Cómo explicar la necesidad de seguimiento del tiempo a su equipo

El seguimiento del tiempo se ha arraigado como un activo invaluable para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Cuando se usa correctamente, provoca crecimiento, estabilidad financiera y un mayor flujo de trabajo y satisfacción laboral. Sin embargo, la mayoría de los equipos no estarán seguros acerca del seguimiento del tiempo, ya que no tiene mala reputación.

Muchas empresas que ofrecen software y servicios de administración de la fuerza laboral tienen el seguimiento del tiempo como una pequeña parte de sus rigurosos métodos de monitoreo de empleados. Una característica reciente de CNBC Cómo los empleadores podrían estar espiándolo mientras trabaja desde casa ha dejado a muchas personas (justificadamente) desconfiadas de cualquier tipo de software que rastree su desempeño laboral.

Ahí es donde entramos nosotros, para ayudarlo a eliminar parte de ese miedo y mostrar que la introducción de un software de seguimiento de tiempo simple no afectará su privacidad. Que puede, de hecho, proteger sus derechos como empleados y hacer que desarrollen mejores hábitos en general.

Preocupaciones más comunes sobre el seguimiento del tiempo en el trabajo

¿Se utilizará el seguimiento del tiempo para invadir mi privacidad?

Abordemos el problema del elefante en la habitación: el control y la privacidad de los empleados .

La gente teme que el seguimiento del tiempo sea una puerta de entrada a un control constante y un mayor escrutinio.

En un artículo de la BBC de 2018, varios empleados contaron su historia sobre cómo el monitoreo de los empleados los ponía ansiosos, temerosos y estresados. Muchos enfatizaron cómo se implementaron las herramientas de seguimiento con afirmaciones de que ayudarán al rendimiento general, pero hicieron todo menos eso.

En el mismo artículo, un camionero mencionó cómo la cámara y el micrófono instalados lo hacían concentrarse demasiado en su desempeño (límite de velocidad, puntaje de conducción, etc.). Tanto, de hecho, que se enfocó menos en el momento mientras conducía. Estos altos niveles de presión pueden conducir a un rendimiento más bajo y, casi con certeza, provocar el agotamiento.

Trate de medir el tiempo por las razones correctas. No lo use solo como una prueba para el control completo de los empleados, porque sin duda perderá más de lo que puede ganar.

¿Se esperará de mí que sea completamente productivo durante las 8 horas?

Aunque estamos en el siglo XXI, todavía esperamos un flujo de trabajo del siglo XIX.

Desde la Revolución Industrial, se esperaba que los trabajadores trabajaran más de 16 horas al día, 6 días a la semana. La Ley de Normas Laborales Justas de 1938 logró rectificar esto limitando las horas de trabajo a 40 horas a la semana, simplemente porque la naturaleza del trabajo ha cambiado.

Entonces, ¿por qué seguimos tratando el trabajo de la misma manera?

Steve Glaveski, director ejecutivo de Collective Campus , señala cómo la modernización, los avances tecnológicos e Internet han cambiado drásticamente la forma en que trabajamos, desde cómo era en 1938. El lugar de trabajo moderno es muy diferente, y no podemos esperar un enfoque completo y productividad durante las 8 horas completas.

La startup alemana Rheingans Digital Enabler fue el conejillo de indias en un experimento de su propio director ejecutivo, Lasse Rheingans. Quería ver si sus empleados podían cambiar de una jornada laboral de 8 horas a una de 5 horas, creyendo que mejoraría su productividad y la calidad del trabajo. No hace falta decir que el experimento fue un éxito y que los propios empleados sintieron una mejora, porque no sintieron la presión de tratar de ser productivos durante la totalidad de su jornada laboral.

Eran menos propensos a sucumbir a las distracciones y las horas extra.

El ejemplo de Rheingans demuestra las numerosas afirmaciones científicas de que nadie puede ser productivo 8 horas al día, y que los directores ejecutivos y gerentes no deberían esperar eso. De la misma manera, explique a los equipos que no se espera que estén hiperconcentrados todo el tiempo. Ese seguimiento del tiempo es una forma de encontrar sus horas pico y aprender a priorizar mejor sus tareas.

