Jak przełączać się między projektami i zadaniami bez utraty produktywności
Opublikowany: 2022-05-07Często na co dzień musimy pracować nad kilkoma zadaniami, a nawet projektami. Z tego powodu często przełączamy się między projektami i zadaniami, wszystko po to, aby być bardziej produktywnym. Jednak w większości przypadków taka zmiana kontekstu bardziej zaszkodzi naszej produktywności niż jej pomoże. Biorąc pod uwagę, że potrzeba „wielozadaniowości” w taki czy inny sposób jest nadal koniecznością, w tym artykule porozmawiamy o:
- Co to jest wielozadaniowość i dlaczego robią to profesjonaliści?
- Czym jest przełączanie kontekstu i jaki jest jego koszt dla naszych zdolności poznawczych, wykorzystania czasu i rentowności?
- Czym jest elastyczność poznawcza, superzadaniowcy i kara za przełączanie poznawcze, czyli pojęcia zwykle kojarzone z przeskakiwaniem między zadaniami i projektami?
- Jak najlepiej przełączać się między zadaniami i projektami bez utraty produktywności?
Co to jest wielozadaniowość? Dlaczego ludzie to robią?
W kulturze popularnej wielozadaniowość często oznacza pracę nad co najmniej dwoma zadaniami jednocześnie. I wydaje się, że profesjonaliści często muszą sięgać po taką praktykę.
Weźmy na przykład inżynierów oprogramowania. Według ankiety przeprowadzonej przez Electric Cloud, poświęcają oni tylko 19,1 godzin z 41,5, w których zwykle pracują tygodniowo, na tworzeniu oprogramowania. Pozostałe 22,4 godziny spędzamy na burzach mózgów, e-mailach, spotkaniach, a także oczekiwaniu na ukończenie kompilacji i testów. To dużo różnorodnej pracy właśnie tam.
Co więcej, jeśli weźmiemy pod uwagę, że inżynierowie oprogramowania często aktywnie pracują nad jednym projektem, ale także zapewniają utrzymanie od jednego do trzech projektów, które już ukończyli, pozostaje niewiele czasu na skupienie się na jednym projekcie lub zadaniu na raz. Nawet jeśli wspomniane projekty lub zadania są oznaczone jako priorytetowe.
Wydaje się więc logiczne, że spróbujesz odpowiedzieć na niektóre e-maile klientów podczas spotkania na temat powtarzających się problemów w najnowszej funkcji aplikacji, aby zaoszczędzić czas.
W końcu, jeśli zwykle wykonanie zadania 1 zajmuje 10 minut, a wykonanie zadania 2 10 minut, to praca nad obydwoma zadaniami w tym samym czasie powinna zająć łącznie 10 minut, prawda?
Ale w rzeczywistości ten rodzaj jednoczesnej pracy jest prawie niemożliwy — ponieważ większość mózgów po prostu nie jest w stanie przetwarzać oddzielnych zestawów informacji z takim samym oddaniem.
Innymi słowy, chociaż wydaje nam się, że pracujemy nad dwoma zadaniami jednocześnie, w rzeczywistości koncentrujemy się bardziej na Zadaniu 1 i pozwalamy, aby Zadanie 2 odwracało uwagę od Zadania 1. W rezultacie żadne z zadań nie jest wykonywane z oczekiwaną jakością i możemy doświadczyć 40% spadku wydajności.
Czy każdy może naprawdę wykonywać wiele zadań jednocześnie?
Chociaż większość ludzi musi włożyć dodatkowy wysiłek, aby podzielić swoją uwagę na wiele zadań (i nadal się nie udaje), ~ 2,5% populacji nie ma tego problemu.
Nazywają się supertaskerami.
Superzadaniowcy po prostu POSIADAJĄ zdolność poznawczą do pracy nad wieloma zadaniami jednocześnie, bez popełniania błędów i zatrzymywania się. W rzeczywistości działają lepiej podczas pracy wielozadaniowej niż podczas pracy jednozadaniowej. Według Davida Strayera, współautora eksperymentu, który wyłonił tych wielozadaniowych geniuszy, dzieje się tak dlatego, że superzadaniowcy mają inne mózgi niż reszta populacji.
