如何以自由職業者的身份向客戶證明您的發票是合理的

我們都知道客戶溝通是我們是否再次與他們合作的最大決定因素之一。 它可以建立信任，將您描繪成專業人士，並且您希望他們知道他們的項目是安全的，對嗎？ 好吧，證明您的發票的合理性可以在客戶與自由職業者關係的成功中發揮重要作用。 它代表了成功的長期合作夥伴關係的基石——客戶更有可能回來，推薦您的服務，留下積極的反饋，並毫無疑問地開始相信您的判斷。

我為什麼要證明我的發票是合理的？

我們在介紹中已經提到了這一點，此外，證明您的發票的合理性可以保護您免受通過提出不合理索賠而避免付款的客戶的侵害。 要么他們對這個價格的結果不滿意，要么他們“不明白”為什麼你會為修訂收取更多費用，或者不同意你選擇在特定任務上花費更長的時間。

如果您仍然不相信，以下是附在發票上的工作/項目報告如何使您的職業受益。

報告避免誤解

客戶種類繁多——有些人對您只需發送發票並遠離他們的頭髮感到非常滿意。 其他人想要更多的細節，因為畢竟這是他們的錢，他們想知道它的去向。

結構良好的報告可以更輕鬆地向客戶準確展示您收取的費用和原因。 我們不能假設每個人都知道我們的工作需要什麼。 這就是為什麼簡單的解釋有很長的路要走。

例如，如果您的報告顯示了您為什麼要花這麼多時間進行研究，那麼您就涵蓋了幾種可能的誤解機會：

1. 客戶不會認為您是在欺騙他們；
2. 你不會表現得像個拖延者或不熟練的人；
3. 你會因為透明度而建立尊重；
4. 如果客戶稍後試圖更改交易或費率，將會有書面記錄。

也許那個特定的任務比客戶說的要復雜一點，或者你有技術問題，或者只是想把工作做得最好，最終結果反映了這一點。 不要害怕公開表達你以特定方式完成任務的原因，並堅持你的方法。

合理的發票有助於提高透明度

當客戶看到您願意自由討論您的工作流程並向他們展示您的工作方式時，他們會更加確信您沒有什麼可隱瞞的。 通常，過度保護自己的工作日程的人要么沒有，要么一團糟，要么達不到客戶的標準。

這只會導致不信任，並向客戶表明您不願意回答他們的潛在問題或接受建議或建議。 如果您不希望您的發票被懷疑和審問，那就半途而廢。 表明你是一個值得信賴的專業人士。

報告有助於建立良好的聲譽

正如我們所提到的，習慣於通過報告證明發票的合理性有助於您提高行業聲譽。

滿意的客戶更有可能將您推薦給他們的商業夥伴、熟人等。良好的口碑往往比您所能做的所有網絡更有價值。

如何證明您的發票是合理的

最好通過項目進度報告來證明發票的合理性。 建立一份對您和客戶都有利的可靠報告的步驟相當簡單。 但是，這需要一些準備和習慣的改變，比如填寫時間表和跟踪幾乎所有任務的時間。

如果這些對您來說不是問題，那麼以下過程將變得輕而易舉。 看看你的報告和討論應該包括的元素。

向客戶介紹行業費率

首先，您的客戶必須知道您所在行業和特定分支機構的平均每小時（或每個項目）費率。

您還可以向他們解釋費率如何根據

只需確保您找到可靠的信息來源，並以全球數據為後盾。 以下是我們研究和編制的 2021 年的一些自由職業和諮詢費率。

跟踪您的時間

每份好報告的支柱都是它的時間表。

在這裡，您可以安排、計算所有任務，並跟踪完成您正在處理的項目的各個方面需要多長時間。 如果您不習慣這種做法，請考慮使用時間跟踪，並找出最適合您的時間跟踪方法。

現在，時間跟踪顯然對於計算計費和非計費時間最有用。 但我們不是來獲取有關開票的說明。 我們在這裡看看時間跟踪如何幫助您證明它的合理性。 例如，這是數字時間表的樣子：

