Jak ułatwić zdalne warsztaty

Warsztaty dotyczą głównie interakcji między ludźmi, dynamicznych ćwiczeń i żywych dyskusji. Zupełnie inne są natomiast warsztaty zdalne, ponieważ są aspekty, których nie znajdziesz w tych organizowanych w biurze. Nie zawsze jest łatwo utrzymać wszystko w porządku, nie mówiąc już o zdalnej moderacji.

W ostatnich miesiącach planowanie i wdrażanie zdalnych warsztatów stało się powszechne w Miquido. Dotyczy to zarówno krótkich warsztatów odkrywania, jak i tych określających dokładny zakres MVP, ale także całych sprintów projektowych. Mamy za sobą kilka z nich, więc mamy nadzieję, że te wskazówki i przemyślenia okażą się pomocne.

Jak prowadzić warsztaty zdalnego myślenia projektowego? Najlepsze wskazówki

Czas i przerwy

Standardowo warsztaty zaplanowane są na cały dzień (około 6h). Ale nie w przypadku sesji zdalnych. Uczestnicy siedzący przed komputerem znacznie szybciej się męczą i nudzą. Dlatego dobrym pomysłem jest organizowanie zdalnych warsztatów w sesjach do 4-5 godzin .

Najlepsze są godziny poranne, np. 9:00-12:00. Praca ze świeżym umysłem jest lepsza i nikt nie myśli o innych zaległych rzeczach, które czekają na zrobienie. Zdalne warsztaty będą się odbywać przez więcej dni, ale popołudnia możesz wykorzystać na przygotowanie się do kolejnej sesji. Weźmy pod uwagę sprint projektowania produktu – możesz wykonać dodatkowe badania, popracować nad prototypem, a nawet przygotować wycenę MVP na sesję następnego dnia.

Nie zapomnij o dobrze zaplanowanych przerwach . Nasza koncentracja na spotkaniach online bardzo szybko spada. Daj uczestnikom 15-minutową przerwę co 1,5 godziny. Jako facylitator obserwuj poziom energii w swoim zespole.

Budowanie zespołu

Kolejną ważną sprawą jest budowanie zespołu. Im więcej osób na spotkaniu, tym większe prawdopodobieństwo, że ktoś nie będzie skupiony i zaangażowany. Nie wpływa to dobrze na dynamikę grupy. Warto zadbać o dywersyfikację zespołu i zgromadzenie kluczowych osób: osoby kreatywnej, technicznej, kierownika projektu lub produktu oraz oczywiście najważniejszych i decydujących osób z zespołu klienta.

Tutaj warto zdać sobie sprawę, że kluczowi decydenci są potrzebni i muszą mieć przestrzeń do aktywnego uczestnictwa, a nie tylko obserwacji. Najlepszym pomysłem jest nie mieć więcej niż 6-8 osób na wezwanie – ale faktem jest, że nie zawsze jest to możliwe. Dobrym pomysłem jest rotacja zespołów, jeśli masz sesje skoncentrowane tylko na projektowaniu lub technologii .

W warsztatach zdalnych przestrzeń na small talk jest trochę za mała, dlatego ważne jest, aby nie pominąć jakiegoś lodołamacza i prostych ćwiczeń, które pomogą zespołowi lepiej się poznać. Można to połączyć z wprowadzeniem do narzędzia, z którego będziesz korzystać.

Dystraktory

Prośba uczestników o niekorzystanie z komputerów lub telefonów jest standardem w umowie warsztatowej. W przypadku warsztatów zdalnych laptop jest koniecznością i zawsze kusi otwieranie kolejnej zakładki na inne rzeczy. Zaakcentuj więc ten punkt w umowie i jeśli to możliwe, poproś o pozostawienie włączonych kamer podczas warsztatów . Dzięki temu jako facylitator możesz od razu zobaczyć, kiedy oczy uczestników zaczynają odpływać.

Nie bój się wszystkim przypominać, ale staraj się to robić z dawką humoru, by nie wprowadzać nieprzyjemnej atmosfery

Struktura ćwiczeń

Praca w grupach

W przypadku warsztatów zdalnych należy dodatkowo zaplanować strukturę ćwiczeń . I to jest najtrudniejsza część! Praca w grupach jest trudniejsza, ale można ją rozwiązać dzieląc się na grupy z dodatkowym „pokojem” w narzędziu do telekonferencji.