Możesz być superzadanym, jeśli:
- mieć wysoki poziom kontroli uwagi
- mieć możliwość natychmiastowego podejmowania decyzji
- rozwijać się pod wpływem stresu
- mieć lepszą samokontrolę podczas pracy pod dużym obciążeniem
Możesz również wziąć udział w oficjalnych testach, aby określić swoją zdolność do wielozadaniowości, na przykład na supertasker.org.
Co to jest przełączanie kontekstu?
W większości przypadków przełączanie kontekstu to prawdziwa wielozadaniowość.
Mianowicie to, co ~97,5% populacji nazwałoby wielozadaniowością, w rzeczywistości polega na przeskakiwaniu między zadaniami — tj. przełączaniu się między kontekstami — w tak szybkiej kolejności, że wydaje się, że pracujemy nad dwoma zadaniami naraz.
Jest to popularna praktyka w miejscu pracy, biorąc pod uwagę ilość pracy, z którą mamy do czynienia każdego dnia – ale wiąże się to z pewnymi kosztami.
Jaki jest koszt zmiany kontekstu?
Tak więc ludzie starają się pracować nad wieloma zadaniami w krótkim czasie, ponieważ uważają, że ta praktyka pomoże im zaoszczędzić czas.
Ale zamiast przyspieszać pracę, kiedy przenosisz uwagę z jednego zadania na drugie, masz tendencję do doświadczania kary za przełączenie poznawcze. Twój mózg poświęca dodatkowy czas i energię na ładowanie i ponowne ładowanie kontekstów do pamięci roboczej — a to znacznie spowalnia postępy w zadaniach, nad którymi próbujesz wykonywać wiele zadań. Czujesz się zajęty przez cały dzień, ale robisz mniej i czujesz się bardziej zmęczony.
Różne badania pokazują, że wielozadaniowość lub zmiana kontekstu ma inny negatywny wpływ na nasze zdolności poznawcze, wykorzystanie czasu, a nawet naszą rentowność:
Koszt przełączenia kontekstu na nasze zdolności poznawcze
- Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Londyńskim wykazało, że uczestnicy badania, którzy jednocześnie pracowali nad zadaniami poznawczymi, doświadczyli spadku wyniku IQ o 15 punktów .
- Naukowcy z University of Sussex odkryli, że jednoczesne korzystanie z wielu urządzeń cyfrowych (np. jednoczesne wysyłanie wiadomości tekstowych i oglądanie telewizji) prowadzi do zmniejszenia gęstości mózgu .
- Naukowcy z University of Oregon odkryli , że osoby z przewlekłymi wielozadaniowością mają problemy z koncentracją i pamięcią oraz problemy z szybką zmianą kontekstu .
Koszt przełączenia kontekstu w naszym wykorzystaniu czasu
- Studium przypadku z 2001 roku wykazało, że pracownicy biurowi reagują na nowe wiadomości e-mail w ciągu 6 sekund. Następnie wznowienie pracy nad poprzednimi zadaniami zajmuje im ~64 sekundy . Te nowe wiadomości e-mail powodują 96 przerw , co daje nawet około 1,5 godziny dziennie .
- Jeden artykuł badawczy z 2005 r. wykazał, że rozpraszanie się przez ~2,3 zadania na raz prowadzi do utraty czasu o 25 minut przed wznowieniem pracy nad właściwym zadaniem.
- Jeden artykuł badawczy z 2007 roku wykazał, że ludzie tracą 10 minut na rozpraszanie się nowymi wiadomościami e-mail i powiadomieniami z aplikacji , a także 10-15 minut na rozpraszanie się innymi rodzajami zadań .
- Jeden artykuł badawczy z 2013 r. wykazał, że 60% respondentów nie mogło oprzeć się pokusie jednoczesnej pracy nad wieloma zadaniami , nawet jeśli nakazano im tego unikać. W rezultacie tracili 3 minuty na każde 32 minuty pracy.
Koszt pieniężny zmiany kontekstu
- Według jednego z artykułów Forbesa, jeśli łączny czas stracony na przerwy wynosi 2,1 godziny dziennie na pracownika (546 godzin rocznie), koszty pieniężne tego straconego czasu wynoszą 8190 USD dla pracownika płacącego 15 USD za godzinę. W przypadku firmy zatrudniającej 1000 pracowników oznacza to stratę do 31 500 USD dziennie i prawie 8,2 mln USD rocznie .
