كيف تبدأ مشروعك بالطريقة الصحيحة

إذا أردنا مقارنة إطلاق مشروع ببداية مباراة كرة قدم ، فإن عدم إجراء اجتماع انطلاق هو مثل عدم وجود استراتيجية تكتيكية. بدون خطة ، كل ما يمكنك فعله هو الارتجال ، وعلى الرغم من أن ذلك قد يكون ممتعًا في بعض الأحيان ، إلا أنه غالبًا ما يؤدي إلى ضياع الوقت وخسارة الأموال وانهيار الثقة. يبدو وكأنه وصفة لكارثة ، أليس كذلك؟

#hackyourkickoff - إجراء الإقلاع المثالي

على الرغم من اختلاف كل مشروع ، إلا أن إجراء الإطلاق يكون متشابهًا تمامًا ويستند إلى نفس المبادئ . من أجل تحسين جهودك ، يجدر إنشاء قائمة مرجعية نموذجية تتضمن جميع "الضرورات" وإما تقصيرها أو إثرائها بنقاط اختيارية إضافية ، اعتمادًا على احتياجات المشروع. بهذه الطريقة ، لن تحتاج إلى ابتكار العجلة في كل مرة تغوص فيها في مشروع جديد وسيتحسن اتساق عمليتك عبر المشاريع المختلفة.

سيساعدك تقسيم الموضوعات التي تريد تغطيتها إلى عدة مجالات بالتأكيد على الحفاظ على النظام . يمكن أن يعتمد التقسيم على المراحل التي يمر من خلالها المشروع على التوالي (ما قبل الإنتاج ، والتصميم ، والإنتاج ، وما إلى ذلك) أو ، على سبيل المثال ، على المثلث الحديدي لإدارة المشروع: النطاق ، والوقت ، والتكلفة (وكل شيء بينهما ). بغض النظر عن الشخص الذي يخدمك بشكل أفضل - تأكد من تغطية جميع المجالات بدقة ، لا سيما الأكثر إثارة للجدل.

حقق أقصى استفادة من فكرتك من خلال خدمات استراتيجية المنتج الخاصة بنا

يتعلم أكثر

إذن كيف تجري العملية؟ دعونا نلقي نظرة فاحصة.

مقدمة سريعة

• قم بإعداد المشهد: راجع خلفية المشروع والغرض منه - فأنت بحاجة إلى هدف واضح وقابل للقياس وملهم لتهدف إليه ، وليس هدفًا مفرطًا في الطموح.
• حدد التوقعات ، وناقش بيان العمل ، ولخص الأطر والتقنيات.
• قم بإعداد قواعد الأمان ، وحدد إمكانية الوصول وتخزين بيانات الاعتماد ، واختر الأداة المناسبة للاحتفاظ بوثائق المشروع في مكان مركزي واحد وتعاوني.
• الإعلان عن الأدوار والمهام داخل الفريق. اجعل العميل على دراية بتغييرات الفريق المحتملة ومدى مشاركة أعضاء الفريق.
• اتفق على مصفوفة RACI مع جميع المسؤوليات والتبعيات ، وحدد عملية الموافقة أيضًا.
• قم بإعداد وقت عمل مناسب ، خاصة إذا كنت تعمل في مناطق زمنية مختلفة.
• ناقش قنوات الاتصال (مثل الدردشة الجماعية للاتصال المخصص ورسائل البريد الإلكتروني للمراسلات الرسمية) والتردد.
• ضع مصفوفة من الاجتماعات الدورية وتأكد من أن كل شخص ذي صلة يتلقى الدعوات اللازمة للمشاركة فيها (لا يتعين على الفريق بأكمله المشاركة في كل اجتماع).
• ضع مدونة لقواعد السلوك ، أي مخطوطة عامة للفريق يمكن لأي شخص أن يقترح القواعد لها ، والتي سيتبعها الفريق بأكمله للحفاظ على تعاون محترم.

نصيحة احترافية: يجب العثور على جميع المعلومات بسهولة على ملصق المشروع إذا احتفظت بواحد.

نطاق المشروع

• قم بإعداد قائمة المخرجات والمتطلبات في شكل مسودة تراكمية.
• سلط الضوء على أولويات المشروع الأساسية - قد يكون إجراء تحليل MoSCoW مفيدًا.
• ركز على القيود ، مثل الميزانية الصارمة أو الجدول الزمني للوصول إلى توافق في الآراء بشأن النطاق (اقترح علانية التخفيضات المحتملة).
• اكتب تعريف جاهز وتعريف تم .
• لا تنسَ التصنيف - مسرد مصطلحات متعلق بالمشروع لمنع أي سوء فهم أو ارتباك.

الجدول الزمني للمشروع

• تعريف العميل بعملية الشركة وتعديلها حسب احتياجات المشروع وتحديد سير العمل في الفريق.
• جهز خريطة الطريق بمواعيد نهائية واضحة واتفق على بعض هوامش الخطأ المحتملة.
• قم بتعيين المعالم والأطر الزمنية التي تحددها دورة حياة المشروع: الإصدارات ، والانحدارات ، ومدة العدو ، إلخ.
• تذكر أن تركز على جميع مراحل المشروع التي يتعلق بها التعاون (البدء ، والتخطيط ، والتنفيذ ، والمراقبة ، و / أو الإغلاق).

