Como planejar seu dia e se manter organizado

Tendo problemas para seguir com seus planos? Talvez repetindo os mesmos erros várias vezes e você não tem certeza de como consertar isso? Ou você quer começar a planejar, mas não sabe por onde começar?

Bem, este guia abrange o planejamento diário que se concentra em mantê-lo consistente e motivado para alcançar seus objetivos. Jogue a urgência e os prazos apertados pela janela e veja como você pode se tornar a versão mais produtiva de si mesmo, simplesmente se concentrando em você .

Discutiremos a arte de criar o tempo, por que seus sonhos de longo prazo são importantes e como ser criativo com seu diário, entre outras coisas, pode trazer o melhor de você.

Por que as metas de longo prazo são necessárias para os planos diários

Digamos que você decida em uma noite de domingo que deseja começar a planejar a semana inteira. Normalmente, nossas mentes vão imediatamente para o nosso aplicativo favorito, um calendário ou um caderno, e começam na segunda-feira.

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Claro, você provavelmente sabe qual é o seu projeto atual no trabalho, então você pode dividir suas tarefas. Ou você acabou de decidir que quer perder 10 quilos. Mas começar da menor unidade primeiro – a tarefa – só fará você girar em círculos. Na verdade, seu plano diário pode falhar no primeiro dia.

Por quê? Porque está faltando direção.

E é por isso que você precisa de uma meta abrangente e de fronteira que deseja alcançar. Com isso em mente, você imediatamente apresentará tarefas mais objetivas e planos viáveis.

Aqui está como.

Comece a planejar criando metas específicas de longo prazo

A maior parte de nossa produtividade e motivação para concluir tarefas vem de saber para onde estamos indo e o que queremos alcançar.

Quando você define metas de longo prazo para si mesmo, planejar dias individuais se torna uma brisa. E é por dois motivos simples:

1. É muito mais fácil manter-se motivado quando os objetivos são visíveis, sempre presentes no fundo da sua mente e
2. O planejamento se torna muito mais simples, pois as tarefas são mais diretas.

Por exemplo, dizer que você quer se tornar mais saudável em seis meses e deixar por isso mesmo, em vez de dizer que quer se tornar mais saudável comendo mais vegetais.

No primeiro, você não terá certeza de como planejar seu dia:

• Comece com alguns vegetais crus por dia?
• Eliminar o fast-food?
• Eliminar fast food, comer alguns vegetais crus e cozinhar mais?

Neste último, quando você especifica que quer mais vegetais como forma de ficar mais saudável, seu planejamento é imediatamente simplificado:

• Talvez você decida cozinhar três vezes por semana.
• Faça uma lista de compras que inclua pelo menos quatro ou cinco vegetais.
• Passe uma hora procurando receitas fáceis para começar.

Essas já são tarefas diárias mais tangíveis e facilmente alcançáveis, que também podem ser expandidas para marcos semanais.

Faça metas mensais

Defina marcos para cada mês e especifique uma meta ou um resultado.

Se usarmos o exemplo acima, você pode restringir o objetivo de comer mais vegetais fazendo isso:

Quanto mais autocontidos e gerenciáveis ​​forem seus objetivos, maior a probabilidade de você seguir adiante. E no que diz respeito ao planejamento diário, você está um passo mais perto de formar planos herméticos para cada dia.

Faça planos semanais com base em metas mensais

Agora, se sua meta mensal de abril é fazer 12 refeições vegetarianas, você já definiu sua meta semanal para todo o período – faça três refeições vegetarianas por semana.

Imediatamente, você pode ser mais criativo – tome um café da manhã vegetariano, almoço e jantar a cada semana, ou apenas experimente cafés da manhã ou jantares vegetarianos… o que você preferir. Torná-lo tão fácil ou tão desafiador para si mesmo.

