Jak prawidłowo rozpocząć projekt

Jeśli mielibyśmy porównać rozpoczęcie projektu do rozpoczęcia meczu piłki nożnej, nie przeprowadzenie spotkania inauguracyjnego jest jak brak strategii taktycznej. Bez planu wszystko, co możesz zrobić, to improwizować i chociaż czasami może to być zabawne, najczęściej prowadzi do zmarnowania czasu, utraty pieniędzy i złamanego zaufania. Brzmi jak przepis na katastrofę, prawda?

#hackyourkickoff – idealna procedura startu

Chociaż każdy projekt jest inny, procedura uruchomienia jest zwykle dość podobna i oparta na tych samych zasadach . Aby zoptymalizować swoje wysiłki, warto stworzyć szablonową listę kontrolną, która zawiera wszystkie „konieczności” i albo ją skrócić, albo wzbogacić o dodatkowe punkty opcjonalne, w zależności od potrzeb projektu. W ten sposób nie będziesz musiał wymyślać koła za każdym razem, gdy zagłębisz się w nowy projekt, a spójność procesu w różnych projektach ulegnie poprawie.

Podział tematów, które chcesz poruszyć na kilka obszarów, z pewnością pomoże Ci w utrzymaniu porządku . Podział może opierać się na fazach, przez które projekt przechodzi sukcesywnie (preprodukcja, projektowanie, produkcja itp.) lub na przykład na żelaznym trójkącie zarządzania projektem: zakres, czas, koszt (i wszystko pomiędzy ). Bez względu na to, który z nich służy Ci lepiej – pamiętaj o dokładnym omówieniu wszystkich obszarów, zwłaszcza tych najbardziej dyskusyjnych.

Wykorzystaj w pełni swój pomysł dzięki naszym usługom dotyczącym strategii produktu

Ucz się więcej

Jak więc przeprowadzasz ten proces? Przyjrzyjmy się bliżej.

Szybkie wprowadzenie

• Ustaw scenę: przejrzyj tło i cel projektu – potrzebujesz jasnego, mierzalnego i inspirującego celu, do którego chcesz dążyć, a nie przesadnie ambitnego.
• Ustal oczekiwania , omów zestawienie pracy, podsumuj frameworki i technologie.
• Przygotuj reguły bezpieczeństwa , zdecyduj o dostępach i przechowywaniu poświadczeń, wybierz odpowiednie narzędzie, aby przechowywać dokumentację projektową w jednym centralnym, wspólnym miejscu.
• Ogłoś role i zadania w zespole. Poinformuj klienta o możliwych zmianach w zespole io stopniu zaangażowania członków zespołu.
• Uzgodnij macierz RACI ze wszystkimi obowiązkami i zależnościami, a także zdecyduj o procesie zatwierdzania.
• Ustaw dogodny czas pracy , zwłaszcza jeśli pracujesz w różnych strefach czasowych.
• Omów kanały komunikacji (np. czat grupowy dla kontaktów ad hoc i e-maile dla formalnej korespondencji) i częstotliwość.
• Rozplanuj macierz cyklicznych spotkań i zadbaj o to, aby każda stosowna osoba otrzymała niezbędne zaproszenia do wzięcia w nich udziału (cały zespół nie musi brać udziału w każdym spotkaniu).
• Stwórz kodeks postępowania , czyli ogólny kodeks zespołowy, dla którego każdy może zaproponować zasady i którego będzie przestrzegać cały zespół, aby utrzymać pełną szacunku współpracę.

Wskazówka dla profesjonalistów: wszystkie informacje powinny być łatwe do znalezienia na plakacie projektu, jeśli go zachowasz.

Zakres projektu

• Przygotuj listę rezultatów i wymagań w formie projektu backlogu.
• Podkreśl najważniejsze priorytety projektu – pomocne może być wykonanie analizy MoSCoW.
• Skoncentruj się na ograniczeniach , takich jak ścisły budżet lub harmonogram, aby osiągnąć konsensus dotyczący zakresu (otwarcie proponuj potencjalne cięcia).
• Zapisz definicję gotowego i definicję gotowego .
• Nie zapomnij o taksonomii – słowniczku związanym z projektem, aby uniknąć nieporozumień lub nieporozumień.

Oś czasu projektu

• Wprowadź klienta w proces firmy i dostosuj go do potrzeb projektu, określ workflow w zespole.
• Przygotuj mapę drogową z jasnymi terminami i uzgodnij niektóre możliwe marginesy błędów.
• Ustaw kamienie milowe i ramy czasowe określone przez cykl życia projektu: wydania, regresje, czas trwania sprintu itp.
• Pamiętaj, aby skupić się na wszystkich etapach projektu, których dotyczy współpraca (inicjowanie, planowanie, realizacja, monitorowanie i/lub zamykanie).

