3 rzeczy, które musisz zrobić, aby przyspieszyć wdrożenie oprogramowania

Punkty kontrolne, dostosowania i ciągła komunikacja prowadzą do sukcesu wdrożenia.

Uruchomienie i uruchomienie nowego oprogramowania jest krytycznym krokiem, ale może się ono rozpaść bez określonych celów, ważnych etapów i jasnej komunikacji.

Każde oprogramowanie i każda firma będą wymagały unikalnego planu, aby uzyskać najlepsze wyniki, ale znaleźliśmy trzy rzeczy, które są wspólne dla każdego udanego wdrożenia. Nie są to po prostu pozycje na liście do odhaczenia, ale motywy do przeprowadzenia przez cały proces wdrożenia.

Omówimy trzy rzeczy:

1. Komunikuj się stale
2. Dostosuj lub spersonalizuj oprogramowanie
3. Utwórz punkty kontrolne

1. Stale komunikuj się

Prawdopodobnie najważniejszą cechą każdego udanego wdrożenia jest jasna komunikacja w trakcie całego procesu. Upewnij się, że każdy tworzony plan jest wykonywany przy użyciu stałej komunikacji.

Oto kilka zadań komunikacyjnych, które należy wykonać przed rozpoczęciem wdrożenia:

David Singletary, kierownik projektów oprogramowania w Wiss and Company, ma duże doświadczenie wdrożeniowe od ponad 25 lat i mówi, że regularna komunikacja jest kluczowa. Powinno to również obejmować udostępnienie pracownikom kanału umożliwiającego zgłaszanie wszelkich problemów, których doświadczają podczas pracy z nowym oprogramowaniem.

„Możesz mieć codzienne lub cotygodniowe punkty kontaktowe, aby omówić działanie systemu, omówić najlepsze praktyki i w razie potrzeby wprowadzić poprawki systemowe lub operacyjne” – mówi. „Ludzie nie mogą podnieść ręki, jeśli walczą; zapewni to forum, aby to zrobić”.

Możesz również ustalić wykres RACI, aby każda osoba zaangażowana w proces wdrażania dokładnie wiedziała, z kim się skontaktować, aby projekt był kontynuowany. Osoby są klasyfikowane jako jedno lub więcej z następujących:

• R: Odpowiedzialni — Odpowiedzialni za pracę nad osiągnięciem celu.
• O: Odpowiedzialny — „właściciel” lub ci, którzy ostatecznie odpowiadają za ukończenie projektu.
• C: Konsultowane — Osoby, które oferują wkład lub opinie.
• I: Poinformowani — Ci, którzy są na bieżąco informowani o postępach.

Twój wykres RACI będzie wyglądał podobnie do tego przykładu:

Przejrzysta komunikacja i wymiana informacji ma kluczowe znaczenie przed, w trakcie i po wdrożeniu wśród liderów biznesu, dostawcy i pracowników.

2. Dostosuj lub spersonalizuj oprogramowanie

Dzisiejsze typowe oprogramowanie jest oparte na chmurze, dostarczane na dowolne urządzenie i ma możliwość głębokiej personalizacji, dzięki czemu Twoi pracownicy mogą pracować w najbardziej wydajny sposób, aby zwiększyć produktywność.

Współpracuj z dostawcą, aby utworzyć listę elementów, które chcesz zmodyfikować, i ustal punkt kontrolny implementacji, aby dostawca mógł przejrzeć żądane poprawki dostosowywania. Na przykład użytkownicy oprogramowania do zarządzania projektami często chcą dodać do systemu określone przepływy pracy, a zespoły sprzedaży lubią dostosowywać pola, aby wprowadzanie danych było płynniejsze.

Twoja branża i rodzaj potrzebnych przepływów pracy będą miały wpływ na to, co należy dostosować, ale lista może obejmować:

• 
  Dodawanie lub usuwanie pól
• 
  Tworzenie niestandardowych przepływów pracy
• 
  Konfigurowanie dostępu do funkcji według roli
• 
  Dopasowanie interfejsu użytkownika do kolorów i logo marki
• 
  Integracje z określonymi wymaganiami

Personalizacja odnosi się do tego, jak poszczególni użytkownicy mogą dostosowywać nawigację, układ pulpitu nawigacyjnego lub funkcje we własnym widoku oprogramowania. Poproś przedstawiciela dostawcy, aby zademonstrował, jak poszczególni użytkownicy mogą spersonalizować system przed datą uruchomienia.