Faça planos diários como trampolins para alcançar marcos

E quando você fizer um plano diário relacionado à sua dieta, é hora de dividir a meta semanal em pequenos passos. Por exemplo, para três refeições por semana, você pode fazer:

Domingo – determine os dias das refeições vegetarianas, encontre receitas e faça uma lista de compras

Segunda- feira – fazer compras

Terça -feira – ovos e queijo na torrada no café da manhã (talvez tente leite de aveia desta vez)

Quarta -feira – /

Quinta -feira – pizza vegetariana para o almoço

Sexta -feira – /

Sábado – Arroz Butternut com alho-poró e espinafre para o jantar

Domingo – anote as impressões, encontre novas receitas, faça uma lista de compras

O mesmo princípio pode ser aplicado a qualquer outra coisa – terminar um projeto, criar um novo hábito ou avançar em sua carreira. Além disso, o método de planejamento desde um objetivo maior até os menores passos torna as tarefas diárias muito mais gerenciáveis ​​e satisfatórias.

Métodos de planejamento do seu dia

O planejamento diário é uma atividade tão subjetiva que nunca é apenas “preencher sua agenda com tarefas”. Não há duas pessoas que trabalham exatamente da mesma forma, e desde a maneira como processam informações importantes até como gastam sua energia ao longo do dia varia.

Nesta seção, exploraremos diferentes métodos que você pode empregar para organizar suas tarefas.

Confie no seu “aplicativo de planejamento interno”

Você não quer ficar preso a um aplicativo organizacional ou de produtividade. Porque o que acontece quando ele desaparece ou não é mais atualizado? Você ficará preso tendo que reconsiderar a construção de seus hábitos de planejamento desde o início.

Em vez disso, o estrategista de gerenciamento de tempo Mike Vardy aconselha a melhorar o uso do seu “aplicativo interno”. Ou seja, criar uma mentalidade mais organizada que não dependa apenas de aplicativos digitais para obter ajuda (como calendários, listas de tarefas etc.). Essas ferramentas estão aqui para ser apenas isso – ferramentas. No entanto, nos tornamos excessivamente dependentes deles ao longo do tempo.

Vardy argumenta que, depois de lidar com o “aplicativo interno”, você achará muito fácil navegar entre os aplicativos, sem o risco de seu planejamento diário falhar.

O método de criação de tempo de Mike Vardy

Em uma breve palestra para a Prod Con em 2019, Vardy explica como ele acredita que o tempo é um conceito criado pelo homem. Que, em vez de rastrear cada hora do nosso tempo, precisamos olhar para a importância da tarefa, em primeiro lugar. Mudar para esse tipo de ponto de vista, ele argumenta, nos dá a chance de criar nossos próprios cronogramas com base na importância da tarefa e menos na urgência.

Aqui, vamos dar uma olhada um pouco mais de perto em como a criação de tempo torna o planejamento diário, semanal ou mensal muito mais fácil.

1. Não se programe demais

Logo de cara, Vardy avisa para não planejar cada hora do seu dia. Isso só torna as coisas mais difíceis se o seu dia descarrilar. Como uma emergência familiar, uma reunião urgente ou prazos que mudam repentinamente.

Um cronograma apertado é muito parecido com um castelo de cartas. E se um único evento ameaçar derrubá-lo, será ainda mais estressante planejar as mesmas coisas novamente, alocando recursos, tempo e energia. Assim como reconstruir um castelo de cartas o mais rápido possível.

É aí que Vardy aconselha a ser menos focado em restrições de tempo estritas e tentar temas do dia.

2. O método de tema do dia

Em um artigo no Produtiveist.com, Vardy escreveu sobre sua própria descoberta do tema do dia. O tema do dia depende de limitar suas opções (e, assim, simplificar) seu processo de planejamento. O objetivo é aliviar seu cérebro de um pouco do estresse que vem com o planejamento, atribuindo tarefas específicas em dias específicos.

