Cómo facilitar talleres remotos

Los talleres son principalmente sobre interacciones entre personas, ejercicios dinámicos y debates vívidos. Los talleres a distancia, en cambio, son bastante diferentes ya que hay aspectos que no encontrarás en los organizados en la oficina. No siempre es fácil mantener todo en orden, y mucho menos moderarlo de forma remota.

En los últimos meses, la planificación y ejecución de talleres a distancia se ha convertido en algo habitual en Miquido. Esto se aplica tanto a los talleres breves de descubrimiento o aquellos que especifican el alcance exacto de MVP, como a los sprints completos de diseño de productos. Tenemos algunos de ellos detrás de nosotros, por lo que esperamos que encuentre útiles estos consejos y pensamientos.

¿Cómo realizar talleres de pensamiento de diseño a distancia? mejores consejos

tiempo y descansos

Normalmente, los talleres están planificados para todo el día (alrededor de 6h). Pero no en el caso de sesiones remotas. Los participantes sentados frente a la computadora se cansan y aburren mucho más rápido. Por eso es buena idea organizar talleres a distancia en sesiones de hasta 4-5 horas .

Las mejores horas son las de la mañana, por ejemplo, de 9 am a 1/2 pm. Trabajar con la mente fresca es mejor y nadie piensa en otras cosas atrasadas que esperan ser hechas. Los talleres remotos se llevarán a cabo en más días, pero puede usar las tardes para prepararse para la próxima sesión. Consideremos un sprint de diseño de producto: puede realizar investigaciones adicionales, trabajar en un prototipo o incluso preparar la estimación de MVP para la sesión del día siguiente.

No te olvides de los descansos bien planificados . Nuestra concentración en las reuniones en línea cae muy rápidamente. Dé a los participantes un descanso de 15 minutos cada 1,5 horas. Como facilitador, siga observando el nivel de energía de su equipo.

trabajo en equipo

La formación de equipos es otro asunto importante. Cuantas más personas haya en la reunión, mayor será la probabilidad de que alguien no esté enfocado y comprometido. Esto no afecta bien la dinámica del grupo. Vale la pena cuidarse de diversificar el equipo y reunir a las personas clave: una persona creativa, técnica, un jefe de proyecto o producto y, por supuesto, las personas más importantes y decisivas del equipo del cliente.

Aquí, vale la pena darse cuenta de que se necesitan tomadores de decisiones clave y deben tener espacio para la participación activa, no solo para la observación. La mejor idea es no tener más de 6 u 8 personas en la llamada, pero el hecho es que no siempre es posible. Es una buena idea rotar equipos si tiene sesiones enfocadas solo en diseño o tecnología .

En los talleres remotos, el espacio para la pequeña charla es un poco corto, por lo que es importante no saltarse algún tipo de rompehielos y ejercicios simples que ayuden al equipo a conocerse mejor. Esto se puede combinar con una introducción a la herramienta que utilizará.

Distractores

Pedir a los participantes que no usen computadoras o teléfonos es estándar en el contrato del taller. En caso de talleres remotos, una computadora portátil es imprescindible y siempre es tentador abrir otra pestaña para otras cosas. Así que recalque este punto en el contrato y, si es posible, pida que se mantengan las cámaras encendidas durante el taller . Gracias a esto, como facilitador, puedes ver de inmediato cuando los ojos de los participantes comienzan a desviarse.

No tenga miedo de recordárselo a todos, pero trate de hacerlo con una dosis de humor, para no crear una atmósfera desagradable.

Estructura del ejercicio

Trabajando en grupos

Para los talleres a distancia, adicionalmente debe planificar la estructura de los ejercicios . ¡Y esta es la parte más desafiante! Trabajar en grupos es más complicado, pero se puede resolver dividiéndolos en grupos con una "sala" adicional en la herramienta de teleconferencia.

Lluvia de ideas

Vale la pena cambiar los ejercicios que implican lluvia de ideas en voz alta por ejercicios de tipo silencioso. Simplemente pida a los participantes que generen ideas en notas adhesivas . Si hay muchas ideas para discutir, vale la pena limitar las presentaciones a las más importantes e interesantes, que fueron indicadas por los participantes mediante votación con puntos.

Sesiones de dibujo

Dibujar no es cómodo para todos, incluso en talleres estándar. Usar una nueva herramienta para dibujar sería un factor estresante adicional, así que mantengamos esta sesión en el mundo "real". Solo dé a los participantes 15-20 minutos en privado para dibujar soluciones y luego cargue todas las fotos de los bocetos en la pizarra. ¡La presentación puede comenzar ahora!

Moderación de discusiones

La discusión en una conferencia telefónica es un desafío. Nos esperan dos escenarios: o todos comenzarán a hablar al mismo tiempo, o nadie lo hará. Así que moderémoslo con ejercicios. Prepare un tablero dividido en varias categorías : desafíos/preguntas/dudas, que permitirá que todos puedan expresar su opinión y preguntas, y luego todos puedan discutirlo con calma paso a paso.

¿Qué pasa con preguntas simples como: ¿Necesitas un descanso? ¿Estamos todos de acuerdo? ¿Alguna pregunta más? Vale la pena pedir a los participantes que muestren si está bien/no está bien , con un gesto de la mano o simplemente asintiendo con la cabeza. Gracias a esto, no generamos caos y, como facilitadores, sabemos si el grupo es compatible.

¿Qué pasa con las personas que asumirán el papel de observadores durante un taller remoto? Moderemos las discusiones e involucremos a aquellos que parecen ausentes con preguntas adicionales.

¿Qué pasa si la discusión comienza a alejarse?

• Planifique las llamadas plazas de aparcamiento en el tablero del taller. Si un tema requiere una discusión por separado, lo aparcamos y volvemos a él más tarde.
• Informe a los participantes cuánto tiempo tenemos para un tema específico. Gracias a esto, todos están al tanto, y cortar la discusión ya no suena "grosero".
• Si anticipamos que un tema puede desencadenar una ola de comentarios, deje que los participantes los recopilen en notas adhesivas. Gracias a esto, como facilitador, sabemos cuántos “puntos de vista” necesitamos predecir en la discusión.

preparación para talleres

Antes del taller, es importante presentar a los participantes las reglas y la herramienta en la que trabajará . Recuérdeles que deben tener auriculares y acceso a la cámara, sin mencionar una conexión a Internet estable. Para facilitar dos pantallas es imprescindible: debe tener espacio para trabajar a bordo y observar al equipo.

El día anterior, envíe una instrucción con la posibilidad de probar la herramienta, pero recuerde la introducción al comienzo del taller. Hay muchas herramientas en línea para realizar talleres remotos. Elige el que más te guste, pero recuerda probar el acceso del equipo y preparar plantillas para los ejercicios.

Ejecución

Los talleres están llenos de diferentes dinámicas . A veces, aunque planificamos una agenda exacta, verificamos y planificamos con el cliente junto con su curso, resulta que es necesario hacer algunos cambios. En esta situación, siempre puede hablar con el equipo en un canal de comunicación adicional o realizar consultas rápidas durante un descanso. Para este propósito, vale la pena preparar una reunión interna adicional, donde el equipo pueda hacer una charla rápida durante el descanso.

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