5 Sifat yang Harus Diperhatikan Saat Menyewa Koordinator Acara Perusahaan

Apakah Anda sedang mencari untuk mengisi posisi koordinator acara terbuka, atau Anda sedang membangun tim acara perusahaan Anda untuk pertama kalinya, dibutuhkan individu yang cukup untuk membuatnya di industri acara. Ada orang yang harus dikelola, perangkat lunak manajemen acara untuk dijalankan, tamu untuk diundang, tempat untuk dipilih, dan vendor untuk dikoordinasikan.

Itulah mengapa perusahaan Anda perlu tahu persis orang seperti apa yang akan berkembang dalam posisi seperti itu. Tanpa kandidat yang tepat dengan keterampilan dan sifat yang diperlukan, persiapan acara akan tertinggal, peluang akan hilang, dan uang akan terbuang percuma.

Saya telah menyusun daftar lima sifat yang harus dicari saat merekrut koordinator acara perusahaan baru, serta pertanyaan yang harus Anda ajukan untuk menemukan kandidat yang tepat.

5 ciri koordinator acara perusahaan yang sukses

Beberapa dari sifat ini berlaku untuk posisi manajerial di pasar mana pun, sementara yang lain disesuaikan secara khusus untuk kepemimpinan berbasis acara. Jika Anda dapat menemukan ciri-ciri ini pada pelamar yang memenuhi syarat, Anda akan menemukan pasangan yang cocok untuk perusahaan Anda.

1. Keterampilan kepemimpinan

Setiap posisi dengan kata "koordinator" dalam jabatannya membutuhkan keterampilan kepemimpinan, tetapi saya berpendapat bahwa itu bahkan lebih benar untuk koordinator acara.

Anda hanya mendapatkan satu kesempatan pada kesan pertama, dan koordinator acara ditugaskan untuk memimpin seluruh tim untuk membuat kesan ini untuk setiap klien korporat baru.

Memimpin tim menuju tujuan yang fleksibel dan tentatif adalah satu hal, tetapi memimpin tim adalah hal lain ketika tenggat waktu tidak fleksibel seperti harapan tamu Anda. Itu adalah banyak tekanan, dan dibutuhkan keterampilan kepemimpinan yang serius untuk memimpin sebuah acara agar sukses.

Saat merekrut koordinator acara, berikut adalah kualitas kepemimpinan yang harus Anda cari dalam diri kandidat Anda:

• Komunikator yang efektif: Pemimpin terbaik tahu kapan harus berbicara dan kapan harus mendengarkan, mereka tepat dengan kata-kata mereka, dan mereka dapat menangkap isyarat nonverbal. Mengelola tim acara akan membutuhkan masukan tidak hanya dari koordinator, tetapi juga dari tim itu sendiri, dan seorang pemimpin yang efektif akan meluangkan waktu untuk mendengarkan kekhawatiran tim mereka.
• Delegator: Tidak ada koordinator acara yang dapat melakukan semuanya sendiri, yang merupakan tujuan memiliki tim acara. Koordinator dan pemimpin acara yang efektif akan memiliki kapasitas dan kemauan untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada setiap anggota tim sesuai dengan kemampuannya.
• Pemikir positif: Pemimpin mengatur nada untuk anggota tim lainnya. Dan dalam industri acara, dengan semua variabel perencanaan dan pelaksanaan acara yang berubah, pandangan positif diperlukan untuk mengarahkan tugas-tugas ini. Koordinator acara Anda harus menunjukkan pandangan positif mereka dalam menghadapi berbagai tantangan untuk menjaga moral tim yang sehat.
• Bertanggung jawab: Yang paling penting, setiap koordinator acara harus menunjukkan tanggung jawab tidak hanya ketika segala sesuatunya berjalan dengan baik tetapi bahkan ketika mereka salah besar. Memastikan setiap anggota tim berada di tempat yang mereka inginkan dan setiap vendor siap untuk mengeksekusi pada hari acara memerlukan banyak tanggung jawab di pihak koordinator.

Koordinator acara Anda harus dapat menunjukkan kualitas kepemimpinan ini dalam pengalaman mereka sebelumnya di industri acara.

2. Pengetahuan teknologi

Industri acara terus berubah dan meningkat seiring waktu, terutama dengan pengenalan teknologi baru.

Koordinator acara yang paling efektif tetap mengikuti perkembangan tren baru ini dan mencari cara untuk merangkul perubahan ini dalam pekerjaan mereka sendiri, apakah itu perangkat lunak manajemen acara baru, alat pelacakan peserta, atau cara untuk membuat acara mereka lebih pribadi dan pengalaman .

3. Keterampilan organisasi

Tidak ada "Saya" dalam tim, tetapi ada "Saya" dalam organisasi, yang harus diketahui oleh setiap koordinator acara yang baik.

Koordinator acara akan bertanggung jawab atas kegiatan tim acara, vendor dan apa yang akan mereka sediakan, menegosiasikan dan menyelesaikan kontrak, mengawasi pelaksanaan acara, dan melaporkan kembali kepada Anda, supervisor mereka, tentang kemajuan acara.

Untuk melakukan semua ini, kandidat Anda akan membutuhkan keterampilan organisasi yang sangat baik.

4. Kreativitas

Koordinator acara melakukan lebih dari sekadar mengelola tim dan menyusun acara. Perencanaan dan koordinasi acara adalah tantangan konstan untuk menemukan cara baru untuk menyelesaikan tugas-tugas lama, seperti mengelola check-in peserta, mengoordinasikan tema, dan mengumpulkan umpan balik tamu.

Koordinator acara terbaik menemukan cara baru yang kreatif untuk mengatasi masalah ini dengan ide-ide luar biasa dan teknologi baru.

Orang-orang ini harus terampil dalam menciptakan pemandangan dan suara yang estetis di acara-acara, yang berarti mereka membutuhkan pengalaman dengan koordinasi warna, penulisan kreatif untuk pemasaran, dan dekorasi interior, hanya untuk beberapa keterampilan.

5. Keterampilan manajemen waktu

Terakhir, koordinator acara harus menangani semua tanggung jawab ini secara tepat waktu untuk memenuhi tenggat waktu acara. Jika tidak, tim acara Anda akan selamanya melewatkan tenggat waktu ini, membuat vendor dan klien sangat kecewa dengan jadwal yang tidak terpenuhi dan acara yang tertunda (atau tidak lengkap).

Anda perlu memastikan bahwa pelamar Anda dapat menangani tekanan dalam mengelola dan melaksanakan acara Anda tanpa ketinggalan.

Apa lagi yang dibutuhkan tim acara perusahaan Anda?

Apakah ada sifat lain yang menurut Anda harus dimiliki oleh koordinator acara yang kami lewatkan di bagian ini? Jika demikian, pastikan untuk meninggalkan komentar di bawah!