Una guía para los modelos de precios de software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos ya no se limita solo a ciertas industrias, como TI o marketing. Hoy en día, casi todos los sectores empresariales utilizan software de gestión de proyectos. De hecho, una herramienta de PM puede actuar como una parte integral de cualquier negocio para garantizar que las tareas se realicen de manera eficiente y efectiva.

Como profesional de una pequeña o mediana empresa, puede que le resulte difícil evaluar la solución de gestión de proyectos adecuada que satisfaga absolutamente los requisitos de su empresa. Para las PYMES, el precio juega un papel muy importante a la hora de evaluar el mejor software de PM para sus necesidades.

Teniendo esto en cuenta, hemos elaborado esta guía completa para ayudarlo a comparar los precios de las mejores soluciones de gestión de proyectos. También aprenderá cómo se licencian las herramientas de gestión de proyectos. En última instancia, esto lo ayudará a encontrar el producto ideal que se ajuste a su precio.

El costo de cada solución de software de administración de proyectos está directamente influenciado por varios factores, incluidas las características del software, la cantidad de usuarios, las capacidades de la infraestructura, la confiabilidad del proveedor, el tipo y tamaño de la empresa, los servicios de capacitación, el tipo de implementación, los límites del proyecto, la marca personalizada, las integraciones y el almacenamiento. capacidad.

El precio de un software de administración de proyectos depende de sus respuestas a las siguientes preguntas, que lo ayudarán a comprender las necesidades de su negocio e identificar cuánto dinero probablemente gastará en software de administración de proyectos.

1. ¿Qué tan grande es tu negocio? ¿Eres un emprendedor independiente o una empresa pequeña, mediana o grande?
2. ¿Qué tipo de software de gestión de proyectos necesita: con funciones completas o algo específico para la gestión de tareas o la colaboración?
3. ¿La solución de gestión de proyectos genérica o específica de la industria aborda las necesidades de su negocio: PM de construcción o solución de PM de propósito general?
4. ¿Con qué tipo de compromiso de precios se siente cómodo: basado en suscripción o un acuerdo a largo plazo?
5. ¿Hay alguna necesidad de configurar una demostración o se requiere una consulta? (Esto tiende a requerir más tiempo en el proceso de investigación).
6. ¿El software libre o de código abierto responde a las necesidades de su negocio?
7. ¿Cuántos usuarios necesitan acceso al sistema?
8. ¿Qué método de implementación está buscando, basado en la nube o instalado en las instalaciones?
9. ¿Hay alguna necesidad de personalizaciones o integraciones, como agregar seguimiento de problemas o emisión de tickets para un equipo de TI?

Según cómo responda las preguntas anteriores, el mismo sistema podría costarle miles de dólares más o cientos de dólares menos. Por ejemplo, Wrike puede costar tan solo $10 por usuario, por mes, o hasta $2,505 o más por mes, dependiendo de la cantidad de usuarios y funciones que elijas.

Las soluciones de gestión de proyectos vienen principalmente con un modelo de precios basado en suscripción que no requiere la adquisición de una licencia. En cambio, los usuarios pagan tarifas mensuales o anuales recurrentes al proveedor de software.

El costo del software de administración de proyectos comienza desde $5 por usuario, por mes y puede llegar hasta $1,500 por mes. Sin embargo, para más usuarios y funcionalidades avanzadas, las empresas pueden esperar pagar alrededor de $ 520 a $ 5,555 o más por mes.

Podemos clasificar los diferentes planes de precios según el número de usuarios en básico, premium y avanzado . El precio de estos tres rangos de precios va de menor a mayor, ya que el plan básico cubre solo algunas funciones básicas del software de administración, mientras que los planes premium cubren funciones avanzadas además de las funciones básicas. Además, el plan avanzado es el de mayor precio entre los tres debido a las características más avanzadas que admiten grandes equipos o empresas. A modo de referencia, a continuación se muestra una instantánea de los costos de algunos software de gestión de proyectos populares.

A pesar de los tres modelos de precios más populares en el software de gestión de proyectos, es decir, licencia de suscripción, licencia perpetua y planes gratuitos, es necesario comprender los costos iniciales y recurrentes antes de decidir la implementación del software. Es posible que ya tenga una comprensión básica de estas opciones, pero comprendamos cada tipo de modelo de precios:

3.1 Licencia de suscripción

Qué es: paga una tarifa mensual o anual para usar el software de gestión de proyectos que compró durante un período de tiempo determinado. La estructura de precios estándar es por usuario, por mes, que se basa principalmente en la cantidad de usuarios que acceden al software. Por otro lado, también existen planes de suscripción de pago por uso, que no requieren ningún contrato y pueden cancelarse en cualquier momento.

Comúnmente utilizado para: implementaciones basadas en la nube, donde los proveedores alojan el sistema en sus servidores y se puede acceder a ellos en dispositivos compatibles a través de Internet.

3.2 Licencia perpetua

Qué es: paga una tarifa por adelantado por la licencia para poseer el software de gestión de proyectos y usarlo para siempre. La tarifa de licencia perpetua también puede variar según la cantidad de usuarios.

Comúnmente utilizado para: implementaciones en las instalaciones, donde el sistema se aloja y se mantiene internamente en sus propios servidores.

3.3 Planes gratuitos

Qué es: no paga ninguna tarifa para usar las funciones básicas del software PM.

Comúnmente utilizado para: Si su presupuesto de TI no puede acomodar el software PM, debe probar herramientas gratuitas para administrar la carga de trabajo de su proyecto sin quemarse un agujero en el bolsillo.

A veces, la simple selección del software PM adecuado al precio correcto no es suficiente para obtener los beneficios comerciales requeridos. A menudo, hay costos más allá de la licencia y la implementación del software que muchos de nosotros pasamos por alto para incluirlos en nuestros presupuestos de TI. Echemos un vistazo a cada costo adicional para incluirlo en su presupuesto:

Migración de datos: cuando compra una nueva solución de software de gestión de proyectos, implica un costo adicional por transferir grandes cantidades de datos críticos para el negocio, a menudo desde sistemas dispares o antiguos a un sistema nuevo. La transferencia de datos puede requerir mucho tiempo, es decir, semanas o incluso meses, para completar y eliminar datos obsoletos, innecesarios y dañados. Por lo tanto, es importante considerar cuánto costará la conversión de datos. ¿Habrá tiempo de inactividad asociado con la transferencia de datos y cuánto costará esa interrupción?

Capacitación: es bueno si su nuevo sistema funciona de manera eficiente; sin embargo, no es de utilidad para sus empleados si no pueden usarlo fácilmente o se sienten incómodos al usarlo. Además, si su nueva solución de PM no es fácil de usar, podría incurrir en gastos adicionales para capacitar a sus empleados. Por lo tanto, considere la funcionalidad de facilidad de uso al evaluar una solución de PM.

Actualizaciones: a menudo, los proveedores lanzan actualizaciones de software que deben realizarse al final del cliente. La mayoría de las actualizaciones requieren un pago para aprovechar la funcionalidad adicional y, por lo general, el proveedor dicta estos costos de actualización. Por lo tanto, pregunte al proveedor qué actualizaciones están incluidas en el costo de la solución.

Hardware y TI: ¿Es necesario realizar compras adicionales o mejoras en su infraestructura existente para implementar el software? Un requisito común podría ser la necesidad de actualizar el hardware de cada empleado, como computadoras o dispositivos móviles.

Es importante tener en cuenta estos costos que a menudo se pasan por alto antes de comenzar a evaluar a los proveedores. De esta manera, puede agregarlos a su presupuesto desde el principio.