Die große Sache über Datenhygiene: Was ist das und 6 Schritte, um sie zu erreichen

Veröffentlicht: 2018-10-16

Daten treiben eine effektive Marketingstrategie voran. Es wurden keine wahreren Worte gesprochen. Tatsächlich berichtete McKinsey, dass mehr als 50 % der leistungsstärksten Unternehmen Daten nutzen, um ihren Umsatz zu steigern.

Rohdaten allein reichen jedoch nicht aus – saubere Daten führen zum Erfolg. Hier kommen regelmäßige und kontinuierliche Datenhygienepraktiken ins Spiel.

Vermarkter verwenden verschiedene Datenkontaktpunkte, um Kundenpersönlichkeiten zu erstellen, unterschiedliche Zielgruppensegmente anzusprechen und Verbrauchertrends und -einblicke zu analysieren. Alles deutet auf die Nutzung von Daten hin.

Aber während Marketer die Notwendigkeit von Daten verstehen, ist die Bedeutung sauberer Daten noch nicht so bekannt. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Grundlagen der Datenhygiene und wie Unternehmen diese erreichen können.

Was ist Datenhygiene und warum ist sie wichtig?

Datenhygiene bezieht sich auf alle Prozesse, die dafür sorgen, dass Daten sauber sind.

Saubere Daten sind fehlerfreie, konsistente und genaue Daten. Schmutzige Daten hingegen sind Daten mit doppelten Informationen, unvollständigen Details und sogar veralteten Daten. Diese Fehler können tatsächlich an jedem Punkt in Ihr System eindringen – sei es am Einstiegspunkt oder bei der manuellen Aktualisierung.

Geschäftsdaten stammen aus vielen Quellen, daher ist es unvermeidlich, dass einige Fehler auftreten.

Einige dieser Quellen sind:

  • Umfragen
    Dies sind Abfragen oder Formulare, die die Befragten in wenigen Minuten beantworten können. Normalerweise werden Umfragen auf Websites platziert oder über soziale Medien geteilt.
  • Transaktionen
    Diese Art von Daten enthält Details über Kunden wie ihren genauen Standort, die von ihnen gekauften Produkte und ihr Engagement-Level. Transaktionsdaten werden gesammelt, wenn Online-Käufer ihre Konten erstellen oder ihren ersten Einkauf in einem Online-Shop tätigen.
  • Datenbanken
     Es gibt viele Lead-Anbieter für Unternehmen, und alle verwenden Datenbanken, um auf Kontaktinformationen zuzugreifen. Hier sind einige der besten Lead-Quellen und Datenbanken.
  • Marketing-Kampagnen
     Es ist üblich, potenziellen Leads im Austausch für Kontaktinformationen etwas Wertvolles anzubieten. Dies kann über ein Newsletter-Abonnement, ein Treueprogramm, eine kostenlose Testversion oder sogar einen Reiseführer erfolgen.

Vorteile der Datenhygiene

Durch die Bereinigung von Daten müssen sich Unternehmen nicht mit den Folgen von Problemen befassen, die durch schmutzige Daten verursacht werden. Im Idealfall können Vertriebs- und Marketingteams Daten verwenden, um Kunden und Branchen auszuwählen, auf die sie abzielen möchten. Aber wenn die Daten „schmutzig“ sind, können die Vertriebs- und Marketingteams die Strategien nicht nach besten Kräften umsetzen.

Weitere Vorteile der Datenhygiene sind:

