Panduan untuk Model Penetapan Harga Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Perangkat lunak manajemen proyek tidak lagi terbatas hanya pada industri tertentu seperti IT atau pemasaran. Saat ini, hampir setiap sektor bisnis menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Faktanya, alat PM dapat bertindak sebagai bagian integral dari bisnis apa pun untuk memastikan bahwa tugas diselesaikan secara efisien dan efektif.

Sebagai profesional bisnis kecil-menengah, Anda mungkin merasa kesulitan untuk mengevaluasi solusi manajemen proyek yang tepat yang benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Untuk UKM, penetapan harga memainkan peran yang sangat penting pada saat menilai perangkat lunak PM terbaik untuk kebutuhan mereka.

Dengan mengingat hal ini, kami telah menyusun panduan komprehensif ini untuk membantu Anda membandingkan harga solusi manajemen proyek berperingkat teratas. Anda juga akan mempelajari bagaimana alat manajemen proyek dilisensikan. Pada akhirnya, ini akan membantu Anda menemukan produk ideal yang sesuai dengan titik harga Anda.

Biaya setiap solusi perangkat lunak manajemen proyek secara langsung dipengaruhi oleh beberapa faktor, termasuk fitur perangkat lunak, jumlah pengguna, kemampuan infrastruktur, keandalan vendor, jenis dan ukuran bisnis, layanan pelatihan, jenis penerapan, batas proyek, merek kustom, integrasi, dan penyimpanan kapasitas.

Harga perangkat lunak manajemen proyek tergantung pada jawaban Anda atas pertanyaan berikut, yang akan membantu Anda memahami kebutuhan bisnis Anda dan mengidentifikasi berapa banyak uang yang akan Anda keluarkan untuk perangkat lunak manajemen proyek.

1. Seberapa besar bisnis Anda: Apakah Anda seorang solopreneur atau bisnis kecil, menengah, atau besar?
2. Jenis perangkat lunak manajemen proyek apa yang Anda butuhkan: Fitur lengkap atau sesuatu yang spesifik untuk manajemen tugas atau kolaborasi?
3. Apakah solusi manajemen proyek spesifik industri atau generik memenuhi kebutuhan bisnis Anda: PM konstruksi atau solusi PM tujuan umum?
4. Komitmen harga seperti apa yang Anda sukai: Berlangganan atau kesepakatan jangka panjang?
5. Apakah ada kebutuhan untuk mengatur demo, atau konsultasi diperlukan? (Ini cenderung membutuhkan lebih banyak waktu dalam proses penelitian.)
6. Apakah perangkat lunak bebas atau sumber terbuka memenuhi kebutuhan bisnis Anda?
7. Berapa banyak pengguna yang membutuhkan akses ke sistem?
8. Metode penerapan apa yang Anda cari, berbasis cloud atau diinstal di lokasi?
9. Apakah ada kebutuhan untuk penyesuaian atau integrasi, seperti menambahkan pelacakan masalah atau tiket untuk tim TI?

Berdasarkan cara Anda menjawab pertanyaan di atas, sistem yang sama dapat menghabiskan biaya ribuan atau ratusan dolar lebih murah. Misalnya, biaya Wrike dapat serendah $10 per pengguna, per bulan, atau hingga $2.505+ per bulan, bergantung pada jumlah pengguna dan fitur yang Anda pilih.

Solusi manajemen proyek terutama datang dengan model penetapan harga berbasis langganan yang tidak memerlukan pengadaan lisensi. Sebagai gantinya, pengguna membayar biaya bulanan atau tahunan berulang kepada vendor perangkat lunak.

Biaya perangkat lunak manajemen proyek mulai dari $5 per pengguna, per bulan dan bisa mencapai $1.500 per bulan. Namun, untuk lebih banyak pengguna dan fungsionalitas lanjutan, bisnis dapat mengharapkan untuk membayar sekitar $520 hingga $5.555+ per bulan.

Kami dapat mengklasifikasikan paket harga yang berbeda berdasarkan jumlah pengguna sebagai dasar, premium, dan lanjutan . Harga untuk ketiga rentang harga ini semakin rendah hingga lebih tinggi karena paket dasar hanya mencakup beberapa fitur dasar perangkat lunak manajemen, sedangkan paket premium mencakup fitur lanjutan selain fitur dasar. Selain itu, paket lanjutan adalah yang paling mahal di antara ketiganya karena fitur paling canggih yang mendukung tim atau perusahaan besar. Sebagai referensi, di bawah ini adalah cuplikan biaya dari beberapa perangkat lunak manajemen proyek yang populer.

