Una guida ai modelli di prezzo del software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti non è più limitato solo a determinati settori come l'IT o il marketing. Al giorno d'oggi, quasi tutti i settori aziendali utilizzano software di gestione dei progetti. In effetti, uno strumento PM può fungere da parte integrante di qualsiasi azienda per assicurarsi che le attività vengano eseguite in modo efficiente ed efficace.

In qualità di professionista di piccole e medie dimensioni, potresti trovare difficile valutare la giusta soluzione di gestione dei progetti che soddisfi assolutamente i tuoi requisiti aziendali. Per le PMI, il prezzo gioca un ruolo molto importante al momento di valutare il miglior software PM per le loro esigenze.

Tenendo presente questo, abbiamo messo insieme questa guida completa per aiutarti a confrontare i prezzi delle migliori soluzioni di gestione dei progetti. Imparerai anche come vengono concessi in licenza gli strumenti di gestione dei progetti. In definitiva, questo ti aiuterà a trovare il prodotto ideale che si adatta al tuo prezzo.

Il costo di ciascuna soluzione software per la gestione dei progetti è direttamente influenzato da diversi fattori, tra cui le funzionalità del software, il numero di utenti, le capacità dell'infrastruttura, l'affidabilità del fornitore, il tipo e le dimensioni dell'attività, i servizi di formazione, il tipo di distribuzione, i limiti del progetto, il marchio personalizzato, le integrazioni e l'archiviazione capacità.

Il prezzo di un software di gestione dei progetti dipende dalle tue risposte alle seguenti domande, che ti aiuteranno a comprendere le tue esigenze aziendali e identificare quanto denaro probabilmente spenderai per il software di gestione dei progetti.

1. Quanto è grande la tua attività: sei un imprenditore autonomo o una piccola, media o grande impresa?
2. Di che tipo di software di gestione dei progetti hai bisogno: completo o qualcosa di specifico per la gestione delle attività o la collaborazione?
3. La soluzione di gestione dei progetti generica o specifica del settore soddisfa le vostre esigenze aziendali: soluzione PM per l'edilizia o soluzione PM generica?
4. Con quale tipo di impegno sui prezzi ti senti a tuo agio: basato su abbonamento o un affare a lungo termine?
5. C'è bisogno di impostare una demo o è necessaria una consulenza? (Ciò tende a richiedere più tempo nel processo di ricerca.)
6. Il software gratuito o open source soddisfa le tue esigenze aziendali?
7. Quanti utenti hanno bisogno di accedere al sistema?
8. Quale metodo di distribuzione stai cercando, basato su cloud o installato in sede?
9. Sono necessarie personalizzazioni o integrazioni, come l'aggiunta di rilevamento dei problemi o ticketing per un team IT?

In base a come rispondi alle domande di cui sopra, lo stesso sistema potrebbe costarti migliaia di dollari in più o centinaia di dollari in meno. Ad esempio, Wrike può costare a partire da $ 10 per utente, al mese, o fino a $ 2.505 e oltre al mese, a seconda del numero di utenti e delle funzionalità che scegli.

Le soluzioni di gestione dei progetti vengono fornite principalmente con un modello di prezzo basato su abbonamento che non richiede l'acquisizione di una licenza. Al contrario, gli utenti pagano canoni mensili o annuali ricorrenti al fornitore del software.

Il costo del software di gestione dei progetti parte da $ 5 per utente al mese e può arrivare fino a $ 1.500 al mese. Tuttavia, per più utenti e funzionalità avanzate, le aziende possono aspettarsi di pagare da $ 520 a $ 5.555 + al mese.

Possiamo classificare i diversi piani tariffari in base al numero di utenti come base, premium e avanzato . Il prezzo per queste tre fasce di prezzo va da più basso a più alto poiché il piano base copre solo alcune funzionalità di base del software di gestione, mentre i piani premium coprono funzionalità avanzate oltre alle funzionalità di base. Inoltre, il piano avanzato è il più costoso tra i tre grazie alle funzionalità più avanzate che supportano grandi team o aziende. Per riferimento, di seguito è riportata un'istantanea dei costi di alcuni popolari software di gestione dei progetti.