  1. Erhöhte Effizienz und Produktivität
    Wussten Sie, dass schmutzige Daten dazu führten, dass einige Unternehmen bis zu 12 % Umsatz verloren? Es kann auch aufgrund falscher Informationen Marketingbemühungen in die falsche Richtung lenken. Mit sauberen Daten erhalten Sie eine genauere Richtung, ohne Finanzen und andere Ressourcen zu verschwenden.
  1. Informierte Entscheidungsfindung
    Saubere Daten bedeuten saubere Analysen. Saubere Analysen bedeuten eine bessere und fundiertere Entscheidungsfindung, wenn es um Prognosen und andere Vertriebs- und Marketingkennzahlen geht.
  2. Besseres Kundenerlebnis
    Aktualisierte Informationen über Leads oder Kunden tragen dazu bei, dass Sie die richtige Botschaft an die richtigen Personen übermitteln können. Dies führt zu einem insgesamt besseren und personalisierteren Kundenerlebnis.
  1. Präziseres Targeting und Kundensegmentierung
    Saubere Daten stellen sicher, dass Ihre Kundensegmentierungsbemühungen nicht umsonst sind. Korrekte Informationen zu bestimmten Kontakten ermöglichen es Ihnen, qualifizierte Leads effektiv anzusprechen.
  2. Genaue Analysen
    Wenn Ihre Daten schmutzig sind, werden Ihre Analysen und Erkenntnisse höchstwahrscheinlich falsch sein. Saubere Daten garantieren Ihnen die richtigen quantitativen Ergebnisse, sodass Sie die richtigen qualitativen Erkenntnisse gewinnen können.

6 Best Practices für die Datenhygiene

Es geht wirklich nicht mehr nur darum, Zugang zu Daten und Informationen zu haben – es geht darum, die richtigen Daten zu haben. Hier sind sechs Datenhygienepraktiken, die Ihr Unternehmen einführen muss.

#001: Standardisierte Daten am Eingangspunkt

Daten können über verschiedene oben erwähnte Mittel und Kanäle in Ihr System gelangen.

Nun ist eine fehlerhafte Dateneingabe normalerweise eine der ersten Ursachen für schmutzige Daten. Wie? Angenommen, Sie haben auf Ihrer Website ein Formular, mit dem Benutzer eine Fallstudie herunterladen können. Dann haben Sie ein weiteres Formular für diejenigen, die direkt einen Anruf vereinbaren möchten. Beide Formulare haben Felder für Telefonnummern.

Ein Formular verwendet ein Textfeld, das andere ein Dropdown-Menü für die Vorwahl und ein Textfeld für den Rest der Nummer. Das bedeutet, dass Telefonnummern in Ihrem System anders angezeigt werden. Was ist, wenn ein Benutzer das Textfeld ausfüllt und die Vorwahl weglässt? Das macht die Daten bereits unbrauchbar.

Wenn außerdem ein Formular die Telefonnummer erfordert und das andere nicht, besteht eine große Chance, dass einige der Dateneingaben unvollständige Kontaktdaten enthalten.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Jeder Datenpunkt sollte standardmäßig in Ihr System gelangen, unabhängig davon, aus welchem ​​Kanal er stammt.


Folgendes können Sie tun:

  • Untersuchen Sie alle Datenfelder, die Sie haben, und alle Einstiegspunkte.
  • Überprüfen Sie die Formate für E-Mails, Abkürzungen, Adressen und Telefonnummern.
    • Standardisieren Sie alle Formate über alle Einstiegspunkte hinweg.
  • Erstellen Sie eine Standardarbeitsanweisung (SOP) oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
  • Rollout der SOP an das gesamte Team.

Nun, nur weil Daten sauber sind, wenn sie eingehen, bedeutet das nicht, dass die Daten für immer sauber sein werden. Im Laufe der Zeit müssen möglicherweise einige der Kontaktdaten geändert oder bearbeitet werden, wenn die Leads Unternehmen wechseln oder ihre persönlichen Daten ändern.

#002: Nutzlose Daten entfernen

Mehr ist nicht immer besser, besonders wenn es um Daten geht.

Wenn Sie nicht regelmäßig Datenhygienepraktiken implementieren, werden Sie am Ende viele unbrauchbare Daten haben. Tatsächlich glauben Unternehmen, dass 25 % ihrer Daten ungenau sind.

