O grande negócio sobre higiene de dados: o que é e 6 etapas para alcançá-lo

Os dados impulsionam uma estratégia de marketing eficaz. Nenhuma palavra mais verdadeira foi dita. Na verdade, a McKinsey informou que mais de 50% das empresas de alto desempenho usam dados para impulsionar sua receita.

No entanto, dados brutos por si só não são suficientes – dados limpos são o que se traduz em sucesso. É aqui que entram as práticas regulares e contínuas de higiene de dados .

Os profissionais de marketing usam diferentes pontos de contato de dados para criar personas de clientes, segmentar diferentes segmentos de público e analisar tendências e insights do consumidor. Tudo aponta para o uso de dados.

Mas enquanto os profissionais de marketing entendem a necessidade de dados, a importância de dados limpos ainda não é tão conhecida. Este guia aborda os fundamentos da higiene de dados e como as empresas podem alcançá-la.

O que é higiene de dados e por que é importante?

Higiene de dados refere-se a todos os processos envolvidos para garantir que os dados estejam limpos.

Dados limpos são dados sem erros, consistentes e precisos. Dados sujos, por outro lado, são dados com informações duplicadas, detalhes incompletos e até mesmo dados desatualizados. Esses erros podem realmente entrar em seu sistema a qualquer momento, seja no ponto de entrada ou na atualização manual.

Os dados de negócios vêm de muitas fontes, portanto, é inevitável que ocorram alguns erros.

Algumas dessas fontes incluem:

• pesquisas
  São consultas ou formulários que os respondentes podem responder em alguns minutos. Normalmente, as pesquisas são colocadas em sites ou compartilhadas nas redes sociais.

• Transações
  Esse tipo de dados contém detalhes sobre os clientes, como sua localização exata, os produtos que compraram e seu nível de engajamento. Os dados transacionais são coletados quando os compradores online criam suas contas ou fazem sua primeira compra em uma loja online.

• Bancos de dados
  Existem muitos fornecedores principais disponíveis para empresas e todos eles usam bancos de dados para acessar informações de contato. Aqui estão algumas das melhores fontes e bancos de dados de leads.
  
• Campanhas de marketing
  É uma prática comum oferecer algo de valor a potenciais clientes em troca de informações de contato. Isso pode ser feito por meio de uma assinatura de boletim informativo, um programa de fidelidade, uma avaliação gratuita ou até mesmo um guia.

Benefícios da higiene de dados

Ao limpar os dados, as empresas não precisam lidar com as consequências de problemas causados ​​por dados sujos. Idealmente, as equipes de vendas e marketing podem usar dados para selecionar contas e setores a serem segmentados. Mas se os dados estiverem “sujos”, as equipes de vendas e marketing não poderão executar estratégias com o melhor de suas habilidades.

Outros benefícios da higiene de dados incluem:

1. Maior eficiência e produtividade
   Você sabia que dados sujos fizeram com que algumas empresas perdessem até 12% na receita? Também pode levar os esforços de marketing na direção errada por causa das informações erradas. Com dados limpos, você tem uma direção mais precisa sem desperdiçar finanças e outros recursos.

2. Tomada de decisão informada
   Dados limpos significam análises limpas. Análise limpa significa uma tomada de decisão melhor e mais informada quando se trata de previsões e outras métricas de vendas e marketing.
   
3. Melhor experiência do cliente
   Informações atualizadas sobre leads ou clientes ajudam a garantir que você possa entregar a mensagem certa para as pessoas certas. Isso resultará em uma experiência geral melhor e mais personalizada para o cliente.

4. Segmentação e segmentação de clientes mais precisas
   Ter dados limpos garantirá que seus esforços de segmentação de clientes não sejam desperdiçados. Informações corretas sobre determinados contatos permitirão que você direcione efetivamente leads qualificados.
   
5. Análise precisa
   Se seus dados estiverem sujos, suas análises e insights provavelmente estarão errados. Dados limpos garantem os resultados quantitativos corretos para que você possa obter os insights qualitativos corretos.

6 melhores práticas para higiene de dados

Na verdade, não se trata mais apenas de ter acesso a dados e informações — trata-se de ter os dados certos. Aqui estão seis práticas de higiene de dados que sua empresa deve implementar.

