Comment planifier votre journée et rester organisé

Vous avez du mal à suivre vos projets ? Peut-être que vous répétez les mêmes erreurs encore et encore et que vous ne savez pas comment résoudre ce problème ? Ou vous voulez commencer à planifier, mais vous ne savez pas par où commencer ?

Eh bien, ce guide couvre la planification quotidienne qui vise à vous garder cohérent et motivé pour atteindre vos objectifs. Jetez l'urgence et les délais serrés par la fenêtre et découvrez comment vous pouvez devenir la version la plus productive de vous-même en vous concentrant simplement sur vous .

Nous discuterons de l'art de créer du temps, pourquoi vos rêves à long terme sont importants et comment faire preuve de créativité avec votre journal, entre autres, peut faire ressortir le meilleur de vous-même.

Pourquoi les objectifs à long terme sont nécessaires pour les plans quotidiens

Disons que vous décidez un dimanche soir que vous souhaitez commencer à planifier toute votre semaine. Habituellement, nos esprits vont immédiatement vers notre application préférée, un calendrier ou un cahier, et commencent par lundi.

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Bien sûr, vous savez probablement quel est votre projet actuel au travail, vous pouvez donc décomposer vos tâches. Ou vous venez de décider que vous voulez perdre 10 livres. Mais commencer par la plus petite unité – la tâche – ne fera que vous faire tourner en rond. En fait, votre plan quotidien pourrait tomber à l'eau dès le premier jour.

Pourquoi? Parce qu'il manque de direction.

Et c'est pourquoi vous avez besoin d'une frontière, d'un objectif primordial que vous souhaitez atteindre. Dans cet esprit, vous proposerez immédiatement des tâches plus ciblées et des plans réalisables.

Voici comment.

Commencez à planifier en créant des objectifs spécifiques à long terme

La majeure partie de notre productivité et de notre motivation à terminer les tâches vient du fait que nous savons où nous allons et ce que nous voulons accomplir.

Lorsque vous vous fixez des objectifs à long terme, planifier des journées individuelles devient un jeu d'enfant. Et c'est pour deux raisons simples :

1. Il est beaucoup plus facile de rester motivé lorsque les objectifs sont visibles, toujours présents au fond de votre esprit et
2. La planification devient beaucoup plus simple, puisque les tâches sont plus simples.

Par exemple, dire que vous voulez être en meilleure santé dans six mois et en rester là, par opposition à dire que vous voulez être en meilleure santé en mangeant plus de légumes.

Dans le premier cas, vous ne saurez pas exactement comment planifier votre journée :

• Commencer par quelques crudités par jour ?
• Supprimer la restauration rapide ?
• Éliminer la restauration rapide, manger quelques crudités et cuisiner davantage ?

Dans ce dernier cas, lorsque vous spécifiez que vous voulez plus de légumes pour être en meilleure santé, votre planification est immédiatement simplifiée :

• Peut-être que vous décidez de cuisiner trois fois par semaine.
• Faites une liste d'épicerie qui doit inclure au moins quatre à cinq légumes.
• Passez une heure à chercher des recettes faciles pour commencer.

Ce sont déjà des tâches quotidiennes plus tangibles et facilement réalisables, qui peuvent également être étendues à des jalons hebdomadaires.

Fixez-vous des objectifs mensuels

Définissez des jalons pour chaque mois et spécifiez un objectif ou un résultat.

Si nous utilisons l'exemple ci-dessus, vous pouvez réduire l'objectif de manger plus de légumes en procédant comme suit :

Plus vos objectifs sont autonomes et gérables, plus vous avez de chances de les atteindre. Et en ce qui concerne la planification quotidienne, vous êtes un pas de plus vers l'élaboration de plans hermétiques pour chaque jour.

Faire des plans hebdomadaires basés sur des objectifs mensuels

Maintenant, si votre objectif mensuel d'avril est de faire 12 repas végétariens, vous avez déjà défini votre objectif hebdomadaire pour toute la période : faire trois repas végétariens par semaine.

Immédiatement, vous pouvez devenir plus créatif – soit prendre un petit-déjeuner, un déjeuner et un dîner végétariens chaque semaine, soit simplement essayer des petits-déjeuners ou des dîners végétariens… selon votre préférence. Rendez-le aussi facile ou aussi difficile pour vous-même.