Meskipun tiga model penetapan harga paling populer dalam perangkat lunak manajemen proyek, yaitu, lisensi berlangganan, lisensi abadi, dan paket gratis, biaya di muka dan biaya berulang perlu dipahami sebelum memutuskan implementasi perangkat lunak. Anda mungkin sudah memiliki pemahaman dasar tentang opsi ini, tetapi mari kita pahami setiap jenis model penetapan harga:

3.1 Lisensi Berlangganan

Apa itu: Anda membayar biaya bulanan atau tahunan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang Anda beli untuk jangka waktu tertentu. Struktur harga standar adalah per pengguna, per bulan, yang terutama didasarkan pada jumlah pengguna yang mengakses perangkat lunak. Di sisi lain, ada juga paket berlangganan bayar sesuai pemakaian, yang tidak memerlukan kontrak apa pun dan dapat dibatalkan kapan saja.

Umumnya digunakan untuk: Penerapan berbasis cloud, di mana sistem di-host oleh vendor di server mereka dan dapat diakses di perangkat yang kompatibel melalui internet.

3.2 Lisensi abadi

Apa itu: Anda membayar biaya di muka untuk lisensi memiliki perangkat lunak manajemen proyek dan menggunakannya selamanya. Biaya lisensi abadi juga dapat bervariasi tergantung pada jumlah pengguna.

Biasanya digunakan untuk: Penerapan di tempat, di mana sistem di-host dan dipelihara secara internal di server Anda sendiri.

3.3 Paket gratis

Apa itu: Anda tidak membayar biaya apa pun untuk menggunakan fitur dasar perangkat lunak PM.

Biasanya digunakan untuk: Jika anggaran TI Anda tidak dapat mengakomodasi perangkat lunak PM, Anda harus mencoba alat gratis untuk mengelola beban kerja proyek Anda tanpa menguras kantong Anda.

Terkadang, hanya memilih perangkat lunak PM yang sesuai dengan harga yang tepat tidak cukup untuk mendapatkan keuntungan bisnis yang dibutuhkan. Seringkali, ada biaya di luar lisensi dan penerapan perangkat lunak yang banyak dari kita abaikan untuk dimasukkan ke dalam anggaran TI kita. Mari kita lihat setiap biaya tambahan untuk dimasukkan ke dalam anggaran Anda:

Migrasi data: Saat Anda membeli solusi perangkat lunak PM baru, ada biaya tambahan untuk mentransfer data penting bisnis dalam jumlah besar, sering kali dari sistem lama atau berbeda ke sistem baru. Transfer data mungkin memerlukan banyak waktu, yaitu, berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan, untuk menyelesaikan dan menghapus data yang usang, tidak perlu, dan rusak. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan berapa biaya konversi data? Apakah akan ada waktu henti yang terkait dengan transfer data, dan berapa biaya gangguan tersebut?

Pelatihan: Ada baiknya jika sistem baru Anda berjalan dengan efisien; namun, tidak ada gunanya bagi karyawan Anda jika mereka tidak dapat menggunakannya dengan mudah atau merasa tidak nyaman menggunakannya. Juga, jika solusi PM baru Anda tidak mudah digunakan, mungkin akan ada biaya tambahan untuk melatih karyawan Anda. Oleh karena itu, pertimbangkan fungsionalitas kemudahan penggunaan saat mengevaluasi solusi PM.

Upgrade: Seringkali, vendor merilis upgrade perangkat lunak yang perlu dilakukan di akhir pelanggan. Sebagian besar pembaruan memerlukan pembayaran untuk memanfaatkan fungsionalitas tambahan, dan vendor biasanya menentukan biaya peningkatan ini. Oleh karena itu, tanyakan vendor apa saja semua peningkatan yang termasuk dalam biaya solusi.

Perangkat Keras dan TI: Apakah ada kebutuhan untuk melakukan pembelian tambahan atau peningkatan pada infrastruktur yang ada untuk mengimplementasikan perangkat lunak? Persyaratan umum mungkin kebutuhan untuk meningkatkan perangkat keras individu karyawan, seperti komputer atau perangkat seluler.

Penting untuk mempertimbangkan biaya yang sering diabaikan ini sebelum Anda mulai mengevaluasi vendor. Dengan cara ini, Anda dapat menambahkannya ke anggaran Anda di awal.