- Jeden raport na temat „Wpływów wielozadaniowości na organizacje” obejmujący 45 organizacji z różnych branż wykazał, że szacunkowy koszt produktywności, jaki globalna gospodarka traci na wielozadaniowości, sięga nawet 450 miliardów dolarów rocznie .
Czy przełączanie kontekstu ma jakieś korzyści?
Jedno z badań z 2008 r. wykazało, że przeskakiwanie między zadaniami może przyspieszyć pracę nad głównym zadaniem , zamiast ją spowalniać — ale tylko wtedy, gdy Uczestnicy tego badania zajęli 23 minuty, aby ukończyć zadanie, które ich przerwało, a następnie ponownie skupić uwagę na poprzednim zadaniu. Ale nadal kończyliby swoje główne zadania szybciej niż ludzie, którym nie przerywano — i to z taką samą jakością.
Stałoby się tak, ponieważ osoby, którym przerwano, wiedziały, że tracą czas, więc przyspieszyłyby pracę.
Niestety, wadą takiego przełączania kontekstu był wzrost poziomu stresu — co nie było nieoczekiwane, biorąc pod uwagę szybsze tempo pracy.
Jacy ludzie są lepsi w zmianie kontekstu?
W skrócie — te, które mają dużą elastyczność poznawczą.
Bycie elastycznym poznawczo oznacza, że jesteś w stanie
- przenosić uwagę między zadaniami i dostosowywać się do różnych reguł związanych z tymi zadaniami
- analizować sytuacje i znajdować alternatywne rozwiązania, które pomogą Ci przejść od jednego zadania do następnego
Elastyczność poznawcza może również przejawiać się jako przełączanie zadań (przesuwanie zestawu) — zdolność do nieświadomego przenoszenia uwagi między jednym zadaniem a następnym.
Aby sprawdzić swoją elastyczność poznawczą, wypróbuj Test Kolorów i Słów Stroopa (SCWT) lub Test Sortowania Kart Wisconsin (WCST) — świetny wynik na nich wskazuje, że masz umysłową zdolność do przełączania się między myśleniem o wielu koncepcjach, a nawet myśleniem o wiele koncepcji jednocześnie.
Test kolorów i słów Stroopa (SCWT) jest prosty — otrzymujesz pisemną listę kolorów, ale są one napisane niewłaściwym kolorem atramentu (np. kolor niebieski jest napisany czerwonym atramentem). Musisz zidentyfikować każdy kolor i wypowiedzieć go na głos, a nie czytać słowa (np. powiedz czerwony , dla słowa „niebieski” napisane na czerwono ).
Test sortowania kart Wisconsin (WCST) obraca się wokół sortowania kart na podstawie różnych kryteriów, takich jak kolor, liczba lub kształt.
Kryteria będą się zmieniać w trakcie testu, ale nie będziesz w stanie powiedzieć, kiedy — musisz zwracać uwagę na komunikaty o błędach wskazujące, że powinieneś zmienić strategię dopasowywania.
Możesz znaleźć przykład testu online, w PsyToolkit (na zdjęciu poniżej).
Jak najlepiej przełączać się między projektami i zadaniami?
Tak, większość badaczy pokazuje, że przełączanie kontekstu między zadaniami i projektami ma więcej szkód niż korzyści — ale biorąc pod uwagę ilość pracy, jaką mamy do wykonania, praca nad wieloma zadaniami i projektami w ciągu dnia rzadko jest tylko opcją, a częściej konieczność.
Możesz jednak popracować nad złagodzeniem szkodliwych skutków przełączania kontekstu — oto 11 wskazówek, jak najlepiej radzić sobie z przełączaniem się między projektami i zadaniami bez utraty produktywności :
- Wielozadaniowość na zadaniach wymagających różnych części mózgu
- Zgrupuj wszystkie zadania tego samego typu razem
- Ogranicz czas, który spędzisz na niektórych zadaniach
- Korzystaj z przypomnień wizualnych/dźwiękowych, aby kierować swoją pracą
- Zaplanuj wszystkie zadania tego samego typu w te same dni
- Implementuj harmonogramy A/B
- Spraw, aby zadania wymagające poznawczo były mniej wymagające
- Wstrzymaj pracę nad zadaniami/projektami w odpowiednich miejscach
- Zawsze dokumentuj wszystko
- Popraw swoją elastyczność poznawczą
- Emuluj superzadaniowców
Wskazówka 1: Wielozadaniowość przy zadaniach wymagających różnych części mózgu
Jednym z najlepszych sposobów szybkiego przeskakiwania między zadaniami i projektami jest upewnienie się, że dane zadania nie wymagają:
- Ten sam rodzaj przetwarzania
- Ten sam rodzaj uwagi
Przykład:
Połącz zadanie motoryczne, takie jak wymiana baterii w laptopie lub konfiguracja nowego komputera stacjonarnego, z zadaniem poznawczym, takim jak omawianie pomysłów funkcji nowej aplikacji ze współpracownikami, z którymi dzielisz biuro.