Faites des plans quotidiens comme tremplins pour atteindre les jalons

Et lorsque vous arrivez à établir un plan quotidien lié à votre alimentation, il est temps de décomposer l'objectif hebdomadaire en petits pas. Par exemple, pour trois repas par semaine, vous pouvez faire :

Dimanche - déterminer les jours de repas végétariens, trouver des recettes et faire une liste d'épicerie

Lundi – faire les courses

Mardi - œufs et fromage sur du pain grillé pour le petit-déjeuner (essayez peut-être du lait d'avoine cette fois-ci)

mercredi – /

Jeudi – pizza végétarienne pour le déjeuner

Vendredi – /

Samedi – riz musqué aux poireaux et épinards pour le dîner

Dimanche – notez vos impressions, trouvez de nouvelles recettes, faites une liste de courses

Le même principe peut s'appliquer à n'importe quoi d'autre - terminer un projet, prendre une nouvelle habitude ou avancer dans votre carrière. De plus, la méthode de planification d'un objectif plus grand jusqu'aux plus petites étapes rend les tâches quotidiennes beaucoup plus gérables et satisfaisantes.

Méthodes de planification de votre journée

La planification quotidienne est une activité tellement subjective qu'il ne s'agit jamais simplement de "remplir votre calendrier de tâches". Il n'y a pas deux personnes qui travaillent exactement de la même manière, et la façon dont elles traitent les informations importantes et la façon dont elles dépensent leur énergie tout au long de la journée varient.

Dans cette section, nous allons explorer différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour organiser vos tâches.

Faites confiance à votre "application de planification interne"

Vous ne voulez pas être lié par une application d'organisation ou de productivité. Car que se passe-t-il lorsqu'il disparaît ou qu'il n'est plus mis à jour ? Vous serez obligé de reconsidérer la construction de vos habitudes de planification à partir de zéro.

Au lieu de cela, le stratège en gestion du temps Mike Vardy conseille de mieux utiliser votre "application intérieure". Autrement dit, créer un état d'esprit plus organisé qui ne s'appuiera pas uniquement sur les applications numériques pour obtenir de l'aide (telles que les calendriers, les listes de tâches, etc.). Ces outils sont là pour n'être que cela - des outils. Cependant, nous sommes devenus trop dépendants d'eux au fil du temps.

Vardy soutient qu'une fois que vous avez géré «l'application interne», vous trouverez qu'il est facile de naviguer entre les applications, sans risquer que votre planification quotidienne ne tombe à l'eau.

La méthode de fabrication du temps de Mike Vardy

Lors d'une brève conférence pour Prod Con en 2019, Vardy explique comment il pense que le temps est un concept créé par l'homme. Au lieu de suivre chaque heure de notre temps, nous devons d'abord et avant tout examiner l'importance de la tâche. Adopter ce genre de point de vue, soutient-il, nous donne la possibilité de créer nos propres horaires en fonction de l'importance des tâches et moins de leur urgence.

Ici, nous allons examiner un peu plus en détail comment la création de temps rend la planification quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle beaucoup plus facile.

1. Ne vous programmez pas trop

Dès le départ, Vardy prévient de ne pas planifier chaque heure de votre journée. Cela ne fait que rendre les choses plus difficiles si votre journée déraille. Comme une urgence familiale, une réunion urgente ou des délais qui changent soudainement.

Un horaire serré ressemble beaucoup à un château de cartes. Et si un seul événement menace de le renverser, il deviendra d'autant plus stressant de planifier à nouveau les mêmes choses, en allouant des ressources, du temps et de l'énergie. Tout comme reconstruire un château de cartes aussi vite que possible.

C'est là que Vardy conseille de se concentrer moins sur les contraintes de temps strictes et d'essayer la thématique du jour.

2. La méthode de la thématique du jour

Dans un article sur productivitéist.com, Vardy a écrit sur sa propre découverte de la thématique du jour. La thématique du jour repose sur la limitation de vos options (et donc sur la simplification) de votre processus de planification. L'objectif est de soulager votre cerveau d'une partie du stress lié à la planification, en assignant des tâches spécifiques à des jours spécifiques.