Vardy primeiro escrevia suas tarefas e depois as rotulava em categorias separadas. Então, com base nessas categorias, ele deduziria que tipo de temas ele atribuiria para cada dia. Os temas que ele fez foram (a partir de segunda-feira):

Otimização, vídeo, áudio, treinamento, trabalho profundo, família/trabalho doméstico, planejamento

Da mesma forma, para outra pessoa, os temas podem se parecer com:

Educação, Família/Tarefas, Redação, Comunicação (mídias sociais, e-mails, etc), Clientes, Planejamento

Tudo depende da linha de trabalho de cada indivíduo, seu estilo de vida e níveis de energia. Algumas pessoas podem até deixar um de seus dias sem tema, para fazer uma pausa na carga de trabalho semanal. Como mencionamos, o planejamento é uma coisa muito subjetiva que exige que você construa uma estrutura que funcione para você.

3. Temas verticais e horizontais

O tema vertical é o processo de tema do dia anterior, onde certas tarefas cairão em um determinado dia. No caso de Vardy, o cronograma ficou assim:

Temas horizontais são tarefas que precisam ser repetidas diariamente – como checar e-mails, meditação, ligações importantes, etc. Em um calendário ou agenda, elas geralmente se parecem com isso, daí o nome:

Quando combinados, os temas vertical e horizontal fazem de você um mestre de planejamento.

Por quê?

Porque o tema vertical permite que você reserve dias para tarefas específicas importantes para seus objetivos. Eles não são prazos rígidos, simplesmente uma estrutura que ajuda seu cérebro a se concentrar melhor. E o tema horizontal é um método de agendamento projetado para as tarefas que você precisa fazer todos os dias.

Naturalmente, você não terá um “dia de treino” como tema, e só vai à academia às terças-feiras. O tema é muito estreito e funciona muito melhor como uma peça de quebra-cabeça no tema horizontal.

4. Os 5 modos para categorizar suas tarefas

Para começar a categorizar suas tarefas em temas, Vardy fez um pequeno guia sobre as 5 categorias de trabalho baseado em modo. Esses modos são:

1. Baseado em temas: tarefas agrupadas com base em categorização semelhante
   Ex: Modo Família, Trabalho Profundo, Escrita, etc.
2. Baseado em recursos: tarefas agrupadas com base nas ferramentas que você precisa para elas ou nos locais onde você as finaliza
   Ex: Modo Word Doc
3. Baseado em energia: tarefas agrupadas dependendo da quantidade de energia necessária
   Ex: Modo de alta, média, baixa energia
4. Baseados em atividades: Vardy também os chama de baseados em verbos. Eles estão intimamente ligados aos seus objetivos de longo prazo.
   Ex: Corrida de recados, Educação, Treinamento, etc.
5. Com base no tempo: as mais familiares – tarefas agrupadas com base em quanto tempo leva para concluí-las.
   Ex: modo de 5 minutos, modo de 25 minutos, etc.

Um ótimo exemplo de como os modos funcionam com planos diários e como eles se relacionam com seus objetivos gerais vem da própria apresentação de Vardy.

Fonte: themorningeffect.com

Aqui, a tarefa de responder a uma fatura pertence ao modo de e-mail (como ele categorizou com base nas ferramentas de que precisa), cai em seu projeto de coaching mensal (como um objetivo maior) e é agendado no horário do dia em que ele faz seus e-mails.

Embora esse tipo de planejamento pareça um pouco complexo, Vardy garante em sua palestra para a ProdCon que simplesmente leva algum tempo e pequenos passos para entender rapidamente como a criação de tempo e as categorias de modo funcionam. Aprendê-los fornece uma ótima ferramenta auto-suficiente para criar uma estrutura própria que mal contará com restrições de tempo e, em vez disso, se concentrará no que é importante para você.

Método de lote de tarefas

Outro método comumente usado para planejar seu dia é chamado de lote de tarefas. É menos complexo do que o time-crafting, mas captura a mesma essência. Então pode ser um bom ponto de partida.