Y quién sabe, con suficientes datos y mejoras, tal vez su empresa podría cambiar a una semana laboral de 5 o 6 horas, sin pérdidas financieras.

¿Es el seguimiento del tiempo una forma de castigo por el bajo rendimiento?

Hay empleados que verán el seguimiento del tiempo como un medio para castigar el bajo rendimiento. Póngase en el lugar de una persona a la que le acaban de decir que todo el personal tendrá que hacer un seguimiento de su tiempo y enviar informes. De buenas a primeras pueden pensar varias cosas:

• ¿Estoy haciendo mal mi trabajo?
• ¿Nos estamos desempeñando mal?
• ¿Los gerentes no confían en nosotros?
• ¿Será el seguimiento del tiempo la única forma de valorar mi trabajo?

Se espera que sus primeros pensamientos sean casi siempre negativos. Porque cuando un jefe quiere ver cuánto tiempo dedicas a cada actividad, sientes la necesidad de dar más del 100%, o recibirás un “tirón de orejas”. Y volvemos al patrón de presión-estrés-agotamiento.

Resalte desde el principio que el seguimiento del tiempo no se utilizará como una herramienta para aplicar sanciones o como motivo de despido. En su lugar, aborde las razones reales de inmediato: acelerar ciertos procesos, ver dónde los equipos pueden acelerar el ritmo o relajarse un poco, o estar más informados sobre qué miembros del equipo pueden asumir más tareas frente a aquellos que ya están abrumados.

¿Se utilizará el seguimiento del tiempo para la microgestión de los empleados?

No es raro encontrar gerentes y directores ejecutivos que ven el seguimiento del tiempo como una excusa para supervisar cada pequeño aspecto del tiempo de trabajo de sus empleados.

Reggie Scales, vicepresidente sénior de Vonage, ha hecho la afirmación ahora infame en un informe de CNBC: "[Los empleados] saben que estamos mirando, lo cual siempre es bueno". Es la representación perfecta de la imagen que obtienen muchos empleados cuando se implementa el seguimiento del tiempo.

Todos sus pasos serán monitoreados, examinados y recibirán montones y montones de comentarios y/o correcciones. Si bien algunos verán esto como una oportunidad para demostrar su valía, la mayoría se sentirá incómoda incluso con las tareas en las que son excelentes. Es el miedo a:

• "¿Cómo es que la misma tarea te tomó 15 minutos menos que ayer?"
• "Tus compañeros de equipo terminaron todo antes de la fecha límite, veo que tu informe está retrasado"
• “¿Por qué esta tarea te lleva más tiempo de lo habitual, cuando tienes todo lo que necesitas?”
• “Veo que tienes un hueco en tu horario, ¿qué tal si te pones en esos correos electrónicos?”

La libertad individual de cada empleado sobre cómo organizar sus prioridades y hacer el trabajo se ha ido.

Sin mencionar que todos lidiamos con problemas personales, días improductivos, trabajo de compañeros de equipo, interrupciones, etc. También hemos dedicado un artículo completo a este tema, y ​​puede ser revelador para muchos líderes de equipo que buscan comprender a sus equipos. ' el tiempo de seguimiento se refiere mejor.

Habiendo dicho todo eso, ¿cómo puede suavizar el golpe inicial al anunciar la implementación del seguimiento del tiempo en sus equipos? Además, ¿cómo puede explicar la necesidad de que alivie rápidamente alguna o todas las dudas?

Abordar las expectativas del seguimiento del tiempo

Asegúrese de que sus razones para hacer un seguimiento del tiempo sean éticas y significativas.

En la sección anterior, destacamos prácticas que tratan el seguimiento del tiempo como una herramienta que obstaculiza el progreso en lugar de ayudarlo. Aquí hay algunas cosas para reflexionar antes de decidir hablar con su equipo. En última instancia, estas reflexiones pueden ayudarlo a acercarse al equipo con más confianza y prepararse para las preguntas que inevitablemente surgirán.

