Come spiegare la necessità del monitoraggio del tempo al tuo team

Il monitoraggio del tempo si è affermato come una risorsa inestimabile per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Se utilizzato correttamente, provoca crescita, stabilità finanziaria e aumento del flusso di lavoro e soddisfazione sul lavoro. Tuttavia, la maggior parte dei team non sarà sicura del monitoraggio del tempo, poiché non ha una cattiva reputazione.

Molte aziende che offrono software e servizi per la gestione della forza lavoro hanno il monitoraggio del tempo come una piccola parte dei loro rigorosi metodi di monitoraggio dei dipendenti. Una recente funzione della CNBC Come i datori di lavoro potrebbero spiarti mentre lavorano da casa ha lasciato molte persone (giustamente) diffidenti nei confronti di qualsiasi tipo di software che tenga traccia delle loro prestazioni lavorative.

È qui che entriamo in gioco, per aiutarti a ridurre parte di quella paura e mostrare che l'introduzione di un semplice software di monitoraggio del tempo non influirà sulla loro privacy. Che può, di fatto, proteggere i loro diritti come dipendenti e farli formare complessivamente abitudini migliori.

Preoccupazioni più comuni sul monitoraggio del tempo al lavoro

Il monitoraggio del tempo verrà utilizzato per invadere la mia privacy?

Parliamo dell'elefante nella stanza: monitoraggio e privacy dei dipendenti .

Le persone temono che il monitoraggio del tempo sia un gateway per un monitoraggio costante e un maggiore controllo.

In un articolo della BBC del 2018, un certo numero di dipendenti si è fatto avanti per raccontare la propria storia su come il monitoraggio dei dipendenti li rendesse ansiosi, timorosi e stressati. Molti hanno sottolineato come gli strumenti di monitoraggio siano stati implementati affermando che aiuteranno le prestazioni complessive, ma hanno fatto tutto tranne quello.

Nello stesso articolo, un camionista ha menzionato come la telecamera e il microfono installati lo abbiano fatto concentrare troppo sulle sue prestazioni (limite di velocità, punteggio di guida, ecc.). Tanto, infatti, che ha messo meno attenzione sul momento mentre guidava effettivamente. Livelli così elevati di pressione possono portare a prestazioni più scarse e quasi sicuramente causare burnout.

Cerca di tenere traccia del tempo per le giuste ragioni. Non usarlo solo come test per il monitoraggio completo dei dipendenti, perché senza dubbio perderai più di quanto puoi guadagnare.

Ci si aspetta che io sia completamente produttivo per tutte e 8 le ore?

Anche se siamo nel 21° secolo, ci aspettiamo ancora un flusso di lavoro del 19° secolo.

Dalla rivoluzione industriale, ci si aspettava che i lavoratori lavorassero fino a 16 ore al giorno, 6 giorni alla settimana. La legge sugli standard di lavoro equi nel 1938 è riuscita a rettificare questo limite limitando l'orario di lavoro a 40 ore settimanali, semplicemente perché la natura del lavoro è cambiata.

Allora perché continuiamo a trattare il lavoro allo stesso modo?

Steve Glaveski, CEO di Collective Campus , sottolinea come la modernizzazione, i progressi tecnologici e Internet abbiano cambiato drasticamente il nostro modo di lavorare, rispetto a come era nel 1938. Il posto di lavoro moderno è molto diverso e non possiamo aspettarci la massima concentrazione e produttività durante tutte le 8 ore.

La startup tedesca Rheingans Digital Enabler è stata la cavia in un esperimento del suo stesso CEO, Lasse Rheingans. Voleva vedere se i suoi dipendenti potevano passare da una giornata lavorativa di 8 ore a una di 5 ore, credendo che ciò avrebbe migliorato la loro produttività e qualità del lavoro. Inutile dire che l'esperimento è stato un successo e gli stessi dipendenti hanno sentito un miglioramento, perché non hanno sentito la pressione di cercare di essere produttivi per l'intera giornata lavorativa.

Avevano meno probabilità di soccombere alle distrazioni e agli straordinari.

L'esempio di Rheingans dimostra le numerose affermazioni scientifiche secondo cui nessuno può essere produttivo 8 ore al giorno e che CEO e manager non dovrebbero aspettarselo. Allo stesso modo, spiega alle squadre che non ci si aspetta che siano sempre iperconcentrate. Il monitoraggio del tempo è un modo per trovare le ore di punta e imparare a dare priorità alle proprie attività.

