Jak wyjaśnić zespołowi potrzebę śledzenia czasu

Śledzenie czasu zakorzeniło się jako nieoceniony atut każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Prawidłowo stosowany powoduje wzrost, stabilność finansową oraz zwiększoną przepływ pracy i satysfakcję z pracy. Jednak większość zespołów nie będzie miała pewności co do śledzenia czasu, ponieważ nie ma on złej reputacji.

Wiele firm oferujących oprogramowanie i usługi do zarządzania pracownikami traktuje śledzenie czasu jako niewielką część swoich rygorystycznych metod monitorowania pracowników. Niedawna publikacja CNBC „ Jak pracodawcy mogą Cię szpiegować podczas pracy w domu ” sprawiła, że ​​wiele osób (słusznie) obawia się wszelkiego rodzaju oprogramowania, które śledzi ich wydajność pracy.

W tym momencie wkraczamy, aby pomóc Ci zmniejszyć część tego strachu i pokazać, że wprowadzenie prostego oprogramowania do śledzenia czasu nie wpłynie na ich prywatność. Że może w rzeczywistości chronić ich prawa jako pracowników i ogólnie kształtować lepsze nawyki.

Najczęstsze obawy związane ze śledzeniem czasu pracy

Czy śledzenie czasu będzie wykorzystywane do naruszania mojej prywatności?

Zajmijmy się słoniem w pokoju – monitoring pracowników i prywatność .

Ludzie obawiają się, że śledzenie czasu jest bramą do ciągłego monitorowania i większej kontroli.

W artykule BBC z 2018 r. wielu pracowników zgłosiło się, aby opowiedzieć swoją historię o tym, jak monitorowanie pracowników powodowało u nich niepokój, strach i stres. Wielu podkreślało, w jaki sposób zaimplementowano narzędzia śledzące, twierdząc, że pomogą one w ogólnej wydajności, ale zrobili wszystko oprócz tego.

W tym samym artykule jeden z kierowców ciężarówek wspomniał, że zainstalowana kamera i mikrofon sprawiły, że zbytnio skoncentrował się na swoich wynikach (ograniczenie prędkości, wynik jazdy itp.). Tak bardzo, że mniej skupiał się na byciu w danej chwili podczas jazdy. Tak wysoki poziom ciśnienia może prowadzić do gorszych wyników i prawie na pewno doprowadzić do wypalenia.

Staraj się śledzić czas z właściwych powodów. Nie używaj go tylko jako testu do pełnego monitorowania pracowników, ponieważ bez wątpienia stracisz więcej, niż możesz zyskać.

Czy będzie się ode mnie oczekiwać pełnej produktywności przez wszystkie 8 godzin?

Chociaż jesteśmy w XXI wieku, wciąż oczekujemy XIX-wiecznego przepływu pracy.

Od czasu rewolucji przemysłowej pracownicy mieli pracować ponad 16 godzin dziennie, 6 dni w tygodniu. Ustawa o Uczciwych Normach Pracy z 1938 r. zdołała to naprawić, ograniczając czas pracy do 40 godzin tygodniowo, po prostu dlatego, że zmienił się charakter pracy.

Dlaczego więc nadal traktujemy pracę w ten sam sposób?

Steve Glaveski, dyrektor generalny Collective Campus , wskazuje, jak modernizacja, postęp technologiczny i internet drastycznie zmieniły sposób, w jaki pracujemy, w porównaniu z tym, co było w 1938 roku. Nowoczesne miejsce pracy jest zupełnie inne i nie możemy oczekiwać pełnego skupienia i wydajność przez całe 8 godzin.

Niemiecki startup Rheingans Digital Enabler był królikiem doświadczalnym w eksperymencie własnego dyrektora generalnego, Lasse Rheingansa. Chciał sprawdzić, czy jego pracownicy mogliby zmienić dzień pracy z 8-godzinnego na 5-godzinny, wierząc, że poprawi to ich produktywność i jakość pracy. Nie trzeba dodawać, że eksperyment zakończył się sukcesem, a sami pracownicy poczuli poprawę, ponieważ nie czuli presji, aby starać się być produktywni przez cały dzień pracy.

Rzadziej ulegali rozproszeniom i nadgodzinom.

Przykład Rheingansa dowodzi licznych twierdzeń naukowych, że nikt nie może być produktywny przez 8 godzin dziennie i że prezesi i menedżerowie nie powinni tego oczekiwać. W ten sam sposób wyjaśnij zespołom, że nie będzie się od nich wymagało ciągłego nadmiernego skupienia. Śledzenie czasu to sposób na znalezienie godzin szczytu i nauczenie się lepszego ustalania priorytetów zadań.