El seguimiento del tiempo puede mejorar enormemente la gestión del tiempo

Y no en el sentido: cuando las personas ven cuánto tiempo pierden, de repente se vuelven más conscientes de sus elecciones y mejoran.

En su lugar, intente ver esta declaración desde la perspectiva de la superación personal. El seguimiento del tiempo puede mejorar la gestión del tiempo personal y revelar mucho sobre qué y cómo priorizamos. Enfatice estos beneficios personales cuando hable con sus equipos:

• Se volverán más organizados;
• Su equilibrio entre el trabajo y la vida mejorará;
• Harán elecciones más rápidas y mejores;
• Aprenderán a priorizar, etc.

Y estos son solo algunos de los beneficios. En el artículo “Cómo y por qué realizar un seguimiento de las actividades y hábitos diarios”, describimos aún más beneficios que puede utilizar como material de presentación. Viene con consejos prácticos y opiniones de expertos que abogan por el seguimiento del tiempo.

El seguimiento del tiempo no es una curita para una gestión o comunicación deficientes

Si la productividad es el problema, podría deberse a una mala gestión, a que los canales de comunicación no funcionan (o no se utilizan) correctamente, a condiciones de trabajo insatisfactorias, etc.

Los expertos de PPM Express tienen un historial admirable de preguntar a los directores ejecutivos sobre las razones de las pérdidas financieras de las empresas. Más comúnmente, estos son:

• Fracasos para mantenerse al día con el mercado;
• Condiciones pobres de trabajo;
• Sin planes de contingencia;
• Conflictos y mala comunicación.

Pero, como ellos mismos lo presenciaron, muchos de esos mismos directores ejecutivos recurren al seguimiento del tiempo como una solución simple, pensando que las pérdidas tanto en tiempo como en dinero podrían deberse a que los empleados no pueden realizar un seguimiento del tiempo.

Por lo tanto, primero querrá asegurarse de que todo en su oficina y equipos funcione sin problemas antes de introducir el seguimiento del tiempo. De lo contrario, esos factores externos tendrán un gran impacto en los datos.

En la siguiente sección, abordamos pasos específicos sobre cómo preparar, realizar y dar seguimiento a una reunión exitosa en la que explicará la necesidad de realizar un seguimiento del tiempo a su equipo.

Cómo comunicar la necesidad de seguimiento del tiempo a los empleados

Desde el principio, deberá luchar contra el estigma que trae consigo el seguimiento del tiempo.

Desea abordar las preocupaciones de los empleados directamente. Los problemas comunes que hemos enumerado en la primera sección no son necesariamente los mismos que podrían tener sus equipos/empleados. Entonces, aquí hay algunas formas de introducir el seguimiento del tiempo como un cambio positivo, considerando las dudas de los equipos.

Ponerse de acuerdo sobre los conceptos básicos y establecer reglas

Siempre es una buena idea que los jefes de equipo o los gerentes se reúnan para discutir el seguimiento del tiempo y cómo les ayudará. Establecer algunas reglas básicas entre ellos primero eliminará cualquier confusión futura al leer los datos que recopila. Estos pueden incluir, pero no se limitan a:

• Por qué su equipo medirá el tiempo;
• ¿Cuándo observará las horas específicas dedicadas y cuándo se centrará únicamente en los resultados?
• ¿Serán necesarios informes semanales o mensuales?
• Cómo implementar el seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos y plazos;

El objetivo es encontrar puntos en común para que el seguimiento del tiempo funcione para usted, y no como un punto de contención o conflicto. Lo peor que puede pasar es que algunos equipos comiencen a quedarse atrás, otros se den cuenta de que requiere demasiado tiempo y esfuerzo, lo que puede derrumbar toda la "infraestructura" que ha construido.

Haz un "anuncio suave"

Al igual que un lanzamiento suave, un "anuncio suave" sirve para presentar la idea del seguimiento del tiempo al personal, sin ningún detalle en particular. Les hace saber que habrá una reunión y la idea general de lo que se discutirá. Es mejor hacer esto unas semanas antes de comenzar con el seguimiento del tiempo, un mes como máximo.