Vardy écrivait d'abord ses tâches, puis les classait dans des catégories distinctes. Ensuite, sur la base de ces catégories, il déduirait quel type de thèmes il assignerait pour chaque jour. Les thèmes qu'il a créés étaient (à partir de lundi):

Optimisation, vidéo, audio, formation, travail en profondeur, famille/ménage, planification

De la même manière, pour quelqu'un d'autre, les thèmes pourraient ressembler à :

Éducation, famille/tâches, écriture, communication (médias sociaux, e-mails, etc.), clients, planification

Tout dépend du métier de chacun, de son style de vie et de son niveau d'énergie. Certaines personnes pourraient même laisser une de leurs journées sans thème, pour faire une pause dans la charge de travail hebdomadaire. Comme nous l'avons mentionné, la planification est une chose très subjective qui vous oblige à construire un cadre qui fonctionnera pour vous.

3. Thématisation verticale et horizontale

La thématisation verticale est le processus de thématisation du jour précédent, où certaines tâches tomberont un jour particulier. Dans le cas de Vardy, le calendrier ressemblait à ceci :

Les thèmes horizontaux sont des tâches qui doivent être répétées quotidiennement - comme la vérification des e-mails, la méditation, les appels importants, etc. Sur un calendrier ou un emploi du temps, ils ressemblent généralement à ceci, d'où leur nom :

Lorsqu'ils sont combinés, les thèmes verticaux et horizontaux font de vous un maître de la planification.

Pourquoi?

Parce que la thématisation verticale vous permet de réserver des jours pour des tâches spécifiques importantes pour vos objectifs. Ce ne sont pas des délais stricts, simplement un cadre qui aide votre cerveau à mieux se concentrer. Et la thématisation horizontale est une méthode de planification conçue pour les tâches que vous devez effectuer tous les jours.

Naturellement, vous ne ferez pas de "journée d'entraînement" comme thème et n'irez à la salle de sport que le mardi. Le thème est trop étroit et fonctionne beaucoup mieux comme pièce de puzzle dans le thème horizontal.

4. Les 5 modes pour catégoriser vos tâches

Pour prendre une longueur d'avance sur la catégorisation de vos tâches en thèmes, Vardy a réalisé un petit guide sur les 5 catégories de travail basé sur les modes. Ces modes sont :

1. Basé sur le thème : tâches regroupées en fonction d'une catégorisation similaire
   Ex : Mode Famille, Travail en profondeur, Écriture, etc.
2. Basé sur les ressources : les tâches sont regroupées en fonction des outils dont vous avez besoin ou des endroits où vous les terminez
   Ex : Mode Doc Word
3. Basé sur l'énergie : tâches regroupées en fonction de la quantité d'énergie nécessaire
   Ex : mode haute, moyenne, basse consommation
4. Basé sur l'activité : Vardy les appelle également basés sur les verbes. Ils sont étroitement liés à vos objectifs à long terme.
   Ex : faire des courses, éduquer, former, etc.
5. Basé sur le temps : les plus familiers - les tâches regroupées en fonction du temps qu'il faut pour les terminer.
   Ex : mode 5 minutes, mode 25 minutes, etc.

Un excellent exemple de la façon dont les modes fonctionnent avec les plans quotidiens et de leur lien avec vos objectifs généraux provient de la propre présentation de Vardy.

Source: themorningeffect.com

Ici, la tâche de répondre à une facture appartient au mode e-mail (car il l'a catégorisée en fonction des outils dont il a besoin), relève de son projet de coaching mensuel (en tant qu'objectif plus large) et est planifiée à l'heure de la journée où il fait ses mails.

Bien que ce type de planification semble un peu complexe, Vardy rassure dans son discours pour ProdCon qu'il faut simplement du temps et de petites étapes pour comprendre rapidement comment fonctionnent les catégories de mode et de création de temps. Les apprendre fournit un excellent outil autonome pour créer votre propre cadre qui dépendra à peine des contraintes de temps et se concentrera plutôt sur ce qui est important pour vous.

Méthode de répartition des tâches

Une autre méthode couramment utilisée pour planifier votre journée s'appelle le regroupement des tâches. C'est moins complexe que l'élaboration du temps, mais capture le même esprit. Cela pourrait donc être un bon point de départ.

