Por qué debe realizar un seguimiento de las horas de trabajo (tanto como empleador como como empleado)

Año tras año, el seguimiento del tiempo demuestra ser cada vez más esencial para las empresas para algo más que la nómina. A medida que evolucionan los trabajos y la fuerza laboral, también lo hace la necesidad de realizar un seguimiento de las horas de trabajo, ya que descubrimos que ayuda con la gestión de proyectos, la realización de estimaciones, el análisis del progreso de los empleados y los hábitos de trabajo.

Por eso, en este artículo, nos propusimos demostrar por qué el seguimiento del tiempo es indispensable en el lugar de trabajo moderno. Puede leer sobre el cambio general en la necesidad de rastreadores de tiempo y los beneficios que brinda a los empleadores y empleados, respectivamente.

La importancia del control del tiempo

El trabajo desde casa también podría convertirse en una realidad para la población en general, considerando cómo la pandemia de Covid-19 cambió repentinamente el panorama a principios de 2020. El economista de Stanford, Nicholas Bloom, vio esto como un problema creciente y dijo que “creará un desastre de productividad para las empresas. ”. Suena siniestro, pero las soluciones simples, como el seguimiento del tiempo, pueden amortiguar el golpe.

Parece que la práctica del trabajo remoto llegó para quedarse, al menos por un tiempo. Lo que significa que la productividad sufrirá, de una forma u otra. Habrá más horas extra, superposiciones con la gestión de la fuerza laboral, robo de tiempo, horas desperdiciadas y mucho más. Y así, para evitar cualquier desastre de productividad, los directores ejecutivos y los empleados juntos deben acostumbrarse a controlar el tiempo.

Aquí en Clockify , hemos compilado una lista de razones por las que debe realizar un seguimiento del tiempo y algunos métodos para comenzar.

Razones para controlar el tiempo como empleador

Cuando los empleadores controlan el tiempo, lo hacen principalmente por dos razones:

• Compensación, y
• Administración de personal

Primero, discutiremos por qué el seguimiento de las horas trabajadas es importante cuando se trata de pagar a sus empleados. Después, veremos cómo ayuda con la productividad, la gestión de proyectos, la gestión de la carga de trabajo, etc.

Seguimiento del tiempo de salarios y horas extras

La primera gran razón para el seguimiento del tiempo es proporcionar una compensación justa a los empleados con salarios por hora. Echemos un vistazo a la importancia del seguimiento del tiempo en este caso.

tiempo pagado

Entre los diferentes tipos de compensación de los empleados (por hora, asalariado, comisiones y bonificaciones), por hora es el que exige el seguimiento del tiempo con fines financieros.

Cuando su personal trabaja por hora, especialmente cuando tiene en cuenta las horas extra y/o el tiempo libre, puede ser fácil perder la noción de quién hizo qué y durante cuánto tiempo. Y cuando necesitan que les paguen, quiere asegurarse de que todos ganen tanto como trabajaron. Sin mencionar que, estadísticamente, las horas de trabajo promedio han cambiado mucho.

Un rastreador de horas de trabajo gratuito como Clockify puede cubrir varias bases aquí:

• Te permite definir las tarifas por hora para cada empleado;
• Los empleados pueden ingresar sus tareas en una hoja de horas para obtener una visión general clara del día;
• Realice un seguimiento del tiempo trabajado en una tarea con un temporizador, para un cálculo preciso más adelante;
• Realice un seguimiento del tiempo de forma constante y diaria para garantizar datos fiables;

• Por último, calcula automáticamente el pago según el período de tiempo y la tarifa por hora que ingrese.

De esta forma tan sencilla, tus empleados llevarán un registro de las horas trabajadas, y tendrás menos problemas con la nómina.

Tiempo extraordinario

Por lo general, los trabajadores por hora también son elegibles para el pago de horas extras o el tiempo compensatorio.

Con el pago de horas extras , las leyes de su estado dictarán cuánto aumentará el salario por hora por cada hora dedicada a las horas extras.

Con el tiempo compensatorio , los empleados pueden decidir tomarse un tiempo libre a cambio de horas extra, en lugar de un pago adicional.

• Leyes de horas extras

Para el pago de horas extras, usted o sus empleados deben realizar un seguimiento del tiempo dedicado a trabajar fuera del horario laboral habitual. Sin un "rastro de papel" sobre cuánto tiempo se pasó en horas extras, puede haber repercusiones legales.

Dependiendo de su país de operación, debe consultar la Ley de seguimiento del tiempo de la UE, la Ley de horas extra de California o la Regulación del tiempo de trabajo de la FLSA de EE. UU. Cada esquema:

• Horas de trabajo por semana;
• Horas extraordinarias máximas permitidas;
• Métodos para documentar las horas extraordinarias;
• El número de horas por turno o día que los empleados pueden trabajar horas extras, etc.