Biorąc pod uwagę, że te dwa zadania wymagają odległych obszarów mózgu, stworzysz iluzję , że nie wykonujesz nawet dwóch rodzajów zadań jednocześnie, minimalizując w ten sposób negatywne skutki przeskakiwania między zadaniami.
Wskazówka 2: Pogrupuj wszystkie zadania tego samego typu razem
Jeśli masz powtarzające się zadania, z którymi musisz się codziennie uporać, nawet jeśli te zadania należą do różnych projektów, najlepiej pogrupuj je w bloki czasowe . Bloki czasowe reprezentują określone przedziały czasowe w ciągu dnia, które są zarezerwowane tylko dla określonych zadań.
Ta technika jest świetnym rozwiązaniem, gdy chcesz zorganizować pracę nad swoimi priorytetowymi zadaniami w ciągu dnia — po prostu upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na ukończenie wszystkiego w rozsądnym tempie.
Aby upewnić się, że rozumiesz, kiedy nadszedł czas, aby przejść do następnego bloku czasu, najlepiej jest użyć aplikacji, takiej jak śledzenie czasu Clockify — rodzaj oprogramowania, które pozwoli Ci śledzić bloki czasu z dokładnością do sekundy.
Przykład:
- [9:00 – 9:30]: Czytaj i odpowiadaj na e-maile
- [9:30 – 12:30] : Czas zarezerwowany na Twoje najważniejsze i pilne zadania
- [12:30 – 13:00] : Przerwa obiadowa
- [13:00 – 14:30] : Czas zarezerwowany na Twoje najważniejsze i pilne zadania
- [14:30 – 15:30] : Czas zarezerwowany na najważniejsze, ale mniej pilne zadania
- [15:30 – 16:30]: Czas zarezerwowany na nieoczekiwane zadania
- [16:30 – 17:00]: Czytaj i odpowiadaj na e-maile
Nie musisz spędzać całego czasu na pracy — rób przerwy w blokach, ale upewnij się, że zawsze przechodzisz do następnego bloku, gdy minie czas na poprzedni. Jeśli szacunki czasu, które podałeś na wykonanie tych zadań, były prawidłowe, nie będziesz miał problemu z ukończeniem wszystkiego, czego potrzebujesz w bloku czasowym.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej blokować czas, a także pobrać gotowe szablony blokowania czasu, które ułatwią Ci ten proces, zapoznaj się z planerem blokowania czasu i szablonami na naszym blogu.
Porada 3: Ogranicz czas, który spędzisz na niektórych zadaniach
Czasami Twoje zadania będą się różnić pod względem istotności i ważności. Niektóre zadania będą priorytetowe, podczas gdy inne będą mniej istotne, do tego stopnia, że będą wyglądać jak rozpraszające w porównaniu z zadaniami priorytetowymi (e-maile i spotkania są pierwszymi, które przychodzą na myśl).
Ale nadal będziesz musiał je wykonać.
W tym celu możesz wypróbować technikę zarządzania czasem o nazwie Timeboxing.
Z pozoru ta technika jest taka sama jak blokowanie czasu — przydzielasz swoje zadania do określonych przedziałów czasowych i pracujesz nad nimi w tych okresach.
Ale podczas gdy blokowanie czasu ma pomóc ci znaleźć czas na priorytetowe zadania, timebox ma pomóc ci ograniczyć czas, który spędzasz na zadaniach drugorzędnych. Powinieneś pracować nad zadaniami w przydzielonych przedziałach czasowych, a gdy tylko czas się skończy, powinieneś natychmiast ruszyć.
Wspomnieliśmy już, że musisz być ostrożny podczas definiowania bloków czasowych, ponieważ w tym czasie będziesz musiał ukończyć to, co chcesz — ale dzięki ramom czasowym po prostu dążysz do ukończenia tych zadań tak szybko, jak to możliwe. Tak więc, gdy limit czasu się skończy, bez żalu przejdź do następnego okna czasu lub zadania priorytetowego — zawsze możesz wrócić do nich później, gdy będziesz miał więcej czasu.