Ao agrupar suas tarefas, você simplesmente agrupa tarefas semelhantes – por exemplo, de manhã, você lida com toda a correspondência de e-mail. Isso inclui faturas, feedback, marcação de reuniões, etc. Durante a tarde, você se concentra em tarefas de trabalho profundas e deixa quaisquer outros problemas de e-mail para o dia seguinte.

Agrupar suas tarefas ao longo do dia evita a mudança de contexto – o momento em que seu cérebro acha mais difícil se concentrar em uma nova tarefa, porque é muito diferente da que você estava fazendo.

Por exemplo, ao marcar uma reunião, você estava: montando uma lista de pessoas, notificando-as sobre isso e o tópico, revisando o convite e, após 30 minutos disso, de repente você passa a escrever feedback para o designer para a nova página inicial Projeto.

Nosso cérebro leva 20 minutos para se concentrar totalmente em uma nova tarefa, se não tiver semelhanças com o que estávamos fazendo antes.

Portanto, o agrupamento de tarefas ajuda sua mente a permanecer no caminho certo e a permanecer produtivo sem exercer mais esforço.

O método de gamificação

O que aplicativos como Habitica, LifeRPG e EpicWin fazem é tratar as agendas diárias como videogames. Para aqueles que não conseguem se ver presos a horários rígidos e interfaces de usuário ou diários minimalistas, o planejamento gamificado pode ser a solução.

Fonte: androidautoridade.net

A maneira como esses aplicativos são projetados é dar a você a liberdade de nomear e rotular cada tarefa e atribuir a elas uma quantidade específica de pontos de experiência (EXP para abreviar). E à medida que você termina cada um, você obtém a quantidade definida de exp, aumentando a si mesmo (ou seu personagem) para se tornar mais poderoso. É uma grande ajuda visual para aqueles que têm problemas para ver qualquer progresso em suas tarefas.

Da mesma forma, os entusiastas da caneta e do papel fazem diários na forma de livros de RPG. Ryder Carroll, o criador do Bullet Journal , fez uma excelente entrada no blog detalhando seu método de planejamento diário de RPG.

Fonte: bulletjournal.com

Quer você decida por um aplicativo digital ou crie seu próprio livro de missões, a gamificação do planejamento diário é um método perfeitamente viável. Isso torna a jornada mais interessante para alcançar objetivos e tornar a vida cotidiana um pouco mais divertida.

Como garantir que seus planos diários permaneçam

Agora que discutimos os métodos dos planos diários, quais são algumas maneiras de garantir que você os cumpra? Discutiremos três maneiras de manter suas tarefas gerenciáveis, para que seu planejamento diário não seja desperdiçado.

Faça as tarefas o menor possível

Nesse ponto, até os passarinhos sabem que quanto menores forem suas tarefas, maior a probabilidade de você terminá-las.

Sempre que você começar a planejar, certifique-se de que as tarefas não demorem mais de uma hora.

Use um método de resolução de tarefas que seja adequado para você

Quando você deseja manter o controle de suas tarefas, há muitos métodos de gerenciamento de tempo para escolher, com base em como você lida com o trabalho. Alguns dos mais famosos incluem:

• A Matriz de Eisenhower

Classificar tarefas em quatro categorias diferentes, dependendo de sua urgência e importância ;

• Bloqueio de tempo

Organize seu dia em blocos de tempo destinados a diferentes tarefas (dependentes do tempo);

• Coma esse sapo

Fazer uma lista de tarefas com base na importância das tarefas – as mais importantes vêm em primeiro lugar;

• Horário nobre biológico ou o (ritmo circadiano)

Fazer um cronograma baseado em seus níveis de energia ao longo do dia;

Seja criativo com o diário

Nos últimos anos, vimos um boom no bullet journal. O Pinterest está repleto de ideias criativas para rastrear hábitos, registrar pensamentos ou planejar seu progresso na carreira.