El seguimiento del tiempo es esencial para mantener un registro limpio y legal de cuánto trabajan sus empleados por día, semana o mes. Se asegura de que cumpla con todas las leyes y reglamentos laborales. Y con la pandemia sacudiendo el 2020, el Departamento de Trabajo de EE. UU. actualizó su guía sobre las obligaciones de los empleadores con respecto al seguimiento del tiempo.

Fuente: statista.com

• Tarifas de horas extras

Sin desviarnos demasiado del tema, en resumen, las tasas de horas extra difieren de un país a otro y de las horas semanales y diarias trabajadas.

Por ejemplo, la Ley de Horas Extras de California requiere que los empleadores paguen 1.5 veces el salario por hora durante los días de semana y los sábados. Según el contrato con los empleados y la cantidad de horas extra que realicen, las tarifas variarán.

• Tiempo compensatorio

Por último, puede "pagar" a sus empleados en tiempo libre por sus horas extra. Esto se conoce como tiempo compensatorio, y varios factores pueden influir en si un empleado es elegible o no, y cómo se calcula.

Pero incluso en ese caso, necesitará un rastreador de tiempo confiable para saber cuánto tiempo libre puede obtener el empleado en función de sus horas extra.

Y si necesita ayuda para encontrar la aplicación de seguimiento de tiempo adecuada, tenemos una lista extensa con todos los beneficios que trae cada uno.

Gestión de la fuerza laboral y otras razones para el seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo evita infracciones

Hemos mencionado las diversas leyes y reglamentos establecidos para regular cómo se compensa a los empleados por su tiempo de trabajo. Sin embargo, el motivo de ellos no es solo garantizar que proporcione una nómina adecuada, sino que las propias empresas puedan evitar cometer infracciones .

Los empleadores pueden, sin saberlo, cometer violaciones de salarios y horarios. Según la agencia Tittle and Perlmuter , los más comunes incluyen:

1. Salario mínimo no pagado
2. No pagar las horas trabajadas
3. Clasificación errónea de empleados
4. Horas extra mal calculadas

Las sanciones pueden variar desde pagar el monto de los salarios atrasados ​​hasta tres veces el monto, y de seis meses a un año.

El sitio oficial de la NCSL explica con más detalle las infracciones y sanciones para cada estado de los EE. UU.

Tanto las infracciones de tiempo como las de salario se pueden prevenir simplemente rastreando las horas trabajadas regularmente y calculando la nómina de acuerdo con los datos que recopila.

El seguimiento del tiempo es necesario para los empleados que toman tiempo libre

La Ley de Licencia Familiar y Médica es una ley que otorga a los empleados una licencia no remunerada (pero con trabajo seguro) de hasta 12 semanas al año. Pero, para que un empleado sea legible, debe cumplir varios requisitos. La lista incluye haber trabajado para su empleador durante 1.250 horas en los últimos 12 meses , lo que equivale a aproximadamente 24 horas a la semana .

Como puede ver, el seguimiento de las horas trabajadas también ayuda en los casos en que los empleados quieren tomar una licencia no remunerada para cuidar a familiares, responsabilidades privadas, problemas de salud, etc. La responsabilidad de proporcionar la prueba recae en el empleador por lo que, sin los datos necesarios, puede haber muchos retrocesos y excavaciones en los archivos.

El seguimiento de las horas evita el robo de tiempo

El robo de tiempo ocurre cuando un empleado acepta pago por horas de trabajo que no ha realizado. Esto sucede de varias maneras:

• Usar espacios libres con horarios flexibles (especialmente con el trabajo remoto);
• Marcar la entrada y salida de sus compañeros de trabajo, y no solo de ellos mismos;
• Descansos prolongados;
• Navegación de entretenimiento durante las horas de trabajo, etc.

El robo de tiempo es fácilmente rastreable y solucionable después de haber pasado algún tiempo rastreando las horas de los empleados. Comenzará a notar patrones de comportamiento y los abordará en consecuencia.

El tiempo de seguimiento ayuda a hacer mejores estimaciones de trabajo

Gran parte del éxito de un proyecto (o de un producto) se reduce a qué tan bien la empresa ha manejado los plazos.

Garantizar que un proyecto se mantenga encaminado y no exceda los costos proyectados requiere mucha preparación y estimación. Los equipos marcan hitos y dentro de ellos, plazos más pequeños, para encajar en un marco necesario para producir un resultado exitoso. Y una vez que comienza el trabajo, el seguimiento del tiempo se vuelve esencial.

A medida que los equipos trabajan, el software puede ayudarlo a darse cuenta de dónde estaban equivocadas esas estimaciones y dónde funcionaron perfectamente bien. Por ejemplo, un empleado podría tardar un día más en terminar una tarea y, sin saberlo, obstaculizar a todo su equipo para la próxima fecha límite.

