Cum să-ți pornești proiectul în mod corect

Dacă ar fi să comparăm lansarea unui proiect cu începutul unui meci de fotbal, a nu desfășura o întâlnire de start este ca și cum nu ai avea o strategie tactică. Fără un plan, tot ce poți face este să improvizezi și, deși poate fi distractiv uneori, cel mai adesea duce la pierderi de timp, pierderi de bani și încredere ruptă. Sună ca o rețetă pentru dezastru, nu?

#hackyourkickoff – procedura perfectă de decolare

Deși fiecare proiect este diferit, procedura de lansare este de obicei destul de similară și se bazează pe aceleași principii . Pentru a vă optimiza eforturile, merită să creați un șablon de checklist care să includă toate „trebuie” și fie să o scurtați, fie să o îmbogățiți cu puncte opționale suplimentare, în funcție de nevoile proiectului. În acest fel, nu va trebui să inventați roata de fiecare dată când vă scufundați într-un proiect nou, iar coerența procesului dumneavoastră în diferite proiecte se va îmbunătăți.

Împărțirea subiectelor pe care doriți să le abordați în mai multe domenii vă va ajuta cu siguranță să mențineți ordinea . Defalcarea se poate baza pe fazele prin care trece proiectul succesiv (pre-producție, proiectare, producție etc.) sau, de exemplu, pe triunghiul de fier al managementului proiectului: sfera de aplicare, timp, cost (și tot ce se află între ele). ). Indiferent care vă servește mai bine - asigurați-vă că acoperiți cu precizie toate domeniile, în special pe cele mai discutabile.

Profitați la maximum de ideea dvs. cu serviciile noastre de strategie de produs

Află mai multe

Deci, cum conduceți procesul? Să aruncăm o privire mai atentă.

O introducere rapidă

• Stabiliți scena: parcurgeți fundalul și scopul proiectului – aveți nevoie de un obiectiv clar, măsurabil și inspirator pe care să îl urmăriți, nu unul excesiv de ambițios.
• Stabiliți așteptările , discutați declarația de lucru, rezumați cadrele și tehnologiile.
• Pregătiți regulile de securitate , decideți asupra accesărilor și stocării acreditărilor, alegeți instrumentul potrivit pentru a păstra documentația proiectului într-un singur loc central, de colaborare.
• Anunțați rolurile și sarcinile din cadrul echipei. Faceți-l pe client conștient de posibilele schimbări în echipă și cât de mult vor fi implicați membrii echipei.
• Acordați asupra matricei RACI cu toate responsabilitățile și dependențele și decideți și asupra procesului de aprobare.
• Configurați un timp de lucru convenabil , mai ales dacă lucrați în fusuri orare diferite.
• Discutați canalele de comunicare (de exemplu, chat de grup pentru contacte ad-hoc și e-mailuri pentru corespondența oficială) și frecvența.
• Stabiliți o matrice de întâlniri ciclice și asigurați-vă că fiecare persoană relevantă primește invitațiile necesare pentru a participa la acestea (nu trebuie să participe întreaga echipă la fiecare întâlnire).
• Stabiliți un cod de conduită adică un codex general de echipă pentru care oricine poate propune regulile și care va fi urmat de întreaga echipă pentru a menține o cooperare respectuoasă.

Sfat profesionist: Toate informațiile ar trebui să fie ușor de găsit pe un poster de proiect dacă păstrați unul.

Domeniul proiectului

• Pregătiți lista de livrabile și cerințe sub forma unui proiect de backlog.
• Evidențiați prioritățile esențiale ale proiectului – efectuarea unei analize MoSCoW poate fi utilă.
• Concentrați-vă pe constrângeri , cum ar fi un buget strict sau un calendar pentru a ajunge la consensul privind domeniul de aplicare (sugerați în mod deschis potențiale reduceri).
• Notați definiția pentru gata și definiția pentru terminat .
• Nu uitați de taxonomie – un glosar legat de proiect pentru a preveni orice neînțelegeri sau confuzii.

Cronologia proiectului

• Prezentați clientul în procesul companiei și ajustați-l în funcție de nevoile proiectului, specificați fluxul de lucru în echipă.
• Pregătiți foaia de parcurs cu termene limită clare și convineți asupra unor posibile marje de eroare.
• Setați reperele și intervalele de timp determinate de ciclul de viață al proiectului: lansări, regresii, durata sprintului etc.
• Nu uitați să vă concentrați pe toate etapele proiectului la care se referă cooperarea (inițierea, planificarea, executarea, monitorizarea și/sau închiderea).