#001: Padronize os dados no ponto de entrada

Os dados podem entrar no seu sistema através de vários meios e canais mencionados acima.

Agora, a entrada de dados defeituosa é geralmente uma das primeiras causas de dados sujos. Como? Digamos que você tenha um formulário em seu site que permite que os usuários baixem um estudo de caso. Aí você tem outro formulário para quem quiser agendar uma ligação diretamente. Ambos os formulários têm campos para números de telefone.

Um formulário usa um campo de texto e o outro usa uma lista suspensa para o código de área e um campo de texto para o restante do número. Isso significa que os números de telefone em seu sistema estão aparecendo de forma diferente. E se um usuário preencher o campo de texto e deixar de fora o código de área? Isso já torna os dados inutilizáveis.

Além disso, se um formulário exigir o número de telefone e o outro não, há uma grande chance de que algumas das entradas de dados tenham detalhes de contato incompletos.

Conclusão importante: cada ponto de dados deve entrar em seu sistema de maneira padrão, independentemente do canal de origem.

Aqui está o que você pode fazer:

• Examine todos os campos de dados que você possui e todos os pontos de entrada.
• Verifique os formatos de e-mails, abreviaturas, endereços e números de contato.
  • Padronize todos os formatos em todos os pontos de entrada.
• Crie um procedimento operacional padrão (SOP) ou um guia passo a passo.
• Estenda o SOP para toda a equipe.

Agora, só porque os dados estão limpos quando entram, isso não significa que os dados estarão limpos para sempre. Com o tempo, alguns dos detalhes de contato podem precisar ser alterados ou editados se os leads transferirem empresas ou alterarem suas informações pessoais.

#002: Remova dados inúteis

Mais nem sempre é melhor, especialmente quando se trata de dados.

Se você não implementar regularmente práticas de higiene de dados, acabará com muitos dados inutilizáveis. Na verdade, as organizações acreditam que 25% de seus dados são imprecisos.

Dados inúteis podem ser qualquer um dos seguintes:

• Leads ou contatos que estão na sua lista negra precisam ser removidos
• Contatos inativos ou desengajados nos últimos meses
• Endereços de e-mail que não existem mais devido à demissão do contato da empresa anterior
• Registros duplicados

Manter dados inúteis em seu CRM pode causar mais danos do que causar.

Por exemplo, enviar campanhas de e-mail para endereços que não existem mais fará com que sua taxa de rejeição aumente. Enviar um lembrete para um contato duplicado também pode destruir o esforço de personalização quando você acaba enviando um e-mail duas vezes.

#003: Aproveite seu CRM e atualize-o regularmente

Você sabia que 71% dos representantes de vendas compartilharam que perdem muito tempo na entrada de dados? Este é o tempo que poderia ser usado para divulgação ou pitching.

É por isso que as empresas em expansão geralmente investem em software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) – para gerenciar melhor o pipeline e os clientes existentes.

No entanto, um CRM é tão poderoso quanto a limpeza dos dados.

Os dados de negócios mudam regularmente, por isso é vital limpar periodicamente seu CRM como parte de suas práticas de higiene de dados. Siga estas etapas como parte da higiene do seu CRM:

1. Atribua uma pessoa responsável por garantir que o CRM esteja limpo.
2. Estabeleça um cronograma fixo e regular para limpeza de dados no CRM.
3. Utilize as integrações e automação que seu CRM pode ter. Por exemplo, algumas ferramentas de CRM permitem segmentar automaticamente endereços de e-mail inválidos.

#004: Valide a precisão dos dados

Tanto quanto possível, incorpore ferramentas que possam validar os dados no ponto de entrada. No entanto, como mencionado anteriormente, os dados de negócios mudam regularmente. O que isto significa? Isso significa que você precisará empregar auditoria e atualização regulares – e, portanto, validar.

Faça um teste em um pequeno segmento de dados e fique atento a quaisquer alertas sobre erros como:

• Duplicatas
• Dados ausentes
• Valores de dados corrompidos

Última dica para esta prática recomendada: defina um cronograma regular para que a validação de dados seja feita após a verificação do CRM.