É a abordagem estética e uma sensação quase meditativa do processo que atrai algumas pessoas. Para alguns, é a sensação de realização ao preencher as caixas de seleção com marcadores. E com o passar do tempo, poder refletir sobre a jornada colorida que eles fizeram. O bullet journal criativo torna o planejamento diário algo a se esperar.

Fonte: fruitfullyalive.com

Se você se considera um tipo mais visual e, ao mesmo tempo, está procurando um novo hobby prático, o bullet journal pode ser para você. Como um motivador e um registro permanente de suas conquistas, é um ótimo lugar para começar.

Revise e tente novamente

Por último, mas talvez a parte mais importante do planejamento diário, é a revisão. É preciso criar o hábito de rastrear seu tempo e impressões, revisar, analisar os dados e refazer sua programação.

Porque sem auto-reflexão suficiente e sem aprender com os erros, é mais provável que alguém desista completamente do planejamento. Então, como você deve revisar para aprender ao máximo?

Acompanhe o tempo para obter dados precisos

Um jogador chave em seu planejamento e revisão é o rastreador de tempo. Embora você não precise se limitar a prazos se optar por não fazê-lo, a única maneira real de descobrir quanto tempo produtivo ou desperdiçado você tem é acompanhar todas as atividades.

Agora, pode ser chato considerar outro aplicativo para usar, apenas para rastrear o tempo. Mas, aplicativos como Clockify, por exemplo, foram feitos para se integrar perfeitamente a todos os navegadores, principais plataformas e aplicativos. Você pode incluí-lo em seu planejador diário no Google Calendar, ou Todoist, e clicar em apenas um botão para iniciar o cronômetro.

E com o mínimo esforço, você terá um relatório detalhado sobre como seu dia foi gasto e para onde foi o tempo.

Anote suas impressões

Toda vez que algo acontecer que afete seus planos de forma positiva ou negativa – anote. Uma reunião de repente apareceu e arruinou seu foco? Anotá-la. Uma tarefa levou você surpreendentemente menos do que você pensou que levaria? Anotá-la. O conselho de um colega de trabalho lhe deu alguma coisa para pensar? Anote-o para refletir sobre isso mais tarde.

Transforme isso em um hábito e utilize post-its para relembrar as coisas com mais facilidade. Você ficaria surpreso com a pouca informação que podemos realmente lembrar ao longo do dia.

E no final do dia, você pode fazer um ritual de 10 minutos para consolidar todas as suas anotações diárias para uma revisão semanal maior.

Faça uma revisão semanal ou bimestral

Quer você faça um dia temático para planejar ou reserve um bloco de tempo para isso, é bom manter o hábito de revisar todos os dados coletados e analisá-los. Você pode identificar facilmente suas maiores distrações, como seus níveis de energia flutuam ou se as tarefas em si não são formuladas bem o suficiente.

É notável o que você pode descobrir, simplesmente acompanhando seu progresso. Revisando de vez em quando, você certamente se lembrará de quais são os objetivos finais e como alcançá-los mais rapidamente. Sem ele, é mais provável que você repita os mesmos erros ou perca oportunidades de melhorar sua produtividade e fluxo de trabalho.

Conclusão

Comece definindo metas de longo prazo e, em seguida, desmonte-as em etapas mensais, semanais e diárias para garantir que suas tarefas sejam propositais. E eliminando as pressões de tempo e urgência, você pode começar a apreciar essas tarefas e qual é o seu propósito.

Planejar o seu dia é mais do que apenas preencher um calendário com tarefas. Trata-se de um envolvimento ativo com seus objetivos de longo prazo e como você deseja melhorar certos aspectos de sua vida. Além disso, se nos concentrarmos na importância das tarefas, em vez de encaixar o máximo de coisas que pudermos em 24 horas, o planejamento pode tornar nossa vida mais rica.