E chissà, con dati sufficienti e miglioramenti, forse la tua azienda potrebbe passare a una settimana lavorativa di 5 o 6 ore, senza perdite finanziarie.

Il monitoraggio del tempo è una forma di punizione per prestazioni insufficienti?

Ci sono dipendenti che vedranno il monitoraggio del tempo come un mezzo per punire le prestazioni insufficienti. Mettiti nei panni di una persona a cui è stato appena detto che l'intero staff dovrà tenere traccia del proprio tempo e inviare rapporti. Immediatamente possono pensare diverse cose:

• Sto sbagliando il mio lavoro?
• Stiamo sottoperformando?
• I gestori non si fidano di noi?
• Il monitoraggio del tempo sarà l'unico modo per valutare il mio lavoro?

Si prevede che i loro primi pensieri saranno quasi sempre negativi. Perché quando un manager vuole vedere quanto tempo dedichi a ciascuna attività, senti il ​​bisogno di dare più del 100%, altrimenti ti prenderai una "pacca". E torniamo al modello di pressione – stress – burnout.

Evidenzia fin dall'inizio che il monitoraggio del tempo non sarà utilizzato come strumento per distribuire sanzioni o come motivo di risoluzione. Invece, affronta immediatamente le vere ragioni: accelerare determinati processi, vedere dove i team collettivamente possono aumentare il ritmo o rilassarsi un po', o essere più informati su quali membri del team possono svolgere più compiti rispetto a quelli che sono già sopraffatti.

Il monitoraggio del tempo verrà utilizzato per i dipendenti di microgestione?

Non è raro trovare manager e amministratori delegati che vedono il monitoraggio del tempo come una scusa per supervisionare ogni piccolo aspetto del tempo di lavoro dei propri dipendenti.

Reggie Scales, vicepresidente senior di Vonage, ha fatto l'ormai famigerata affermazione in un rapporto della CNBC: "[I dipendenti] sanno che stiamo guardando, il che è sempre positivo". È la rappresentazione perfetta dell'immagine che molti dipendenti ottengono quando viene implementato il monitoraggio del tempo.

Ogni loro passo sarà monitorato, esaminato e riceveranno pile su pile di feedback e/o correzioni. Mentre alcuni vedranno questa come un'opportunità per mostrare il proprio valore, la maggior parte sarà a disagio anche con compiti in cui sono bravi. È la paura di:

• "Come mai lo stesso compito ti ha richiesto 15 minuti in meno rispetto a ieri?"
• "I tuoi compagni di squadra hanno finito tutto entro la scadenza, vedo che il tuo rapporto è in ritardo"
• "Perché questo compito ti richiede più tempo del solito, quando hai tutto ciò di cui hai bisogno?"
• "Vedo che hai una lacuna nel tuo programma, che ne dici di ricevere quelle e-mail?"

La libertà individuale di ciascun dipendente su come ordinare le proprie priorità e svolgere il lavoro è svanita.

Per non parlare del fatto che ci occupiamo tutti di problemi personali, giornate improduttive, lavoro dei compagni di squadra, interruzioni, ecc. Abbiamo anche dedicato un intero articolo a questo argomento e può essere illuminante per molti team leader che cercano di capire i loro team ' il monitoraggio del tempo si preoccupa meglio.

Detto questo, come puoi attenuare il colpo iniziale quando annunci l'implementazione del monitoraggio del tempo nei tuoi team? Inoltre, come puoi spiegare la necessità che allevierà rapidamente qualsiasi o tutti i dubbi?

Affrontare le aspettative del monitoraggio del tempo

Assicurati che le tue ragioni per il monitoraggio del tempo siano etiche e significative.

Nella sezione precedente, abbiamo evidenziato le pratiche che considerano il monitoraggio del tempo come uno strumento che ostacola il progresso anziché aiutarlo. Ecco alcune cose su cui riflettere prima di decidere di parlare con la tua squadra. In definitiva, queste riflessioni possono aiutarti ad avvicinarti al team con maggiore sicurezza e a prepararti per le domande che inevitabilmente ne conseguiranno.

Il monitoraggio del tempo può migliorare notevolmente la gestione del tempo

E non nel senso: quando le persone vedono quanto tempo sprecano, improvvisamente diventeranno più consapevoli delle proprie scelte e miglioreranno.

