Bagaimana memulai proyek Anda dengan cara yang benar

Jika kita membandingkan peluncuran proyek dengan awal pertandingan sepak bola, tidak melakukan kick-off meeting seperti tidak memiliki strategi taktis. Tanpa rencana, yang mungkin Anda lakukan hanyalah berimprovisasi, dan meskipun terkadang menyenangkan, hal itu paling sering menyebabkan waktu terbuang, kehilangan uang, dan kepercayaan yang rusak. Kedengarannya seperti resep untuk bencana, bukan?

#hackyourkickoff – prosedur lepas landas yang sempurna

Meskipun setiap proyek berbeda, prosedur peluncuran biasanya sangat mirip dan berdasarkan prinsip yang sama . Untuk mengoptimalkan upaya Anda, ada baiknya membuat daftar periksa templat yang mencakup semua "keharusan" dan memperpendek atau memperkayanya dengan poin opsional tambahan, tergantung pada kebutuhan proyek. Dengan cara ini, Anda tidak perlu menemukan roda setiap kali Anda terjun ke proyek baru dan konsistensi proses Anda di berbagai proyek akan meningkat.

Membagi topik yang ingin Anda bahas menjadi beberapa area tentu akan membantu Anda menjaga ketertiban . Rinciannya dapat didasarkan pada fase-fase yang dilalui proyek secara berurutan (pra-produksi, desain, produksi, dll.) atau, misalnya, pada segitiga besi manajemen proyek: ruang lingkup, waktu, biaya (dan segala sesuatu di antaranya). ). Tidak peduli mana yang melayani Anda lebih baik – pastikan untuk mencakup semua area dengan tepat, terutama yang paling diperdebatkan.

Dapatkan hasil maksimal dari ide Anda dengan layanan Strategi Produk kami

Belajarlah lagi

Jadi bagaimana Anda melakukan prosesnya? Mari kita lihat lebih dekat.

Intro cepat

• Atur adegan: telusuri latar belakang dan tujuan proyek – Anda memerlukan tujuan yang jelas, terukur, dan menginspirasi untuk dicapai, bukan yang terlalu ambisius.
• Tetapkan harapan , diskusikan pernyataan kerja, rangkum kerangka kerja dan teknologi.
• Siapkan aturan keamanan , putuskan akses dan penyimpanan kredensial, pilih alat yang tepat untuk menyimpan dokumentasi proyek di satu tempat kolaboratif terpusat.
• Umumkan peran dan tugas di dalam tim. Buat klien menyadari kemungkinan perubahan tim dan seberapa banyak anggota tim akan terlibat.
• Setujui matriks RACI dengan semua tanggung jawab dan ketergantungan, dan putuskan juga proses persetujuannya.
• Atur waktu kerja yang nyaman , terutama jika Anda bekerja di zona waktu yang berbeda.
• Diskusikan saluran komunikasi (misalnya obrolan grup untuk kontak ad hoc dan email untuk korespondensi formal) dan frekuensinya.
• Susun matriks pertemuan siklus dan pastikan bahwa setiap orang yang relevan menerima undangan yang diperlukan untuk berpartisipasi di dalamnya (seluruh tim tidak harus berpartisipasi dalam setiap pertemuan).
• Tetapkan kode etik yaitu kodeks tim umum di mana setiap orang dapat mengusulkan aturan dan yang akan diikuti oleh seluruh tim untuk menjaga kerja sama yang saling menghormati.

Kiat pro: Semua informasi harus mudah ditemukan di poster proyek jika Anda menyimpannya.

Ruang lingkup proyek

• Siapkan daftar kiriman dan persyaratan dalam bentuk draft backlog.
• Soroti prioritas proyek yang penting – melakukan analisis MoSCoW dapat membantu.
• Fokus pada kendala , seperti anggaran yang ketat atau garis waktu untuk mencapai konsensus ruang lingkup (secara terbuka menyarankan potensi pemotongan).
• Tuliskan definisi siap dan definisi selesai .
• Jangan lupa tentang taksonomi – glosarium terkait proyek untuk mencegah kesalahpahaman atau kebingungan.

Garis waktu proyek

• Perkenalkan klien pada proses perusahaan dan sesuaikan dengan kebutuhan proyek, tentukan alur kerja dalam tim.
• Siapkan peta jalan dengan tenggat waktu yang jelas dan sepakati beberapa kemungkinan margin kesalahan.
• Tetapkan tonggak dan kerangka waktu yang ditentukan oleh siklus hidup proyek: rilis, regresi, durasi sprint, dll.
• Ingatlah untuk fokus pada semua tahapan proyek yang terkait dengan kerjasama (memulai, merencanakan, melaksanakan, memantau, dan/atau menutup).

