Come riprendere il controllo del tuo tempo
Pubblicato: 2022-05-07JRR Tolkien, nelle vesti di Gandalf il Grigio, una volta disse: "Tutto ciò che dobbiamo decidere è cosa fare con il tempo che ci viene concesso".
Eppure, quanta verità possiamo trovare in questa affermazione oggigiorno? Sì, tutti abbiamo tempo nella vita, ma sembra che raramente siamo noi a decidere cosa farne.
Le e-mail, le faccende domestiche, le commissioni inevitabili, i carichi di lavoro eccessivi e le continue richieste degli altri spesso ci fanno sentire il più lontano possibile dal controllo delle nostre vite.
Raramente sembra che ci sia abbastanza tempo per finire tutto al lavoro e, una volta a casa, siamo troppo stanchi per goderci il nostro tempo libero.
Quindi, spesso ci chiediamo:
"Come posso avere più tempo libero da trascorrere con gli amici, la famiglia o gli hobby?"
"Come posso avere più tempo per me stesso?"
"Come faccio a trovare il tempo per tutto al lavoro?"
"Come posso ottenere il massimo da 24 ore?"
"Come posso avere più tempo durante il giorno?"
O, in altre parole: “Come faccio a riprendere il controllo del mio tempo?”
Per trovare le risposte a queste e alle domande correlate, ci siamo consultati con esperti professionisti del settore: allenatori di gestione del tempo e produttività, mentalità e life coach, terapisti, autori che hanno trattato argomenti correlati, coach di salute e benessere, nonché altri esperti pertinenti.
Per questo articolo, abbiamo raccolto informazioni dalla loro esperienza professionale e competenza su ciò che impedisce alle persone di utilizzare il tempo come desiderano, oltre a consigli pratici su come riprendere al meglio il controllo del tuo tempo libero e del tuo tempo al lavoro.
Cosa impedisce alle persone di trascorrere il tempo come vogliono?
Prima di poter riprendere il controllo del tuo tempo in futuro, devi capire cosa ti sta togliendo il tempo in questo momento. Gli esperti con cui abbiamo parlato hanno rivelato 9 ostacoli cruciali che impediscono alle persone di organizzare il proprio tempo come vogliono:
Interruzioni
Secondo Frank Buck, l'autore di Organizzarsi! Gestione del tempo per i dirigenti scolastici e il professionista di gestione del tempo numero 1 di Global Guru per gli anni 2019 e 2020, le interruzioni sono il principale colpevole che ti sottrae tempo al lavoro. Inoltre, questo problema è solo aumentato nel corso degli anni:
“Una generazione fa, se potessi controllare il telefono e i visitatori, avresti potuto controllare il tuo tempo. Oggi, solo per cominciare, aggiungi e-mail, una o più app di messaggistica di testo e social media a quell'elenco.
In un ambiente ricco di informazioni, possiamo sempre leggere un altro tweet, leggere un altro articolo di notizie o iscriverci a un'altra newsletter online. La marea di informazioni in arrivo è il nemico della messa a fuoco".
Lavorare tutto il giorno
Quando si tratta di questioni che ci impediscono di dedicare più tempo a fare le cose che amiamo, si scopre che uno dei problemi più grandi è: l'incapacità di scrollarsi di dosso il lavoro. Ecco come lo spiega Frank Buck :
“Tendiamo a rimandare le cose che amiamo fare fino a quando non abbiamo finito le cose che dobbiamo fare. È già abbastanza difficile finire le cose che il mondo ci ha detto che dobbiamo fare. Di conseguenza, le cose che rendono la vita degna di essere vissuta vengono espulse dal tavolo. Viviamo in un mondo di abbondanza diverso da qualsiasi cosa la storia abbia mai visto. La tecnologia nelle nostre tasche rende semplici le cose complesse. Tuttavia, ci troviamo a vivere in condizioni di sopraffazione".
Il team di We Level Up, la cui missione è aiutare le persone a raggiungere il loro pieno potenziale in termini di stile di vita e obiettivi, attribuisce questa esigenza di lavorare 24 ore su 24 a necessità finanziarie e una costante esigenza di eccellenza:
“Di questi tempi è più difficile ottenere un reddito decente ed è noioso raccogliere competenze utili con la frequenza con cui la tecnologia cambia. Se non stai facendo un reddito solido, è probabile che le pressioni della nostra economia stiano mettendo a dura prova la tua gestione del tempo . Se stai facendo un reddito solido, è probabile che tu sia inondato di lavoro e non riesca a trovare dipendenti qualificati che ti aiutino con l'onere. Il lavoro emotivo e fisico riversato per eccellere nel mondo di oggi danneggia le nostre relazioni con gli amici, la famiglia e noi stessi”.