#005: Pratique a conformidade com os regulamentos de privacidade de dados

Tanto o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) quanto a Lei de Controle de Pornografia e Marketing Não Solicitados (CAN-SPAM) visam proteger os usuários online de receber e-mails não solicitados.

Esses padrões exigem que as empresas analisem suas práticas de gerenciamento de dados. O objetivo final é garantir que os usuários online tenham mais controle sobre seus dados pessoais.

O que fazer para garantir que seus dados estejam em conformidade:

• Audite e avalie todos os seus sistemas e processos de entrada de dados.
• Pare de coletar pequenos dados irrelevantes. Quanto mais você fizer isso, maior a chance de coletar dados sujos. Concentre-se em coletar apenas os dados que podem ajudar nas vendas e no marketing.
• Revise os campos de dados usados ​​na geração de leads. Mova os detalhes mais sensíveis para os estágios posteriores do processo de vendas.
• Destrua ou arquive quaisquer dados quando não forem mais necessários para a finalidade para a qual foram coletados.
• Guarde os dados implementando medidas de segurança adicionais em seu CRM e em outros bancos de dados que você acessa regularmente.
• Certifique-se sempre de que sua política de privacidade esteja acessível aos usuários online

O que fazer em caso de reclamação de privacidade

• Cubra suas bases. Conduza uma investigação interna completa e detalhada e certifique-se de que todo o processo esteja documentado.
• Todas as reclamações de privacidade devem ser tratadas com consistência e nível de padrão.
• Corrija os problemas o mais rápido possível.
• Documente todo esse processo.

#006: Recrute uma equipe de dados para fazer o trabalho

Saber como implementar as melhores práticas de higiene de dados é uma coisa. Realmente implementá-los regularmente e consistentemente é outra.

Você conhece a capacidade de sua equipe e se eles podem lidar com o trabalho que envolve a limpeza de dados. Contratar uma equipe de especialistas em dados pode ser uma boa alternativa. Afinal, eles podem realizar todas as tarefas mencionadas acima de auditoria, remoção de dados sujos e validação.

O processo é complicado e requer tempo suficiente nas mãos das pessoas. Embora sua equipe possa definitivamente assumir o processo de limpeza de dados, você terá que reavaliar se é o melhor uso de seu tempo.

Afinal, os especialistas em dados são mais experientes e serão mais eficientes, enquanto sua equipe de vendas e marketing pode dedicar mais tempo ao crescimento.

Como funciona a limpeza de dados?

Este é um resumo rápido de como uma limpeza de dados geralmente funciona.

Normalmente começa com uma extensa auditoria a ser feita por um membro de sua equipe ou por um serviço profissional de gerenciamento de dados. Segue-se a parte trabalhosa (preenchimento de dados ausentes, remoção de duplicatas, exclusão de contatos na lista negra, etc.).

Embora possa ser árduo, a limpeza de dados é realmente muito importante. Não há outra maneira de alcançar um bom nível de higiene de dados sem implementar essas práticas recomendadas.

Conclusão: a higiene de dados não é uma coisa única

Além de ser trabalhoso, alcançar a higiene de dados não é algo que ocorre uma única vez. Se seus dados estão limpos hoje, podem muito bem estar sujos novamente amanhã.

No entanto, um banco de dados atualizado e relevante é essencial para iniciativas de vendas e marketing bem-sucedidas. Quanto mais precisos forem seus dados, maior será a qualidade de seus leads e maior será a probabilidade de eles converterem.

Mas, novamente, se você estiver com pouco tempo e mão de obra, a terceirização é sua melhor aposta.

Uma equipe terceirizada pode atuar como uma extensão do seu negócio. Por exemplo, o TaskDrive pode realmente entrar em seu CRM, atualizar todas as informações, remover o que precisa ser e também fornecer detalhes de contato adicionais e atualizados. Tudo isso permitirá que suas equipes de vendas e marketing se concentrem mais na construção de relacionamentos e na preparação mental para as próximas conversas.

Sinta-se à vontade para agendar uma ligação conosco ou deixar uma nota – vamos falar sobre como você pode descarregar a geração de leads e a limpeza de dados para que você possa se concentrar em outras coisas impactantes, como iniciativas de vendas.