資料來源：Clockify.me

現在，讓我們看一下其中一個條目，以及這種形式的時間跟踪如何幫助證明發票的合理性。

這是對 Clockify 中一個特定時間條目的詳細介紹。 除了顯示您完成任務的時間和時間之外，您還可以選擇盡可能詳細地描述該過程。 這非常適合準備您的報告。 簡單地寫下任務是如何進行的，是否需要更長或更短的時間，以及原因。 這樣，當您必須生成報告時，您就可以為客戶準備好所有必要的信息。

跟踪您的進度

數字時間跟踪器還可以跟踪您的項目進度。

當您開始一個項目時，您會估計項目的某些方面和任務本身將持續多長時間。 通過估算，您可以大致告訴您的客戶需要多長時間才能完成所有工作。

在數字時間跟踪器中，您可以輸入這些估計值，並且在您每天工作並跟踪您的時間時，檢查它們與實際工作時間的比較情況。 例如：

資料來源：Clockify.me

上麵條目中的一些估計是開發將需要 20 小時，但實際上需要 10 小時，而市場營銷得到了正確評估。 在證明您的費率合理時，這也是非常寶貴的信息。

列出您遇到的任何問題，或“路上的顛簸”

詳細說明導致問題的原因以及您採取的步驟。

有時，一項任務需要更長的時間，從而最終使客戶付出更多的代價。 通過在解決問題之前註意並記下問題的原因，您可以減輕潛在指控或批評的壓力。 這樣，當您稍後必須將其呈現給客戶時，信息將保持新鮮。

您可以在他們看到數字後有機會形成負面意見之前向他們保證您的決定。

不要講太多細節

找到完美的長度和完美的語言。

大多數客戶都不想閱讀成頁的報告，無論他們的要求有多高。 他們會簡單地忽略該報告，並可能會要求您提供它的總結版本。 最後，你什麼也沒做，只是把時間浪費在一份沒人會讀的報告上。

您最好的做法是坐下來與客戶討論您的報告。 讓他們知道您通常跟踪的內容，並查看他們需要或不需要的信息。 您無需猜測，客戶知道會發生什麼。

最後，您可以看看我們 Clockify 如何使用時間跟踪器向客戶收費。 它以清晰的解釋逐步列出了該過程。

證明發票合理時使用的短語

在解釋您的發票決定時，我們無法製作一個關於如何與您的客戶聯繫的萬能模板。 不是每個行業都是一樣的，甚至不是同一行的兩個自由職業者！ 我們可以做的是為您的會議、電話和電子郵件提供一個好的開啟者和關閉者列表。

首先，邀請客戶參加會議

您想與客戶建立聯繫，以便解釋您的費率以及它們與您的工作流程的關係。 我們將從邀請客戶參加特定會議的電子郵件模板開始：

你好，XY

我希望你能收到這封電子郵件。

很高興認識你，我期待在這個項目上與你合作。 我會盡力為您提供您滿意的結果。

我向您發送這封電子郵件是為了建議我們安排一次會議或電話會議，在那裡我可以更好地解釋我將如何處理這個項目。 我相信這是一個很好的方式讓您分享您的期望，並讓我解釋為什麼我收取這些費率。 您將快速簡單地了解我的工作，這樣您就會知道您的錢都花在了哪裡，並請放心，沒有任何隱藏成本。

我的職業關係是建立在透明的基礎上的，我認為當一切都公開時，它們會運行得更順暢。

我有空（日期和時間）。 讓我知道您的想法，以及這些時間是否適合您。

期待您的回音。

親切的問候，

ZY

當然，您可以隨意更改任何您想要的短語，使其更加個性化。

證明發票合理時使用的短語

為了使本節簡短而有趣，這裡有一些您可以在電子郵件和親自使用的開啟者（和關閉者）。

• “根據類似項目的經驗，我發現最常見的問題是（XY），並且需要更長的時間才能完成。 因此，您可以期待在該領域的工作時間可能更長。”
• “這些是行業平均價格……”
• “正如我們之前約定的那樣……”
• “如果我的計費流程的任何部分不清楚，請告訴我。”
• “感謝您花時間和我一起經歷這件事。”
• “您希望在我們的進度報告中關注項目開發的哪些方面？”

