3 coisas obrigatórias para acelerar sua implementação de software

Pontos de verificação, customizações e comunicação constante levam ao sucesso da implementação.

Colocar um novo software em funcionamento é uma etapa crítica, mas pode desmoronar sem metas específicas, marcos importantes e comunicação clara.

Cada software e cada empresa exigirá um plano único para obter os melhores resultados, mas encontramos três coisas que são comuns em qualquer implementação bem-sucedida. Estes não são simplesmente itens em uma lista para marcar, mas temas para realizar todo o processo de implementação.

Abordaremos três coisas:

1. Comunique-se constantemente
2. Personalize ou personalize o software
3. Criar pontos de verificação

1. Comunique-se constantemente

Indiscutivelmente, a característica mais importante de toda implementação bem-sucedida é a comunicação clara durante todo o processo. Certifique-se de que cada plano que você cria seja executado usando comunicação constante.

Aqui estão algumas tarefas de comunicação a serem concluídas antes de iniciar uma implementação:

David Singletary, gerente de projeto de software da Wiss and Company, tem uma vasta experiência de implementação ao longo de 25 anos e diz que a comunicação regular é fundamental. Isso também deve incluir um canal disponível para que os funcionários relatem quaisquer problemas que tenham ao trabalhar com o novo software.

“Você pode ter pontos de contato diários ou semanais para discutir o desempenho do sistema, discutir as melhores práticas e fazer ajustes operacionais ou de sistema, se necessário”, diz ele. “As pessoas podem não levantar a mão se estiverem lutando; isso fornecerá o fórum para fazê-lo.”

Você também pode estabelecer um gráfico RACI para que cada pessoa envolvida no processo de implementação saiba exatamente quem contatar para manter o projeto em andamento. As pessoas são classificadas como um ou mais dos seguintes:

• R: Responsáveis ​​— Os responsáveis ​​pelo trabalho para atingir a meta.
• R: Responsável — O “proprietário” ou aqueles que respondem pela conclusão do projeto.
• C: Consultado — Aqueles que oferecem sugestões ou opiniões.
• I: Informado — Aqueles que são mantidos informados sobre o andamento.

Seu gráfico RACI será semelhante a este exemplo:

A comunicação clara e o compartilhamento de informações são cruciais antes, durante e após a implementação entre os líderes de negócios, o fornecedor e seus funcionários.

2. Personalize ou personalize o software

O software típico de hoje é baseado em nuvem, entregue em qualquer dispositivo e capaz de personalização profunda para que seus funcionários possam trabalhar da maneira mais eficiente para aumentar a produtividade.

Trabalhe com o fornecedor para criar uma lista do que você gostaria de modificar e estabeleça um ponto de verificação de implementação para o fornecedor revisar os ajustes de personalização solicitados. Por exemplo, os usuários de software de gerenciamento de projetos geralmente desejam fluxos de trabalho específicos adicionados ao sistema, e as equipes de vendas gostam de personalizar os campos para facilitar a entrada de dados.

Seu setor e o tipo de fluxo de trabalho que você precisa afetará o que deve ser personalizado, mas a lista pode incluir:

• 
  Adicionando ou removendo campos
• 
  Estabelecendo fluxos de trabalho personalizados
• 
  Configurando o acesso a recursos por função
• 
  Interface do usuário correspondente às cores e logotipos da marca
• 
  Integrações com requisitos específicos

A personalização refere-se a como os usuários individuais podem ajustar a navegação, o layout do painel ou a funcionalidade em sua própria visualização do software. Faça com que o representante do fornecedor demonstre como os usuários individuais podem personalizar o sistema antes da data de ativação.

O gerenciamento antecipado da personalização e da personalização garante que os usuários possam obter o máximo valor do software desde o início.

3. Crie pontos de verificação

A maioria dos fornecedores tem um modelo para o processo de implementação e você pode trabalhar com eles para garantir que ele atenda às suas necessidades. Mas para uma tarefa tão crítica, é importante rastrear formalmente os pontos de verificação e os marcos para saber se tudo está indo conforme o planejado.

“Incluir pontos de verificação no plano do projeto garantirá que seus objetivos e expectativas sejam atendidos e que quaisquer perguntas sejam respondidas de maneira oportuna e responsiva”, diz Kenny Trinh, fundador do NetBookNews, um recurso para notícias e análises de laptops e tablets.

Os pontos de verificação que você cria dependerão do seu plano exclusivo, mas devem incluir quaisquer marcos importantes para conectar o software existente, transferir dados importantes, iniciar workshops de treinamento regulares e a data final de ativação.

Trinh, que foi CEO de uma empresa de tecnologia educacional antes de sair para fundar a NetBookNews, diz que um problema comum é um novo software entrando em operação sem dados históricos – mas com pontos de verificação, todos os interessados ​​podem saber como e por que cada decisão foi tomada no processo de implementação.

“O objetivo aqui é eliminar a falta de comunicação e garantir que todas as partes do acordo sejam responsabilizadas por suas entregas”, diz Trinh.

Pronto para arrasar na implementação do seu software?

Ao planejar personalizações e estabelecer check-ins regulares para comunicação consistente, é muito mais provável que você implemente um novo sistema eficiente adaptado especificamente às suas necessidades.

Líderes de negócios inteligentes planejam com antecedência, então talvez você esteja se adiantando nesse tópico. Em caso afirmativo, certifique-se de revisar nossos relatórios sobre outros marcos de compra de software:

• Talvez você ainda esteja fazendo demos - veja como tirar o máximo proveito delas.
• Antes de assinar um contrato, certifique-se de considerar esses quatro aspectos para evitar um investimento lamentável em software.

Metodologia de pesquisa de tendências de compra de software para pequenas empresas de 2019

Os resultados apresentados são baseados em um estudo do Gartner para entender os comportamentos de compra de software de proprietários de pequenas e médias empresas nos últimos 12 meses.

A pesquisa primária foi realizada online entre setembro e outubro de 2019 entre 488 entrevistados nos EUA, Canadá, Alemanha, França e Espanha.

As empresas foram selecionadas quanto ao número de funcionários e receita no ano fiscal de 2018 para chegar às pequenas e médias empresas. Eles também foram obrigados a comprar pelo menos um sistema de software por US$ 5.000 ou mais nos últimos 12 meses.

Os entrevistados deveriam ser pelo menos gerentes de escritório, influenciando as decisões de compra de software em suas organizações.

O estudo foi desenvolvido em colaboração por analistas do Gartner e pela equipe de pesquisa principal que acompanha os mercados digitais.

Isenção de responsabilidade: Os resultados não representam descobertas “globais” ou o mercado como um todo, mas refletem o sentimento dos entrevistados e das empresas pesquisadas.

NOTA: Os aplicativos selecionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis ​​no momento da publicação.