Przykład:
Weź pierwszy blok czasowy, który przypisałeś sobie na dany dzień (ten związany z czytaniem i odpowiadaniem na e-maile, od 9:00 do 9:30) i podziel go na krótkie przedziały czasowe, których użyjesz do ograniczenia czas spędzony na poszczególnych e-mailach do 5 minut.
Porada 4: Używaj przypomnień wizualnych/dźwiękowych, aby kierować swoją pracą
To świetna taktyka przypominająca, że nadszedł czas, aby ponownie skupić uwagę na innym zadaniu lub projekcie.
Ustawiasz alarm wizualny i/lub dźwiękowy i pracujesz nad jednym zadaniem/projektem, aż wyłączy się dźwięk i/lub pojawi się podpowiedź wizualna, po czym przełączysz się do innego zadania/projektu.
W tym celu najlepiej jest użyć odpowiedniej aplikacji, takiej jak aplikacja Pomodoro. Opierają się na popularnej technice zarządzania czasem zwanej Pomodoro, która jest podobna do blokowania czasu, tylko bardziej ustrukturyzowana. Naprzemiennie wykonujesz 25-minutowe bloki pracy i 5-minutowe bloki przerw, w 4 cyklach, po których następuje 20-minutowa przerwa.
Dzięki aplikacji Pomodoro, zakończenie każdej pracy lub przerwania bloku jest oznaczone alarmem dźwiękowym i/lub powiadomieniem wizualnym.
Przykład:
Sugerowany układ 25/5/4/20 to oficjalna technika Pomodoro. Ale możesz także dostosować te czasy do własnych upodobań. Badania pokazują, że najlepiej pracujemy w 90-minutowych segmentach — to idealny czas, aby pomóc Ci skupić się, ale nie wyczerpać.
Więc możesz:
- Pracuj nad Zadaniem 1 przez 90 minut
- Zrób sobie 5-minutową przerwę
- Przełącz fokus na Zadanie 2 na 90 minut.
Ponieważ pracujesz w dłuższych blokach, najlepiej jest pracować 2 cykle na raz, a następnie zrobić dłuższą, 30-minutową przerwę.
Aby zaimplementować tę zmodyfikowaną procedurę, możesz użyć funkcji Pomodore w aplikacji Clockify dla systemu macOS lub rozszerzeń Clockify dla przeglądarki Chrome lub Firefox, które również mają wbudowany zegar Pomodoro.
Po prostu przejdź do ustawień rozszerzenia i ustaw liczniki czasu pracy, przerw, liczby cykli i włącz powiadomienie dźwiękowe.
Następnie uruchom pierwszy minutnik i zacznij działać. Za każdym razem, gdy kończy się blok pracy lub przerwy, usłyszysz alarm dźwiękowy i otrzymasz wizualne powiadomienie w rogu ekranu.
Porada 5: Zaplanuj wszystkie zadania tego samego typu w te same dni
Jaki jest kolejny świetny sposób na zminimalizowanie przełączania kontekstu, ale nadal wykonywanie wszystkich zadań? Grupowanie zadań według typu i rozwiązywanie jednego typu dziennie.
Oczywiście nadal istnieją pewne rodzaje zadań, z którymi będziesz musiał się codziennie uporać — na przykład, jeśli całkowicie pominiesz e-maile w poniedziałek, prawdopodobnie zostaniesz nimi zasypany we wtorek. Więc unikaj tego.
Możesz jednak wykorzystać tę wskazówkę do spotkań, rozwoju, planowania strategii i podobnych zadań na większą skalę.
Przykład:
Jack Dorsey, dyrektor generalny Twittera i Square, to jeden znany przykład, którego codzienne nawyki możesz spróbować naśladować w tej wskazówce. Analizuje cały tydzień według rodzaju zadania, a następnie każdego dnia skupia się tylko na jednym typie zadania:
- poniedziałki — zarezerwowane na zadania zarządcze, w tym spotkania
- Wtorki — zarezerwowane na działania związane z produktami
- Środy — zarezerwowane na marketing, rozwój i komunikację
- Czwartki — czas z programistami i partnerami
- Piątki — zarezerwowane dla kultury firmy, rekrutacji nowych osób
- soboty — czas wolny od pracy
- Niedziele — zarezerwowane na planowanie zadań
Co więcej, w dni, które zaczynają się na „T”, zaczyna pracę na Twitterze, a po południu przechodzi do Square.
