Come giustificare le fatture ai clienti come libero professionista

Sappiamo tutti che la comunicazione con i clienti è uno dei maggiori fattori decisivi se lavoreremo di nuovo con loro o meno. Crea fiducia, ti dipinge come un professionista e vuoi che sappiano che il loro progetto è in buone mani, giusto? Bene, giustificare le tue fatture può svolgere un ruolo enorme nel successo di quella relazione cliente-freelance. Rappresenta gli elementi costitutivi di una partnership di successo a lungo termine: è più probabile che i clienti torneranno, consiglieranno i tuoi servizi, lasceranno feedback positivi e inizieranno a fidarsi del tuo giudizio senza domande.

Perché dovrei giustificare le mie fatture?

Ne abbiamo parlato nell'introduzione e, per aggiungere a ciò, giustificare le fatture può proteggerti dai clienti che evitano il pagamento facendo affermazioni irragionevoli. O non sono contenti del risultato per quel prezzo, o "non capiscono" perché dovresti addebitare di più per la revisione, o non sono d'accordo con la tua scelta di impiegare più tempo per un'attività specifica.

E nel caso non fossi ancora convinto, ecco come i rapporti di lavoro/progetti allegati alle fatture avvantaggiano la tua carriera.

Le segnalazioni evitano malintesi

I clienti sono di tutti i tipi: alcuni sono perfettamente contenti che tu invii una fattura e resti fuori dai loro capelli. Altri vogliono un po' più di elaborazione, perché dopo tutto, sono i loro soldi e vogliono sapere dove vanno a finire.

Un report ben strutturato rende più facile mostrare ai clienti esattamente cosa hai addebitato e perché. Non possiamo presumere che tutti sappiano cosa comporta il nostro lavoro. Ecco perché le semplici spiegazioni fanno molto.

Se il tuo rapporto mostra perché, ad esempio, hai addebitato così tante ore trascorse nella ricerca, copri diverse possibili opportunità di incomprensione:

1. Il cliente non penserà che stai cercando di truffarlo;
2. Non verrai fuori come un procrastinatore o non qualificato;
3. Creerai rispetto grazie alla trasparenza;
4. Ci sarà una traccia scritta nel caso in cui il cliente tenti di modificare l'affare o le tariffe in seguito.

Forse quel compito specifico era un po' più complesso di quanto il cliente lasciasse intendere, o hai avuto problemi tecnici o semplicemente volevi fare il miglior lavoro possibile e il risultato finale lo riflette. Non aver paura di comunicare apertamente le tue ragioni per svolgere i compiti in un modo specifico e mantieni i tuoi metodi.

Le fatture giustificate favoriscono la trasparenza

Quando i clienti vedranno che sei disposto a discutere liberamente del tuo flusso di lavoro e mostrare loro come lavori, diventeranno più sicuri che non hai nulla da nascondere. Di solito, le persone che sono eccessivamente protettive nei confronti dei loro orari di lavoro o non li hanno, sono un disastro completo o non sono all'altezza degli standard del cliente.

Questo porta solo alla sfiducia e mostra ai clienti che non sei disposto a rispondere alle loro potenziali domande o ad accettare consigli o suggerimenti. Se non vuoi che le tue fatture siano messe in dubbio e interrogate, allora soddisfale a metà. Dimostra di essere una persona affidabile e professionale.

I rapporti aiutano a costruire una reputazione positiva

Come abbiamo accennato, accontentarti della pratica di giustificare le tue fatture attraverso i rapporti ti aiuta con la tua reputazione nel settore.

È più probabile che i clienti felici ti raccomandino ai loro partner commerciali, conoscenti, ecc. Il buon passaparola spesso vale più di tutto il networking che puoi fare.

Come giustificare la fattura

È meglio giustificare le fatture attraverso i rapporti sullo stato di avanzamento del progetto. I passaggi per creare un rapporto solido che trarrà vantaggio sia da te che dal cliente sono abbastanza semplici. Tuttavia, ci vuole un po' di preparazione e cambiamenti nelle abitudini, come compilare schede attività e tenere traccia del tempo su quasi tutte le attività.

Se questi non sono un problema per te, il processo seguente sarà un gioco da ragazzi. Dai un'occhiata agli elementi che il tuo rapporto e la tua discussione dovrebbero includere.

Presenta ai clienti le tariffe del settore

Innanzitutto, i tuoi clienti devono conoscere la tariffa oraria media (o per progetto) per il tuo settore e ramo particolare.