如何處理糾紛

有時您可能會滑倒，並錯過其中的一些步驟。 也許您不會為一份可靠的報告準備必要的東西，或者您的客戶對他們的一個決定一無所知。 如果您未能避免誤解（這經常發生），您可以做幾件事。

現在，爭議的原因可能有很多，與發票相關的原因包括：

• 項目耗時過長
• 計費小時費率從一開始就不清楚
• 有客戶不同意的額外工作

您如何處理髮票糾紛？ 你如何專業地證明你的發票是合理的？

1.分析情況

您的第一直覺應該是確定誰進行了疏忽——您或客戶。

如果您是造成誤解的人，請向他們發送一封道歉電子郵件，向他們保證您會設法解決問題。 這適用於問題出在最終產品中的情況：

• 他們對產品質量不滿意

您帶著新的方向回到繪圖板上，但也要讓他們知道您將再次開具發票並收取額外的時間。 對此要非常清楚，因為儘管進行了修訂，但有些人會試圖避免付款，因為他們只是“不喜歡”您的工作。

下面是一個很好的、冷靜地處理這種情況的例子。

資料來源：Clientsfromhell.net

• 他們不明白為什麼有些事情花了太長時間或太少

為了解決這個問題，你應該拿出你的報告、時間表和所有你希望在項目工作時寫的筆記。 安排會議或電話，表明願意證明您的發票和您所做的選擇。

如果客戶是誤解背後的人，那麼還有兩種方法可以解決：

• 不小心導致問題

通常是因為忘記提早提出重要問題，或者沒有記住你同意的事情。 一封簡單的電子郵件，提醒他們您的協議、合同的各個部分以及您進行的任何電子郵件交流，都會喚起他們的記憶。

• 故意製造問題

這些通常是吝嗇錢的客戶。 事後提出投訴只是幻想的跳蚤市場易貨交易。 雖然像這樣的客戶很少見，但每個自由職業者在他們的生活中至少遇到過一次或兩次。

在客戶有機會掙錢之前，保持整潔的文檔可以節省大量的自由職業者。 在極端情況下，即使考慮律師的參與也應該是您的首選。 你應該得到報酬。

2. 準備好證據

一直以來，我們一直在強調記錄所有內容的重要性。 這是確保您的工作、聲譽和付款受到保護的唯一方法。

不要刪除電子郵件、截取文本和聊天記錄以及會議或通話摘要。

️重要提示：

請勿在客戶不知情的情況下錄製會議和電話，因為這是非法的！ 您應該先徵得同意才能錄製任何內容。 如果他們拒絕，只需輸入您在會議/電話中達成的共識的摘要，然後將電子郵件轉發給他們。 讓他們看看你的總結是否正確，如果他們確認，你只是做了一個可能對你有利的“書面記錄”。

3.保持文明

無論客戶如何反應，沒有什麼比禮貌和禮貌更重要了。

儘管這可能很難，但即使對方變得固執，或者根本無法理解您要傳達的內容，也要保持冷靜。 根據個人經驗，我們編寫了一個模板列表，要求客戶付款而不是粗魯。

結論

當客戶開始懷疑你的職業道德時，不應該事後才考慮開具發票。 為防止這種情況發生，您實際上應該儘早證明您的發票是合理的，幾乎在您的合作關係開始時。 當客戶從一開始就知道您為何收取如此多的費用時，他們以後就不太可能做出任何更改或投訴。

保持嚴格和詳細的文檔（時間表、電子郵件和報告）還可以確保您在出現爭議時有影響力。 最終，對定價過程的簡要分析有助於通過透明度建立信任。 客戶更有可能再次與您合作，甚至將您推薦給他們的同行。

你有自己的做法嗎？ 通過 [email protected] 與我們分享您的經驗，我們可以在下一篇文章中介紹您。