5 Merkmale, auf die Sie bei der Einstellung eines Koordinators für Firmenveranstaltungen achten sollten

Ganz gleich, ob Sie eine offene Stelle als Veranstaltungskoordinator besetzen möchten oder zum ersten Mal Ihr Team für Unternehmensveranstaltungen aufbauen, es braucht eine Menge Individualität, um in der Veranstaltungsbranche erfolgreich zu sein. Es gibt Leute zu verwalten, Event-Management-Software zu betreiben, Gäste einzuladen, Veranstaltungsorte auszuwählen und Anbieter zu koordinieren.

Aus diesem Grund muss Ihr Unternehmen genau wissen, welche Art von Person in einer solchen Position erfolgreich sein wird. Ohne den richtigen Kandidaten mit den erforderlichen Fähigkeiten und Eigenschaften wird die Veranstaltungsvorbereitung ins Hintertreffen geraten, Gelegenheiten werden verpasst und Geld wird verschwendet.

Ich habe eine Liste mit fünf Merkmalen zusammengestellt, auf die Sie bei der Einstellung eines neuen Koordinators für Firmenveranstaltungen achten sollten, sowie die Fragen, die Sie stellen sollten, um den richtigen Kandidaten zu finden.

5 Merkmale eines erfolgreichen Koordinators für Firmenevents

Einige dieser Eigenschaften sind auf Führungspositionen in jedem Markt anwendbar, während andere speziell auf ereignisbasierte Führung zugeschnitten sind. Wenn Sie diese Eigenschaften bei einem qualifizierten Bewerber finden, haben Sie den perfekten Match für Ihr Unternehmen gefunden.

1. Führungsqualitäten

Jede Position mit dem Wort „Koordinator“ in der Berufsbezeichnung erfordert Führungsqualitäten, aber ich würde behaupten, dass dies noch mehr für Veranstaltungskoordinatoren gilt.

Sie haben nur eine Chance auf einen ersten Eindruck, und ein Veranstaltungskoordinator hat die Aufgabe, ganze Teams zu führen, um diesen Eindruck für jeden neuen Firmenkunden zu hinterlassen.

Es ist eine Sache, ein Team zu einem flexiblen und vorläufigen Ziel zu führen, aber es ist eine andere Sache, ein Team zu führen, wenn die Fristen so unflexibel sind wie die Erwartungen Ihrer Gäste. Das ist eine Menge Druck, und es braucht ernsthafte Führungsqualitäten, um eine Veranstaltung zum Erfolg zu führen.

Wenn Sie einen Veranstaltungskoordinator einstellen, sollten Sie bei Ihren Kandidaten auf folgende Führungsqualitäten achten:

• Effektiver Kommunikator: Die besten Führungskräfte wissen, wann sie sprechen und wann sie zuhören müssen, sie sprechen präzise und können nonverbale Signale aufnehmen. Die Leitung eines Veranstaltungsteams erfordert nicht nur den Input des Koordinators, sondern auch des Teams selbst, und ein effektiver Leiter nimmt sich Zeit, um sich die Anliegen seines Teams anzuhören.
• Delegator: Kein Event-Koordinator kann alles alleine machen, was der Zweck eines Event-Teams ist. Ein effektiver Veranstaltungskoordinator und -leiter verfügt über die Fähigkeit und Bereitschaft, Verantwortlichkeiten an jedes Teammitglied entsprechend seinen Fähigkeiten zu delegieren.
• Positiver Denker: Führungskräfte geben den Ton für den Rest des Teams an. Und in der Veranstaltungsbranche mit all den sich ändernden Variablen der Planung und Durchführung einer Veranstaltung ist eine positive Einstellung erforderlich, um diese Aufgaben zu bewältigen. Ihr Veranstaltungskoordinator muss angesichts zahlreicher Herausforderungen seine positive Einstellung unter Beweis stellen, um eine gesunde Teammoral aufrechtzuerhalten.
• Verantwortlich: Am wichtigsten ist, dass jeder Veranstaltungskoordinator Verantwortung zeigen muss, nicht nur wenn die Dinge richtig laufen, sondern auch wenn sie schrecklich schief gehen. Sicherzustellen, dass jedes Teammitglied dort ist, wo es sein muss, und dass jeder Anbieter am Tag der Veranstaltung einsatzbereit ist, erfordert viel Verantwortung seitens des Koordinators.

Ihr Veranstaltungskoordinator sollte diese Führungsqualitäten durch seine bisherigen Erfahrungen in der Veranstaltungsbranche nachweisen können.

2. Technologie-Know-how

Die Veranstaltungsbranche verändert sich ständig und rüstet mit der Zeit auf, insbesondere durch die Einführung neuer Technologien.

Die effektivsten Veranstaltungskoordinatoren bleiben über diese neuen Trends auf dem Laufenden und suchen nach Möglichkeiten, diese Veränderungen in ihrer eigenen Arbeit zu berücksichtigen, sei es eine neue Veranstaltungsverwaltungssoftware, Tools zur Teilnehmerverfolgung oder Möglichkeiten, ihre Veranstaltung persönlicher und erlebnisreicher zu gestalten .

3. Organisationstalent

Es gibt kein „Ich“ im Team, aber es gibt ein „Ich“ in der Organisation, was jeder gute Eventkoordinator wissen sollte.

Ein Veranstaltungskoordinator ist für die Aktivitäten des Veranstaltungsteams, die Anbieter und deren Bereitstellung verantwortlich, verhandelt und schließt Verträge ab, überwacht die Durchführung der Veranstaltung und berichtet Ihnen, ihrem Vorgesetzten, über den Fortschritt der Veranstaltung.

Um all dies zu tun, benötigt Ihr Kandidat hervorragende organisatorische Fähigkeiten.

4. Kreativität

Veranstaltungskoordinatoren tun mehr als nur ein Team zu leiten und Veranstaltungen zusammenzustellen. Die Planung und Koordination von Veranstaltungen ist die ständige Herausforderung, neue Wege zu finden, um alte Aufgaben zu erledigen, wie z. B. die Verwaltung des Check-ins der Teilnehmer, die Koordinierung von Themen und das Sammeln von Gästefeedback.

Die besten Veranstaltungskoordinatoren finden kreative neue Wege, um diese Probleme mit unkonventionellen Ideen und neuen Technologien anzugehen.

Diese Personen müssen in der Lage sein, bei Veranstaltungen ästhetisch ansprechende Bilder und Geräusche zu schaffen, was bedeutet, dass sie Erfahrung mit Farbkoordination, kreativem Schreiben für Marketing und Innendekoration benötigen, um nur einige Fähigkeiten zu nennen.

5. Zeitmanagementfähigkeiten

Schließlich muss ein Veranstaltungskoordinator all diese Verantwortlichkeiten rechtzeitig jonglieren, um die Veranstaltungsfristen einzuhalten. Andernfalls wird Ihr Veranstaltungsteam diese Fristen für immer verpassen, was Anbieter und Kunden über nicht eingehaltene Zeitpläne und verzögerte (oder unvollständige) Veranstaltungen sehr verärgert zurücklässt.

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Bewerber den Stress der Verwaltung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen bewältigen kann, ohne ins Hintertreffen zu geraten.

Was braucht Ihr Corporate-Events-Team sonst noch?

Gibt es noch andere Eigenschaften, die Ihrer Meinung nach ein Veranstaltungskoordinator haben sollte, die wir in diesem Artikel vermisst haben? Wenn ja, hinterlassen Sie unten einen Kommentar!