Le grand problème de l'hygiène des données : qu'est-ce que c'est et 6 étapes pour y parvenir

Publié: 2018-10-16

Les données sont le moteur d'une stratégie marketing efficace. Aucun mot plus vrai n'a été prononcé. En fait, McKinsey a indiqué que plus de 50 % des entreprises les plus performantes utilisent les données pour générer leurs revenus.

Cependant, les données brutes ne suffisent pas à elles seules - des données propres sont ce qui se traduit par le succès. C'est là qu'interviennent les pratiques régulières et continues d'hygiène des données .

Les spécialistes du marketing utilisent différents points de contact de données pour créer des personnalités de clients, cibler différents segments d'audience et analyser les tendances et les informations des consommateurs. Tout renvoie à l'utilisation des données.

Mais alors que les spécialistes du marketing comprennent le besoin de données, l'importance des données propres n'est pas encore bien connue. Ce guide présente les bases de l'hygiène des données et explique comment les entreprises peuvent y parvenir.

Qu'est-ce que l'hygiène des données et pourquoi est-ce important ?

L'hygiène des données fait référence à tous les processus impliqués pour s'assurer que les données sont propres.

Des données propres sont des données sans erreur, cohérentes et précises. Les données sales, en revanche, sont des données contenant des informations en double, des détails incomplets et même des données obsolètes. Ces erreurs peuvent en fait entrer dans votre système à tout moment, que ce soit au point d'entrée ou lors de la mise à jour manuelle.

Les données d'entreprise proviennent de nombreuses sources, il est donc inévitable qu'il y ait des erreurs.

Certaines de ces sources comprennent :

Enquêtes
Ce sont des requêtes ou des formulaires auxquels les répondants peuvent répondre en quelques minutes. Habituellement, les sondages sont placés sur des sites Web ou partagés via les médias sociaux.

Transactions
Ce type de données contient des détails sur les clients, tels que leur emplacement exact, les produits qu'ils ont achetés et leur niveau d'engagement. Les données transactionnelles sont collectées lorsque les acheteurs en ligne créent leur compte ou effectuent leur premier achat dans une boutique en ligne.

Bases de données
Il existe de nombreux fournisseurs de prospects disponibles pour les entreprises, et ils utilisent tous des bases de données pour accéder aux informations de contact. Voici quelques-unes des meilleures sources et bases de données de prospects.
Campagnes marketing
Il est courant d'offrir quelque chose de valeur aux prospects potentiels en échange d'informations de contact. Cela peut se faire via un abonnement à une newsletter, un programme de fidélité, un essai gratuit ou même un guide.

Avantages de l'hygiène des données

En nettoyant les données, les entreprises n'ont pas à faire face aux conséquences des problèmes causés par les données sales. Idéalement, les équipes de vente et de marketing peuvent utiliser les données pour sélectionner les comptes et les secteurs à cibler. Mais si les données sont « sales », les équipes de vente et de marketing ne seront pas en mesure d'exécuter des stratégies au mieux de leurs capacités.

Les autres avantages de l'hygiène des données incluent :

Efficacité et productivité accrues
Saviez-vous que les données sales ont fait perdre jusqu'à 12 % de revenus à certaines entreprises ? Cela peut également conduire les efforts de marketing dans la mauvaise direction en raison d'informations erronées. Avec des données propres, vous obtenez une direction plus précise sans gaspiller vos finances et autres ressources.

Prise de décision éclairée
Des données propres signifient des analyses propres. Des analyses propres signifient une prise de décision meilleure et plus éclairée en ce qui concerne les prévisions et autres mesures de vente et de marketing.
Meilleure expérience client
Des informations mises à jour sur les prospects ou les clients permettent de s'assurer que vous êtes en mesure de transmettre le bon message aux bonnes personnes. Cela se traduira par une expérience client globale meilleure et plus personnalisée.

Ciblage et segmentation client plus précis
Avoir des données propres garantira que vos efforts de segmentation de la clientèle ne seront pas vains. Des informations correctes sur certains contacts vous permettront de cibler efficacement des leads qualifiés.
Analyses précises
Si vos données sont sales, vos analyses et vos informations seront très probablement erronées. Des données propres vous garantissent les bons résultats quantitatifs afin que vous puissiez tirer les bonnes informations qualitatives.

6 bonnes pratiques pour l'hygiène des données

Il ne s'agit plus seulement d'avoir accès aux données et aux informations, il s'agit d'avoir les bonnes données. Voici six pratiques d'hygiène des données que votre entreprise doit mettre en place.