Recuerde enfatizar que el seguimiento del tiempo será un buen cambio. Concéntrese en su impacto positivo tanto en los equipos como en los proyectos y agregue que no pondrá en peligro el empleo de nadie (ya que esta es la primera preocupación que comúnmente viene a la mente).

De esa manera, permite que se forme un poco de murmullo en la oficina de forma natural, en lugar de tener información filtrada (posiblemente incorrecta) flotando. Ocultar información a los empleados genera preocupaciones y les hace temer que serán monitoreados de cerca y perderán su libertad.

Hacer que los empleados se sientan escuchados

Aproximadamente dos semanas antes de presentar la práctica, envíe un formulario anónimo donde los empleados pueden escribir sus inquietudes sobre el seguimiento del tiempo. Dado que muchos empleados rara vez serán prolijos en los formularios a pesar del anonimato, ofrezca diferentes formas de completar la información para garantizar las mejores respuestas posibles. Por ejemplo, puedes probar:

Respuestas de opción múltiple:

¿Qué es lo que más le preocupa si la empresa implementa el seguimiento del tiempo?

• Pareceré improductivo.
• Me temo que pierdo demasiado tiempo.
• Es una invasión a mi privacidad.
• El seguimiento del tiempo no refleja con precisión mi flujo de trabajo.
• Hay demasiadas distracciones.
• Me olvidaré de controlar el tiempo.
• Otro: _________________________________

O opta por preguntas abiertas:

¿Tienes experiencia con el seguimiento del tiempo? Ha funcionado para ti?

Para realizar este tipo de encuestas, debe trabajar en estrecha colaboración con su representante de recursos humanos. Cubra la mayor cantidad de terreno posible para abordar múltiples inquietudes de antemano. Los datos que recopile deben ser presentados como primer pedido de la reunión, una vez llegado el momento.

Permitir discusiones en persona

Si es posible, su departamento de recursos humanos debe informar a todos que también pueden acudir a ellos en persona para expresar su opinión. Algunos empleados articulan mejor sus pensamientos verbalmente. A veces, responder preguntas en papel puede percibirse como un gesto vacío, que sus preocupaciones serán ignoradas.

Organice una reunión para presentar el seguimiento del tiempo

Una semana antes de la reunión, envíe un correo electrónico masivo que describa todos los puntos que se abordarán. Preocupaciones de los empleados, sus objetivos y metas con el seguimiento del tiempo, qué herramienta utilizará, qué ayuda se brindará, etc.

Mantenga estos puntos breves y concisos. Este correo electrónico les dará a los empleados tiempo suficiente para preparar preguntas y comentarios que quizás hayan olvidado mencionar en la encuesta. Además, al conocer el orden de los puntos discutidos, es más probable que las personas sepan cuándo es el momento de lanzar la pregunta correcta, en lugar de preguntar algo fuera de contexto y causar una digresión.

9 pasos para introducir el seguimiento del tiempo en su equipo

Cuando realmente llegue a introducir el seguimiento del tiempo, los siguientes pasos asegurarán que comunique todo de manera clara y precisa.

1. Mantén las presentaciones cortas

A nadie le gustan las reuniones largas, especialmente cuando tienen mejores cosas que hacer, o cuando “podrían haber sido un correo electrónico”. Agradezca a todos por venir y una vez más presente el orden del día que ha establecido previamente. También anuncie que responderá todas sus preguntas al final.

2. Comienza con las preocupaciones y abórdalas primero

Con los datos recopilados de la encuesta, señale los problemas más importantes que tienen los empleados en general con el seguimiento del tiempo. Esto les permite saber que han sido escuchados y refuerza el hecho de que tienen algo que decir en los asuntos de la empresa.

Luego, revele los detalles que ha negociado con los líderes del equipo al comienzo del proceso y cómo afectará a cada departamento/equipo.

3. Explique los siguientes 5 puntos clave a su equipo

Aquí en Clockify abogamos por usar el seguimiento del tiempo como una forma de mejorar la vida en general. No deseo abrumarlo con información detallada, por lo que la lista será breve. Cada punto tendrá un enlace a esos temas, en caso de que desee explorarlos más a fondo.