Zarządzanie dostosowywaniem i personalizacją z wyprzedzeniem zapewnia użytkownikom maksymalne wykorzystanie oprogramowania od samego początku.

3. Utwórz punkty kontrolne

Większość dostawców ma szablon procesu wdrażania i możesz z nimi współpracować, aby upewnić się, że spełnia on Twoje potrzeby. Ale w przypadku tak krytycznego zadania ważne jest, aby formalnie śledzić punkty kontrolne i kamienie milowe, aby wiedzieć, że wszystko idzie zgodnie z planem.

„Wbudowanie punktów kontrolnych w plan projektu zapewni, że Twoje cele i oczekiwania zostaną spełnione oraz że na wszelkie pytania odpowiemy na czas i szybko” – mówi Kenny Trinh, założyciel NetBookNews, źródła wiadomości i recenzji dotyczących laptopów i tabletów.

Tworzone punkty kontrolne będą zależeć od Twojego unikalnego planu, ale powinny obejmować wszelkie ważne etapy łączenia istniejącego oprogramowania, przesyłania ważnych danych, rozpoczynania regularnych warsztatów szkoleniowych i ostatecznej daty uruchomienia.

Trinh, który był dyrektorem generalnym firmy zajmującej się technologiami edukacyjnymi przed wyjazdem, aby założyć NetBookNews, mówi, że powszechnym problemem jest uruchamianie nowego oprogramowania bez danych historycznych — ale dzięki punktom kontrolnym wszyscy interesariusze mogą wiedzieć, jak i dlaczego podjęto każdą decyzję w procesie wdrażania.

„Celem jest tutaj wyeliminowanie nieporozumień i upewnienie się, że wszystkie strony umowy są rozliczane z ich wyników”, mówi Trinh.

Gotowy do wdrożenia oprogramowania?

Planując dostosowania i ustalając regularne meldunki w celu zapewnienia spójnej komunikacji, znacznie bardziej prawdopodobne jest wdrożenie nowego, wydajnego systemu, dostosowanego specjalnie do Twoich potrzeb.

Inteligentni liderzy biznesu planują z wyprzedzeniem, więc być może zaczynasz w tym temacie. Jeśli tak, zapoznaj się z naszymi raportami na temat innych etapów zakupu oprogramowania:

• Może nadal robisz dema — oto jak wydobyć z nich jak najwięcej.
• Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że rozważysz te cztery aspekty, aby uniknąć godnej pożałowania inwestycji w oprogramowanie.

Metodologia badania trendów zakupowych oprogramowania dla małych firm w 2019 r.

Przedstawione wyniki opierają się na badaniu Gartnera, mającym na celu zrozumienie zachowań zakupowych oprogramowania właścicieli małych i średnich firm w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Podstawowe badanie zostało przeprowadzone online między wrześniem a październikiem 2019 r. wśród 488 respondentów w USA, Kanadzie, Niemczech, Francji i Hiszpanii.

Firmy przebadano pod kątem liczby pracowników i przychodów w roku podatkowym 2018, aby dotrzeć do małych i średnich firm. Musieli również zakupić co najmniej jeden system oprogramowania za 5000 USD lub więcej w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Respondenci musieli być przynajmniej kierownikami biur, wpływającymi na decyzje dotyczące zakupu oprogramowania w swoich organizacjach.

Badanie zostało opracowane wspólnie przez analityków Gartnera i główny zespół badawczy, który śledzi rynki cyfrowe.

Zastrzeżenie: Wyniki nie reprezentują „globalnych” ustaleń ani rynku jako całości, ale odzwierciedlają nastroje ankietowanych respondentów i firm.

UWAGA: Aplikacje wybrane w tym artykule są przykładami pokazującymi funkcję w kontekście i nie są przeznaczone jako rekomendacje ani rekomendacje. Zostały one uzyskane ze źródeł uznawanych w momencie publikacji za wiarygodne.