Bugetul proiectului

• Confirmați bugetul și conveniți asupra posibilelor abateri.
• Asigurați-vă că dvs. și clientul dvs. aveți exact aceeași înțelegere a metodei de facturare aprobată. Verificați de două ori dacă diferențele dintre modelele T&M și cele cu preț fix sunt clare.
• Aflați cum să faceți față erorilor, solicitărilor de modificare și revizuirii codului .
• Identificați obstacolele și riscurile , pregătiți strategia de atenuare și implicați pe toată lumea în crearea unui jurnal de modificări actualizat în mod regulat.
• Asumați-vă responsabilitatea pentru urmărirea progresului și asigurați livrarea la timp a rapoartelor de stare a proiectului.

E timpul să aprinzi siguranța

A venit ziua expunerii tale! Acum, deoarece ai totul pus cap la cap, întâlnirea în sine ar trebui să fie doar formalități plăcute. Cu acești câțiva pași, cu siguranță vei profita la maximum de ea:

Găsiți idei noi cu o echipă de experți

Vezi Atelierele noastre

1. Furnizați o agendă a întâlnirii în avans pentru a permite fiecărui participant revizuiți toate detaliile necesare proiectului și pregătiți-vă pentru întâlnire. Subliniați subiectele principale pentru care aveți nevoie de orice acțiune specială din partea cuiva.
2. Luați notițe și împărtășiți apoi rezumatul întâlnirii echipei dvs. Aceasta este cea mai bună dintre modalitățile informale de a da un statut oficial tot ceea ce s-a convenit în timpul întâlnirii. În plus, dacă toată lumea este la bord, puteți înregistra sesiunea și puteți obține posibilitatea de a reveni la ea în viitor.
3. Asigurați-vă că o execuție corectă este posibilă mai târziu prin construirea unei implicări și a unui interes la fel de puternic în întreaga echipă . Acesta este motivul pentru care întâlnirea ar trebui să ia forma unui dialog, nu a unei emisiuni. Aveți câteva idei pentru formule captivante în mânecă, de exemplu: fiecare se prezintă singur (nume, rol, cum îi place să lucreze în proiect). Puncte bonus pentru alocarea de timp pentru un scurt spărgător de gheață și întrebări și răspunsuri.
4. Discutați pașii următori . Probabil ca asa inchei intalnirile zilnic si exact asa ar trebui sa fie in acest caz. Ar fi bine ca următorii pași să fie incluși și în rezumatul întâlnirii de lansare.

Conduceți această întâlnire într-un mod care să vă fie confortabil, dar rămâneți organizat și nu veți rata nimic.

Ține minte: joacă Captain Obvious

Chiar dacă unele lucruri ți se par evidente pentru că le-ai făcut într-un anumit fel în proiectele anterioare, ele nu trebuie să fie la fel de clare pentru clientul tău și pentru restul echipei . Să explici că iarba este verde ți se pare redundant? Până când vei veni să lucrezi cu o persoană daltonică, poate fi.

A spune cu voce tare ceea ce este evident și a-l nota reduce riscul oricărei discrepanțe în interpretare și vă asigură că mergeți cu toții exact în aceeași direcție.

Același lucru este valabil și pentru lucrurile care ar putea afecta proiectul. Nu ar trebui să ascundeți nimic aici – transparența este unul dintre cele mai importante ingrediente ale unei colaborări de succes și sincere . Încrederea reciprocă este esențială pentru buna funcționare a echipei. Este foarte greu de construit și foarte ușor de pierdut.

Dacă nu ești sigur dacă ceva merită menționat, înseamnă că este. Ghiciturile nu au locul aici, deoarece problemele nerostite pot escalada în momentele mai puțin așteptate. Ca manager de proiect, probabil că ești deja familiarizat cu Legea lui Murphy...

rezumat

Întâlnirea de lansare este o oportunitate de a ne sincroniza împreună despre cum să ghidăm proiectul spre succes. Cu o pregătire adecvată, puteți limita surprizele și puteți preveni eșecurile mai târziu. Mult noroc!

Aveți nevoie de ajutor pentru a vă asigura că ideea dvs. de produs se îndreaptă în direcția corectă? Nu ezitați să ne contactați!