Wskazówka #6: Wdrażaj harmonogramy A/B
Jednym z największych problemów, z jakimi przyjdzie Ci się zmierzyć, gdy masz do czynienia z wieloma zadaniami w ciągu dnia, jest poczucie winy .
Podczas pracy nad Zadaniem 1 poczujesz się winny, ponieważ nie pracujesz nad Zadaniem 2.
Podczas pracy nad Zadaniem 2 poczujesz się winny, ponieważ pomyślisz, że powinieneś był więcej popracować nad Zadaniem 1.
Według trenera biznesu Andee Love w artykule, który napisała dla Fast Company, rozwiązanie na zminimalizowanie tego poczucia winy polega na stworzeniu dwóch harmonogramów, które dzielą zadania na dwie grupy na podstawie ich połączenia.
Rodzaj połączenia, na którym opierasz podział, może się obracać:
- Lokalizacje, w których musisz zająć się zadaniami
- Rodzaj zadania, bez względu na projekt, do którego należą
- Zadania należące do jednego projektu, bez względu na ich rodzaj
- Klient, do którego należą zadania związane z projektem
Clockify pozwala śledzić czas projektów pogrupowanych według klientów, zadania pogrupowane według projektów, a także dodawać lokalizacje do czasu przepracowanego przez niestandardowe pola. Zarejestruj darmowe konto tutaj.
Jeśli wybrałeś typ zadania, powinieneś podzielić swoje zadania na dwie grupy w zależności od ich typu — Typ 1 to Twój Harmonogram A , Typ 2 to Twój Harmonogram B , i będziesz pracować nad każdym z nich na raz.
Możesz codziennie zmieniać te harmonogramy (podobnie jak Jack Dorsey, dyrektor generalny Twittera i Square). Możesz też przełączać się między tymi harmonogramami co tydzień lub co dwa tygodnie.
Przykład:
Podczas gdy Andee Love pracowała jako koordynatorka nadzorująca programy autyzmu w dwóch różnych szkołach, podzieliła swoją pracę według lokalizacji i podzieliła ją na następujące harmonogramy:
- Harmonogram A : poniedziałki, środy i piątki były zarezerwowane dla jednej szkoły
- Harmonogram B : wtorki i czwartki były zarezerwowane dla drugiej szkoły
Wiedziała z wyprzedzeniem, gdzie będzie każdego dnia, co dało jej wystarczająco dużo czasu, aby odpowiednio się przygotować, w pełni skupić się na pracy w jednej szkole na raz i zakończyć wszystko z mniejszym stresem.
Wskazówka 7: Spraw, aby zadania wymagające poznawczo były mniej wymagające
Jeśli jesteś w stanie uprościć zadanie lub zautomatyzować je w jakikolwiek sposób, zrób to. Zmniejszysz zapotrzebowanie zadania na twoją uwagę, pozostawiając „więcej” uwagi, którą możesz wykorzystać przy drugim lub trzecim zadaniu.
Pamiętaj, że nie mówimy tutaj konkretnie o użyciu narzędzi do automatyzacji — chociaż automatyzacja niektórych zadań za pomocą narzędzi jest zawsze zalecana, jeśli pozwala na to typ zadania i jeśli istnieje do tego aplikacja.
Alternatywnie możesz utworzyć listę kontrolną, która szczegółowo opisuje kroki, które musisz podjąć, aby wykonać zadanie, a następnie pracować nad wykonaniem tych kroków za każdym razem, gdy musisz zająć się wspomnianym zadaniem — w celu naśladowania prawdziwej automatyzacji.
Przykład:
Podziel proces odpowiadania na wiadomości e-mail na kilka kroków, a następnie utwórz listę kontrolną zawierającą szczegółowe informacje na temat tych kroków. Każdy krok, który zakończysz, umieść obok niego znacznik wyboru.
- Przeczytaj wiadomość
- Zidentyfikuj intencje nadawcy (np. szybkie pytanie, losowa prośba, odpowiedź na poprzedni e-mail itp.)