Invece, prova a guardare questa affermazione dal punto di vista dell'auto-miglioramento. Il monitoraggio del tempo può migliorare la gestione del tempo personale e rivelare molto su cosa e come diamo la priorità. Sottolinea questi vantaggi personali quando parli con i tuoi team:

• Diventeranno più organizzati;
• Il loro equilibrio tra lavoro e vita privata migliorerà;
• Faranno scelte più rapide e migliori;
• Impareranno a stabilire le priorità, ecc.

E questi sono solo alcuni dei vantaggi. Nell'articolo "Come e perché tenere traccia delle attività e delle abitudini quotidiane", abbiamo delineato ancora più vantaggi che puoi utilizzare come materiale di presentazione. Viene fornito con consigli pratici e opinioni di esperti che sostengono il monitoraggio del tempo.

Il monitoraggio del tempo non è un cerotto per una cattiva gestione o comunicazione

Se il problema è la produttività, potrebbe essere dovuto a una cattiva gestione, a canali di comunicazione non funzionanti (o utilizzati) correttamente, condizioni di lavoro insoddisfacenti, ecc.

Gli esperti di PPM Express hanno un'ammirevole esperienza nell'informare gli amministratori delegati sui motivi delle perdite finanziarie dell'azienda. Più comunemente, questi sono:

• Fallimento per stare al passo con il mercato;
• Cattive condizioni di lavoro;
• Nessun piano di emergenza;
• Conflitti e scarsa comunicazione.

Ma, come testimoniato da loro, molti di quegli stessi CEO si rivolgono al monitoraggio del tempo come una semplice soluzione, pensando che le perdite sia di tempo che di denaro potrebbero essere dovute al fatto che i dipendenti non riescono a tenere traccia del tempo.

Quindi, vorrai prima assicurarti che tutto nel tuo ufficio e nei tuoi team funzioni senza intoppi prima di introdurre il monitoraggio del tempo. In caso contrario, questi fattori esterni avranno un impatto importante sui dati.

Nella sezione seguente, affronteremo passaggi specifici su come preparare, condurre e seguire una riunione di successo in cui spiegherai la necessità di tenere traccia del tempo al tuo team.

Come comunicare la necessità del monitoraggio del tempo ai dipendenti

Immediatamente, dovrai combattere lo stigma che il monitoraggio del tempo porta con sé.

Vuoi affrontare direttamente le preoccupazioni dei dipendenti. I problemi comuni che abbiamo elencato nella prima sezione non sono necessariamente gli stessi che potrebbero avere i tuoi team/dipendenti. Quindi, ecco alcuni modi per introdurre il monitoraggio del tempo come un cambiamento positivo, tenendo conto dei dubbi delle squadre.

Concordare le basi e stabilire le regole

È sempre una buona idea che i leader del team oi manager si riuniscano per una riunione per discutere del monitoraggio del tempo e di come questo li aiuterà. Stabilire prima alcune regole di base tra di loro eliminerà qualsiasi confusione futura durante la lettura dei dati raccolti. Questi possono includere, ma non sono limitati a:

• Perché il tuo team terrà traccia del tempo;
• Quando guarderai le ore specifiche trascorse e quando ti concentrerai solo sui risultati;
• Saranno necessari rapporti settimanali o mensili;
• Come implementare il monitoraggio del tempo nella gestione dei progetti e delle scadenze;

L'obiettivo è trovare un terreno comune in modo che il monitoraggio del tempo possa funzionare per te e non come punto di contesa o conflitto. La cosa peggiore che può succedere è che alcuni team iniziano a rimanere indietro, altri si rendono conto che richiede troppo tempo e sforzi, il che può far crollare l'intera "infrastruttura" che hai costruito.

Fai un "annuncio morbido"

Proprio come un lancio soft, un "annuncio soft" serve a introdurre l'idea del monitoraggio del tempo allo staff, senza dettagli particolari. Fai sapere loro che ci sarà un incontro e l'idea generale di ciò che sarà discusso. È meglio farlo alcune settimane prima di entrare nel monitoraggio del tempo, un mese al massimo.