#001 : Normaliser les données au point d'entrée

Les données peuvent entrer dans votre système par divers moyens et canaux mentionnés ci-dessus.

Maintenant, une saisie de données erronée est généralement l'une des premières causes de données sales. Comment? Supposons que vous ayez un formulaire sur votre site Web qui permet aux utilisateurs de télécharger une étude de cas. Ensuite, vous avez un autre formulaire pour ceux qui souhaitent programmer un appel directement. Les deux formulaires ont des champs pour les numéros de téléphone.

Un formulaire utilise un champ de texte, et l'autre utilise une liste déroulante pour l'indicatif régional et un champ de texte pour le reste du numéro. Cela signifie que les numéros de téléphone de votre système s'affichent différemment. Que se passe-t-il si un utilisateur remplit le champ de texte et omet l'indicatif régional ? Cela rend déjà les données inutilisables.

De plus, si un formulaire nécessite le numéro de téléphone et pas l'autre, il y a de fortes chances que certaines entrées de données aient des coordonnées incomplètes.

Point clé : chaque point de données doit entrer dans votre système de manière standard, quel que soit le canal d'où il provient.

Voici ce que vous pouvez faire :

Examinez tous les champs de données dont vous disposez et tous les points d'entrée.
Vérifiez les formats des e-mails, des abréviations, des adresses et des numéros de contact.
- Standardisez tous les formats sur tous les points d'entrée.
Créer une procédure d'exploitation standard (SOP) ou un guide étape par étape.
Déployez le SOP à toute l'équipe.

Maintenant, ce n'est pas parce que les données sont propres lorsqu'elles entrent qu'elles le seront pour toujours. Au fil du temps, certaines des coordonnées peuvent devoir être modifiées ou modifiées si les prospects transfèrent des sociétés ou modifient leurs informations personnelles.

#002 : Supprimer les données inutiles

Plus n'est pas toujours mieux, surtout lorsqu'il s'agit de données.

Si vous ne mettez pas régulièrement en œuvre des pratiques d'hygiène des données, vous finirez par vous retrouver avec beaucoup de données inutilisables. En fait, les organisations estiment que 25 % de leurs données sont inexactes.

Les données inutiles peuvent être l'une des suivantes :

Les prospects ou contacts figurant sur votre liste noire doivent être supprimés
Contacts inactifs ou désengagés au cours des derniers mois
Adresses e-mail qui n'existent plus en raison de la démission du contact de son ancienne entreprise
Enregistrements en double

Conserver des données inutiles dans votre CRM peut entraîner plus de dégâts qu'il n'en est fait.

Par exemple, envoyer des campagnes par e-mail à des adresses qui n'existent plus entraînera une augmentation de votre taux de rebond. L'envoi d'un rappel à un contact en double peut également détruire l'effort de personnalisation lorsque vous finissez par envoyer un e-mail deux fois.

#003 : Tirez parti de votre CRM et mettez-le régulièrement à jour

Saviez-vous que 71 % des commerciaux ont déclaré qu'ils perdaient trop de temps à saisir des données ? C'est du temps qui pourrait être utilisé pour la sensibilisation ou le pitching.

C'est pourquoi les entreprises de mise à l'échelle investissent généralement dans un logiciel de gestion de la relation client (CRM), afin de mieux gérer à la fois le pipeline et les clients existants.

Cependant, un CRM est seulement aussi puissant que la propreté des données.

Les données d'entreprise changent régulièrement, il est donc essentiel de nettoyer périodiquement votre CRM dans le cadre de vos pratiques d'hygiène des données. Suivez ces étapes dans le cadre de votre hygiène CRM :

Affectez une personne-ressource qui sera chargée de s'assurer que le CRM est propre.
Établissez un calendrier fixe et régulier pour le nettoyage des données dans le CRM.
Utilisez les intégrations et l'automatisation de votre CRM. Par exemple, certains outils CRM vous permettent de segmenter automatiquement les adresses e-mail invalides.

#004 : Valider l'exactitude des données

Dans la mesure du possible, intégrez des outils qui peuvent valider les données au point d'entrée. Cependant, comme mentionné précédemment, les données d'entreprise changent régulièrement. Qu'est-ce que ça veut dire? Cela signifie que vous devrez effectuer des audits et des mises à jour réguliers, et donc des validations.

Effectuez un essai sur un petit segment de données et surveillez les alertes d'erreurs telles que :

Doublons
Données manquantes
Valeurs de données corrompues

Dernier conseil pour cette bonne pratique : établissez un calendrier régulier pour la validation des données à effectuer après votre vérification CRM.

