O que é o Seis Sigma no Gerenciamento de Projetos?

Como a metodologia e o software Six Sigma podem transformar sua estratégia de gerenciamento de projetos?

Seus projetos já tiveram defeitos iniciais que os tiraram dos trilhos? Como gerente de projetos, você sabe quanto tempo e dinheiro sua empresa perde com esses problemas inesperados?

As técnicas Seis Sigma ajudam a eliminar possíveis problemas, simplificando o processo de gerenciamento de projetos e tornando cada projeto mais eficiente a cada iteração.

Este artigo o guiará pelo processo de implementação da metodologia Seis Sigma e também recomendaremos um software para cada fase do Seis Sigma para ajudá-lo a simplificar sua implementação.

O que é a metodologia Seis Sigma?

Seis Sigma é usado para melhorar os processos, reduzindo a frequência de erros. Foi originalmente desenvolvido para eliminar defeitos de fabricação e usa ferramentas e dados estatísticos para otimizar continuamente a execução do projeto. O Six Sigma é implementado usando uma estrutura passo a passo para coletar dados e identificar defeitos em um projeto.

Quais são os benefícios do uso do Seis Sigma no gerenciamento de projetos?

Melhorar os processos com Seis Sigma reduz todos os tipos de desperdício. No gerenciamento de projetos, é usado para iterar e melhorar a execução do projeto.

Aqui estão alguns de seus benefícios de gerenciamento de projetos:

• Menos erros

• Menos tempo perdido

• Custos de projeto reduzidos

• Processos simplificados

A Motorola desenvolveu o Seis Sigma na década de 1980 e, em 2006, as técnicas do Seis Sigma economizaram US$ 17 bilhões ^{[ 1 ]} . No entanto, esse processo não é apenas para grandes corporações. Os princípios do Seis Sigma podem ser usados ​​para reduzir custos em projetos de qualquer tamanho. As pequenas empresas também podem se beneficiar da melhoria de processos.

As 5 fases do Seis Sigma

Existem 5 fases de implementação da metodologia Seis Sigma. Eles estão resumidos em um acrônimo: DMAIC . DMAIC significa:

• Definir

• A medida

• Analisar

• Melhorar

• Ao controle

À medida que detalhamos as fases do Seis Sigma abaixo, também discutiremos o software que o ajuda a implementar cada etapa. Além disso, é importante observar que ter membros treinados em Seis Sigma em sua equipe facilitará a implementação desses processos.

Definir: Defina as metas e a direção para implementar o Seis Sigma em seus projetos

Ao usar o Seis Sigma para gerenciamento de projetos, defina suas metas. O que você está tentando realizar com o projeto específico em que está trabalhando? Seus resultados da implementação do Seis Sigma dependem de seus objetivos. O que você quer medir? Esclareça os resultados que deseja alcançar e as métricas que acompanhará.

Medir: Acompanhe seus critérios para a conclusão do projeto

Você executará o projeto e acompanhará suas principais métricas nesta etapa. Meça seu progresso em relação ao resultado desejado e colete dados à medida que o projeto se desenvolve. Mais tarde, você usará esses dados para desenvolver melhorias no processo.

Analisar: Estude os dados coletados e aprenda com os resultados

Após o projeto, reveja os dados que você coletou. Que história ela conta?

Use essas informações para desenvolver soluções para quaisquer problemas que ocorram. Os dados detalhados muitas vezes esclarecem as áreas de melhoria.

Melhorar: Use as lições aprendidas para desenvolver novas técnicas de gerenciamento de projetos

Agora que você analisou os dados, é hora de encontrar soluções. Olhe para as áreas onde as coisas poderiam ter corrido melhor. Além disso, preste atenção aos processos que funcionaram bem. Crie novas ideias de processo para melhorar sua estratégia de gerenciamento de projetos. Salve esses planos para poder revisá-los antes de projetos futuros.

Controle: Implementar os novos processos do projeto e criar sistemas para aplicá-los

Esta etapa une todas as fases do Seis Sigma. Pegue as melhorias da última etapa e implemente-as. Ajuste como você executa cada projeto com suas novas ideias em mente. Implemente controles para garantir que as mudanças no processo sejam aplicadas.

Anotar seus processos de gerenciamento de projetos garante que eles sejam repetíveis e consistentes.

Depois de definir seus processos, ajustá-los para refletir as mudanças é simples.

Implemente o Seis Sigma em sua estratégia de gerenciamento de projetos

Agora que você aprendeu como funcionam os processos Seis Sigma, é hora de agir. Faça um brainstorm sobre como implementar a metodologia Seis Sigma com sua equipe. Eles serão um elemento crucial da sua estratégia de gerenciamento de projetos. Para finalizar, compartilharemos uma categoria de software que pode ajudar na implementação do Seis Sigma.

Como implementar o Seis Sigma hoje

Vamos revisar como o uso do Seis Sigma pode reduzir defeitos em seus projetos. Aplicá-lo consistentemente melhorará sua estratégia de gerenciamento de projetos a cada iteração. Com o tempo, você cortará custos em todos os projetos.

Veja como você pode implementar cada etapa para melhorar seus processos de gerenciamento de projetos:

1. Definir : Para cada processo, determine o resultado final que deseja alcançar. Qual é o seu objetivo para a implementação do Seis Sigma?

2. Medir : Para atingir seu objetivo, você deve conhecer seu ponto de partida. Colete dados sobre seu processo e rastreie erros na execução do projeto.

3. Analisar : agora que você tem os dados, é hora de interpretá-los. Observe os dados em busca de pontos repetidos de falha e determine onde o processo pode ser mais eficiente.

4. Melhorar : Use sua análise para ter ideias para melhorar o processo. Sua equipe também pode fornecer seus insights para melhoria do projeto.

5. Controle : Por fim, implemente suas ideias da etapa anterior. Adicione-os ao seu processo de gerenciamento de projetos.

6. Em seguida, repita a estrutura Seis Sigma com as melhorias de processo incluídas. Continue implementando o Seis Sigma até ficar satisfeito com a eficiência e a taxa de erro de seus projetos.