Budżet projektu

• Potwierdź budżet i uzgodnij możliwe odchylenia.
• Upewnij się, że Ty i Twój klient dokładnie rozumiecie zatwierdzoną metodę rozliczeń. Sprawdź dokładnie, czy różnice między modelami T&M a modelami o stałej cenie są wyraźne.
• Dowiedz się, jak radzić sobie z błędami, prośbami o zmianę i przeglądami kodu .
• Zidentyfikuj przeszkody i zagrożenia , przygotuj strategię łagodzenia skutków i zaangażuj wszystkich w tworzenie regularnie aktualizowanego dziennika zmian.
• Weź odpowiedzialność za śledzenie postępów i zapewnij terminowe dostarczanie raportów o stanie projektu.

Czas zapalić bezpiecznik

Nadszedł dzień Twojej ekspozycji! Teraz, gdy masz już wszystko do kupy, samo spotkanie powinno być tylko przyjemnymi formalnościami. Dzięki tym kilku krokom na pewno uzyskasz z tego jak najwięcej:

Przeprowadź burzę mózgów z zespołem ekspertów

Zobacz nasze warsztaty

1. Przedstaw plan spotkania z wyprzedzeniem , aby umożliwić każdemu uczestnikowi przejrzyj wszystkie niezbędne szczegóły projektu i przygotuj się na spotkanie. Podkreśl główne tematy, w przypadku których wymagasz od kogoś specjalnego działania.
2. Rób notatki i udostępniaj podsumowanie spotkania swojemu zespołowi . To najlepszy z nieformalnych sposobów na nadanie oficjalnego statusu wszystkim, co zostało uzgodnione podczas spotkania. Co więcej, jeśli wszyscy są na pokładzie, możesz nagrać sesję i zyskać możliwość powrotu do niej w przyszłości.
3. Zadbaj o to, aby właściwa realizacja była możliwa później, budując równie silne zaangażowanie i zainteresowanie całym zespołem . Dlatego spotkanie powinno mieć formę dialogu, a nie transmisji. Miej w zanadrzu kilka pomysłów na angażowanie formuł, na przykład: każdy sam się przedstawia (imię, stanowisko, jak lubi pracować w projekcie). Dodatkowe punkty za przydzielenie czasu na krótki lodołamacz i Q&A.
4. Omów kolejne kroki . Prawdopodobnie tak kończysz spotkania na co dzień i tak właśnie powinno być w tym przypadku. Byłoby dobrze, gdyby kolejne kroki zostały również uwzględnione w podsumowaniu spotkania inauguracyjnego.

Przeprowadź to spotkanie w sposób, który jest dla Ciebie wygodny, ale bądź zorganizowany, a niczego nie przegapisz.

Pamiętaj: zagraj w Kapitana oczywistego

Nawet jeśli niektóre rzeczy wydają Ci się oczywiste, ponieważ robiłeś je w określony sposób w poprzednich projektach, nie muszą one być tak jasne dla Twojego klienta i reszty zespołu . Wyjaśnienie, że trawa jest zielona, ​​wydaje Ci się zbędne? Dopóki nie przyjdziesz do pracy z osobą daltonistą, może tak być.

Powiedzenie na głos tego, co oczywiste, i zapisanie tego, zmniejsza ryzyko jakichkolwiek rozbieżności w interpretacji i zapewnia, że ​​wszyscy podążacie dokładnie w tym samym kierunku.

To samo dotyczy rzeczy, które mogą wpłynąć na projekt. Niczego tu nie należy ukrywać – przejrzystość to jeden z najważniejszych składników udanej i szczerej współpracy . Wzajemne zaufanie jest niezbędne do sprawnego funkcjonowania zespołu. Jest bardzo trudny do zbudowania i bardzo łatwy do zgubienia.

Jeśli nie jesteś pewien, czy warto o czymś wspomnieć, to znaczy, że tak jest. Nie ma tu miejsca na zgadywanie, ponieważ niewypowiedziane kwestie mogą nasilać się w najmniej oczekiwanych momentach. Jako kierownik projektu prawdopodobnie znasz już prawo Murphy'ego…

Streszczenie

Spotkanie inauguracyjne jest okazją do zsynchronizowania się, jak poprowadzić projekt do sukcesu. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możesz ograniczyć niespodzianki i uniknąć późniejszych niepowodzeń. Powodzenia!

Potrzebujesz pomocy, aby upewnić się, że Twój pomysł na produkt zmierza we właściwym kierunku? Nie wahaj się z nami skontaktować!