Pero, al mismo tiempo, el seguimiento de las horas trabajadas dentro de esas estimaciones muestra caídas en la productividad. Y como puntos luminosos en un radar, cuando los registra, puede consultar a los equipos para conocer los problemas específicos y solucionarlos.

El seguimiento del tiempo en las estimaciones del proyecto hace maravillas para identificar problemas desde el principio y le permite abordarlos antes de que los errores le cuesten demasiado tiempo, energía y dinero.

Como dicen, una puntada a tiempo ahorra nueve.

Un ejemplo de seguimiento de estimaciones de proyectos usando Clockify

El seguimiento del tiempo de los empleados le permite ser un mejor administrador

Los directores ejecutivos, los gerentes de proyectos, los gerentes en general e incluso los recursos humanos querrán controlar mejor la gestión de la fuerza laboral.

Cuando realiza un seguimiento de las horas trabajadas de los empleados, obtiene una descripción general de quién hace qué en qué departamento. Si bien esto puede sonar abrumador, también lo ayuda a comprender cómo se distribuye el trabajo en la empresa.

A medida que las tareas se marcan en las hojas de tiempo, comienza a notar qué equipos tienen demasiado en su plato y necesitan un poco de descarga, y cuáles pueden asumir más tareas.

En este caso, el seguimiento del tiempo lo ayuda a equilibrar la carga de trabajo, para que nadie se aburra o trabaje demasiado, y al mismo tiempo se mantenga al día con los hitos.

Identifica el tiempo perdido

A diferencia del robo de tiempo, el tiempo perdido está más relacionado con el estado actual de la productividad de los empleados y cómo afecta la producción/flujo de trabajo.

El tiempo perdido es una transgresión menor en la que las personas comienzan a tener un rendimiento inferior, lo que da como resultado plazos incumplidos y un tiempo de producción más largo. Si bien el tiempo perdido no afecta sus finanzas de la misma manera que el robo de tiempo, puede ser igual de peligroso a largo plazo.

Con el seguimiento del tiempo para encontrar dónde se pierde el tiempo y cuánto, la hoja de tiempo de un empleado desbloquea toda la información que necesita: los descansos que toman, los tipos de tareas en las que trabajan durante diferentes momentos del día, cuándo fichan la entrada y la salida, etc. Le brinda una descripción general de dónde algunas personas comienzan a perder la motivación, a qué hora o con qué frecuencia toman descansos y cuánto duran.

Existen múltiples razones por las que las personas pierden la motivación en el lugar de trabajo. Y resolver esos problemas requiere más que un seguimiento del tiempo.

Pero ayuda a identificar qué personas y equipos necesitan ayuda al proporcionar los datos necesarios para comenzar con la mejora del rendimiento.

Razones para controlar el tiempo como empleado

Por supuesto, no solo los empleadores y las empresas obtienen los beneficios del seguimiento del tiempo. Los empleados, autónomos y contratistas independientes disfrutan de las mismas ventajas que ofrece. La siguiente lista contiene solo algunas de las razones por las que uno debe comenzar a rastrear las horas trabajadas.

También creamos una página de acceso para las 48 preguntas más frecuentes sobre el tiempo de trabajo y el seguimiento del tiempo.

Puede tener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida cuando sabe dónde se pierde el tiempo

Nicholas Bloom también mencionó cómo solo la mitad de los encuestados de marzo de 2020 dijeron que podían trabajar de manera eficiente desde casa. Y eran en su mayoría trabajadores que hacían su trabajo principalmente en computadoras.

No todos están listos para adaptarse al trabajo remoto. Sin embargo, cuando llegue el momento, querrá hacer todo lo posible para ajustarse de la mejor manera posible.

El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a evitar largas tardes atrapado en su computadora o comenzar a trabajar en el momento en que abre los ojos porque ya no tiene que viajar a la oficina. ¿Cuántas veces te han interrumpido otros en medio del trabajo con asuntos personales? ¿Ya fueran los niños, la lavadora, una llamada telefónica de la familia o los vecinos?

Si realiza un seguimiento de las horas trabajadas, impone una especie de disciplina y organización. Porque a medida que completa una hoja de tiempo, comienza a notar cuánto tiempo dedica a su trabajo real, especialmente cuando las distracciones se acumulan durante el día. Un rastreador de tiempo puede, de esta manera, establecer la base para que planifique días futuros y establezca esos límites tan necesarios.

El seguimiento del tiempo lo hace mejor en la planificación de contingencias

¿Sabías que el seguimiento del tiempo puede ayudarte a hacer planes de contingencia? En algunos casos, rastrear las horas de trabajo puede protegerlo de un trato injusto en el trabajo.