Puoi anche spiegare loro come le tariffe variano a seconda

Assicurati solo di trovare una fonte di informazioni affidabile, supportata da dati globali. Ecco alcune tariffe di freelance e consulenza per il 2021 che abbiamo studiato e compilato.

Tieni traccia del tuo tempo

La spina dorsale di ogni buon rapporto è la sua scheda attività.

Qui è dove mantieni tutte le attività pianificate, contabilizzate e tieni traccia del tempo necessario per completare ogni aspetto del progetto su cui stai lavorando. Se non sei abituato a questa pratica, prendi in considerazione di raccogliere il monitoraggio del tempo e trova il metodo di monitoraggio del tempo più adatto a te.

Ora, il monitoraggio del tempo è ovviamente il più utile per calcolare le ore fatturabili e non fatturabili. Ma non siamo qui per istruzioni sulla fatturazione. Siamo qui per vedere come il monitoraggio del tempo ti aiuta a giustificarlo. Ad esempio, ecco come appare un foglio presenze digitale:

Fonte: Clockify.me

Ora, diamo un'occhiata a una di queste voci e in che modo questa forma di monitoraggio del tempo aiuta a giustificare le fatture.

Questo è uno sguardo dettagliato a una specifica voce di tempo in Clockify. Oltre a mostrare quando hai lavorato a un'attività e per quanto tempo, hai anche la possibilità di descrivere il processo con tutti i dettagli che desideri. Questo è perfetto per preparare i tuoi rapporti. Scrivi semplicemente come è andata l'attività, se ha richiesto più tempo o meno e perché. In questo modo, quando dovrai generare un report, avrai tutte le informazioni necessarie pronte per il cliente.

Tieni traccia dei tuoi progressi

Un cronometro digitale può anche tenere traccia dei progressi del tuo progetto.

Quando inizi un progetto, fai delle stime sulla durata di determinati aspetti del progetto e delle attività stesse. Attraverso i preventivi, puoi dire al tuo cliente quanto tempo ci vorrà per finire tutto.

In un misuratore di tempo digitale, puoi inserire tali stime e, mentre lavori ogni giorno e monitori il tuo tempo, controlla come si confrontano con i tempi di lavoro effettivi. Per esempio:

Fonte: Clockify.me

Alcune delle stime nelle voci sopra erano che lo sviluppo avrebbe richiesto 20 ore, ma invece ci sono volute 10 ore, mentre il marketing è stato valutato correttamente. Questa può anche essere un'informazione preziosa per giustificare le tue tariffe.

Elenca eventuali problemi che hai avuto o "dossi sulla strada"

Elabora ciò che ha causato il problema e i passaggi che hai eseguito.

A volte, un'attività richiederà più tempo, finendo così per costare di più al cliente. Puoi risparmiarti lo stress da potenziali accuse o critiche notando e annotando la causa del problema prima di affrontarlo. In questo modo, le informazioni rimarranno aggiornate per quando dovrai presentarle al cliente in seguito.

Puoi rassicurarli sulle tue decisioni prima che abbiano avuto l'opportunità di formarsi un'opinione negativa una volta che vedono i numeri.

Non entrare troppo nei dettagli

Trova la lunghezza perfetta e la lingua perfetta.

La maggior parte dei clienti non vorrà leggere pagine di rapporti, non importa quanto siano esigenti. Ignoreranno semplicemente il rapporto e probabilmente ti chiameranno per una versione riassuntiva di esso. Alla fine, non hai fatto altro che perdere tempo con un rapporto che nessuno leggerà.

La tua migliore linea d'azione sarebbe quella di avere un incontro e discutere i tuoi rapporti con il cliente. Fai sapere loro cosa monitori di solito e vedi quali informazioni hanno bisogno o non hanno bisogno. Non c'è bisogno di congetture da parte tua e il cliente sa cosa aspettarsi.

Infine, puoi dare un'occhiata a come noi di Clockify abbiamo utilizzato il time tracker per fatturare i clienti. Elenca il processo passo dopo passo con spiegazioni chiare.

Frasi da utilizzare per giustificare le fatture

Non possiamo creare un modello completo su come affrontare il tuo cliente quando spieghi le tue decisioni di fatturazione. Non tutti i settori sono uguali, nemmeno due liberi professionisti nella stessa linea di lavoro! Quello che potremmo fare è darti un elenco di buoni apri e chiudi per le tue riunioni, chiamate ed e-mail.

In primo luogo, invitare il cliente a una riunione

Vuoi stabilire un contatto con il cliente, in modo da poter spiegare le tue tariffe e come si relazionano al tuo flusso di lavoro. Inizieremo con un modello di email che invita il cliente a quella particolare riunione:

Ciao, XY

Spero che questo messaggio ti trovi bene.