ميزانية المشروع

• قم بتأكيد الميزانية والاتفاق على الانحرافات المحتملة.
• تأكد من أن لديك أنت وعميلك نفس الفهم تمامًا لطريقة الفوترة المعتمدة. تحقق جيدًا مما إذا كانت الفروق بين نماذج T&M ونماذج الأسعار الثابتة واضحة.
• اكتشف كيفية التعامل مع الأخطاء وتغيير الطلبات ومراجعات الكود .
• تحديد الحواجز والمخاطر ، وإعداد استراتيجية التخفيف وإشراك الجميع في إنشاء سجل تغيير يتم تحديثه بانتظام.
• تحمل مسؤولية تتبع التقدم وضمان التسليم في الوقت المناسب لتقارير حالة المشروع.

حان الوقت لإضاءة الفتيل

لقد حان يوم فضحك! الآن ، نظرًا لأنك وضعت كل شيء معًا ، يجب أن يكون الاجتماع نفسه مجرد إجراءات رسمية ممتعة. من خلال هذه الخطوات القليلة ، ستحصل بالتأكيد على أقصى استفادة منه:

طرح أفكار جديدة مع فريق من الخبراء

شاهد ورش العمل لدينا

1. قدم جدول أعمال الاجتماع مقدمًا للسماح لكل حاضر مراجعة جميع تفاصيل المشروع اللازمة والاستعداد للاجتماع. ضع خطًا تحت الموضوعات الأساسية التي تتطلب أي إجراء خاص من شخص ما بشأنها.
2. دوّن الملاحظات وشارك ملخص الاجتماع مع فريقك بعد ذلك . هذه هي أفضل الطرق غير الرسمية لإعطاء كل ما تم الاتفاق عليه خلال الاجتماع وضعًا رسميًا. علاوة على ذلك ، إذا كان الجميع على متن الطائرة ، فيمكنك تسجيل الجلسة واكتساب إمكانية العودة إليها في المستقبل.
3. تأكد من إمكانية التنفيذ السليم لاحقًا من خلال بناء مشاركة واهتمام قويين بنفس القدر في الفريق بأكمله . هذا هو السبب في أن الاجتماع يجب أن يتخذ شكل الحوار وليس البث. احصل على بعض الأفكار لإشراك الصيغ في جعبتك ، على سبيل المثال: يقدم كل شخص نفسه بنفسه (الاسم ، الدور ، كيف يحبون العمل في المشروع). نقاط المكافأة لتخصيص بعض الوقت لكسر الجليد القصير والأسئلة والأجوبة.
4. ناقش الخطوات التالية . ربما تكون هذه هي الطريقة التي تنهي بها الاجتماعات على أساس يومي ، وهذا هو بالضبط ما يجب أن يكون عليه الأمر في هذه الحالة. سيكون من الجيد إذا تم تضمين الخطوات التالية أيضًا في ملخص الاجتماع الافتتاحي.

قم بإجراء هذا الاجتماع بطريقة مريحة لك ولكن كن منظمًا ولن يفوتك أي شيء.

تذكر: العب Captain Obstanding

حتى لو بدت بعض الأشياء واضحة لك لأنك كنت تقوم بها بطريقة معينة في مشاريع سابقة ، فلا داعي لأن تكون واضحة لعميلك وبقية الفريق . يشرح لك أن العشب الأخضر يبدو زائداً عن الحاجة؟ حتى تأتي للعمل مع شخص مصاب بعمى الألوان ، قد يكون الأمر كذلك.

إن قول ما هو واضح بصوت عالٍ وتدوينه يقلل من خطر حدوث أي تناقض في التفسير ، ويضمن أن تسير جميعًا في نفس الاتجاه تمامًا.

الشيء نفسه ينطبق على الأشياء التي يمكن أن تؤثر على المشروع. لا يجب إخفاء أي شيء هنا - الشفافية هي أحد أهم مكونات التعاون الناجح والصادق . الثقة المتبادلة ضرورية للتشغيل السلس للفريق. من الصعب جدًا البناء ومن السهل جدًا الخسارة.

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان هناك شيء يستحق الذكر ، فهذا يعني أنه كذلك. لا مكان للتخمين هنا ، حيث يمكن أن تتصاعد المشكلات غير المعلنة في اللحظات المتوقعة على الأقل. بصفتك مدير مشروع ، ربما تكون على دراية بقانون مورفي ...

ملخص

يعد الاجتماع الافتتاحي فرصة للمزامنة معًا حول كيفية توجيه المشروع نحو النجاح. بالإعداد المناسب ، يمكنك الحد من المفاجآت ومنع الانتكاسات لاحقًا. حظا طيبا وفقك الله!

هل تحتاج إلى مساعدة للتأكد من أن فكرة منتجك تسير في الاتجاه الصحيح؟ لا تتردد في الاتصال بنا!