Distrazioni (e il nostro bisogno di esse)
Felicia Broccolo , una Life Coach certificata presso The Life Coach School, ci ha detto che una ragione cruciale per cui apparentemente abbiamo così poco tempo per fare ciò di cui abbiamo bisogno o che vogliamo, sono le piccole distrazioni quotidiane sul posto di lavoro:
"Controllare i social media, chattare con un collega, decidere cosa fare, ecc."
Il coach e consulente per la produttività personale, Ravindra Kondekar, aggiunge che ci rivolgiamo alle distrazioni come mezzo per gestire la mancanza di chiarimenti sul lavoro:
“Le distrazioni si presentano in molte forme, ma la causa principale è sempre che le persone non hanno le alternative degne pronte ad accettare, in quel momento. Le persone potrebbero davvero fare qualcosa relativo al loro lavoro prioritario, ma o le azioni necessarie non vengono chiarite o, se vengono chiarite, le persone non le ricordano nel momento in cui la distrazione prende il sopravvento".
Katina Mountanos , coach della mentalità e autrice di “Secondo me, la radice delle nostre distrazioni si riduce al modo in cui il nostro cervello umano è cablato. Lo scopo del nostro cervello è quello di essere costantemente alla ricerca di nuovi stimoli, quindi tenere il telefono fisicamente accanto a te o la posta elettronica sullo sfondo del computer crea un ambiente ricco di stimoli (ovvero distrazioni). Se vogliamo capire davvero le nostre più grandi distrazioni, la causa non sono necessariamente gli stimoli che ci circondano, ma il modo in cui le nostre menti reagiscono ad essi”.
Una percezione distorta dell'uso del tempo e delle priorità
Katina Mountanos aggiunge un altro problema all'elenco: la nostra percezione distorta delle attività quotidiane che porta a un uso improprio del tempo:
“La nostra definizione di tempo libero è cambiata così tanto negli ultimi decenni, e spesso inseriamo il lavoro o persino le esigenze di sopravvivenza, come dormire e mangiare, nel tempo del "tempo libero".
D'altra parte, gli adulti americani oggi trascorrono oltre 11 ore al giorno a consumare contenuti.
Quindi, stiamo trascorrendo il nostro tempo in due modi: lavorando o scorrendo".
Kelly Harris Perin , membro della International Coach Federation e fondatrice di Little Bites Coaching, ha investito nell'aiutare i leader e i team ad aumentare la produttività in modi sostenibili e salutari, aggiunge che spesso non siamo in grado di decidere quale sia il nostro lavoro prioritario:
“Il problema più grande di fondo per molte persone è che non sono chiare sul loro lavoro prioritario. Se non sei sicuro di cosa sia più importante e perché, tutti i compiti possono sembrare uguali, e tenderai a saltare a qualsiasi nuovo brillante problema si presenti, o sarai più propenso a farti allontanare dal lavoro per i tuoi figli o le notizie .”
Essere eccessivamente ottimisti sull'uso del tempo
Kelly Harris Perin spiega inoltre che è l'ottimismo infondato che ci fa anche sopravvalutare il tempo necessario per affrontare determinati compiti e, di conseguenza, interrompere i nostri programmi:
“Tendiamo a vedere le sfide della gestione del tempo attraverso una lente deficitaria e pensiamo che siano il risultato di limiti scarsi e abitudini di lavoro inefficienti. Mi piace riformularlo e pensare alle sfide della gestione del tempo come radicate nell'ottimismo. Vogliamo fare tutte le cose e vivere la nostra vita più piena, e spesso siamo TROPPO ottimisti sulla quantità che possiamo spremere in un giorno o in una settimana".
Indugio
Clovis Chow, esperto di educazione e fondatore del blog educativo e studentesco
TimeOrganizeStudy che insegna agli studenti la gestione del tempo e la produttività, cita la procrastinazione come un grosso problema nel mantenere il controllo sul proprio tempo.
