3 lucruri care trebuie făcute pentru a vă îmbunătăți implementarea software-ului

Punctele de control, personalizările și comunicarea constantă duc la succesul implementării.

Punerea în funcțiune a noului software este un pas critic, dar se poate destrama fără obiective specifice, repere importante și comunicare clară.

Fiecare software și fiecare companie va necesita un plan unic pentru a obține cele mai bune rezultate, dar am găsit trei lucruri care sunt comune în orice implementare de succes. Acestea nu sunt doar elemente dintr-o listă de bifat, ci teme de dus prin întregul proces de implementare.

Vom acoperi trei lucruri:

1. Comunicați în mod constant
2. Personalizați sau personalizați software-ul
3. Creați puncte de control

1. Comunicați constant

Probabil că cea mai importantă caracteristică a fiecărei implementări de succes este comunicarea clară pe tot parcursul procesului. Asigurați-vă că fiecare plan pe care îl creați este executat folosind comunicarea constantă.

Iată câteva sarcini de comunicare care trebuie finalizate înainte de a începe implementarea:

David Singletary, manager de proiect software la Wiss and Company, are o experiență vastă în implementare de peste 25 de ani și spune că comunicarea regulată este esențială. Aceasta ar trebui să includă, de asemenea, un canal disponibil pentru angajați pentru a aduce în discuție orice probleme pe care le întâmpină în timp ce lucrează cu noul software.

„Puteți avea puncte de contact zilnice sau săptămânale pentru a discuta despre cum funcționează sistemul, pentru a discuta despre cele mai bune practici și pentru a face ajustări ale sistemului sau operaționale, dacă este necesar”, spune el. „Oamenii s-ar putea să nu ridice mâna dacă se luptă; aceasta va oferi forumul pentru a face acest lucru.”

De asemenea, puteți stabili o diagramă RACI, astfel încât fiecare persoană implicată în procesul de implementare să știe exact pe cine să contacteze pentru a menține proiectul în mișcare. Persoanele sunt clasificate ca una sau mai multe dintre următoarele:

• R: Responsabili — Cei responsabili pentru munca pentru atingerea scopului.
• R: Responsabil — „proprietarul” sau cei care răspund în cele din urmă pentru finalizarea proiectului.
• C: Consultat — Cei care oferă contribuții sau opinii.
• I: Informat — Cei care sunt ținuți informați cu privire la progres.

Diagrama RACI va arăta similar cu acest exemplu:

Comunicarea clară și partajarea informațiilor este crucială înainte, în timpul și după implementare între liderii de afaceri, furnizorul și angajații dvs.

2. Personalizați sau personalizați software-ul

Software-ul tipic de astăzi este bazat pe cloud, livrat pe orice dispozitiv și capabil de personalizare profundă, astfel încât angajații dvs. să poată lucra în cel mai eficient mod pentru o creștere a productivității.

Colaborați cu furnizorul pentru a crea o listă cu ceea ce doriți să modificați și stabiliți un punct de control al implementării pentru ca furnizorul să examineze modificările de personalizare pe care le solicitați. De exemplu, utilizatorii de software de management de proiect doresc adesea să fie adăugate fluxuri de lucru specifice în sistem, iar echipele de vânzări le place să personalizeze câmpurile pentru a face intrarea datelor mai ușoară.

Industria dvs. și tipul de fluxuri de lucru de care aveți nevoie vor afecta ceea ce ar trebui să fie personalizat, dar lista poate include:

• 
  Adăugarea sau eliminarea câmpurilor
• 
  Stabilirea fluxurilor de lucru personalizate
• 
  Configurarea accesului la funcții în funcție de rol
• 
  Potrivirea interfeței cu utilizatorul cu culorile și logo-urile mărcii
• 
  Integrari cu cerinte specifice

Personalizarea se referă la modul în care utilizatorii individuali pot modifica navigarea, aspectul tabloului de bord sau funcționalitatea în propria lor vedere a software-ului. Solicitați reprezentantului furnizorului să demonstreze modul în care utilizatorii individuali pot personaliza sistemul înainte de data lansării.

Gestionarea personalizării și personalizării din timp asigură că utilizatorii pot obține cea mai mare valoare de la software de la început.

3. Creați puncte de control

Majoritatea furnizorilor au un șablon pentru procesul de implementare și puteți lucra cu ei pentru a vă asigura că răspunde nevoilor dumneavoastră. Dar pentru o sarcină atât de critică, este important să urmăriți în mod oficial punctele de control și reperele pentru a ști că totul decurge conform planului.

„Includerea punctelor de control în planul de proiect vă va asigura că obiectivele și așteptările dumneavoastră sunt îndeplinite și că orice întrebări primesc răspuns în timp util și receptiv”, spune Kenny Trinh, fondatorul NetBookNews, o resursă pentru știri și recenzii pentru laptopuri și tablete.

Punctele de control pe care le creați vor depinde de planul dvs. unic, dar ar trebui să includă orice etape majore pentru conectarea software-ului existent, transferul de date importante, începerea atelierelor de formare regulate și data finală de lansare.

Trinh, care a fost CEO al unei companii de tehnologie educațională înainte de a pleca pentru a fonda NetBookNews, spune că o problemă comună este un nou software care funcționează fără date istorice, dar cu puncte de control, toate părțile interesate pot ști cum și de ce fiecare decizie a fost luată în procesul de implementare.

„Obiectivul aici este de a elimina comunicarea greșită și de a vă asigura că toate părțile la acord sunt trase la răspundere pentru rezultatele lor”, spune Trinh.

Sunteți gata să vă finalizați implementarea software-ului?

Prin planificarea personalizărilor și stabilirea de verificări regulate pentru o comunicare consecventă, este mult mai probabil să implementați un nou sistem eficient, adaptat special nevoilor dvs.

Liderii de afaceri inteligenți plănuiesc din timp, așa că poate că aveți un avans în acest subiect. Dacă da, asigurați-vă că examinați rapoartele noastre despre alte etape de achiziție de software:

• Poate că încă faci demonstrații – iată cum poți profita la maximum de ele.
• Înainte de a semna un contract, asigurați-vă că luați în considerare aceste patru aspecte pentru a evita o investiție regretabilă în software.

Metodologia sondajului privind tendințele de cumpărare de software pentru întreprinderi mici în 2019

Rezultatele prezentate se bazează pe un studiu Gartner pentru a înțelege comportamentele de cumpărare de software ale proprietarilor de afaceri mici și mijlocii în ultimele 12 luni.

Cercetarea principală a fost efectuată online în perioada septembrie-octombrie 2019 la 488 de respondenți din SUA, Canada, Germania, Franța și Spania.

Companiile au fost verificate pentru numărul de angajați și veniturile din anul fiscal 2018 pentru a ajunge la întreprinderile mici și mijlocii. De asemenea, li sa cerut să fi achiziționat cel puțin un sistem software pentru 5.000 USD sau mai mult în ultimele 12 luni imediate.

Respondenților li se cerea să fie cel puțin manageri de birou, influențând deciziile de achiziție de software în organizațiile lor.

Studiul a fost dezvoltat în colaborare de analiștii Gartner și de echipa principală de cercetare care urmărește Piețele digitale.

Disclaimer: rezultatele nu reprezintă constatări „globale” sau piața în ansamblu, ci reflectă sentimentul respondenților și al companiilor chestionate.

NOTĂ: Aplicațiile selectate în acest articol sunt exemple pentru a afișa o caracteristică în context și nu sunt concepute ca aprobări sau recomandări. Acestea au fost obținute din surse considerate a fi de încredere la momentul publicării.