Cómo justificar tus facturas a los clientes como autónomo

Todos sabemos que la comunicación con el cliente es uno de los factores decisivos más importantes si alguna vez volvemos a trabajar con ellos o no. Genera confianza, te pinta como un profesional y quieres que sepan que su proyecto está en buenas manos, ¿verdad? Bueno, justificar tus facturas puede jugar un papel muy importante en el éxito de esa relación cliente-trabajador independiente. Representa los componentes básicos de una asociación exitosa a largo plazo: es más probable que los clientes regresen, recomienden sus servicios, dejen comentarios positivos y comiencen a confiar en su juicio sin dudarlo.

¿Por qué debo justificar mis facturas?

Hemos mencionado esto en la introducción y, para agregar a eso, justificar sus facturas puede protegerlo de los clientes que evitan el pago al hacer reclamos irrazonables. O no están satisfechos con el resultado por ese precio, o “no entienden” por qué cobraría más por la revisión, o no están de acuerdo con su elección de tomar más tiempo en una tarea específica.

Y en caso de que aún no esté convencido, así es como los informes de trabajo/proyecto adjuntos a las facturas benefician su carrera.

Los informes evitan malentendidos

Los clientes vienen de todo tipo: algunos están perfectamente contentos con que solo envíes una factura y no los molestes. Otros quieren un poco más de elaboración porque, después de todo, es su dinero y quieren saber a dónde va.

Un informe bien estructurado facilita mostrar a los clientes exactamente lo que cobró y por qué. No podemos asumir que todos saben lo que implica nuestro trabajo. Es por eso que las explicaciones simples ayudan mucho.

Si su informe muestra por qué, por ejemplo, cobró tantas horas dedicadas a la investigación, cubre varias oportunidades posibles para un malentendido:

1. El cliente no pensará que estás tratando de estafarlo;
2. No saldrás como un postergador o inexperto;
3. Construirás respeto debido a la transparencia;
4. Habrá un registro por escrito en caso de que el cliente intente modificar el trato o las tarifas más adelante.

Tal vez esa tarea específica fue un poco más compleja de lo que el cliente dejó entrever, o usted tuvo problemas técnicos, o simplemente quería hacer el mejor trabajo posible, y el resultado final lo refleja. No tenga miedo de comunicar abiertamente sus razones para hacer las tareas de una manera específica y mantenga sus métodos.

Las facturas justificadas fomentan la transparencia

Cuando los clientes vean que está dispuesto a discutir libremente su flujo de trabajo y mostrarles cómo trabaja, se sentirán más seguros de que no tiene nada que ocultar. Por lo general, las personas que son demasiado protectoras con sus horarios de trabajo no los tienen, son un completo desastre o no están a la altura de los estándares del cliente.

Esto solo genera desconfianza y muestra a los clientes que no está dispuesto a responder sus posibles preguntas o aceptar consejos o sugerencias. Si no quiere que sus facturas sean puestas en duda e interrogadas, entonces encuéntrelas a mitad de camino. Demuestra que eres una persona confiable y profesional.

Los informes ayudan a construir una reputación positiva

Como hemos mencionado, establecer la práctica de justificar sus facturas a través de informes lo ayuda con su reputación en la industria.

Es más probable que los clientes felices lo recomienden a sus socios comerciales, conocidos, etc. El buen boca a boca a menudo vale más que todas las redes de contactos que pueda hacer.

Cómo justificar tu factura

La justificación de las facturas se realiza mejor a través de informes de progreso del proyecto. Los pasos para crear un informe sólido que lo beneficiará tanto a usted como al cliente son bastante simples. Pero requiere algo de preparación y cambios en los hábitos, como completar hojas de tiempo y controlar el tiempo en casi todas las tareas.

Si esto no es un problema para usted, entonces el siguiente proceso será muy sencillo. Eche un vistazo a los elementos que debe incluir su informe y discusión.

Introducir a los clientes a las tarifas de la industria

En primer lugar, sus clientes deben conocer la tarifa promedio por hora (o por proyecto) para su industria y rama en particular.

También puede explicarles cómo difieren las tarifas dependiendo de

Solo asegúrese de encontrar una fuente confiable de información, respaldada por datos globales. Aquí hay algunas tarifas de trabajo independiente y consultoría para 2021 que hemos investigado y compilado.

Seguimiento de su tiempo

La columna vertebral de todo buen informe es su hoja de tiempo.

Aquí es donde mantiene todas las tareas programadas, contabilizadas y realiza un seguimiento de cuánto tiempo lleva terminar cada aspecto del proyecto en el que está trabajando. Si no está acostumbrado a esta práctica, considere elegir el seguimiento del tiempo y encuentre el método de seguimiento del tiempo más adecuado para usted.

Ahora, el seguimiento del tiempo es obviamente el más útil para calcular las horas facturables y no facturables. Pero no estamos aquí para recibir instrucciones sobre facturación. Estamos aquí para ver cómo el seguimiento del tiempo lo ayuda a justificarlo. Por ejemplo, así es como se ve una hoja de tiempo digital:

Fuente: Clockify.me

Ahora, echemos un vistazo a una de esas entradas y cómo esta forma de seguimiento del tiempo ayuda a justificar las facturas.