Ricorda di sottolineare che il monitoraggio del tempo sarà un buon cambiamento. Concentrati sul suo impatto positivo su entrambi i team e sui progetti e aggiungi che non metterà a repentaglio l'occupazione di nessuno (poiché questa è la prima preoccupazione che comunemente viene in mente).

In questo modo, permetti a un po' di brusio nell'ufficio di formarsi naturalmente, invece di far trapelare informazioni (possibilmente sbagliate) in giro. Conservare le informazioni dei dipendenti solleva preoccupazioni e li fa temere che saranno monitorati da vicino e perderanno la loro libertà.

Fai sentire i dipendenti ascoltati

Circa due settimane prima dell'introduzione della pratica, invia un modulo anonimo in cui i dipendenti possono scrivere le loro preoccupazioni sul monitoraggio del tempo. Poiché molti dipendenti raramente sono prolissi nei moduli nonostante l'anonimato, offri diversi modi per compilare le informazioni per garantire le migliori risposte possibili. Ad esempio, puoi provare:

Risposte a scelta multipla:

Cosa ti preoccupa di più se l'azienda implementa il monitoraggio del tempo?

• Sembrerò improduttivo.
• Temo di perdere troppo tempo.
• È un'invasione della mia privacy.
• Il monitoraggio del tempo non riflette accuratamente il mio flusso di lavoro.
• Ci sono troppe distrazioni.
• Dimenticherò di tenere traccia del tempo.
• Altro: _________________________________

Oppure opta per domande a risposta aperta:

Hai esperienza con il monitoraggio del tempo? Ha funzionato per te?

Per condurre questo tipo di sondaggi, dovresti lavorare a stretto contatto con il tuo rappresentante delle risorse umane. Copri più terreno possibile per affrontare in anticipo molteplici preoccupazioni. I dati che raccogli dovrebbero essere presentati come primo ordine della riunione, una volta giunto il momento.

Consenti discussioni di persona

Se possibile, le tue risorse umane dovrebbero far sapere a tutti che possono anche venire da loro di persona, per esprimere la loro opinione. Alcuni dipendenti articolano meglio i loro pensieri verbalmente. A volte, rispondere alle domande sulla carta può essere percepito come un gesto vuoto, che le loro preoccupazioni verranno ignorate.

Organizza una riunione per introdurre il monitoraggio del tempo

Una settimana prima dell'incontro stesso, invia un'e-mail di massa che delinea tutti i punti che verranno affrontati. Le preoccupazioni dei dipendenti, i tuoi obiettivi e i tuoi obiettivi con il monitoraggio stesso del tempo, quale strumento utilizzerai, quale aiuto verrà fornito, ecc.

Mantieni questi punti brevi e concisi. Questa e-mail darà ai dipendenti abbastanza tempo per preparare domande e commenti che potrebbero essersi dimenticati di menzionare nel sondaggio. Inoltre, conoscendo l'ordine dei punti discussi, è più probabile che le persone sappiano quando è il momento di entrare con la domanda giusta, invece di chiedere qualcosa fuori contesto e causare una digressione.

9 passaggi per introdurre il monitoraggio del tempo nel tuo team

Quando si arriva effettivamente a introdurre il monitoraggio del tempo, i seguenti passaggi ti assicureranno di comunicare tutto in modo chiaro e preciso.

1. Mantieni brevi le presentazioni

A nessuno piacciono le riunioni lunghe, soprattutto quando hanno di meglio da fare o quando “avrebbero potuto essere un'e-mail”. Grazie a tutti per essere venuti e ancora una volta introducete l'ordine del giorno che avete stabilito in precedenza. Annuncia anche che alla fine risponderai a tutte le loro domande.

2. Inizia con le preoccupazioni e affrontale prima

Utilizzando i dati raccolti dal sondaggio, sottolinea i maggiori problemi che i dipendenti hanno in generale con il monitoraggio del tempo. Ciò consente loro di sapere che sono stati ascoltati e rafforza il fatto che hanno voce in capitolo nelle questioni aziendali.

Successivamente, rivela le specifiche che hai negoziato con i responsabili del team all'inizio del processo e come ciò influirà su ciascun dipartimento/team.

3. Spiega alla tua squadra i seguenti 5 punti chiave

Qui a Clockify sosteniamo l'utilizzo del monitoraggio del tempo come un modo per migliorare la propria vita generale. Non desidero sopraffarvi con informazioni dettagliate, quindi l'elenco sarà breve. Ogni punto avrà un collegamento a quegli argomenti, se vuoi esplorarli ulteriormente.