Ciò è particolarmente vero per le persone che sentono di avere poco tempo da dedicare a ciò che amano, come gli hobby, trascorrere del tempo con amici e familiari o prendersi cura di sé:
“Queste persone procrastinano costantemente o si distraggono. Di conseguenza, non sono in grado di completare i loro compiti fino all'ultimo minuto, dove non hanno altra scelta che sacrificare il loro tempo per il lavoro invece che per gli hobby. Questa è la triste realtà che molti stanno vivendo giorno dopo giorno”.
Multitasking, ovvero cambio di contesto
L'allenatore di gestione del tempo e produttività, Megan Sumrell, cita il cambio di contesto come un altro problema chiave della produttività, specialmente per le donne:
"Questo è quando ti muovi avanti e indietro tra i ruoli che svolgi (ovvero impiegato, mamma, imprenditore, moglie, badante, ecc.) Tutto il giorno. Questo crea la sensazione di essere su una ruota per criceti tutto il giorno senza sentirsi produttivi. Questo è anche il motivo per cui così tante donne non hanno tempo libero o tempo per prendersi cura di sé... sono troppo occupate a fare il ping-pong avanti e indietro tutto il giorno.
Sandra Glavan , esperta di ansia e fondatrice di Amosuir, fa ulteriore luce sull'effetto che il multitasking può avere sul tuo tempo:
“Secondo la mia esperienza, il multitasking è fonte di distrazione, inefficace e inefficiente, causando anche stress e ansia inutili. Anche se pensiamo di poter completare più compiti contemporaneamente, in realtà, non possiamo essere completamente presenti con nessuno di questi compiti, il che riduce la nostra efficienza e causa distrazione. Secondo la ricerca , il multitasking può richiedere il 40% di tempo in più per il completamento, rispetto al concentrarsi su un'attività alla volta. Compiti più complessi possono richiedere ancora più tempo".
Cattive abitudini di pianificazione
Felicia Broccolo cita un altro fattore importante nell'uso improprio del tempo - ed è una pianificazione impropria:
"Il problema è che la maggior parte delle persone affronta la propria giornata con poco o nessun piano riguardo a ciò che stanno per fare".
Sandy Rodrigez , l'autore di “Le persone spesso trascurano qualcosa perché tengono elenchi di cose da fare o promemoria separati ed è facile dimenticare di controllarne uno. Potrebbero avere un calendario da parete, un elenco sul telefono e scarabocchi su note adesive. Chi potrebbe tenerne traccia?"
La riluttanza a dire "No"
Lynell Ross , Direttore delle risorse per la preparazione ai test, Coach certificato per la salute e il benessere con formazione in psicologia e Coach certificato per la vita e le relazioni che scrive spesso sull'argomento dello stress e della gestione del tempo, spiega che è la nostra riluttanza a dire "No" ai nuovi compiti che prendono il controllo del nostro tempo al lavoro:
“La maggior parte delle persone ha problemi a concentrarsi sulle proprie priorità perché è distratta da altre persone e si sente in colpa per aver detto di no. Anche se sei molto motivato e organizzato, ma permetti ad altre persone di interromperti e di fare tuoi i loro problemi, continuerai a perdere tempo prezioso”.
Spiega che evitiamo di dire "No" per paura di essere percepiti come "egoisti" - di conseguenza, trascuriamo i nostri bisogni personali a favore dei bisogni degli altri:
“Se non puoi dire di no e imparare a deludere alcune persone, le tue esigenze verranno spinte in fondo alla tua lista. Le persone spesso pensano che dovrebbero aiutare gli altri anche a proprie spese perché si sentono in colpa per prendersi cura di se stesse”.
Antoinette Beauchamp, coach della mentalità dell'empowerment, relatrice, autrice e insegnante di meditazione, aggiunge che questo senso di colpa è in realtà legato al modo in cui noi (e gli altri) condizioniamo il nostro comportamento:
“ Quando mettiamo noi stessi e ciò che amiamo al primo posto, è facile per le persone sentirsi in colpa per quella scelta perché siamo stati condizionati (soprattutto le donne) a essere custodi ea mettere i bisogni degli altri prima dei nostri.
Eppure, in verità, se ci prendiamo cura di noi stessi, allora abbiamo più energia e compassione per prenderci cura degli altri. Esattamente perché ti dicono di mettere prima la maschera di ossigeno su te stesso in aereo!”