- Zdecyduj, czy odpowiedzieć na e-mail
- Określ poziom priorytetu wiadomości e-mail (normalny, wysoki, pilny) i odpowiednio go zaplanuj
- Zdecyduj, czy możesz sam odpowiedzieć na e-mail, czy potrzebujesz pomocy swojego zespołu
- W razie potrzeby poproś zespół o dodatkowe informacje
- Zacznij od odpowiednich pozdrowień
- Napisz treść e-maila zgodnie z intencją nadawcy
- Zamknij e-maile odpowiednim outro
- Upewnij się, że długość e-maila to 50-125 słów
Po chwili zapamiętasz etapy procesu odpowiadania na e-maile i zaczniesz je wykonywać automatycznie, dzięki czemu to wymagające poznawczo zadanie będzie mniej wymagające.
Wskazówka 8: Wstrzymaj pracę nad zadaniami lub projektami we właściwych miejscach
Wstrzymując pracę nad Zadaniem 1/Projektem 1 i przenosząc uwagę na Zadanie 2/Projekt 2, upewnij się, że pracę nad Zadaniem 1/Projektem 1 wstrzymasz dopiero po skompletowaniu „sensownej całości”.
Ta „sensowna całość” to miejsce, w którym można łatwo przerwać pracę, a później z łatwością ją wznowić.
Przykłady:
- Wstrzymywanie pracy nad grupą zadań — Podziel Projekt 1 na zadania (np. jego fazy, kategorie lub po prostu części projektu). Zajmij się kilkoma zadaniami w projekcie 1 naraz, zanim przełączysz się do projektu 2.
- Wstrzymywanie pracy nad zadaniem — po wykonaniu zadania 1 w projekcie 1, wstrzymaj pracę i przejdź do zadania 1 w projekcie 2. Po zakończeniu pracy nad zadaniem 1 w projekcie 2 przejdź do zadania 2 w projekcie 1.
- Wstrzymywanie pracy dla podzadania — Podziel zadanie 1 na kilka podzadań i wstrzymaj pracę po wykonaniu kilku podzadań.
Bez względu na to, czy przełączysz się po jednym zadaniu, jednym podzadaniu, kilku zadaniach, czy kilku podzadaniach, później znacznie łatwiej wznowisz nad nimi pracę, ponieważ zaczniesz pracę nad nową „sensowną całością”.
Wskazówka 9: Zawsze dokumentuj wszystko
Podczas pracy nad wieloma zadaniami istnieje prawdopodobieństwo, że zadania te będą miały jakiś rodzaj zależności zależnej — np. rozpoczęcie lub zakończenie jednego zadania może zależeć od rozpoczęcia lub zakończenia innego zadania.
Czasami będziesz tym, który zajmie się wszystkimi tymi zależnymi zadaniami.
Innym razem twoi koledzy z drużyny będą odpowiedzialni za niektóre zależne zadania.
W obu przypadkach będziesz chciał jak najwięcej wyjaśnić wspomniane zadania/projekty, aby pomóc sobie i innym łatwiej przejść do tych nowych zadań/projektów.
Pomyśl tylko o pytaniach i problemach, które zwykle masz, rozpoczynając nowe zadanie lub projekt i spróbuj na nie odpowiedzieć, aby ułatwić przyszłą pracę wszystkim.
Przykład:
Aby udokumentować wszystko, co jest ważne podczas konfigurowania zadań i projektów, między którymi będziesz przeskakiwać, odpowiedz na następujący zestaw pytań:
- Jakie są cele zadania/projektu?
- Dlaczego to zadanie/projekt jest ważne?
- Jakie są najważniejsze obszary zadania/projektu?
- Od czego zależy sukces zadania/projektu?
- Jakie są największe przeszkody w wykonaniu tego zadania/projektu?
- Co należy zrobić, jeśli zadanie/projekt się nie powiedzie?
Wskazówka nr 10: Popraw swoją elastyczność poznawczą
Jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności przełączania kontekstu w przyszłości, najlepiej popracuj nad poprawą elastyczności poznawczej:
- Czytanie — Czytanie aktywuje jednocześnie kilka obszarów mózgu i sprawia, że współpracują ze sobą. Czytanie jest jak ćwiczenie dla umysłu — stymuluje mózg i z czasem poprawia jego funkcje, zwiększając w ten sposób elastyczność poznawczą.
- Medytuj — uważna medytacja zwiększa uwagę i elastyczność poznawczą.