Lorsque vous regroupez vos tâches, vous regroupez simplement des tâches similaires - par exemple, le matin, vous gérez toute la correspondance par e-mail. Cela inclut les factures, les commentaires, l'organisation de réunions, etc. Pendant l'après-midi, vous vous concentrez sur des tâches de travail approfondies et laissez tout autre problème de messagerie pour le lendemain.

Regrouper vos tâches tout au long de la journée empêche le changement de contexte - le moment où votre cerveau a du mal à se concentrer sur une nouvelle tâche, car elle est très différente de celle que vous venez de faire.

Par exemple, lors de la mise en place d'une réunion, vous étiez en train de : rassembler une liste de personnes, les informer à ce sujet et sur le sujet, relire l'invitation, et après 30 minutes de cela, vous passez soudainement à écrire des commentaires au concepteur pour la nouvelle page d'accueil motif.

Il faut 20 minutes à notre cerveau pour se concentrer pleinement sur une nouvelle tâche, si elle n'a aucune similitude avec ce que nous faisions auparavant.

Ainsi, le regroupement des tâches aide votre esprit à rester dans la bonne voie et à rester productif sans faire plus d'efforts.

La méthode ludique

Ce que font des applications comme Habitica, LifeRPG et EpicWin, c'est traiter les horaires quotidiens comme des jeux vidéo. Pour ceux qui ne se voient pas liés par des horaires stricts et des interfaces utilisateur ou des journaux minimalistes, la planification ludique peut être la solution.

Source : androidauthority.net

La façon dont ces applications sont conçues est de vous donner la liberté de nommer et d'étiqueter chaque tâche et de leur attribuer un nombre spécifique de points d'expérience (EXP en abrégé). Et au fur et à mesure que vous terminez chacun, vous obtenez cette quantité d'expérience, vous renforçant (ou votre personnage) pour devenir plus puissant. C'est une excellente aide visuelle pour ceux qui ont du mal à voir les progrès dans leurs tâches.

De la même manière, les passionnés de stylo et de papier créent des journaux sous la forme de livres RPG. Ryder Carroll, le créateur de Bullet Journal a fait une excellente entrée de blog décomposant sa méthode de planification quotidienne de RPG.

Source : bulletjournal.com

Que vous optiez pour une application numérique ou que vous créiez votre propre livre de quêtes, la gamification de la planification quotidienne est une méthode parfaitement viable. Cela rend le voyage plus intéressant dans la réalisation des objectifs et rend la vie quotidienne un peu plus amusante.

Comment vous assurer que vos plans quotidiens restent

Maintenant que nous avons discuté des méthodes des plans quotidiens, comment pouvez-vous vous assurer de vous y tenir ? Nous discuterons de trois façons de garder vos tâches gérables, afin que votre planification quotidienne ne soit pas gaspillée.

Faites des tâches aussi petites que possible

À ce stade, même les petits oiseaux savent que plus vos tâches sont petites, plus vous avez de chances de les terminer.

Chaque fois que vous commencez à planifier, assurez-vous que les tâches ne vous prennent pas plus d'une heure.

Utilisez une méthode de résolution de tâches qui vous convient

Lorsque vous souhaitez rester au top de vos tâches, vous avez le choix entre de nombreuses méthodes de gestion du temps, en fonction de la façon dont vous abordez le travail. Certains des plus célèbres incluent:

• La matrice d'Eisenhower

Trier les tâches en quatre catégories différentes, en fonction de leur urgence et de leur importance ;

• Blocage du temps

Organisez votre journée en blocs de temps destinés à différentes tâches (en fonction du temps);

• Mange cette grenouille

Faire une liste de choses à faire en fonction de l'importance des tâches – les plus importantes viennent en premier ;

• Prime time biologique ou le (rythme circadien)

Faire un horaire basé sur vos niveaux d'énergie tout au long de la journée;

Soyez créatif avec la journalisation

Au cours des dernières années, nous avons assisté à un boom du bullet journaling. Pinterest regorge d'idées créatives pour suivre les habitudes, consigner les pensées ou planifier l'évolution de leur carrière.