A kto wie, przy wystarczającej ilości danych i usprawnieniach, może Twoja firma mogłaby przejść na 5- lub 6-godzinny tydzień pracy bez strat finansowych.

Czy śledzenie czasu jest formą kary za słabą wydajność?

Są pracownicy, którzy będą postrzegać śledzenie czasu jako sposób na ukaranie gorszych wyników. Postaw się w sytuacji osoby, której właśnie powiedziano, że cały personel będzie musiał śledzić swój czas i składać raporty. Od razu mogą pomyśleć o kilku rzeczach:

• Czy źle wykonuję swoją pracę?
• Czy osiągamy gorsze wyniki?
• Czy menedżerowie nam nie ufają?
• Czy śledzenie czasu będzie jedynym sposobem na docenienie mojej pracy?

Oczekuje się, że ich pierwsze myśli prawie zawsze będą negatywne. Bo kiedy menedżer chce zobaczyć, ile czasu spędzasz na każdej czynności, czujesz potrzebę dawania więcej niż 100%, albo dostaniesz „klepnięcie po nadgarstku”. I wracamy do wzorca presji – stresu – wypalenia.

Podkreśl od samego początku, że śledzenie czasu nie będzie wykorzystywane jako narzędzie do wymierzania kar lub jako podstawa do rozwiązania umowy. Zamiast tego natychmiast zajmij się prawdziwymi powodami – przyspieszeniem pewnych procesów, zobaczeniem, gdzie zespoły wspólnie mogą przyspieszyć lub nieco rozluźnić, lub uzyskać więcej informacji na temat tego, którzy członkowie zespołu mogą podjąć więcej zadań w porównaniu z tymi, którzy są już przytłoczeni.

Czy do mikrozarządzania pracownikami będzie wykorzystywane śledzenie czasu?

Często zdarza się, że menedżerowie i dyrektorzy generalni postrzegają śledzenie czasu jako wymówkę do nadzorowania każdego najmniejszego aspektu czasu pracy swoich pracowników.

Reggie Scales, starszy wiceprezes Vonage, przedstawił niesławne twierdzenie w raporcie CNBC: „[Pracownicy] wiedzą, że oglądamy, co zawsze jest dobre”. Jest to idealna reprezentacja wizerunku wielu pracowników, gdy wdrażane jest śledzenie czasu.

Każdy ich krok będzie monitorowany, analizowany, a oni otrzymają stosy na stosy informacji zwrotnych i/lub poprawek. Podczas gdy niektórzy uznają to za okazję do pokazania swojej wartości, większość będzie niespokojna nawet z zadaniami, w których są świetni. To strach przed:

• „Dlaczego to samo zadanie zajęło ci 15 minut mniej niż wczoraj?”
• „Twoi koledzy z drużyny skończyli wszystko w terminie, widzę, że twój raport jest spóźniony”
• „Dlaczego to zadanie zajmuje ci więcej czasu niż zwykle, skoro masz wszystko, czego potrzebujesz?”
• „Widzę, że masz lukę w swoim harmonogramie, co powiesz na te e-maile?”

Indywidualna swoboda każdego pracownika w zakresie sortowania priorytetów i wykonywania pracy zniknęła.

Nie wspominając o tym, że wszyscy zajmujemy się sprawami osobistymi, bezproduktywnymi dniami, pracą kolegów z zespołu, przerwami itp. Poświęciliśmy również cały artykuł temu tematowi i może to otworzyć oczy dla wielu kierowników zespołów, którzy chcą zrozumieć swoje zespoły Lepsze obawy dotyczące śledzenia czasu.

Biorąc to wszystko pod uwagę, jak możesz złagodzić początkowy cios, ogłaszając wdrożenie śledzenia czasu w swoich zespołach? Dodatkowo, jak wytłumaczyć jej potrzebę, która szybko rozwieje wszelkie wątpliwości?

Sprostanie oczekiwaniom dotyczącym śledzenia czasu

Upewnij się, że powody śledzenia czasu są etyczne i znaczące.

W poprzedniej sekcji podkreśliliśmy praktyki, które traktują śledzenie czasu jako narzędzie, które utrudnia postęp, a nie pomaga. Oto kilka rzeczy, nad którymi warto się zastanowić przed podjęciem decyzji o rozmowie z zespołem. Ostatecznie te refleksje mogą pomóc w podejściu do zespołu z większą pewnością i przygotować się na pytania, które nieuchronnie wynikną.

Śledzenie czasu może znacznie poprawić zarządzanie czasem

I nie w sensie: kiedy ludzie zobaczą, ile czasu marnują, nagle staną się bardziej świadomi swoich wyborów i staną się lepsi.