I consigli degli esperti su come riprendere il controllo del tuo tempo
Nella sezione precedente, abbiamo parlato dei problemi che ci impediscono di avere il controllo del nostro tempo: ora, diamo un'occhiata ad alcune soluzioni.
Ecco quali suggerimenti hanno da offrire gli esperti quando si tratta di riprendere il controllo del tuo tempo al lavoro e dopo il lavoro:
Suggerimento n. 1: prenditi il controllo del tuo tempo
Secondo Frank Buck , la chiave per riprendere il controllo del tuo tempo al lavoro è assumerti la responsabilità del tuo tempo, pianificandolo:
“Inizia la giornata con un breve elenco ben definito di ciò che è importante per la giornata e fai in modo che tutto il resto sia in linea. Chiudi la porta. Lascia che le telefonate arrivino alla segreteria telefonica. Nessuno proteggerà il tuo tempo per te, né dovrebbero. Dipende da ognuno di noi".
Personal and Business Mindset Mastery Success Coach e fondatrice di Mindset Mastery Success, E. Marie Hall , consiglia anche questa pratica per riprendere il controllo del tempo che potresti dedicare alla cura di te stesso:
“Corri la tua giornata – smettila di lasciarti guidare dalla giornata.
Ciò significa pianificare giorno, settimana e mese. Metti da parte ogni giorno del tempo libero per affrontare le aree importanti della tua vita (carriera, finanze, salute, relazioni, spiritualità).
La tua cura di te deve avere la priorità e questo significa programmata. Quando lo rendiamo non negoziabile non c'è spazio per le scuse. Quando ci prendiamo cura prima di noi stessi, abbiamo di più da dare agli altri. Nulla può essere versato da una tazza vuota”.
Suggerimento n. 2: sii preciso quando pianifichi il tuo tempo
Quindi, abbiamo già parlato di quanto sia importante assumersi la responsabilità del proprio tempo pianificandolo. Ma, secondo Felicia Broccolo , un fattore cruciale in tale pianificazione è decidere quanto tempo si vuole dedicare a ciascuna attività, precisamente:
“La legge di Parkinson afferma che “il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento” (cioè se hai un'ora per fare qualcosa, ci vuole un'ora, se hai tutto il giorno, ci vuole tutto il giorno).
I miei consigli per riprendersi il tempo al lavoro ea casa sono gli stessi.
Prima di fare qualsiasi cosa il lunedì mattina, prenditi un'ora per annotare tutto ciò che devi fare quella settimana (lavoro e altro) e annota in un'agenda o in un calendario esattamente quando farai quella cosa e quanto tempo ci vorrà .
Sarai sorpreso da quanto puoi fare.
Se hai solo 30 minuti per fare qualcosa, all'improvviso è più difficile giustificare lo scorrimento di Instagram.
Ricorda, il tuo problema non è avere abbastanza tempo, ma avere abbastanza concentrazione".
Alisha Powell , terapeuta presso Amethyst Counseling and Consulting, consiglia inoltre di pianificare le ore di lavoro, a ore, in un calendario a tempo:
“Ho un calendario con fasce orarie e posso annotare esattamente quali attività devo completare per la giornata. Lo uso per pianificare appuntamenti, commissioni e attività in modo da poter rimanere organizzato. Annoto anche i miei compiti in ordine di priorità in modo da poter lasciare spazio agli imprevisti e rimanere flessibile quando si presenta qualcosa.
Sei un manager o un supervisore che deve preoccuparsi di programmare regolarmente il tempo dei dipendenti, oltre a organizzare il tuo tempo? Consulta la nostra guida alla pianificazione del tempo dei dipendenti e prova i nostri modelli di pianificazione gratuiti che ti aiuteranno a pianificare e programmare il tempo dei dipendenti su base giornaliera, settimanale, bisettimanale, mensile o annuale. Suggerimento n. 3: usa Sandy Rodrigez offre una soluzione che ti aiuterà a prendere il controllo sia delle attività che devono essere svolte sia di quelle che vuoi fare e di cui sei entusiasta: un'agenda cartacea tascabile che ha un'intera pagina bianca per ogni giorno del anno:
“Ogni volta che ho bisogno o voglio fare un'attività, la scrivo. Che si tratti di fare una commissione, chiamare un amico, partecipare a una riunione, lavare i piatti o andare al cinema, è tutto.