1. Por carga de trabajo injustamente aumentada

Si comienza a notar que su empleador ha comenzado a acumular más obligaciones, puede reunir suficiente evidencia con solo hacer un seguimiento del tiempo de esas tareas. Un archivo de cuántas horas se han dedicado al trabajo de baja categoría es una prueba legítima de que su trabajo real ha pasado a un segundo plano para tareas que no están en la descripción de su trabajo.

2. Horas extras no pagadas

De manera similar, si lo obligaron a trabajar horas extras, pero no se le pagó de manera justa, una cuenta de sus horas extras es crucial si desea negociar con el empleador o presentar una denuncia por violación de horas y salarios. Solo tenga en cuenta las condiciones que debe cumplir para ser elegible para el pago de horas extras.

3. Elegibilidad para FMLA

En los casos en los que desee tomar una licencia no remunerada con seguridad laboral garantizada, la Ley de Licencia Familiar y Médica garantiza que pueda hacerlo. Sin embargo, una de las condiciones requiere que haya trabajado para su empleador 1250 horas en el último año. Se reduce a aproximadamente 24 horas a la semana.

En una disputa judicial de FMLA, un maestro de escuela quería tomarse un tiempo libre por motivos de salud mental. Cuando fue rechazado por no cumplir con las horas requeridas, llevó el asunto a los tribunales y pidió una revisión. Los abogados de la escuela lograron demostrar que incluso con trabajo en casa, como preparar lecciones y calificar trabajos, no podría haber acumulado 1250 horas. El recurso fue rechazado.

Es importante saber que las empresas harán todo lo posible para mantener registros limpios para protegerse. Sus empleados también podrían hacer lo mismo.

4. Te mantiene compensado de manera justa

Nuevamente, si trabaja por un salario por hora, el seguimiento del tiempo será el elemento vital de su jornada laboral. Es un seguro que te pagan adecuadamente por el esfuerzo y la energía invertidos. Por supuesto, las empresas no son un mal necesario que te persigue, pero se cometen errores. Especialmente con el trabajo remoto.

Mantener una cuenta separada de sus horas de trabajo puede ser una buena red de seguridad. Y si ya tiene un registro de tiempo en el trabajo, llénelo de la manera más diligente y específica posible. Tu futuro yo te lo agradecerá.

El seguimiento del tiempo que dedica a las tareas puede ayudarlo a organizarse mejor

No hace falta decir que hacer un seguimiento de las horas trabajadas marca una gran diferencia para su productividad.

Te da ese pequeño empujón para sentirte más en control de tu tiempo. Mirando su hoja de tiempo al final del día, es más fácil detectar dónde fue más productivo o dónde las cosas podrían haber ido mejor.

Este tipo de autorreflexión es clave para ser más productivo, especialmente hoy.

Analizar sus errores y mejorarlos la próxima vez que comience a completar la hoja de tiempo lo acercará un paso más a un día de trabajo libre de estrés. Al menos en el aspecto organizativo.

El uso de una aplicación de hoja de tiempo del equipo les permite a sus compañeros de trabajo saber que no deben molestarlo

Ahora, ya sea que trabaje de forma remota o no, todos podemos estar de acuerdo en que los correos electrónicos y los mensajes de chat de compañeros de trabajo y gerentes pueden consumir mucho de nuestro tiempo. Sobre todo si son para preguntarnos en qué medida estamos con nuestras tareas, o si tenemos alguna información que necesitan, etc.

Ahora, cuando usa un rastreador de tiempo de equipo, puede evitar algunas de estas distracciones haciéndoles saber desde el principio que su disponibilidad depende de la tarea que figura en su hoja de tiempo.

Por ejemplo, en Clockify , los miembros del equipo pueden ver las tareas en curso y completadas de los demás. Entonces, cuando un compañero de trabajo abre esa página específica, puede ver en qué está trabajando en ese momento. Mediante el uso de etiquetas específicas, puede indicar fácilmente la urgencia de una tarea o simplemente agregar una nota en la tarea. Por ejemplo: “ Necesita atención total, por favor no molestar ”.

En Clockify , puede buscar fácilmente compañeros de trabajo en su espacio de trabajo para ver sus tareas.

Pensamientos finales

Las razones para el seguimiento del tiempo son múltiples. Como mencionamos al principio, el panorama del trabajo ha cambiado tan drásticamente que necesitamos confiar en la mayor cantidad de datos que podamos recopilar. Especialmente si hacemos la transición al trabajo mayoritariamente remoto. El seguimiento del tiempo es uno de los métodos más confiables para mantener la estabilidad laboral. Ayuda a organizar el trabajo, identificar puntos problemáticos, proporciona información sobre el tiempo que los empleados y los empleadores dedican a lo largo de la jornada laboral.

El seguimiento del tiempo es una herramienta de trabajo indispensable que superó la prueba del tiempo y es el arma más versátil que tenemos para sobrevivir en el lugar de trabajo moderno.