Burza mózgów

Ćwiczenia wymagające głośnej burzy mózgów warto zmienić na ciche. Po prostu poproś uczestników o wygenerowanie pomysłów na karteczkach samoprzylepnych . Jeśli pomysłów do omówienia jest dużo, warto ograniczyć prezentacje tylko do tych najważniejszych i najciekawszych, na które uczestnicy wskazali punktami głosowania.

Sesje szkicowania

Szkicowanie nie jest wygodne dla wszystkich, nawet w standardowych warsztatach. Użycie nowego narzędzia do szkicowania byłoby dodatkowym stresorem – więc trzymajmy tę sesję w „prawdziwym” świecie. Po prostu daj uczestnikom 15-20 minut na osobności na naszkicowanie rozwiązań, a następnie prześlij wszystkie zdjęcia szkiców na tablicę. Prezentacja może się rozpocząć już teraz!

Moderowanie dyskusji

Dyskusja w telekonferencji to wyzwanie. Czekają nas dwa scenariusze: albo wszyscy zaczną mówić w tym samym czasie, albo nikt tego nie zrobi. Więc moderujmy to ćwiczeniami. Przygotujcie tablicę podzieloną na kilka kategorii – wyzwania/pytania/wątpliwości, która pozwoli każdemu wyrazić swoje zdanie i pytania, a następnie spokojnie będziecie mogli dyskutować o tym krok po kroku.

A co z prostymi pytaniami, takimi jak: Czy potrzebujesz przerwy? Czy wszyscy się zgadzamy? Jakieś pytania? Warto poprosić uczestników o pokazanie ok/nie ok – gestem ręki lub tylko skinieniem głowy Dzięki temu nie wprowadzamy chaosu, a jako facylitatorzy wiemy, czy grupa jest zgodna.

A co z osobami, które przyjmą rolę obserwatora podczas warsztatów zdalnych? Moderujmy dyskusje i angażujmy tych, którzy wydają się nieobecni, dodatkowymi pytaniami.

Co się stanie, jeśli dyskusja zacznie się oddalać?

• Zaplanuj tak zwane miejsca parkingowe na tablicy warsztatowej. Jeśli temat wymaga osobnej dyskusji, parkujemy go i wracamy do niego później.
• Poinformuj uczestników, ile mamy czasu na konkretny temat. Dzięki temu wszyscy są świadomi, a przerwanie dyskusji nie brzmi już „niegrzecznie”.
• Jeśli przewidujemy, że temat może wywołać falę komentarzy, pozwól, aby uczestnicy zebrali je na karteczkach samoprzylepnych. Dzięki temu jako facylitator wiemy, ile „punktów widzenia” musimy przewidzieć w dyskusji.

Przygotowanie do warsztatów

Przed warsztatem ważne jest zapoznanie uczestników z zasadami i narzędziem, nad którym będziecie pracować . Przypomnij im o posiadaniu słuchawek i dostępie do aparatu, nie wspominając o stabilnym połączeniu z internetem. Do obsługi dwóch ekranów trzeba mieć przestrzeń do pracy na pokładzie i obserwowania zespołu.

Dzień wcześniej prześlij instrukcję z możliwością przetestowania narzędzia, ale pamiętaj o wstępie na początku warsztatu. Istnieje wiele narzędzi internetowych do prowadzenia zdalnych warsztatów. Wybierz ten, który Ci się najbardziej podoba, ale pamiętaj o przetestowaniu dostępu zespołowego i przygotowaniu szablonów ćwiczeń.

Wykonanie

Warsztaty są pełne różnej dynamiki . Czasami, mimo że planujemy konkretną agendę, weryfikujemy i planujemy z klientem wraz z jego przebiegiem, okazuje się, że trzeba wprowadzić pewne zmiany. W takiej sytuacji zawsze możesz porozmawiać z zespołem na dodatkowym kanale komunikacji, lub dokonać szybkich konsultacji podczas przerwy. W tym celu warto przygotować dodatkowe spotkanie wewnętrzne, na którym podczas przerwy zespół może odbyć szybką pogawędkę.

Dołącz do zdalnych warsztatów Miquido!

Chcesz osiągnąć pożądany efekt i zbudować produkt cyfrowy, który pobudzi Twój biznes? Dzięki serii warsztatów zdalnego myślenia projektowego zamienimy Twój pomysł w przyszłościowe rozwiązanie cyfrowe!

Dołącz do naszych zdalnych warsztatów – wspólnie ukształtujmy Twój pomysł!