Scrivo compleanni e date importanti nelle pagine appropriate; quindi non ho bisogno dei social media per avvisarmi”.
Se qualcosa deve essere fatto entro una certa data, aggiungerò promemoria anticipati.
Se un pagamento deve essere effettuato entro il 10 di ogni mese, lo scriverò nella pagina dedicata al 10, ma scriverò anche “la bolletta deve essere pagata entro il 10” in una pagina precedente, come quella per l'8.
Quando ha senso, scomposto le attività in blocchi gestibili.
Invece di scrivere "tasse sui file" su una pagina, lo divido in passaggi come "fissare un appuntamento con il preparatore", "rintracciare le ricevute" ecc., Ognuno sulla propria pagina.
Pianifico le attività che mi piacciono nei giorni feriali. Questo evita la trappola di salvare tutto ciò che ti porta felicità solo per i fine settimana e ti aiuta a vivere ogni giorno al meglio.
La mia tecnica richiede che tutto vada in un libro. Quando guardi tutti i tuoi appuntamenti e le tue attività, ti senti richiesto e produttivo e cancellare gli elementi dall'elenco è gratificante.
Questo sistema previene lo stress.
Non provo ansia per le cose che devono accadere poiché sono tutte annotate in modo che possano essere facilmente consultate. Dal momento che non devo lottare per ricordare queste informazioni, posso eliminare completamente dalla mia mente qualsiasi attività non a portata di mano. Questo crea più spazio per la creatività e il relax”.
Suggerimento n. 4: capisci come trascorri il tempo al lavoro
"La prima cosa che consiglio di fare è una valutazione del tempo registrando ciò che stai facendo ogni minuto del giorno per una settimana", afferma Amalie Shaffer, co-proprietaria di Systematic Excellence Consulting e consulente certificato i cui compiti includono aiutare gli imprenditori a migliorare l'efficienza in la loro vita professionale e privata:
"È noioso, ma una volta che sappiamo dove trascorriamo il nostro tempo, possiamo valutare dove le cose possono cambiare".
Katina Mountanos spiega inoltre perché capire dove trascorri il tempo è importante per recuperare il controllo del tuo tempo al lavoro, soprattutto in termini di tempo che potresti sprecare in distrazioni:
“Penso che sia davvero importante essere onesti riguardo al tuo stile di lavoro. La maggior parte delle persone non capisce veramente quanto tempo dedica quotidianamente a questi stimoli, o distrazioni.
Quindi, se ti senti spesso distratto o sviato ma non sai perché ti suggerisco di provare un piccolo esperimento su te stesso.
Che si tratti di un giorno o di un'intera settimana, tieni traccia di come trascorri veramente il tuo tempo durante la giornata lavorativa.
Con quale frequenza controlli il telefono mentre lavori davanti al computer?
Quante volte fai delle “pause” in cucina?
Nessuna di queste azioni è necessariamente negativa di per sé, ma chiarire l'aspetto della tua giornata è il primo passo verso il cambiamento.
Da lì, puoi analizzare i tuoi più grandi colpevoli di tempo e fare piccoli turni per cambiare il tuo ambiente di lavoro, come tenere il telefono in un'altra stanza o mettere da parte orari specifici della giornata per fare una pausa per uno spuntino.
Tutto si riduce a rimanere flessibili e onesti con te stesso".
Suggerimento n. 5: capisci quanto tempo libero hai
Katina Mountanos sottolinea ulteriormente perché è importante capire anche come trascorri il tuo tempo libero:
“Il mio consiglio numero 1 per prendere il controllo del tuo tempo libero è simile alla mia raccomandazione di cui sopra: sii molto, molto chiaro su come trascorri il tuo tempo in questo momento .
Potresti essere sorpreso di scoprire che hai molto più tempo di quanto pensi, ma lo stai spendendo in modi che ti prosciugano piuttosto che appaganti.
Dopo aver chiarito bene come sarà il tuo tempo, crea un elenco di attività che ti porterebbero davvero gioia, magari quelle che non fai da quando eri bambino, come dipingere o ballare. Dedica una piccola quantità di tempo ogni settimana per sperimentare queste pratiche in modo da poterle trasformare in un'abitudine".
