データ衛生に関する重要事項: データ衛生とは何か、それを達成するための 6 つのステップ

公開: 2018-10-16

データは効果的なマーケティング戦略を推進します。これ以上真実の言葉は語られていません。実際、McKinsey は、トップパフォーマンスの企業の 50% 以上がデータを使用して収益を上げていると報告しています。

ただし、生データだけでは不十分です。クリーンなデータこそが成功につながります。ここで、定期的かつ継続的なデータの衛生管理の出番です。

マーケティング担当者は、さまざまなデータタッチポイントを使用して、顧客のペルソナを作成し、さまざまなオーディエンスセグメントをターゲットにし、消費者の傾向と洞察を分析します。すべてがデータの使用に遡ります。

しかし、マーケティング担当者はデータの必要性を理解していますが、クリーンなデータの重要性はまだあまり知られていません。このガイドでは、データ衛生の基本と、企業がそれを達成する方法について説明します。

データ衛生とは何ですか? なぜ重要なのですか?

データ衛生とは、データがクリーンであることを確認するために必要なすべてのプロセスを指します。

クリーンなデータとは、エラーがなく、一貫性があり、正確なデータです。一方、ダーティデータとは、重複した情報、不完全な詳細、さらには古いデータを含むデータです。これらのエラーは、侵入時または手動更新時など、実際にはシステムに侵入する可能性があります。

ビジネスデータはさまざまなソースから取得されるため、何らかのエラーが発生することは避けられません。

これらのソースには次のものがあります。

調査
これらは、回答者が数分で回答できるクエリまたはフォームです。通常、調査は Web サイトに掲載されるか、ソーシャルメディアを介して共有されます。

取引
このタイプのデータには、正確な場所、購入した製品、エンゲージメントレベルなど、顧客に関する詳細が含まれます。トランザクションデータは、オンラインショッパーがアカウントを作成するとき、またはオンラインストアから最初の購入を行うときに収集されます。

データベース
ビジネスで利用できる多くのリードプロバイダーがあり、それらはすべてデータベースを使用して連絡先情報にアクセスしています。以下は、最高のリードソースとデータベースの一部です。
マーケティングキャンペーン
連絡先情報と引き換えに、見込み客に何か価値のあるものを提供することはよくあることです。これは、ニュースレターの購読、ロイヤルティプログラム、無料トライアル、さらにはガイドブックを通じて行うことができます。

データ衛生の利点

データをクリーニングすることにより、企業はダーティデータによってもたらされる問題の結果に対処する必要がなくなります。理想的には、セールスチームとマーケティングチームがデータを使用して、ターゲットとするアカウントと業界を選択できます。しかし、データが「汚れている」場合、販売およびマーケティングチームは、能力を最大限に発揮して戦略を実行することができなくなります。

データ衛生のその他の利点は次のとおりです。

効率と生産性の向上
ダーティデータが原因で、一部の企業が収益を最大 12% 失っていることをご存知ですか? また、間違った情報が原因で、マーケティング活動が間違った方向に進む可能性もあります。クリーンなデータがあれば、財政やその他のリソースを無駄にすることなく、より正確な方向性を得ることができます。

情報に基づいた意思決定
クリーンなデータとは、クリーンな分析を意味します。クリーンな分析とは、予測やその他の販売およびマーケティングの指標に関して、より適切で情報に基づいた意思決定を行うことを意味します。
より良い顧客体験
見込み客や顧客に関する最新情報は、適切なメッセージを適切な人に確実に届けるのに役立ちます。これにより、全体的により優れた、よりパーソナライズされた顧客体験が得られます。

より正確なターゲティングと顧客セグメンテーション
クリーンなデータがあれば、顧客セグメンテーションの取り組みが無駄になることはありません。特定の連絡先に関する正確な情報により、有望な見込み客を効果的にターゲットにすることができます。
正確な分析
データが汚れていると、分析と洞察が間違っている可能性が高くなります。クリーンなデータは適切な定量的結果を保証するため、適切な定性的な洞察を導き出すことができます。