Unbrauchbare Daten können folgende sein:

  • Leads oder Kontakte, die auf Ihrer Blacklist stehen, müssen entfernt werden
  • Inaktive Kontakte oder in den letzten Monaten nicht engagiert
  • E-Mail-Adressen, die nicht mehr existieren, weil der Kontakt aus seinem früheren Unternehmen ausgetreten ist
  • Doppelte Datensätze

Das Aufbewahren nutzloser Daten in Ihrem CRM kann mehr Schaden anrichten als angerichtet.

Wenn Sie beispielsweise E-Mail-Kampagnen an Adressen senden, die nicht mehr existieren, erhöht sich Ihre Absprungrate. Das Senden einer Erinnerung an einen doppelten Kontakt kann auch den Personalisierungsaufwand zunichte machen, wenn Sie am Ende eine E-Mail zweimal senden.

#003: Nutzen Sie Ihr CRM und aktualisieren Sie es regelmäßig

Wussten Sie, dass 71 % der Vertriebsmitarbeiter der Meinung sind, dass sie zu viel Zeit mit der Dateneingabe verschwenden? Diese Zeit könnte für Öffentlichkeitsarbeit oder Pitching genutzt werden.

Aus diesem Grund investieren skalierbare Unternehmen in der Regel in CRM-Software (Customer Relationship Management), um sowohl die Pipeline als auch bestehende Kunden besser zu verwalten.

Ein CRM ist jedoch nur so leistungsfähig wie die Sauberkeit der Daten.

Geschäftsdaten ändern sich regelmäßig, daher ist es wichtig, Ihr CRM im Rahmen Ihrer Datenhygienepraktiken regelmäßig zu bereinigen. Befolgen Sie diese Schritte im Rahmen Ihrer CRM-Hygiene:

  1. Weisen Sie eine zentrale Person zu, die dafür verantwortlich ist, dass das CRM sauber ist.
  2. Legen Sie einen festen und regelmäßigen Zeitplan für die Datenbereinigung im CRM fest.
  3. Nutzen Sie die Integrationen und Automatisierungen, über die Ihr CRM verfügen könnte. Mit einigen CRM-Tools können Sie beispielsweise ungültige E-Mail-Adressen automatisch segmentieren.

#004: Überprüfen Sie die Genauigkeit der Daten

Integrieren Sie so weit wie möglich Tools, die die Daten am Eingangspunkt validieren können. Wie bereits erwähnt, ändern sich Geschäftsdaten jedoch regelmäßig. Was bedeutet das? Dies bedeutet, dass Sie regelmäßige Audits und Aktualisierungen durchführen müssen – und daher validieren.


Führen Sie einen Testlauf mit einem kleinen Datensegment durch und achten Sie auf Warnungen zu Fehlern wie:

  • Duplikate
  • Fehlende Daten
  • Beschädigte Datenwerte

Letzter Tipp für diese Best Practice: Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Datenvalidierung fest, die nach Ihrem CRM-Check durchgeführt werden soll.

#005: Üben Sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen

Sowohl die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als auch das Gesetz zur Kontrolle des Angriffs auf nicht angeforderte Pornografie und Marketing (CAN-SPAM) zielen darauf ab, Online-Benutzer vor dem Erhalt unerwünschter E-Mails zu schützen.

Diese Standards verlangen von Unternehmen, dass sie ihre Datenverwaltungspraktiken überprüfen. Das Endziel besteht darin, sicherzustellen, dass Online-Benutzer mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten haben.


So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten konform sind:

  • Prüfen und bewerten Sie alle Ihre Dateneingabesysteme und -prozesse.
  • Hören Sie auf, irrelevante kleine Datenstücke zu sammeln. Je öfter Sie dies tun, desto größer ist die Chance, schmutzige Daten zu sammeln. Konzentrieren Sie sich darauf, nur die Daten zu sammeln, die für Vertrieb und Marketing hilfreich sind.
  • Überprüfen Sie die bei der Lead-Generierung verwendeten Datenfelder. Verschieben Sie die sensibleren Details in die späteren Phasen des Verkaufsprozesses.
  • Vernichten oder archivieren Sie alle Daten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden.
  • Schützen Sie die Daten, indem Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen in Ihr CRM und andere Datenbanken einführen, auf die Sie regelmäßig zugreifen.
  • Stellen Sie immer sicher, dass Ihre Datenschutzrichtlinie für Online-Benutzer zugänglich ist

Was tun im Falle einer Datenschutzbeschwerde?