Per valutare il tempo che dedichi alle attività e alle distrazioni, ma anche il tempo che potresti dedicare alle attività del tempo libero, puoi provare Clockify, la nostra app di monitoraggio e gestione del tempo. Registrati per un account gratuito qui.
Suggerimento n. 6: rivedi e rivedi il tuo attuale programma di lavoro
Kelly Harris Perin . Kelly Harris Perin . Ti propone di pensare a come pianifichi il tuo orario di lavoro ora, al fine di stabilire un flusso di lavoro migliore in futuro: “Consiglio di fare un passo indietro rispetto a Tetris, di stampare un calendario settimanale vuoto e di dedicare un po' di tempo per abbozzare il flusso settimanale 'ideale ma reale'. Inizia con il tuo orario di lavoro:
Qual è un tempo ragionevole di inizio e fine per te?
Vuoi allenarti un paio di volte a settimana all'ora di pranzo o devi partire dalle 15:00 alle 16:00 tutti i giorni per giocare con i tuoi figli quando hanno finito la scuola?
Qual è il tuo flusso ideale di riunioni: molte di seguito o tutte sparse?
Hai bisogno di proteggere il tempo per lavori approfonditi come la scrittura o l'analisi dei dati?
Potresti non essere ANCORA vicino al tuo flusso settimanale ideale ma reale, ma averlo in mente può aiutarti ad avvicinarti ad esso nel tempo.
Suggerimento n. 7: inizia sempre la tua giornata lavorativa con le attività giuste
Ray Zinn , l'amministratore delegato più longevo della Silicon Valley, autore di Tough Things First e Zen of Zinn, nonché fondatore ed ex CEO di Micrel Semiconductor, ci ha detto che il trucco per riprendersi il tempo al lavoro è lavorare sui compiti più impegnativi all'inizio il giorno:
“Il mio consiglio numero uno per riprendermi il tempo di lavoro è fare sempre prima le cose difficili. In questo modo, elimini prima i massi più grandi e dai il tono per una giornata più produttiva.
Impari anche la disciplina che si basa su se stessa, consentendoti di diventare sempre più abile in compiti che probabilmente odiavi. Quando impari ad amare le cose che prima odiavi, riprendi sempre più tempo e diventi molto più produttivo di quanto pensassi possibile.
Questa strategia mi ha permesso di gestire Micrel Semiconductor per 37 anni, 36 dei quali sono stati redditizi”.
Suggerimento n. 8: prenditi una pausa dai dispositivi digitali
I dispositivi digitali sono famigerati perditempo e spesso ci rivolgiamo a loro perché siamo annoiati. Ma la noia può essere un'opportunità per recuperare il tuo tempo, invece che una seccatura, come spiegato da Manoush Zomorodi nel suo libro "La noia è la porta d'accesso al vagabondaggio mentale, che aiuta il nostro cervello a creare quelle nuove connessioni che possono risolvere qualsiasi cosa, dalla pianificazione della cena a una svolta nella lotta al riscaldamento globale".
Per avere più tempo per "annoiarsi" e tenere sotto controllo l'uso dei dispositivi digitali, scrive circa 7 sfide che puoi affrontare:
- Osserva te stesso : in questa sfida, dovresti mirare a tracciare e comprendere le tue abitudini digitali per vedere in primo luogo come usi i tuoi dispositivi digitali.
- Tieni i tuoi dispositivi fuori dalla portata mentre sei in movimento : in questa sfida, dovresti tenere il telefono lontano dalla vista mentre cammini, guidi o sei in altro modo in transito.
- Giornata senza foto : in questa sfida, dovresti astenerti dal scattare foto.
- Elimina quell'app : in questa sfida, dovresti prendere un'app di cui pensi di non poter vivere senza ed eliminarla semplicemente.
- Fai una vacanza falsa, ad esempio una "fazione" : in questa sfida, dovresti disconnetterti da tutte le app e i sistemi di comunicazione mentre sei in ufficio.
- Osserva qualcos'altro : in questa sfida, dovresti sforzarti di notare qualcosa di diverso dal tuo telefono che è interessante nel tuo ambiente.
- La sfida annoiata e brillante : in questa sfida, come culmine delle sfide precedenti, dovresti usare la tua ritrovata "noia" causata dall'uso ridotto al minimo dei tuoi dispositivi digitali, per dare un senso migliore alla tua vita e fissare obiettivi di conseguenza.