Anggaran proyek

• Konfirmasikan anggaran dan setujui kemungkinan penyimpangan.
• Pastikan Anda dan klien Anda memiliki pemahaman yang sama persis tentang metode penagihan yang disetujui. Periksa kembali apakah perbedaan antara T&M dan model harga tetap jelas.
• Cari tahu cara menangani bug, permintaan perubahan, dan tinjauan kode .
• Identifikasi hambatan dan risiko , siapkan strategi mitigasi dan libatkan semua orang dalam membuat log perubahan yang diperbarui secara berkala.
• Bertanggung jawab untuk melacak kemajuan dan memastikan pengiriman laporan status proyek tepat waktu.

Saatnya menyalakan sekering

Hari pemaparan Anda telah tiba! Sekarang, karena Anda telah mengumpulkan semuanya, pertemuan itu sendiri seharusnya hanya formalitas yang menyenangkan. Dengan beberapa langkah ini, Anda pasti akan mendapatkan hasil maksimal darinya:

Brainstorm ide-ide baru dengan tim ahli

Lihat Workshop kami

1. Berikan agenda rapat terlebih dahulu agar setiap peserta meninjau semua detail proyek yang diperlukan dan mempersiapkan pertemuan. Garis bawahi topik utama yang memerlukan tindakan khusus dari seseorang.
2. Buat catatan dan bagikan ringkasan rapat dengan tim Anda setelahnya . Ini adalah cara informal terbaik untuk memberikan semua yang disepakati selama pertemuan status resmi. Selain itu, jika semua orang bergabung, Anda dapat merekam sesi dan mendapatkan kemungkinan untuk kembali melakukannya di masa mendatang.
3. Pastikan eksekusi yang tepat dimungkinkan nanti dengan membangun keterlibatan dan minat yang sama kuatnya di seluruh tim . Karena itu, pertemuan harus berbentuk dialog, bukan siaran. Miliki beberapa ide untuk menarik formula di lengan Anda, misalnya: semua orang memperkenalkan diri mereka sendiri (nama, peran, bagaimana mereka suka bekerja dalam proyek). Poin bonus untuk mengalokasikan waktu untuk pemecah kebekuan singkat dan Tanya Jawab.
4. Diskusikan langkah selanjutnya . Mungkin begitulah cara Anda mengakhiri rapat setiap hari, dan begitulah seharusnya dalam kasus ini. Alangkah baiknya jika langkah-langkah selanjutnya juga dimasukkan dalam ringkasan kick-off meeting.

Lakukan pertemuan ini dengan cara yang nyaman bagi Anda tetapi tetap teratur dan Anda tidak akan melewatkan apa pun.

Ingat: mainkan Captain Obvious

Bahkan jika beberapa hal tampak jelas bagi Anda karena Anda telah melakukannya dengan cara tertentu di proyek sebelumnya, hal itu tidak harus sejelas itu kepada klien Anda dan anggota tim lainnya . Menjelaskan bahwa rumput berwarna hijau tampak berlebihan bagi Anda? Sampai Anda datang untuk bekerja dengan orang buta warna, mungkin saja.

Mengatakan yang jelas dengan lantang dan menuliskannya mengurangi risiko perbedaan interpretasi, dan memastikan bahwa Anda semua menuju ke arah yang persis sama.

Hal yang sama berlaku untuk hal-hal yang dapat mempengaruhi proyek. Anda tidak boleh menyembunyikan apa pun di sini – transparansi adalah salah satu unsur terpenting dari kolaborasi yang sukses dan tulus . Saling percaya sangat penting untuk kelancaran tim. Sangat sulit untuk dibangun dan sangat mudah hilang.

Jika Anda tidak yakin apakah ada sesuatu yang layak disebutkan, itu artinya memang demikian. Menebak tidak memiliki tempat di sini, karena masalah yang tidak terucapkan dapat meningkat pada saat-saat yang paling tidak diharapkan. Sebagai Manajer Proyek, Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan Hukum Murphy…

Ringkasan

Pertemuan awal adalah kesempatan untuk menyinkronkan bersama tentang cara memandu proyek menuju kesuksesan. Dengan persiapan yang tepat, Anda dapat membatasi kejutan dan mencegah kemunduran di kemudian hari. Semoga beruntung!

Butuh bantuan untuk memastikan bahwa ide produk Anda menuju ke arah yang benar? Jangan ragu untuk menghubungi kami!