Nonostante i tre modelli di prezzo più diffusi nel software di gestione dei progetti, ovvero licenza in abbonamento, licenza perpetua e piani gratuiti, è necessario comprendere i costi iniziali e ricorrenti prima di decidere l'implementazione del software. Potresti già avere una conoscenza di base di queste opzioni, ma comprendiamo ogni tipo di modello di prezzo:

3.1 Licenza in abbonamento

Che cos'è: paghi una quota mensile o annuale per utilizzare il software di gestione dei progetti che hai acquistato per un determinato periodo di tempo. La struttura dei prezzi standard è per utente, al mese, che si basa principalmente sul numero di utenti che accedono al software. D'altra parte, ci sono anche piani di abbonamento con pagamento in base al consumo, che non richiedono alcun contratto e possono essere annullati in qualsiasi momento.

Comunemente utilizzato per: implementazioni basate su cloud, in cui il sistema è ospitato dai fornitori sui loro server ed è possibile accedervi su dispositivi compatibili su Internet.

3.2 Licenza perpetua

Che cos'è: paghi una tariffa anticipata per la licenza per possedere il software di gestione dei progetti e utilizzarlo per sempre. Il canone perpetuo della licenza può anche variare a seconda del numero di utenti.

Comunemente utilizzato per: distribuzioni in sede, in cui il sistema è ospitato e mantenuto internamente sui propri server.

3.3 Piani gratuiti

Che cos'è: non si paga alcun canone per utilizzare le funzionalità di base del software PM.

Comunemente utilizzato per: se il tuo budget IT non può contenere il software PM, dovresti provare strumenti gratuiti per gestire il carico di lavoro del tuo progetto senza bruciarti le tasche.

A volte, la semplice selezione del software PM appropriato al giusto prezzo non è sufficiente per ottenere i vantaggi aziendali richiesti. Spesso, oltre alla licenza e all'implementazione del software, ci sono costi che molti di noi trascurano per tener conto dei nostri budget IT. Diamo un'occhiata a ciascun costo aggiuntivo da tenere in considerazione nel tuo budget:

Migrazione dei dati: quando si acquista una nuova soluzione software PM, è previsto un costo aggiuntivo per il trasferimento di grandi quantità di dati business-critical, spesso da sistemi vecchi o disparati a un nuovo sistema. Il trasferimento dei dati potrebbe richiedere molto tempo, ad esempio settimane o addirittura mesi, per completare ed eliminare dati obsoleti, non necessari e danneggiati. Pertanto, è importante considerare quanto costerà la conversione dei dati? Ci saranno tempi di inattività associati al trasferimento dei dati e quanto costerà tale interruzione?

Formazione: va bene se il tuo nuovo sistema funziona in modo efficiente; tuttavia, non è di alcuna utilità per i tuoi dipendenti se non possono utilizzarlo facilmente o se si sentono a disagio nell'utilizzarlo. Inoltre, se la tua nuova soluzione PM non è facile da usare, potrebbe comportare spese aggiuntive per la formazione dei tuoi dipendenti. Pertanto, considera la funzionalità di facilità d'uso durante la valutazione di una soluzione PM.

Aggiornamenti: spesso i fornitori rilasciano aggiornamenti software che devono essere eseguiti dal cliente. La maggior parte degli aggiornamenti richiede il pagamento per usufruire di funzionalità aggiuntive e il fornitore di solito determina questi costi di aggiornamento. Pertanto, chiedi al fornitore quali sono tutti gli aggiornamenti inclusi nel costo della soluzione.

Hardware e IT: è necessario effettuare ulteriori acquisti o miglioramenti all'infrastruttura esistente per implementare il software? Un requisito comune potrebbe essere la necessità di aggiornare l'hardware dei singoli dipendenti, come computer o dispositivi mobili.

È importante tenere conto di questi costi spesso trascurati prima di iniziare a valutare i fornitori. In questo modo, puoi aggiungerli al tuo budget all'inizio.