3 cosas que debe hacer para mejorar su implementación de software

Los puntos de control, las personalizaciones y la comunicación constante conducen al éxito de la implementación.

Poner en marcha un nuevo software es un paso crítico, pero puede desmoronarse sin objetivos específicos, hitos importantes y una comunicación clara.

Cada software y cada empresa requerirá un plan único para obtener los mejores resultados, pero hemos encontrado tres cosas que son comunes en cualquier implementación exitosa. Estos no son simplemente elementos en una lista para marcar, sino temas para llevar a cabo todo el proceso de implementación.

Cubriremos tres cosas:

1. comunicarse constantemente
2. Personaliza o personaliza el software
3. Crear puntos de control

1. Comunicarse constantemente

Podría decirse que la característica más importante de toda implementación exitosa es una comunicación clara durante todo el proceso. Asegúrese de que cada plan que cree se ejecute mediante una comunicación constante.

Aquí hay algunas tareas de comunicación para completar antes de iniciar una implementación:

David Singletary, gerente de proyectos de software en Wiss and Company, tiene una amplia experiencia en implementación durante más de 25 años y dice que la comunicación regular es clave. Esto también debe incluir tener un canal disponible para que los empleados mencionen cualquier problema que experimenten mientras trabajan con el nuevo software.

“Puede tener puntos de contacto diarios o semanales para discutir cómo está funcionando el sistema, discutir las mejores prácticas y hacer ajustes operativos o del sistema si es necesario”, dice. “Es posible que las personas no levanten la mano si están luchando; esto proporcionará el foro para hacerlo”.

También puede establecer un cuadro RACI para que cada persona involucrada en el proceso de implementación sepa exactamente a quién contactar para mantener el proyecto en movimiento. Las personas se clasifican en uno o más de los siguientes:

• R: Responsable —Los responsables del trabajo para lograr la meta.
• A: Responsable: el “propietario” o aquellos que en última instancia responden por la finalización del proyecto.
• C: Consultado —Aquellos que ofrecen aportes u opiniones.
• I: Informado —Aquellos a quienes se les mantiene informados de los avances.

Su gráfico RACI se verá similar a este ejemplo:

La comunicación clara y el intercambio de información son cruciales antes, durante y después de la implementación entre los líderes empresariales, el proveedor y sus empleados.

2. Personaliza o personaliza el software

El software típico de hoy está basado en la nube, se entrega en cualquier dispositivo y es capaz de una profunda personalización para que sus empleados puedan trabajar de la manera más eficiente para aumentar la productividad.

Trabaje con el proveedor para crear una lista de lo que le gustaría modificar y establezca un punto de control de implementación para que el proveedor revise los ajustes de personalización que solicita. Por ejemplo, los usuarios de software de gestión de proyectos a menudo desean que se agreguen flujos de trabajo específicos al sistema, y ​​a los equipos de ventas les gusta personalizar los campos para facilitar la entrada de datos.

Su industria y el tipo de flujos de trabajo que necesita afectarán lo que debe personalizarse, pero la lista puede incluir:

• 
  Agregar o eliminar campos
• 
  Establecimiento de flujos de trabajo personalizados
• 
  Configuración del acceso a funciones por rol
• 
  Interfaz de usuario a juego con los colores y logotipos de la marca
• 
  Integraciones con requisitos específicos

La personalización se refiere a cómo los usuarios individuales pueden modificar la navegación, el diseño del tablero o la funcionalidad en su propia vista del software. Haga que el representante del proveedor demuestre cómo los usuarios individuales pueden personalizar el sistema antes de la fecha de lanzamiento.

Administrar la personalización y la personalización con anticipación garantiza que los usuarios puedan obtener el máximo valor del software desde el principio.

3. Crea puntos de control

La mayoría de los proveedores tienen una plantilla para el proceso de implementación y puede trabajar con ellos para garantizar que satisfaga sus necesidades. Pero para una tarea tan crítica, es importante realizar un seguimiento formal de los puntos de control y los hitos para saber que todo va según lo planeado.

“Incorporar puntos de control en el plan del proyecto garantizará que se cumplan sus objetivos y expectativas y que cualquier pregunta se responda de manera oportuna y receptiva”, dice Kenny Trinh, fundador de NetBookNews, un recurso para noticias y reseñas de computadoras portátiles y tabletas.

Los puntos de control que cree dependerán de su plan único, pero deben incluir hitos importantes para conectar el software existente, transferir datos importantes, iniciar talleres de capacitación regulares y la fecha final de lanzamiento.

Trinh, quien fue CEO de una empresa de tecnología educativa antes de irse para fundar NetBookNews, dice que un problema común es un nuevo software que se pone en marcha sin datos históricos, pero con puntos de control, todas las partes interesadas pueden saber cómo y por qué se tomó cada decisión en el proceso de implementación.

“El objetivo aquí es eliminar la falta de comunicación y asegurarse de que todas las partes del acuerdo sean responsables de sus entregas”, dice Trinh.

¿Listo para concretar la implementación de su software?

Al planificar las personalizaciones y establecer controles regulares para una comunicación constante, es mucho más probable que implemente un nuevo sistema eficiente diseñado específicamente para sus necesidades.

Los líderes empresariales inteligentes planifican con anticipación, por lo que tal vez esté comenzando con este tema. Si es así, asegúrese de revisar nuestros informes sobre otros hitos de compra de software:

• Tal vez todavía estés haciendo demostraciones; así es como puedes aprovecharlas al máximo.
• Antes de firmar un contrato, asegúrese de considerar estos cuatro aspectos para evitar una inversión lamentable en software.

Metodología de la encuesta de tendencias de compra de software para pequeñas empresas de 2019

Los resultados presentados se basan en un estudio de Gartner para comprender los comportamientos de compra de software de los propietarios de pequeñas y medianas empresas en los últimos 12 meses.

La investigación principal se realizó en línea entre septiembre y octubre de 2019 entre 488 encuestados en EE. UU., Canadá, Alemania, Francia y España.

Se evaluó a las empresas por la cantidad de empleados y los ingresos en el año fiscal 2018 para llegar a las pequeñas y medianas empresas. También debían haber comprado al menos un sistema de software por $5,000 o más en los últimos 12 meses inmediatos.

Se requería que los encuestados fueran al menos gerentes de oficina, que influyeran en las decisiones de compra de software en sus organizaciones.

El estudio fue desarrollado en colaboración por los analistas de Gartner y el equipo de investigación principal que sigue a Digital Markets.

Descargo de responsabilidad: los resultados no representan hallazgos "globales" o el mercado en su conjunto, pero reflejan el sentimiento de los encuestados y las empresas encuestadas.

NOTA: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una función en contexto y no pretenden respaldar o recomendar. Se han obtenido de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.