Zamiast tego spróbuj spojrzeć na to stwierdzenie z perspektywy samodoskonalenia. Śledzenie czasu może poprawić zarządzanie czasem osobistym i ujawnić wiele o tym, co i jak ustalamy priorytety. Podczas rozmowy z zespołami podkreślaj te osobiste korzyści:

• Staną się bardziej zorganizowani;
• Poprawi się ich równowaga między życiem zawodowym a prywatnym;
• Dokonują szybszych i lepszych wyborów;
• Nauczą się ustalać priorytety itp.

A to tylko niektóre z korzyści. W artykule „Jak i dlaczego śledzić codzienne czynności i nawyki” przedstawiliśmy jeszcze więcej korzyści, które możesz wykorzystać jako materiał do prezentacji. Zawiera praktyczne porady i ekspertyzy namawiające do śledzenia czasu.

Śledzenie czasu nie jest opatrunkiem na złe zarządzanie lub komunikację

Jeśli problemem jest produktywność, może to być spowodowane złym zarządzaniem, niewłaściwymi kanałami komunikacji (lub niewłaściwie wykorzystywanymi), niesatysfakcjonującymi warunkami pracy itp.

Eksperci z PPM Express mają godne podziwu doświadczenie w dopytywaniu prezesów o przyczyny strat finansowych firmy. Najczęściej są to:

• Brak nadążania za rynkiem;
• Złe warunki pracy;
• Brak planów awaryjnych;
• Konflikty i słaba komunikacja.

Ale, jak świadczą, wielu z tych samych dyrektorów generalnych traktuje śledzenie czasu jako proste rozwiązanie, myśląc, że straty czasu i pieniędzy mogą wynikać z tego, że pracownicy nie mierzą czasu.

Dlatego najpierw upewnij się, że wszystko w Twoim biurze i zespołach działa płynnie, zanim wprowadzisz śledzenie czasu. W przeciwnym razie te czynniki zewnętrzne będą miały duży wpływ na dane.

W następnej sekcji omówimy konkretne kroki, jak przygotować, przeprowadzić i śledzić udane spotkanie, podczas którego wyjaśnisz swojemu zespołowi potrzebę śledzenia czasu.

Jak komunikować pracownikom potrzebę śledzenia czasu

Od samego początku będziesz musiał odeprzeć piętno czasu, które niesie ze sobą śledzenie czasu.

Chcesz bezpośrednio zająć się problemami pracowników. Typowe problemy, które wymieniliśmy w pierwszej sekcji, niekoniecznie są tymi samymi, które mogą mieć twoje zespoły/pracownicy. Oto kilka sposobów na wprowadzenie śledzenia czasu jako pozytywnej zmiany, przy jednoczesnym uwzględnieniu wątpliwości zespołów.

Uzgodnij podstawy i ustal zasady

Zawsze dobrze jest, aby liderzy zespołów lub menedżerowie zebrali się na spotkanie, aby omówić śledzenie czasu i sposób, w jaki im to pomoże. Ustalenie wśród nich kilku podstawowych zasad wyeliminuje przyszłe zamieszanie podczas odczytywania gromadzonych danych. Mogą to być między innymi:

• Dlaczego Twój zespół będzie śledził czas;
• Kiedy spojrzysz na konkretne spędzone godziny, a kiedy skupisz się tylko na wynikach;
• Czy potrzebne będą raporty tygodniowe lub miesięczne;
• Jak wdrożyć śledzenie czasu w zarządzaniu projektami i terminami;

Celem jest znalezienie wspólnej płaszczyzny, aby śledzenie czasu mogło działać dla Ciebie, a nie jako punkt sporny lub konflikt. Najgorsze, co może się wydarzyć, to to, że niektóre zespoły zaczynają pozostawać w tyle, inne zdają sobie sprawę, że zajmuje to zbyt dużo czasu i wysiłku, co może doprowadzić do upadku całej „infrastruktury”, którą zbudowałeś.

Wydaj „miękkie ogłoszenie”

Podobnie jak miękki start, „miękkie ogłoszenie” służy przedstawieniu pracownikom idei śledzenia czasu, bez żadnych szczególnych szczegółów. Dajesz im znać, że będzie spotkanie i ogólny pomysł na temat tego, co będzie omawiane. Najlepiej zrobić to kilka tygodni przed rozpoczęciem śledzenia czasu, najwyżej miesiąc.

Pamiętaj, aby podkreślić, że śledzenie czasu będzie dobrą zmianą. Skoncentruj się na jego pozytywnym wpływie zarówno na zespoły, jak i na projekty i dodaj, że nie zagrozi niczyim zatrudnieniu (ponieważ jest to pierwsza obawa, która często przychodzi na myśl).