C'est l'approche esthétique, et une sensation presque méditative du processus qui attire certaines personnes. Pour certains, c'est le sentiment d'accomplissement lorsqu'ils remplissent les cases à cocher avec des surligneurs. Et au fil du temps, pouvoir réfléchir au voyage coloré qu'ils ont fait. Le bullet journal créatif fait de la planification quotidienne quelque chose d'attendu.

Source : fruitfullyalive.com

Si vous vous considérez plutôt comme un type visuel et que vous recherchez en même temps un nouveau passe-temps pratique, le bullet journal pourrait être fait pour vous. En tant que source de motivation et d'enregistrement permanent de vos réalisations, c'est un excellent point de départ.

Révisez et réessayez

La dernière partie, mais peut-être la plus importante de la planification quotidienne, est la révision. Il faut prendre l'habitude de suivre son temps et ses impressions, de réviser, d'analyser les données et de retravailler son emploi du temps.

Parce que sans suffisamment d'auto-réflexion et d'apprentissage des erreurs, il est plus probable que l'on abandonnerait complètement la planification. Alors, comment réviser pour en tirer le meilleur parti ?

Suivre le temps pour obtenir des données précises

Un acteur clé de votre planification et de votre révision est le suivi du temps. Bien que vous n'ayez pas à être lié par des délais si vous choisissez de ne pas le faire, la seule véritable façon de savoir combien de temps productif ou perdu vous avez est de suivre chaque activité.

Maintenant, il peut être ennuyeux d'envisager une autre application à utiliser, juste pour suivre le temps. Mais, des applications comme Clockify, par exemple, ont été conçues pour s'intégrer de manière transparente dans tous les navigateurs, principales plates-formes et applications. Vous pouvez l'inclure dans votre agenda quotidien dans Google Calendar ou Todoist, et cliquer sur un seul bouton pour démarrer le chronomètre.

Et avec un minimum d'effort, vous obtenez un rapport détaillé sur la façon dont votre journée s'est déroulée et où le temps est passé.

Notez vos impressions

Chaque fois qu'il se passe quelque chose qui affecte vos plans positivement ou négativement, écrivez-le. Une réunion a soudainement surgi et a gâché votre concentration ? Écris le. Une tâche vous a pris étonnamment moins que vous ne le pensiez ? Écris le. Les conseils d'un collègue vous ont donné matière à réflexion ? Notez-le pour y réfléchir plus tard.

Transformez-le en habitude et utilisez des post-it pour vous rappeler plus facilement les choses. Vous seriez surpris du peu d'informations dont nous pouvons réellement nous souvenir tout au long de la journée.

Et à la fin de la journée, vous pouvez faire un rituel de 10 minutes pour consolider toutes vos notes quotidiennes pour un examen hebdomadaire plus important.

Faire un bilan hebdomadaire ou bimensuel

Que vous prépariez une journée à thème pour la planification ou que vous lui réserviez un créneau horaire, il est bon de garder l'habitude de passer en revue toutes les données que vous avez collectées et de les analyser. Vous pouvez facilement repérer vos plus grandes distractions, la fluctuation de votre niveau d'énergie ou si les tâches elles-mêmes ne sont pas assez bien formulées.

C'est remarquable ce que vous pouvez découvrir, simplement en suivant vos progrès. En révisant de temps en temps, vous êtes sûr de vous rappeler quels sont les objectifs ultimes et comment les atteindre plus rapidement. Sans cela, vous seriez plus susceptible de répéter les mêmes erreurs ou de manquer des opportunités d'améliorer votre productivité et votre flux de travail.

Conclusion

Commencez par définir des objectifs à long terme, puis décomposez-les en tremplins mensuels, hebdomadaires et quotidiens pour vous assurer que vos tâches sont utiles. Et en éliminant les contraintes de temps et d'urgence, vous pouvez commencer à apprécier ces tâches et leur objectif.

Planifier votre journée ne se limite pas à remplir un calendrier avec des tâches. Il s'agit d'un engagement actif avec vos objectifs à long terme et de la manière dont vous souhaitez améliorer certains aspects de votre vie. De plus, si nous nous concentrons sur l'importance des tâches, plutôt que d'adapter autant de choses que possible en 24 heures, la planification peut rendre nos vies plus riches.