1. Il monitoraggio del tempo li aiuta a comunicare i loro straordinari e a negoziare i benefici
2. Li aiuta a identificare facilmente le distrazioni e il tempo perso
3. Diventano più consapevoli del loro lavoro straordinario e possono prevenire il burnout nel tempo
4. Sanno quando hanno diritto al tempo di compensazione
5. Previene gli errori d'ufficio e il furto di tempo: è una prova concreta che protegge i loro diritti

4. Fornisci molti dati

Prepara alcuni dati in anticipo (è meglio usare le infografiche per mantenere dinamica la riunione). Trova casi di studio di aziende che hanno sfruttato il monitoraggio del tempo a loro vantaggio. Con l'incertezza su ciò che il monitoraggio del tempo porta in tavola, alcuni potrebbero precipitarsi su Google e trovare esempi in cui il monitoraggio del tempo ha fallito. Questo li metterà sulla difensiva e farà in modo che forniscano contrappunti, a cui dovresti anche essere preparato.

5. Avere le risorse umane presenti

Come nota a margine, assicurati di avere un rappresentante delle risorse umane presente durante la riunione e il processo di adeguamento. Invitali a sedersi tra i dipendenti e, se possibile, partecipare alla discussione. La loro presenza ti fornirà supporto durante questo difficile compito. Allo stesso tempo, possono sedare ogni dubbio, confusione o combattività che potrebbe sorgere tra le squadre.

6. Sii aperto per domande e risposte

Ultimo, ma più importante, consentire alle persone di condividere le proprie opinioni. Mantienilo un forum aperto, a meno che non si tratti principalmente di grilli e tumbleweed. Quindi puoi scegliere di porre domande specifiche e vedere se avviano una discussione.

7. Invia un'e-mail di follow-up dopo la riunione introduttiva

Questo è un ottimo modo per riassumere l'incontro e puoi mantenerlo dettagliato o conciso come desideri. Se sembra troppo lavoro, abbiamo un elenco delle migliori app di gestione del tempo per il 2020, tra cui Otter, un'app che registra le riunioni, quindi le trascrive e le marca per generare un rapporto.

8. Fornire risorse

Pochi giorni dopo l'incontro, una volta che le informazioni si sono stabilizzate, invia un'e-mail di massa con un compendio di risorse. Da come gestire al meglio il proprio tempo, a come utilizzare i time tracker, e come trasformarlo in un'abitudine, così diventa quasi automatico.

Se non sei sicuro da dove iniziare a cercare, ecco alcuni articoli per metterti sulla strada giusta:

• 4 Semplici metodi per tenere traccia del tuo tempo mentre lavori su un computer
• 12 consigli per costruire e migliorare la gestione del tempo del team
• Come costruire l'abitudine di tenere traccia del tempo

9. Rassicurare i team che riceveranno aiuto con il software

Un problema che non abbiamo affrontato in modo ampio, ma vale la pena menzionarlo, è che molte persone temono di sembrare sciocche se non riescono a imparare a usare il cronometro. La migliore linea d'azione non è chiedere direttamente chi ha problemi di apprendimento (perché pochissimi lo ammetteranno), ma offrire invece un corso accelerato e un aiuto 1:1 dalle operazioni, dai dipendenti più esperti di tecnologia o dagli sviluppatori del software. Coloro che offrono assistenza in loco, cioè.

Riassumere

Quando i bambini hanno paura dei mostri nei loro armadi, sappiamo che in realtà è paura dell'ignoto. Le loro stanze sono buie, le sagome sono ovunque formando forme spettrali, ci sono rumori fuori e dentro il loro spazio personale. Lasciati alla loro immaginazione, non c'è da stupirsi che costruiscano gli scenari più spaventosi.

Il processo non cambia molto quando invecchiamo. Più o meno allo stesso modo, qualcosa di semplice come il rilevamento del tempo può sembrare più spaventoso quando il nostro cervello non ha abbastanza informazioni fattuali. Utilizzando i metodi che abbiamo esposto, puoi accendere la luce in quella stanza buia e aprire la porta dell'armadio spettrale per mostrare che non c'è nulla da temere. Affronta le loro preoccupazioni con informazioni, compassione, comprensione e molta rassicurazione.