibi, onları kaydettiğinizde, belirli sorunlar hakkında bilgi edinmek ve bunları düzeltmek için ekiplere danışabilirsiniz.

Proje tahminlerinde zaman takibi, sorunları erkenden belirlemek için harikalar yaratır ve hatalar size çok fazla zaman, enerji ve paraya mal olmadan önce bunları çözmenize olanak tanır.

Dedikleri gibi - zamanında bir dikiş dokuz kurtarır.

Clockify kullanarak proje tahminlerini izlemeye bir örnek

Çalışan zamanını izlemek, daha iyi bir yönetici olmanızı sağlar

CEO'lar, proje yöneticileri, genel olarak yöneticiler ve hatta İK, işgücü yönetimini daha iyi kavramak isteyecektir.

Çalışanların çalışma saatlerini takip ettiğinizde, kimin hangi departmanda ne yaptığına dair genel bir bakış elde edersiniz. Bu kulağa çok zor gelse de, işin şirket içinde nasıl dağıldığını anlamanıza da yardımcı olur.

Görevler zaman çizelgelerinde kontrol edildikçe, hangi ekiplerin çok fazla görev üstlendiğini ve biraz boşaltmaya ihtiyaç duyduğunu ve hangilerinin daha fazla görev üstlenebileceğini fark etmeye başlarsınız.

Bu durumda, zaman takibi iş yükünü dengelemenize yardımcı olur, böylece kimse fazla çalışmaz veya sıkılmaz, aynı zamanda kilometre taşlarına ayak uydurur.

Boşa harcanan zamanı tanımlar

Zaman hırsızlığından farklı olarak, boşa harcanan zaman daha çok çalışanların üretkenliğinin mevcut durumu ve bunun üretimi/iş akışını nasıl etkilediği ile ilgilidir.

Boşa harcanan zaman, insanların düşük performans göstermeye başladığı ve bu da teslim tarihlerinin kaçırılmasına ve daha uzun üretim sürelerine neden olduğu küçük bir ihlaldir. Boşa harcanan zaman, mali durumunuzu zaman hırsızlığı kadar etkilemese de, uzun vadede aynı derecede tehlikeli olabilir.

Zamanın nerede ve ne kadar boşa harcandığını bulmak için zaman takibi ile, bir çalışanın zaman çizelgesi ihtiyacınız olan tüm bilgilerin kilidini açar: aldıkları molalar, günün farklı saatlerinde üzerinde çalıştıkları görev türleri, ne zaman giriş ve çıkış yaptıkları, vb. Bazı insanların motivasyonlarını nerede kaybetmeye başladıkları, hangi saatte veya ne sıklıkta mola verdikleri ve ne kadar süre dayandıkları hakkında size bir genel bakış sunar.

İnsanların işyerinde motivasyonlarını kaybetmelerinin birçok nedeni vardır. Ve bu sorunları çözmek, zaman takibinden daha fazlasını gerektirir.

Ancak, performans iyileştirme ile başlamak için gereken verileri sağlayarak, hangi bireylerin ve ekiplerin yardıma ihtiyacı olduğunu belirlemeye yardımcı olur.

Bir çalışan olarak zamanı takip etmenin nedenleri

Tabii ki, zaman takibinin avantajlarından yararlananlar sadece işverenler ve şirketler değil. Çalışanlar, serbest çalışanlar ve bağımsız yükleniciler, aynı avantajlardan yararlanır. Aşağıdaki liste, çalışılan saatleri izlemeye başlamanın nedenlerinden sadece birkaçını içermektedir.

Ayrıca çalışma süresi ve zaman takibiyle ilgili en sık sorulan 48 soru için bir başvuru sayfası oluşturduk.

Zamanınızın nerede boşa harcandığını bildiğinizde daha iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olabilirsiniz.

Nicholas Bloom ayrıca Mart 2020'deki ankete katılanların yalnızca yarısının evden verimli bir şekilde çalışabileceklerini söylediğinden bahsetti. Ve işlerini çoğunlukla bilgisayarlarda yapanlar çoğunlukla işçilerdi.

Herkes uzaktan çalışmaya uyum sağlamaya hazır değil. Ancak, zorlama söz konusu olduğunda, mümkün olduğunca sorunsuz bir şekilde ayarlamak için elinizden gelen her şeyi yapmak isteyeceksiniz.

Zaman takibi, bilgisayarınızda sıkışıp kalan uzun akşamlardan kaçınmanıza veya ofise gidip gelmek zorunda kalmadığınız için gözlerinizi açtığınız anda çalışmaya başlamanıza yardımcı olabilir. Başkaları, çalışmanızın ortasında kişisel meselelerinizle ilgili olarak kaç kez aranıza girdi? Çocuklar mı, çamaşır makinesi mi, aileden gelen bir telefon mu, yoksa komşular mı?

Çalışılan saatleri takip ederseniz, bir tür disiplin ve organizasyon empoze edersiniz. Çünkü bir zaman çizelgesini doldururken, özellikle gün içinde dikkat dağıtıcı şeyler biriktiğinde, asıl işinize ne kadar zaman ayrıldığını fark etmeye başlarsınız. Bir zaman izleyici bu şekilde, gelecek günleri planlamanız ve çok ihtiyaç duyulan sınırları belirlemeniz için bir temel oluşturabilir.

Zaman takibi, beklenmedik durum planlamasında sizi daha iyi hale getirir

Zaman takibinin beklenmedik durum planları yapmanıza gerçekten yardımcı olabileceğini biliyor muydunuz? Bazı durumlarda, çalışma saatlerini takip etmek sizi işyerinde haksız muameleye karşı koruyabilir.