Suggerimento n. 9: smetti di controllare continuamente la tua casella di posta
Secondo gli esperti citati nel nostro studio del 2020 sul tempo trascorso a svolgere attività ricorrenti, le persone trascorrono il 28% del loro tempo al lavoro gestendo le e-mail. In totale, ciò comporta tra 1,5 e 2,5 ore trascorse a leggere e rispondere alle e-mail.
Inoltre, la ricerca e gli esperti, come quelli che abbiamo citato nelle nostre statistiche relative al workaholism, mostrano che abbiamo difficoltà a resistere all'impulso di controllare le e-mail, anche dopo il lavoro. Prendiamo come esempio i dipendenti del Regno Unito:
- Il 57% controlla le e-mail durante i fine settimana
- Il 30% controlla le email durante la notte
- Il 23% controlla le email mentre è in vacanza
- Il 20% controlla le e-mail mentre è a letto
- Il 16% non può mangiare senza controllare la posta elettronica
Come soluzione per riprendere il controllo di questo tempo, Frank Buck propone un approccio strutturato alla gestione delle e-mail:
“Disattiva le notifiche e-mail. Alcune volte durante il giorno, gestisci ogni e-mail in un batch. Una casella di posta elettronica vuota non è solo possibile, è una necessità per raggiungere la tranquillità. Insegniamo alle persone come trattarci. Se rispondiamo immediatamente a ogni domanda, insegniamo alle persone che possono aspettare fino all'ultimo minuto e abbandoneremo tutto per gestire la loro richiesta".
Suggerimento n. 10: dai la priorità alle tue esigenze attraverso la pianificazione intuitiva
Antoinette Beauchamp begins to explain how you can implement Intuitive Scheduling, a productivity technique she invented, in order to prioritize your free time. Antoinette Beauchamp inizia a spiegare come puoi implementare Intuitive Scheduling, una tecnica di produttività che ha inventato per dare priorità al tuo tempo libero.
Secondo la definizione, Intuitive Scheduling è "una metodologia incentrata sul cuore in cui pianifichi le tue giornate in base a ciò che ti darebbe più gioia e facilità: va di pari passo con la connessione a te stesso per capire quali sono le tue esigenze, personalmente e professionalmente”.
Ecco come lo illustra Antonietta:
“Se sei stanco, lasciati riposare. Se sai che devi mangiare 5 volte al giorno, porta sempre degli spuntini nelle vicinanze. Se sai che ti esaurisci le riunioni, pianificale più distanti.
Inizia facendo l'inventario della tua giornata e notando come determinate abitudini e routine ti influenzano. Con questa conoscenza intuitiva, puoi manipolare e adattare il tuo programma in base alle tue esigenze uniche, e potrebbe essere diverso ogni giorno!
Dando a te stesso il permesso di cambiare e seguire il flusso in modo intuitivo, ti stai anche concedendo più spazio per scoprire la motivazione, acquisire sicurezza e perfezionare la tua versione di produttività.
Quindi, per controllare il tuo tempo libero, si tratta di ascoltare il tuo istinto e darti spazio. Ecco perché la pianificazione intuitiva è così potente. Ti restituisce il tuo potere quando si tratta del tuo tempo libero e di come vuoi spenderlo.
Dando la priorità alle tue esigenze e a ciò che la tua intuizione dice che è meglio per te in questo momento, supporta il bene superiore spostando l'energia intorno a te.
Qualcosa di cui tutti abbiamo bisogno in questo momento!”
Suggerimento n. 11: chiedi aiuto agli altri
Melissa Kepler , Strengths Coach presso Capital Humans, dove si concentra sull'aiutare le persone a raggiungere la crescita personale, propone un altro approccio interessante che dovrebbe aiutarti a dare la priorità ai tuoi bisogni. Semplicemente, maschera le tue esigenze come richieste degli altri, in modo da farle sembrare non negoziabili:
“Trovo che le persone spesso facciano una distinzione mentale silenziosa tra le richieste fatte loro da *altri *e le richieste che fanno loro stessi.
Le richieste di altre persone - la scadenza del tuo capo o le due dozzine di cupcakes per la vendita di dolci - sembrano non negoziabili.