W ten sposób pozwalasz na naturalne tworzenie się szumu w biurze, zamiast wyciekania (prawdopodobnie błędnych) informacji. Przechowywanie informacji od pracowników budzi obawy i sprawia, że ​​obawiają się, że będą uważnie obserwowani i stracą wolność.

Spraw, aby pracownicy poczuli się słyszani

Około dwóch tygodni przed wprowadzeniem praktyki wyślij anonimowy formularz, w którym pracownicy mogą wyrazić swoje obawy dotyczące śledzenia czasu. Ponieważ wielu pracowników, pomimo anonimowości, rzadko będzie rozwodzić się w formularzach, zaoferuj różne sposoby wypełniania informacji, aby zapewnić jak najlepsze odpowiedzi. Na przykład możesz spróbować:

Odpowiedzi wielokrotnego wyboru:

Co martwi Cię najbardziej, jeśli firma wdroży śledzenie czasu?

• Wydam się bezproduktywny.
• Obawiam się, że tracę za dużo czasu.
• To naruszenie mojej prywatności.
• Śledzenie czasu nie odzwierciedla dokładnie mojego przepływu pracy.
• Jest zbyt wiele rozrywek.
• Zapomnę śledzić czas.
• Inne: _________________________________

Lub wybierz pytania otwarte:

Czy masz doświadczenie w śledzeniu czasu? Czy to zadziałało dla Ciebie?

Aby przeprowadzić tego rodzaju ankiety, powinieneś ściśle współpracować z przedstawicielem HR. Omów jak najwięcej gruntu, aby wcześniej rozwiązać wiele problemów. Zebrane dane powinny być prezentowane jako pierwsza kolejność spotkania, gdy nadejdzie czas.

Pozwól na osobiste dyskusje

Jeśli to możliwe, Twój HR powinien poinformować wszystkich, że mogą również przyjść do nich osobiście, aby wyrazić swoją opinię. Niektórzy pracownicy lepiej wyrażają swoje myśli werbalnie. Czasami odpowiedzi na pytania na papierze mogą być odbierane jako pusty gest, że ich obawy zostaną zignorowane.

Umów się na spotkanie, aby wprowadzić śledzenie czasu

Na tydzień przed samym spotkaniem wyślij masową wiadomość e-mail z opisem wszystkich punktów, które zostaną poruszone. Obawy pracowników, Twoje cele i cele wraz z samym śledzeniem czasu, z jakiego narzędzia skorzystasz, jaka pomoc zostanie udzielona itp.

Te punkty powinny być krótkie i zwięzłe. Ten e-mail da pracownikom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie pytań i uwag, o których mogli zapomnieć w ankiecie. Dodatkowo, znając kolejność omawianych punktów, jest bardziej prawdopodobne, że ludzie będą wiedzieć, kiedy nadszedł czas, aby wskoczyć z właściwym pytaniem, zamiast zadawać coś poza kontekstem i powodować dygresję.

9 kroków do wprowadzenia śledzenia czasu w zespole

Kiedy już zaczniesz wprowadzać śledzenie czasu, poniższe kroki zapewnią, że komunikujesz wszystko jasno i precyzyjnie.

1. Zachowaj krótkie wprowadzenie

Nikt nie lubi długich spotkań, zwłaszcza gdy mają lepsze rzeczy do zrobienia lub gdy „mogli być e-mailem”. Podziękuj wszystkim za przybycie i jeszcze raz wprowadź porządek biznesu, który wcześniej ustaliłeś. Ogłoś też, że na końcu odpowiesz na wszystkie ich pytania.

2. Zacznij od obaw i zajmij się nimi w pierwszej kolejności

Korzystając z danych zebranych z ankiety, wskaż największe problemy, jakie pracownicy mają ogólnie ze śledzeniem czasu. Dzięki temu wiedzą, że zostali wysłuchani, i wzmacnia fakt, że mają coś do powiedzenia w sprawach firmy.

Następnie ujawnij szczegóły, które negocjowałeś z liderami zespołów na początku procesu i jak wpłynie to na każdy dział/zespół.

3. Wyjaśnij swojemu zespołowi 5 kluczowych punktów

W Clockify opowiadamy się za używaniem śledzenia czasu jako sposobu na poprawę ogólnego życia. Nie chcę przytłaczać Cię szczegółowymi informacjami, więc lista będzie krótka. Każdy punkt będzie miał link do tych tematów, jeśli chcesz je dokładniej zbadać.