Esta es una mirada detallada a una entrada de tiempo específica en Clockify. Además de mostrar cuándo trabajó en una tarea y durante cuánto tiempo, también tiene la opción de describir el proceso con tanto detalle como desee. Esto es perfecto para preparar sus informes. Simplemente escriba cómo fue la tarea, si tomó más o menos tiempo y por qué. Así, cuando tengas que generar un informe, tendrás toda la información necesaria lista para el cliente.

Sigue tu progreso

Un rastreador de tiempo digital también puede seguir el progreso de su proyecto.

Cuando comienza un proyecto, hace estimaciones sobre cuánto durarán ciertos aspectos del proyecto y las tareas en sí. A través de estimaciones, puede decirle a su cliente aproximadamente cuánto tiempo llevará terminar todo.

En un rastreador de tiempo digital, puede ingresar esas estimaciones y, mientras trabaja todos los días y realiza un seguimiento de su tiempo, verifique cómo se comparan con los tiempos de trabajo reales. Por ejemplo:

Fuente: Clockify.me

Algunas de las estimaciones en las entradas anteriores eran que el desarrollo tomaría 20 horas, pero en cambio tomó 10 horas, mientras que el marketing se evaluó correctamente. Esta también puede ser una información invaluable al momento de justificar sus tarifas.

Enumere cualquier problema que haya tenido o "baches en el camino"

Explica qué causó el problema y los pasos que tomaste.

A veces, una tarea llevará más tiempo, por lo que terminará costándole más al cliente. Puedes ahorrarte el estrés de posibles acusaciones o críticas si observas y anotas la causa del problema antes de abordarlo. De esa forma, la información se mantendrá actualizada para cuando tengas que presentársela al cliente más adelante.

Puede tranquilizarlos sobre sus decisiones antes de que hayan tenido la oportunidad de formarse una opinión negativa una vez que vean los números.

No entres en demasiados detalles

Encuentra la longitud perfecta y el lenguaje perfecto.

La mayoría de los clientes no querrán leer páginas de informes, sin importar cuán exigentes sean. Simplemente ignorarán el informe y probablemente lo llamarán para obtener una versión resumida del mismo. Al final, no ha hecho más que perder el tiempo en un informe que nadie leerá.

Su mejor curso de acción sería sentarse y discutir sus informes con el cliente. Hágales saber lo que suele rastrear y vea qué información necesitan o no necesitan. No hay necesidad de conjeturas de su parte, y el cliente sabe qué esperar.

Por último, puede ver cómo en Clockify usamos el rastreador de tiempo para facturar a los clientes. Enumera el proceso paso a paso en explicaciones claras.

Frases para usar al justificar tus facturas

No podemos hacer una plantilla completa sobre cómo acercarse a su cliente al explicar sus decisiones de facturación. ¡No todas las industrias son iguales, ni siquiera dos freelancers en la misma línea de trabajo! Lo que podríamos hacer es brindarle una lista de buenas aperturas y cierres para sus reuniones, llamadas y correos electrónicos.

Primero, invitar al cliente a una reunión

Desea establecer contacto con el cliente, para que pueda explicarle sus tarifas y cómo se relacionan con su flujo de trabajo. Comenzaremos con una plantilla de correo electrónico invitando al cliente a esa reunión en particular:

Hola, XY

Espero que este correo electronico te encuentre bien.

Es un placer conocerte y espero trabajar contigo en este proyecto. Haré todo lo posible para brindarle los resultados con los que estará satisfecho.

Te envío este correo electrónico para sugerirte que programemos una reunión, o una llamada, donde podría explicarte un poco mejor cómo trabajaré en este proyecto. Creo que esta es una excelente manera para que compartas tus expectativas y para que yo explique por qué cobro estas tarifas. Obtendrá un desglose rápido y simple de mi trabajo, para que sepa a dónde va su dinero y tenga la seguridad de que no hay costos ocultos.

Mis relaciones profesionales se basan en la transparencia, y creo que son mucho más fluidas cuando todo sale a la luz.

Estoy libre el (FECHA Y HORAS). Déjame saber lo que piensas, y si alguna de estas horas funciona para ti.

A la espera de saber de ti.

Saludos cordiales,

ZY

Por supuesto, eres libre de cambiar cualquier frase que quieras, para hacerla más personal.

Frases a utilizar al justificar tu factura

Para que esta sección sea breve y agradable, aquí hay algunos abridores (y cierres) que puede usar, tanto en correos electrónicos como en persona.

• “A partir de la experiencia en proyectos similares a este, descubrí que los problemas más comunes son (XY) y tardan más tiempo en terminar. Por lo tanto, puede esperar tiempos de trabajo potencialmente más largos en esa área”.
• “Estas son las tarifas promedio de la industria…”
• "Como hemos acordado antes..."
• "Avíseme si alguna parte de mi proceso de facturación no está clara".
• “Gracias por tomarse el tiempo para pasar por esto conmigo”.
• “¿En qué aspectos del desarrollo del proyecto le gustaría enfocarse en nuestros informes de progreso?”