- Wypróbuj coś innego — nauka czegoś nowego, poszukiwanie nowych doświadczeń i zmiana nawyków to świetna taktyka na rozszerzenie ścieżek neuronowych.
- Śpij więcej — sen jest zawsze dobry dla mózgu, a sny REM mogą również zwiększyć twoje zdolności rozumowania i kreatywność.
- Zezwalaj na okresy nudy — pozwalając umysłowi błądzić od czasu do czasu, zyskasz szansę na analizę problemów pod różnymi kątami i znalezienie rozwiązań, o których nie będziesz w stanie wymyślić, będąc stale skupionym na pracy.
- Ćwiczenia — regularne ćwiczenia pomagają poprawić funkcje poznawcze, a regularne ćwiczenia aerobowe (takie jak szybki marsz i pływanie) wspomagają wzrost nowych komórek mózgowych.
- Dobrze się odżywiaj — żywność zawierająca zdrowe tłuszcze pomaga zmniejszyć stan zapalny mózgu oraz poprawić funkcje poznawcze i neuroprzekaźnictwo.
- Graj w gry — każda gra, która stawia przed Twoim mózgiem wyzwanie, to dobry wybór, więc wybierz odpowiednią grę wideo, grę planszową, a nawet puzzle słowne, aby pomóc w budowaniu nowych ścieżek neuronowych.
Tip #11: Emuluj superzadańczy
Nawet jeśli nie jesteś superzadanym, istnieje kilka strategii, które możesz spróbować naśladować w dowolnym momencie, aby lepiej przeskakiwać między projektami i zadaniami:
Wyeliminuj rozpraszacze wokół siebie .
Według dr Adama Gazzalaya z Uniwersytetu Kalifornijskiego jest to kluczowa strategia. Zamknij drzwi, wycisz telefon, blokuj rozpraszające strony internetowe, zamknij skrzynkę e-mail, włącz aplikację redukującą hałas i noś słuchawki jako znak, że nikt nie powinien Ci przeszkadzać. W ten sposób ułatwisz skupienie się na dowolnym zadaniu, na którym się obecnie koncentrujesz.
Skoncentruj się tylko na tym, co możesz kontrolować
Keith Alvey, dyrektor ds. katastrof w Amerykańskim Czerwonym Krzyżu, odradza żałowanie decyzji, które już podjąłeś, lub martwienie się o to, czego nie możesz zmienić. Jeśli powstrzymasz się od myślenia o swoich przeszłych i przyszłych zadaniach, będziesz bardziej produktywny przy zadaniach, nad którymi obecnie pracujesz.
Popraw swoje wyniki, grając w gry wideo
Daphne Bavelier, profesor Brain and Cognitive Sciences, wskazała, że granie w gry wideo przez 30-60 minut dziennie przez co najmniej 10-12 tygodni może pomóc w nauce lepszego zarządzania wieloma strumieniami danych. Rekomendowane gry (np. gry akcji, takie jak Call of Duty ) to takie, które wymagają czytania instrukcji, podejmowania strategicznych decyzji i koncentrowania się na zadaniach pomimo wizualnych i słuchowych rozproszeń w grze.
Zawijanie
Przełączanie się między projektami i zadaniami bez utraty produktywności jest możliwe, ale tylko wtedy, gdy jesteś ostrożny w podejściu do tego. Może nie wszyscy jesteśmy geniuszami wielozadaniowymi, tj. superzadaniowcami, lub mamy dużą elastyczność poznawczą, ale są to sposoby, w jakie możemy naśladować superzadaniowców i poprawić naszą elastyczność poznawczą w przyszłości. Powinieneś także spróbować:
- Lepiej zmieniaj zadania — organizując obciążenie pracą w blokach czasowych, przedziałach czasowych i/lub blokach Pomodoro.
- Koncentruj się na jednym zestawie zadań na raz — czyniąc zadania wymagające poznawczo Ułatw sobie przechodzenie do nowych zadań i wznawianie pracy nad poprzednimi zadaniami — wstrzymując pracę nad zadaniami/projektami we właściwych miejscach, odpowiadając z wyprzedzeniem na pytania dotyczące projektów/zadań i używając wizualnych/dźwiękowych przypomnień do kierowania pracą.
W rezultacie zmniejszysz poziom stresu, podniesiesz jakość swojej pracy i poprawisz ogólną produktywność.