1. Haksız yere artan iş yükü için

İşvereninizin daha fazla yükümlülük üstlenmeye başladığını fark etmeye başlarsanız, bu görevleri tam zamanında izleyerek yeterli kanıt toplayabilirsiniz. Ufak tefek işler için kaç saat harcandığına dair bir arşiv, asıl işinizin iş tanımınızda olmayan görevler için geri planda kaldığını gösteren meşru bir kanıttır.

2. Ödenmemiş fazla mesai

Benzer şekilde, fazla mesaiye itildiyseniz, ancak adil bir şekilde tazminat almadıysanız, işverenle müzakere etmek veya zaman ve ücret ihlali davası açmak istiyorsanız fazla mesai saatlerinizin bir hesabı çok önemlidir. Fazla mesai ücretine hak kazanmak için yerine getirmeniz gereken koşulları unutmayın.

3. FMLA için Uygunluk

Garantili iş güvencesi ile ücretsiz izin almak istediğiniz durumlarda, Aile ve Sağlık İzni Yasası bunu yapabilmenizi sağlar. Ancak, koşullardan biri, işvereniniz için geçen yıl 1.250 saat çalışmış olmanızı gerektirir. Haftada yaklaşık 24 saate iniyor.

Bir FMLA mahkemesi anlaşmazlığında, bir okul öğretmeni zihinsel sağlık nedenleriyle izin almak istedi. Çalışılan saatleri yerine getirmediği için reddedilince konuyu mahkemeye taşıyarak düzeltme talebinde bulundu. Okul avukatları, ders hazırlamak ve kağıtlara not vermek gibi ev işleriyle bile 1.250 saati bir araya getiremeyeceğini kanıtlamayı başardılar. İtiraz reddedildi.

Şirketlerin kendilerini korumak için temiz kayıtlar tutmak için ellerinden geleni yapacaklarını bilmek önemlidir. Çalışanları da aynı şeyi yapabilir.

4. Adil bir şekilde tazmin etmenizi sağlar

Yine, saatlik ücretle çalışıyorsanız, takip süresi iş gününüzün can damarı olacaktır. Harcadığınız emek ve enerji için uygun şekilde ödeme aldığınız bir sigortadır. Tabii ki, şirketler sizi elde etmek için ortaya çıkan gerekli bir kötülük değil, ancak hatalar yapılır. Özellikle uzaktan çalışma ile.

Çalışma saatlerinizin ayrı bir hesabını tutmak, iyi bir güvenlik ağı oluşturabilir. İş yerinde zaten bir zaman izleyiciniz varsa, onu mümkün olduğunca özenle ve özel olarak doldurun. Gelecekteki benliğiniz bunun için size teşekkür edecek.

Görevlere harcadığınız zamanı takip etmek, kendinizi daha iyi organize etmenize yardımcı olabilir

Söylemeye gerek yok, çalışılan saatleri takip etmek, üretkenliğiniz için bir dünya farkı yaratır.

Size, zamanınızı daha fazla kontrol altında hissetmeniz için o küçük itici gücü verir. Günün sonunda zaman çizelgenize baktığınızda, en verimli olduğunuz noktayı veya işlerin daha iyi gidebileceği yerleri tespit etmek daha kolaydır.

Bu tür bir öz-yansıtma, özellikle bugün daha üretken olmanın anahtarıdır.

Hatalarınızı analiz etmek ve zaman çizelgesini bir daha doldurmaya başladığınızda bunları geliştirmek, sizi stressiz bir iş gününe bir adım daha yaklaştırır. En azından organizasyon tarafında.

Bir ekip zaman çizelgesi uygulaması kullanmak, iş arkadaşlarınızın sizi rahatsız etmemelerini sağlar

Artık, uzaktan çalışsanız da çalışmasanız da, iş arkadaşlarınızdan ve yöneticilerden gelen e-postaların ve sohbet mesajlarının çok fazla zamanımızı alabileceği konusunda hemfikiriz. Özellikle bize görevlerimizde ne kadar ilerlediğimizi veya ihtiyaç duydukları bazı bilgilere sahip olup olmadığımızı sorarlarsa vb.

Şimdi, bir ekip zaman izleyicisi kullandığınızda, müsaitlik durumunuzun zaman çizelgenizde listelenen göreve bağlı olduğunu erkenden bildirerek bu dikkat dağınıklıklarından bazılarını önleyebilirsiniz.

Örneğin , Clockify'da ekip üyeleri birbirlerinin devam eden ve tamamlanan görevlerini görebilir. Böylece, bir iş arkadaşınız söz konusu sayfayı açtığında, o anda ne üzerinde çalıştığınızı görebilir. Belirli etiketleri kullanarak, bir görevin ne kadar acil olduğunu kolayca belirtebilir veya göreve bir not ekleyebilirsiniz. Örneğin: “ Tam odaklanmanız gerekiyor, lütfen rahatsız etmeyin ”.

Clockify'da , görevlerini görmek için çalışma alanınızdaki iş arkadaşlarınızı kolayca arayabilirsiniz.

Son düşünceler

İzleme süresinin nedenleri çoktur. Başta da belirttiğimiz gibi, çalışma ortamı o kadar çarpıcı bir şekilde değişti ki, toplayabildiğimiz kadar veriye güvenmemiz gerekiyor. Özellikle de çoğunlukla uzaktan çalışmaya geçersek. Zaman takibi, iş istikrarını korumanın en güvenilir yöntemlerinden biridir. İşi organize etmeye, sorunlu noktaları belirlemeye yardımcı olur, çalışanların ve işverenlerin iş günü boyunca harcadıkları zaman hakkında bilgi sağlar.

Zaman takibi, zamana direnen vazgeçilmez bir çalışma aracıdır ve modern işyerinde hayatta kalmak için sahip olduğumuz en çok yönlü silahtır.