データ衛生のための 6 つのベストプラクティス

もはやデータや情報にアクセスするだけではなく、適切なデータを手に入れることです。ここでは、ビジネスで設定する必要がある 6 つのデータ衛生プラクティスを紹介します。

#001: エントリーポイントでデータを標準化する

データは、上記のさまざまな手段やチャネルを通じてシステムに入る可能性があります。

現在、通常、誤ったデータ入力は、ダーティデータの最初の原因の 1 つです。どのように？ Web サイトに、ユーザーがケーススタディをダウンロードできるフォームがあるとします。次に、電話を直接スケジュールしたい人のための別のフォームがあります. どちらのフォームにも電話番号のフィールドがあります。

1 つのフォームはテキストフィールドを使用し、もう 1 つのフォームは市外局番のドロップダウンと残りの番号のテキストフィールドを使用します。これは、システム内の電話番号が異なって表示されることを意味します。ユーザーがテキストフィールドに入力し、市外局番を省略した場合はどうなりますか? それはすでにデータを使用できなくしています。

さらに、あるフォームでは電話番号が必要で、別のフォームでは必要ない場合、データエントリの一部に連絡先の詳細が不完全である可能性が高くなります。

重要なポイント: 各データポイントは、それらが由来するチャネルに関係なく、標準的な方法でシステムに入力する必要があります。

できることは次のとおりです。

持っているすべてのデータフィールドとすべてのエントリポイントを調べます。
電子メール、略語、住所、および連絡先番号の形式を確認してください。
- すべてのエントリポイントですべての形式を標準化します。
標準操作手順 (SOP) またはステップバイステップガイドを作成します。
SOP をチーム全体に展開します。

データが入力された時点でクリーンであるからといって、データが永遠にクリーンであるとは限りません。時間が経つにつれて、見込み客が会社を異動したり、個人情報を変更したりした場合、連絡先の詳細の一部を変更または編集することが必要になる場合があります。

#002: 無駄なデータを削除

特にデータに関しては、多ければ多いほど良いとは限りません。

データの衛生管理を定期的に実施しないと、最終的には使用できないデータが大量に発生することになります。実際、組織はデータの 25% が不正確であると考えています。

役に立たないデータは、次のいずれかです。

ブラックリストにある見込み客または連絡先は削除する必要があります
過去数か月間、非アクティブな連絡先または関与していない連絡先
連絡先が前の会社を退職したために存在しなくなった電子メールアドレス
重複レコード

役に立たないデータを CRM に保持すると、実際よりも多くの損害が発生する可能性があります。

たとえば、もう存在しないアドレスにメールキャンペーンを送信すると、直帰率が高くなります。重複する連絡先にリマインダーを送信すると、メールを 2 回送信することになり、個人化の取り組みが台無しになる可能性もあります。

#003: CRM を活用し、定期的に更新する

営業担当者の 71% が、データ入力に時間がかかりすぎると回答していることをご存知ですか? これは、アウトリーチやピッチングに使用できる時間です。

これが、スケーリングビジネスが通常、顧客関係管理 (CRM) ソフトウェアに投資して、パイプラインと既存の顧客の両方をより適切に管理する理由です。

ただし、CRM は、データがどれだけクリーンであるかによってのみ強力になります。

ビジネスデータは定期的に変更されるため、データの衛生管理の一環として CRM を定期的にスクラブすることが重要です。 CRM の衛生管理の一環として、次の手順に従います。

CRM がクリーンであることを確認する担当者を割り当てます。
CRM のデータクリーニングの定期的な固定スケジュールを確立します。
CRM にある統合と自動化を利用します。たとえば、一部の CRM ツールでは、無効な電子メールアドレスを自動的にセグメント化できます。

#004: データの正確性を検証する

エントリの時点でデータを検証できるツールを可能な限り組み込んでください。ただし、前述のように、ビジネスデータは定期的に変更されます。これは何を意味するのでしょうか？これは、定期的な監査と更新、つまり検証を行う必要があることを意味します。