  • Decken Sie Ihre Basen ab. Führen Sie eine gründliche und detaillierte interne Untersuchung durch und stellen Sie sicher, dass der gesamte Prozess dokumentiert wird.
  • Alle Datenschutzbeschwerden sollten konsequent und auf einem einheitlichen Niveau angegangen werden.
  • Beheben Sie die Probleme so schnell wie möglich.
  • Dokumentieren Sie diesen gesamten Prozess.

#006: Beauftragen Sie ein Datenteam mit der Arbeit

Zu wissen, wie man Best Practices für die Datenhygiene umsetzt, ist eine Sache. Sie tatsächlich regelmäßig und konsequent umzusetzen, ist eine andere.

Sie kennen die Kapazität Ihres Teams und wissen, ob es die Arbeit bewältigen kann, die mit der Datenbereinigung verbunden ist. Die Einstellung eines Teams von Datenspezialisten kann eine gute Alternative sein. Schließlich können sie alle oben genannten Aufgaben von der Prüfung über das Entfernen schmutziger Daten bis hin zur Validierung ausführen.

Der Prozess ist kompliziert und erfordert genügend Zeit in den Händen der Menschen. Während Ihr Team den Datenbereinigungsprozess definitiv übernehmen kann, müssen Sie neu bewerten, ob dies die beste Nutzung seiner Zeit ist.

Schließlich sind Datenspezialisten erfahrener und effizienter – während Ihr Vertriebs- und Marketingteam mehr Zeit für Wachstum aufwenden kann.

Wie funktioniert die Datenbereinigung?

Dies ist ein kurzer Überblick darüber, wie eine Datenbereinigung normalerweise funktioniert.

Es beginnt normalerweise mit einem umfassenden Audit, das entweder von einem Mitglied Ihres Teams oder von einem professionellen Datenverwaltungsdienst durchgeführt wird. Es folgt der arbeitsintensive Teil (Fehlende Daten ergänzen, Duplikate entfernen, Kontakte auf der Blacklist löschen etc.).

Obwohl es mühsam sein kann, ist die Datenbereinigung wirklich sehr wichtig. Es gibt keine andere Möglichkeit, ein gutes Datenhygieneniveau zu erreichen, ohne diese Best Practices umzusetzen.

Fazit: Datenhygiene ist keine einmalige Sache

Abgesehen davon, dass es arbeitsintensiv ist, ist das Erreichen von Datenhygiene keine einmalige Sache. Wenn Ihre Daten heute sauber sind, können sie morgen schon wieder schmutzig sein.

Eine aktualisierte und relevante Datenbank ist jedoch für erfolgreiche Vertriebs- und Marketinginitiativen unerlässlich. Je genauer Ihre Daten sind, desto höher ist die Qualität Ihrer Leads und desto wahrscheinlicher ist, dass sie konvertieren.

Aber noch einmal, wenn Sie wenig Zeit und Arbeitskräfte haben, ist Outsourcing die beste Wahl.

Ein ausgelagertes Team kann als Erweiterung Ihres Unternehmens fungieren. Beispielsweise kann TaskDrive tatsächlich in Ihr CRM gehen, alle Informationen aktualisieren, entfernen, was erforderlich ist, und auch zusätzliche und frische Kontaktdaten liefern. All dies wird es Ihren Vertriebs- und Marketingteams ermöglichen, sich mehr auf den Aufbau von Beziehungen zu konzentrieren und sich mental auf bevorstehende Gespräche vorzubereiten.

Sie können gerne einen Anruf mit uns vereinbaren oder eine Nachricht hinterlassen – lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie die Lead-Generierung und Datenbereinigung auslagern können, damit Sie sich auf andere wirkungsvolle Dinge wie Vertriebsinitiativen konzentrieren können.