Cómo manejar las disputas

Hay ocasiones en las que probablemente cometerá un desliz y perderá algunos de estos pasos. Tal vez no prepare lo que era necesario para un informe sólido, o su cliente cambie de opinión sobre una de sus decisiones. En caso de que no hayas podido evitar malentendidos (lo que suele suceder), hay varias cosas que puedes hacer.

Ahora, puede haber muchas razones para las disputas, y las relacionadas con la facturación incluyen:

• El proyecto tomó demasiado tiempo
• La tarifa de horas facturables no estaba clara desde el principio
• Hubo trabajo adicional en el que el cliente no estuvo de acuerdo.

¿Cómo aborda una disputa de factura? ¿Cómo manejas la justificación de tu factura profesionalmente?

1. Analizar la situación

Su primer instinto debe ser identificar quién hizo el descuido: usted o el cliente.

Si usted es quien causó el malentendido, envíeles un correo electrónico de disculpa asegurándoles que se ocupará de solucionar el problema. Esto funciona para cuando el problema está en el producto final:

• No están satisfechos con la calidad del producto.

Regresa a la mesa de dibujo con nuevas instrucciones, pero también les informa que facturará nuevamente y cobrará por el tiempo adicional. Sea muy claro al respecto, ya que algunos tratarán de evitar pagar porque simplemente “no les gusta” su trabajo, a pesar de las revisiones.

A continuación se muestra un ejemplo de un manejo excelente y tranquilo de una de esas situaciones.

Fuente: Clientsfromhell.net

• No entienden por qué algunas cosas tomaron demasiado tiempo o demasiado poco

Para combatir esto, debe consultar sus informes, hojas de tiempo y todas las notas que, con suerte, ha escrito mientras trabajaba en el proyecto. Organice una reunión o una llamada, mostrando la voluntad de justificar su factura y las elecciones que hizo.

Si el cliente es el que está detrás del malentendido, nuevamente hay dos formas de hacerlo:

• Accidentalmente causando un problema

Por lo general, debido a que se olvidó de hacer preguntas importantes al principio o no recordó las cosas que acordó. Un simple correo electrónico recordándoles sus acuerdos, las secciones del contrato y cualquier intercambio de correo electrónico que haya tenido les refrescará la memoria.

• Causar un problema a propósito

Suelen ser clientes que se vuelven avaros con su dinero. Presentar quejas después del hecho es solo un trueque fantasioso del mercado de pulgas. Si bien los clientes como estos pueden ser raros, cada trabajador independiente los ha conocido al menos una o dos veces en su vida.

Mantener la documentación ordenada ha salvado a muchos trabajadores independientes antes de que los clientes tuvieran la oportunidad de evadir el pago. Incluso considerar la participación de un abogado debería ser su opción en casos extremos. Mereces que te paguen.

2. Tenga pruebas listas

Todo este tiempo hemos enfatizado lo importante que es documentar todo. Es la única manera de ver que su trabajo, reputación y pago estén protegidos.

No elimine correos electrónicos, haga capturas de pantalla de textos y registros de chat, y resúmenes de reuniones o llamadas.

️ Nota importante:

¡Abstenerse de grabar reuniones y llamadas sin el conocimiento del cliente, ya que es ilegal! Debe pedir consentimiento para grabar cualquier cosa primero. Si se niegan, simplemente escriba un resumen de lo que acordaron durante la reunión/llamada y envíeles el correo electrónico. Pídeles que vean si tu resumen es correcto y, si lo confirman, acabas de hacer un "rastro en papel" más que podría funcionar a tu favor.

3. Manténgase civilizado

No importa cómo reaccione el cliente, nada supera la cortesía y los buenos modales.

Por más difícil que sea, mantén la cabeza fría incluso cuando la persona se vuelva obstinada o simplemente no pueda entender lo que estás tratando de comunicar. Basándonos en nuestra experiencia personal, hemos elaborado una lista de plantillas para pedirle al cliente el pago sin ser grosero.

Conclusión

Justificar las facturas no debe ser una idea de último momento cuando el cliente comienza a sospechar de su ética de trabajo. Para evitar que esto suceda, debe justificar sus facturas desde el principio, casi al comienzo de su asociación. Cuando los clientes saben por qué cobras tanto desde el principio, es menos probable que realicen modificaciones o quejas más adelante.

Mantener una documentación estricta y detallada (hojas de tiempo, correos electrónicos e informes) también garantiza que tenga influencia en caso de que surja una disputa. En última instancia, los breves desgloses de su proceso de fijación de precios ayudan a generar confianza a través de la transparencia. Es más probable que los clientes vuelvan a trabajar con usted e incluso lo recomienden a sus compañeros.

¿Tiene alguna práctica propia? Comparta sus experiencias con nosotros en [email protected] y podríamos presentarlo en uno de nuestros próximos artículos.