1. El seguimiento del tiempo les ayuda a comunicar sus horas extra y negociar beneficios
2. Les ayuda a identificar fácilmente las distracciones y el tiempo perdido.
3. Se vuelven más conscientes de sus horas extras y pueden prevenir el agotamiento a tiempo.
4. Saben cuándo son elegibles para el tiempo compensatorio
5. Previene errores administrativos y robo de tiempo: es una prueba sólida de que protege sus derechos.

4. Proporcione muchos datos

Prepare algunos datos de antemano (es mejor usar infografías para mantener la reunión dinámica). Encuentre estudios de casos de empresas que hicieron que el seguimiento del tiempo funcionara en su beneficio. Con la incertidumbre de lo que trae el seguimiento del tiempo a la mesa, algunos podrían apresurarse a buscar en Google y encontrar ejemplos en los que el seguimiento del tiempo haya fallado. Esto los pondrá a la defensiva y hará que brinden contrapuntos, para lo cual también debes estar preparado.

5. Tener presente a Recursos Humanos

Como nota al margen, asegúrese de tener un representante de recursos humanos presente durante la reunión y el proceso de ajuste. Pídales que se sienten entre los empleados y que se unan a la discusión si es posible. Su presencia le brindará apoyo durante esta difícil tarea. Al mismo tiempo, pueden disipar cualquier duda, confusión o combatividad que pudiera surgir entre los equipos.

6. Esté abierto a preguntas y respuestas

Por último, pero más importante, permita que las personas compartan sus opiniones. Mantenlo como un foro abierto, a menos que se trate principalmente de grillos y plantas rodadoras. Luego puede optar por hacer preguntas específicas y ver si generan una discusión.

7. Haz un correo electrónico de seguimiento después de la reunión introductoria

Esta es una excelente manera de resumir la reunión y puede mantenerla tan detallada o sucinta como desee. Si eso suena como demasiado trabajo, tenemos una lista de las mejores aplicaciones de gestión del tiempo para 2020, entre las que se encuentra Otter, una aplicación que graba reuniones, luego las transcribe y las marca para generar un informe.

8. Proporcionar recursos

A los pocos días de la reunión, una vez asentada la información, enviar un correo electrónico masivo con un compendio de recursos. Desde cómo administrar mejor su tiempo hasta cómo usar los rastreadores de tiempo y cómo convertirlo en un hábito, para que casi se vuelva automático.

Si no está seguro de por dónde empezar a buscar, aquí hay algunos artículos que lo guiarán por el camino correcto:

• 4 métodos simples para llevar un registro de tu tiempo mientras trabajas en una computadora
• 12 consejos para construir y mejorar la gestión del tiempo en equipo
• Cómo desarrollar el hábito de controlar el tiempo

9. Asegure a los equipos que recibirán ayuda con el software

Un problema que no hemos abordado ampliamente, pero que vale la pena mencionar, es que muchas personas temen parecer tontas si no aprenden a usar el rastreador de tiempo. El mejor curso de acción es no preguntar directamente quién tiene problemas para aprender (porque muy pocos lo admitirán), sino ofrecer un curso acelerado y ayuda 1:1 de operaciones, sus empleados más expertos en tecnología o los propios desarrolladores del software. Aquellos que ofrecen ayuda en el sitio, eso es.

Para resumir

Cuando los niños tienen miedo de los monstruos en sus armarios, sabemos que en realidad es miedo a lo desconocido. Sus habitaciones son oscuras, las siluetas están en todas partes formando formas espeluznantes, hay ruidos fuera y dentro de su espacio personal. Dejados a su propia imaginación, no es de extrañar que construyan los escenarios más aterradores.

El proceso no cambia mucho cuando envejecemos. De la misma manera, algo tan simple como el seguimiento del tiempo puede parecer más aterrador cuando nuestro cerebro no tiene suficiente información objetiva. Al emplear los métodos que hemos presentado, puede encender la luz en esa habitación oscura y abrir la puerta del armario espeluznante para demostrar que no hay nada que temer. Aborde sus preocupaciones con información, compasión, comprensión y mucha tranquilidad.