1. Śledzenie czasu pomaga im komunikować nadgodziny i negocjować korzyści
2. Pomaga im łatwo zidentyfikować czynniki rozpraszające uwagę i stracony czas
3. Stają się bardziej świadomi swoich nadgodzin i mogą z czasem zapobiec wypaleniu
4. Wiedzą, kiedy przysługuje im czas wyrównawczy
5. Zapobiega błędom urzędniczym i kradzieży czasu – to twardy dowód, który chroni ich prawa

4. Podaj dużo danych

Przygotuj wcześniej trochę danych (najlepiej użyć infografiki, aby utrzymać dynamikę spotkania). Znajdź studia przypadków firm, które wykorzystały śledzenie czasu pracy na swoją korzyść. Mając niepewność, co wnosi do stołu śledzenie czasu, niektórzy mogą rzucić się do Google i znaleźć przykłady, w których śledzenie czasu nie powiodło się. To sprawi, że staną się defensywne i zapewnią kontrapunkty, na które również powinieneś być przygotowany.

5. Miej obecny HR

Na marginesie, upewnij się, że podczas spotkania i procesu dostosowawczego obecny jest przedstawiciel HR. Niech usiądą wśród pracowników i dołączą do dyskusji, jeśli to możliwe. Ich obecność zapewni Ci wsparcie w tym trudnym zadaniu. Jednocześnie potrafią stłumić wszelkie wątpliwości, zamieszanie lub wojowniczość, które mogą pojawić się wśród drużyn.

6. Bądź otwarty na pytania i odpowiedzi

Na koniec, ale najważniejsze, pozwól ludziom dzielić się swoimi opiniami. Zachowaj otwarte forum, chyba że są to głównie świerszcze i tumbleweeds. Następnie możesz zdecydować się na zadawanie konkretnych pytań i sprawdzić, czy wywołają one dyskusję.

7. Napisz uzupełniający e-mail po spotkaniu wprowadzającym

To świetny sposób na podsumowanie spotkania, które możesz zachować tak szczegółowo lub zwięźle, jak tylko chcesz. Jeśli brzmi to jak zbyt dużo pracy, mamy listę najlepszych aplikacji do zarządzania czasem na 2020 rok, wśród których jest Otter, aplikacja, która rejestruje spotkania, a następnie je transkrybuje i oznacza czas w celu wygenerowania raportu.

8. Zapewnij zasoby

Kilka dni po spotkaniu, gdy informacja się uspokoi, wyślij masową wiadomość e-mail z kompendium zasobów. Od tego, jak lepiej zarządzać swoim czasem, po jak korzystać z liczników czasu i jak zmienić to w nawyk, aby stało się to prawie automatyczne.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, oto kilka artykułów, które pomogą Ci na właściwej drodze:

• 4 proste metody śledzenia czasu podczas pracy na komputerze
• 12 wskazówek, jak budować i ulepszać zarządzanie czasem zespołu
• Jak zbudować nawyk śledzenia czasu

9. Zapewnij zespoły, że otrzymają pomoc z oprogramowaniem

Jednym z problemów, którym nie zajęliśmy się szeroko, ale o którym warto wspomnieć, jest to, że wiele osób boi się, że będą wyglądać głupio, jeśli nie nauczą się korzystać z narzędzia do śledzenia czasu. Najlepszym sposobem działania nie jest bezpośrednie pytanie, kto ma problemy z nauką (ponieważ bardzo niewielu to przyzna), ale zamiast tego zaoferuj szybki kurs i pomoc 1:1 ze strony operacji, bardziej doświadczonych technicznie pracowników lub własnych programistów oprogramowania. To znaczy ci, którzy oferują pomoc na miejscu.

Podsumowując

Kiedy dzieci boją się potworów w swoich szafach, wiemy, że tak naprawdę jest to strach przed nieznanym. Ich pokoje są ciemne, sylwetki wszędzie układają się w upiorne kształty, dobiegają odgłosy na zewnątrz i wewnątrz ich przestrzeni osobistej. Pozostawieni własnej wyobraźni, nic dziwnego, że tworzą najstraszniejsze scenariusze.

Proces nie zmienia się tak bardzo, gdy się starzejemy. W podobny sposób coś tak prostego jak śledzenie czasu może wydawać się bardziej przerażające, gdy nasze mózgi nie mają wystarczającej ilości faktycznych informacji. Stosując metody, które przedstawiliśmy, możesz włączyć światło w ciemnym pokoju i otworzyć drzwi upiornej szafy, by pokazać, że nie ma się czego bać. Rozwiązuj ich obawy za pomocą informacji, współczucia, zrozumienia i mnóstwa zapewnień.