Le richieste da te stesso - dormire di più, prenderti un po' di tempo per dipingere o fare jogging - si sentono false e di bassa priorità.
Il mio consiglio, se questo risuona con te, è di hackerarti il cervello facendoti fare la richiesta da qualcun altro, ma devono davvero farlo sul serio.
Se la tua migliore amica ti implora, per *lei*amor, di uscire per un brunch con lei per raggiungerla, non è più qualcosa che puoi ignorare. È una richiesta di qualcun altro.
Se il tuo capo * insiste * ti prendi un giorno libero per ricaricarti prima che inizi un grande progetto, non è qualcosa che puoi negare. Non è egoistico, è necessario!
Suggerimento n. 12: impara a dire "No"
"Per vivere una vita ben intenzionata, dobbiamo imparare l'arte di dire di no!" , spiega Warren Wong , fondatore del blog e autore la cui missione è ispirare e insegnare a 1 milione di persone a prendere il controllo della propria vita e fare ciò che amano:
“Mentre armeggiamo per prepararci al lavoro, destreggiandoci tra coniuge e figli, dimentichiamo ciò che è importante nella nostra vita. Perdiamo le tracce della nostra salute, delle nostre relazioni e iniziamo a sentirci persi nella routine quotidiana.
Le nostre risorse più preziose sono tempo ed energia. Sii molto protettivo con entrambi!
Se c'è una persona che prosciuga il tuo tempo e le tue energie, evitala o rifiuta educatamente il suo invito.
Se c'è un lavoro che sta prosciugando la tua giovinezza e la tua sanità mentale, allora potrebbe essere il momento di iniziare una ricerca di lavoro.
Se odi assolutamente quel libro che stai leggendo, allora è il momento di dire di no e trovarne un altro.
Dire di no è semplice, ma potente. Richiede 1 parte di coraggio, 1 parte di consapevolezza di sé e 1 parte di amore per se stessi.
E. Marie Hall suggerisce inoltre di prendersi il tempo necessario per decidere quali tipi di richieste e compiti dire "No" a:
“Fai un elenco di compiti che possono essere eliminati e/o designati.
E, se pensi che questo non sia possibile, chiediti: "Se la mia vita dipendesse da questo, potrei lasciar perdere?"
Molto probabilmente la risposta sarebbe SI. E la qualità della tua vita dipende da questo, quindi inizia con l'autogestione!
Come ulteriore soluzione per rendere più facile dire "No", Lynell Ross suggerisce semplicemente di pianificare il tuo lavoro su scala più ampia:
“Dai la priorità a ogni giorno, lavorando a ritroso rispetto ai tuoi obiettivi finali. Guarda i tuoi obiettivi più grandi, quindi suddividi i tuoi mesi, settimane e giorni in fasi di azione con date di scadenza. Una volta che sai cosa devi fare, sarai molto più bravo a dire "No" alle persone che ti interrompono o ti chiedono di fare qualcosa per loro".
Suggerimento n. 13: combatti le tue abitudini multitasking
Quando si tratta del problema del multitasking che richiede tempo (cioè il cambio di contesto), Megan Sumrell ti consiglia di combatterlo definendo blocchi di tempo per le tue attività:
"Quando impari a creare il giusto tipo di blocchi di testo nella tua giornata per ridurre al minimo il cambio di contesto, apre le porte a un'enorme libertà di tempo!"
Per aiutarti ulteriormente a evitare il multitasking, Sandra Glavan ti consiglia di delineare i tuoi compiti prioritari e concentrarti prima su di essi:
"L'unico modo in cui puoi prendere il controllo del tuo tempo è scrivere un elenco di priorità aggiornato ogni giorno. Possiamo avere centinaia di compiti che dobbiamo completare, ma per iniziare a risolverli in modo efficace, dobbiamo sempre concentrarci prima sulle priorità.
Conclusione
Taking back control of your time may seem like a challenge, due to a constant string of interruptions, distractions, and other problems that come your way to stop you from carrying out your day as you intended.
Ma se ti dedichi più tempo per programmare tutto ciò che vuoi fare, dalle attività lavorative alle attività del tempo libero, ripensando a quelle che consideri come attività prioritarie, oltre a fare lo sforzo extra per dare la priorità alle tue esigenze, farai grandi progressi verso trascorrere il tuo tempo al lavoro, e dopo il lavoro, nel modo migliore per te.