#005 : Respectez les réglementations en matière de confidentialité des données

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi sur le contrôle des attaques contre la pornographie et le marketing non sollicités (CAN-SPAM) visent à protéger les utilisateurs en ligne contre la réception d'e-mails non sollicités.

Ces normes obligent les entreprises à se pencher sur leurs pratiques de gestion des données. L'objectif final est de s'assurer que les utilisateurs en ligne ont plus de contrôle sur leurs données personnelles.

Que faire pour s'assurer que vos données sont conformes :

Auditez et évaluez tous vos systèmes et processus de saisie de données.
Arrêtez de collecter de petites données non pertinentes. Plus vous faites cela, plus vous avez de chances de collecter des données sales. Concentrez-vous sur la collecte uniquement des données qui peuvent aider les ventes et le marketing.
Passez en revue les champs de données utilisés dans la génération de leads. Déplacez les détails les plus sensibles vers les étapes ultérieures du processus de vente.
Détruisez ou archivez toutes les données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Protégez les données en instaurant des mesures de sécurité supplémentaires sur votre CRM et les autres bases de données auxquelles vous accédez régulièrement.
Assurez-vous toujours que votre politique de confidentialité est accessible aux utilisateurs en ligne

Que faire en cas de plainte relative à la confidentialité

Couvrez vos bases. Menez une enquête interne approfondie et détaillée et assurez-vous que l'ensemble du processus est documenté.
Toutes les plaintes relatives à la vie privée doivent être traitées avec cohérence et niveau de norme.
Corrigez les problèmes dès que possible.
Documentez tout ce processus.

#006 : Engagez une équipe de données pour faire le travail

Savoir mettre en place les bonnes pratiques d'hygiène des données est une chose. En fait, les mettre en œuvre régulièrement et de manière cohérente en est une autre.

Vous connaissez la capacité de votre équipe et si elle peut gérer le travail de nettoyage des données. Embaucher une équipe de spécialistes des données peut être une bonne alternative. Après tout, ils peuvent effectuer toutes les tâches mentionnées ci-dessus, depuis l'audit, la suppression des données sales et la validation.

Le processus est compliqué et nécessite suffisamment de temps entre les mains des gens. Bien que votre équipe puisse certainement prendre en charge le processus de nettoyage des données, vous devrez réévaluer s'il s'agit de la meilleure utilisation de son temps.

Après tout, les spécialistes des données sont plus expérimentés et seront plus efficaces, tandis que votre équipe de vente et de marketing peut consacrer plus de temps à la croissance.

Comment fonctionne le nettoyage des données ?

Il s'agit d'un aperçu rapide du fonctionnement habituel d'un nettoyage de données.

Cela commence généralement par un audit approfondi à effectuer soit par un membre de votre équipe, soit par un service professionnel de gestion des données. La partie laborieuse suit (remplir les données manquantes, supprimer les doublons, supprimer les contacts de la liste noire, etc.).

Bien que cela puisse être ardu, le nettoyage des données est vraiment très important. Il n'y a pas d'autre moyen d'atteindre un bon niveau d'hygiène des données sans mettre en œuvre ces meilleures pratiques.

Conclusion : l'hygiène des données n'est pas une chose ponctuelle

En plus d'être laborieuse, la réalisation de l'hygiène des données n'est pas une chose ponctuelle. Si vos données sont propres aujourd'hui, elles peuvent très bien redevenir sales demain.

Cependant, une base de données actualisée et pertinente est essentielle au succès des initiatives de vente et de marketing. Plus vos données sont précises, plus la qualité de vos prospects est élevée et plus ils sont susceptibles de se convertir.

Mais encore une fois, si vous manquez de temps et de main-d'œuvre, l'externalisation est votre meilleur pari.

Une équipe externalisée peut agir comme une extension de votre entreprise. Par exemple, TaskDrive peut réellement accéder à votre CRM, mettre à jour toutes les informations, supprimer ce qui doit l'être et également fournir des coordonnées supplémentaires et fraîches. Tout cela permettra à vos équipes de vente et de marketing de se concentrer davantage sur l'établissement de relations et de se préparer mentalement aux conversations à venir.

N'hésitez pas à planifier un appel avec nous ou à laisser une note. Parlons de la façon dont vous pouvez décharger la génération de prospects et le nettoyage des données afin que vous puissiez vous concentrer sur d'autres choses importantes comme les initiatives de vente.