Comment animer des ateliers à distance

Les ateliers portent principalement sur les interactions entre les personnes, les exercices dynamiques et les discussions animées. Les ateliers à distance, en revanche, sont assez différents car il y a des aspects que vous ne retrouverez pas dans ceux organisés au bureau. Il n'est pas toujours facile de tout garder sur la bonne voie, et encore moins de les modérer à distance.

Ces derniers mois, la planification et la mise en œuvre d'ateliers à distance sont devenues monnaie courante à Miquido. Cela s'applique à la fois aux ateliers de découverte courts ou à ceux précisant le périmètre exact du MVP, mais aussi aux sprints complets de conception de produits. Nous en avons quelques-uns derrière nous, alors nous espérons que ces conseils et réflexions vous seront utiles.

Comment animer des ateliers de design thinking à distance ? Meilleurs conseils

Temps et pauses

Normalement, les ateliers sont prévus sur toute la journée (environ 6h). Mais pas en cas de sessions à distance. Les participants assis devant l'ordinateur se fatiguent et s'ennuient beaucoup plus rapidement. C'est pourquoi c'est une bonne idée d' organiser des ateliers à distance en sessions allant jusqu'à 4-5 heures .

Les meilleures heures sont celles du matin, par exemple 9h-1/2h. Travailler avec un esprit frais, c'est mieux et personne ne pense à d'autres choses en retard qui attendent d'être faites. Les ateliers à distance auront lieu sur plusieurs jours, mais vous pouvez utiliser les après-midi pour préparer la prochaine session. Prenons en considération un sprint de conception de produit - vous pouvez faire des recherches supplémentaires, travailler sur un prototype ou même préparer une estimation de MVP pour la session du lendemain.

N'oubliez pas les pauses bien planifiées . Notre concentration lors des réunions en ligne chute très rapidement. Donnez aux participants une pause de 15 minutes toutes les 1,5 heures. En tant que facilitateur, continuez à observer le niveau d'énergie de votre équipe.

Construction d'équipe

Team building est une autre question importante. Plus il y a de personnes à la réunion, plus il y a de chances que quelqu'un ne soit pas concentré et engagé. Cela n'affecte pas bien la dynamique de groupe. Cela vaut la peine de veiller à diversifier l'équipe et à rassembler les personnes clés : un créatif, un technicien, un chef de projet ou de produit, et bien sûr les personnes les plus importantes et décisives de l'équipe du client.

Ici, il convient de réaliser que les décideurs clés sont nécessaires et qu'ils doivent avoir un espace pour une participation active, pas seulement pour l'observation. La meilleure idée est de ne pas avoir plus de 6 à 8 personnes sur l'appel - mais le fait est que ce n'est pas toujours possible. C'est une bonne idée de faire tourner les équipes si vous avez des sessions axées uniquement sur la conception ou la technologie .

Dans les ateliers à distance, l'espace pour les petites conversations est un peu court, il est donc important de ne pas sauter une sorte de brise-glace et des exercices simples qui aident l'équipe à mieux se connaître. Cela peut être combiné avec une introduction à l'outil que vous utiliserez.

Distracteurs

Demander aux participants de ne pas utiliser d'ordinateurs ou de téléphones est standard dans le contrat de l'atelier. En cas d'ateliers à distance, un ordinateur portable est indispensable et il est toujours tentant d'ouvrir un autre onglet pour d'autres choses. Insistez donc sur ce point dans le contrat, et si possible demandez à garder les caméras allumées pendant l'atelier . Grâce à cela, en tant qu'animateur, vous pouvez immédiatement voir quand les yeux des participants commencent à s'éloigner.

N'ayez pas peur de rappeler à tout le monde, mais essayez de le faire avec une dose d'humour, pour ne pas introduire une atmosphère désagréable

Structure de l'exercice

Travailler en groupe

Pour les ateliers à distance, vous devez en plus prévoir la structure des exercices . Et c'est la partie la plus difficile ! Travailler en groupe est plus délicat, mais cela peut être résolu en se divisant en groupes avec une « salle » supplémentaire dans l'outil de téléconférence.

Réflexion

Les exercices impliquant un remue-méninges bruyant valent la peine d'être remplacés par le type silencieux. Demandez simplement aux participants de générer des idées sur des notes autocollantes . S'il y a beaucoup d'idées à discuter, il vaut la peine de limiter les présentations aux seules plus importantes et intéressantes, qui ont été indiquées par les participants par vote par points.

Séances de croquis

L'esquisse n'est pas confortable pour tout le monde, même dans les ateliers standard. L'utilisation d'un nouvel outil pour dessiner serait un facteur de stress supplémentaire - alors gardons cette session dans le monde "réel". Donnez simplement aux participants 15 à 20 minutes en privé pour esquisser des solutions, puis téléchargez toutes les photos des esquisses sur le tableau. La présentation peut commencer maintenant !

Modérer les discussions

La discussion lors d'une conférence téléphonique est un défi. Deux scénarios nous attendent : soit tout le monde se mettra à parler en même temps, soit personne ne le fera. Modérons-le donc avec des exercices. Préparez un tableau divisé en plusieurs catégories – défis/questions/doutes, qui permettra à chacun de poser son avis et ses questions, puis vous pourrez tous en discuter calmement étape par étape.

Qu'en est-il des questions simples telles que : Avez-vous besoin d'une pause ? Sommes-nous tous d'accord ? Autres questions? Cela vaut la peine de demander aux participants de montrer ok/pas ok - avec un geste de la main ou simplement un hochement de tête. Grâce à cela, nous n'introduisons pas de chaos, et en tant qu'animateurs, nous savons si le groupe est compatible.

Qu'en est-il des personnes qui assumeront le rôle d'observateur lors d'un atelier à distance ? Modérons les discussions et engageons ceux qui semblent absents avec des questions supplémentaires.

Et si la discussion commençait à s'éloigner ?

• Prévoyez des emplacements dits de parking sur le tableau de l'atelier. Si un sujet nécessite une discussion séparée, nous le parquons et y revenons plus tard.
• Informez les participants du temps dont nous disposons pour un sujet spécifique. Grâce à cela, tout le monde est au courant, et couper la discussion ne sonne plus "grossier".
• Si nous prévoyons qu'un sujet peut déclencher une vague de commentaires, laissez-les être recueillis par les participants sur des notes autocollantes. Grâce à cela, en tant que facilitateur, nous savons combien de « points de vue » nous devons prédire dans la discussion.

Préparation aux ateliers

Avant l'atelier, il est important de présenter aux participants les règles et l'outil sur lesquels vous allez travailler . Rappelez-leur d'avoir des écouteurs et d'avoir accès à l'appareil photo, sans parler d'une connexion Internet stable. Pour faciliter deux écrans est un must - vous devez avoir de l'espace pour travailler à bord et observer l'équipe.

La veille, envoyez une instruction avec la possibilité de tester l'outil mais n'oubliez pas l'introduction au début de l'atelier. Il existe de nombreux outils en ligne pour animer des ateliers à distance. Choisissez celui qui vous plaît le plus, mais n'oubliez pas de tester l'accès de l'équipe et de préparer des modèles d'exercices.

Exécution

Les ateliers regorgent de dynamiques différentes . Parfois, même si nous planifions un ordre du jour précis, vérifions et planifions avec le client ainsi que son parcours, il s'avère que certains changements doivent être apportés. Dans cette situation, vous pouvez toujours parler à l'équipe sur un canal de communication supplémentaire, ou faire des consultations rapides pendant une pause. À cette fin, il vaut la peine de préparer une réunion interne supplémentaire, où l'équipe peut discuter rapidement pendant la pause.

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