小さなデータセグメントで試行を実行し、次のようなエラーに関するアラートに注意してください。

重複
欠損データ
破損したデータ値

このベストプラクティスの最後のヒント: CRM チェック後にデータ検証を定期的に行うようにスケジュールを設定します。

#005: データプライバシー規制の遵守を実践する

一般データ保護規則 (GDPR) と、未承諾のポルノおよびマーケティングの攻撃の管理 (CAN-SPAM) 法の両方が、未承諾の電子メールの受信からオンラインユーザーを保護することを目的としています。

これらの標準では、企業はデータ管理の実践を検討する必要があります。最終的な目標は、オンラインユーザーが自分の個人データをより細かく管理できるようにすることです。

データが準拠していることを確認するために行うこと:

すべてのデータ入力システムとプロセスを監査および評価します。
無関係な小さなデータの収集を停止します。これを行うほど、ダーティデータを収集する可能性が高くなります。販売とマーケティングに役立つデータのみを収集することに集中してください。
リードジェネレーションで使用されるデータフィールドを確認します。より機密性の高い詳細は、販売プロセスの後の段階に移動します。
データが収集された目的で不要になった場合は、データを破棄またはアーカイブします。
定期的にアクセスする CRM やその他のデータベースに追加のセキュリティ対策を導入して、データをゲートキープします。
オンラインユーザーがプライバシーポリシーにアクセスできることを常に確認してください

プライバシーに関する苦情があった場合の対処方法

ベースをカバーします。徹底的かつ詳細な内部調査を実施し、プロセス全体が文書化されていることを確認してください。
すべてのプライバシーに関する苦情は、一貫性と標準レベルで取り組む必要があります。
できるだけ早く問題を修正してください。
このプロセス全体を文書化します。

#006: データチームに作業を依頼する

データ衛生のベストプラクティスを実装する方法を知ることは重要です。実際にそれらを定期的かつ一貫して実装することは別です。

チームのキャパシティと、チームがデータクリーニングに入る作業を処理できるかどうかを知っています。データスペシャリストのチームを雇うことは、良い代替案かもしれません。結局のところ、監査、ダーティデータの削除、検証など、上記のすべてのタスクを実行できます。

プロセスは複雑であり、人々の手に十分な時間が必要です。チームは間違いなくデータクレンジングプロセスを引き受けることができますが、それがチームの時間を最大限に活用できるかどうかを再評価する必要があります。

結局のところ、データスペシャリストはより経験が豊富で、より効率的になります。一方、販売およびマーケティングチームは成長により多くの時間を費やすことができます。

データクリーニングはどのように機能しますか?

これは、データクリーニングが通常どのように機能するかを簡単に説明したものです。

これは通常、チームのメンバーまたは専門のデータ管理サービスによって行われる広範な監査から始まります。労働集約的な部分が続きます (不足しているデータの入力、重複の削除、ブラックリストに登録された連絡先の削除など)。

骨の折れる作業ですが、データのクリーニングは非常に重要です。これらのベストプラクティスを実装せずに、優れたデータ衛生レベルを達成する方法は他にありません。

まとめ: データの衛生管理は 1 回限りのものではありません

労力がかかるだけでなく、データの安全性を確保することは 1 回限りのことではありません。今日データがクリーンであれば、明日またダーティになる可能性は十分にあります。

ただし、更新された適切なデータベースは、販売およびマーケティングの取り組みを成功させるために不可欠です。データが正確であるほど、リードの質が高くなり、コンバージョンに至る可能性が高くなります。

ただし、時間と人員が不足している場合は、アウトソーシングが最善の策です。

アウトソーシングされたチームは、ビジネスの延長として機能できます。たとえば、TaskDrive は実際に CRM に入り、すべての情報を更新し、必要なものを削除し、追加の新しい連絡先の詳細を提供することもできます。これらすべてにより、営業チームとマーケティングチームは関係を構築し、今後の会話に向けて精神的に準備することに集中できます。

お気軽に電話でご予約いただくか、メモを残してください。リード生成とデータクリーニングをオフロードして、販売イニシアチブなどの影響力のある他のことに集中できるようにする方法についてお話しましょう。