È un piacere conoscerti e non vedo l'ora di lavorare con te su questo progetto. Farò del mio meglio per fornirti i risultati di cui sarai felice.

Ti mando questa email per suggerirti di organizzare un incontro, o una telefonata, dove potrei spiegare un po' meglio come lavorerò a questo progetto. Credo che questo sia un modo eccellente per condividere le tue aspettative e per me spiegare perché applico queste tariffe. Riceverai un'analisi rapida e semplice del mio lavoro, così saprai dove vanno a finire i tuoi soldi e ti assicuro che non ci sono costi nascosti.

I miei rapporti professionali sono basati sulla trasparenza e penso che funzionino molto più agevolmente quando tutto è allo scoperto.

Sono libero il (DATA E ORARI). Fammi sapere cosa ne pensi e se qualcuno di questi orari funziona per te.

Attendiamo un vostro riscontro.

Cordiali saluti,

ZY

Naturalmente, sei libero di cambiare qualsiasi frase tu voglia, per renderla più personale.

Frasi da utilizzare per giustificare la fattura

Per mantenere questa sezione breve e dolce, ecco alcuni apri (e chiudi) che puoi usare, sia nelle e-mail che di persona.

• "Dall'esperienza su progetti simili, ho scoperto che i problemi più comuni sono (XY) e richiedono tempi più lunghi per essere completati. Quindi, puoi aspettarti tempi di lavoro potenzialmente più lunghi in quell'area".
• "Questi sono i tassi medi del settore..."
• "Come abbiamo concordato prima..."
• "Fammi sapere se qualche parte del mio processo di fatturazione non è chiara."
• "Grazie per aver dedicato del tempo per affrontare questo con me."
• "Su quali aspetti dello sviluppo del progetto vorresti concentrarti nei nostri rapporti sullo stato di avanzamento?"

Come gestire le controversie

Ci sono momenti in cui probabilmente sbaglierai e perderai alcuni di questi passaggi. Forse non preparerai ciò che era necessario per un rapporto solido, o il tuo cliente si smentirà su una delle sue decisioni. Nel caso in cui non sei riuscito a evitare malintesi (che spesso possono capitare), ci sono diverse cose che puoi fare.

Ora, ci possono essere molti motivi per le controversie e quelli legati alla fatturazione includono:

• Il progetto ha richiesto troppo tempo
• La tariffa delle ore fatturabili non era chiara sin dall'inizio
• C'era del lavoro aggiuntivo su cui il cliente non era d'accordo

Come affronti una controversia su fattura? Come gestisci la giustificazione professionale della tua fattura?

1. Analizza la situazione

Il tuo primo istinto dovrebbe essere quello di identificare chi ha effettuato la svista: tu o il cliente.

Se sei tu quello che ha causato il malinteso, invia loro un'e-mail di scuse assicurando loro che vedrai che risolveranno il problema. Funziona quando il problema è nel prodotto finale:

• Non sono soddisfatti della qualità del prodotto

Torni al tavolo da disegno con nuove indicazioni, ma fai anche sapere loro che fatturerai di nuovo e addebiterai il tempo aggiuntivo. Sii molto chiaro al riguardo, poiché alcuni cercheranno di evitare di pagare perché semplicemente "non gli piace" il tuo lavoro, nonostante le revisioni.

Di seguito è riportato un esempio di un'ottima e calma gestione di una di queste situazioni.

Fonte: Clientsfromhell.net

• Non capiscono perché alcune cose hanno richiesto troppo tempo o troppo poco

Per combattere questo, dovresti tirare su i tuoi rapporti, schede attività e tutte le note che hai scritto mentre lavoravi al progetto. Fissa un incontro o una telefonata, dimostrando la volontà di giustificare la tua fattura e le scelte che hai fatto.

Se dietro l'incomprensione è il cliente, ci sono ancora due modi per farlo:

• Causando accidentalmente un problema

Di solito per aver dimenticato di porre domande importanti all'inizio o per non ricordare le cose su cui hai concordato. Una semplice e-mail che ricorda loro i tuoi accordi, le sezioni del contratto e gli eventuali scambi di e-mail che hai avuto gli aumenteranno la memoria.

• Causare intenzionalmente un problema

Di solito sono clienti che diventano avari con i loro soldi. Sollevare lamentele a posteriori è solo un immaginario baratto al mercato delle pulci. Mentre i clienti come questi possono essere rari, ogni libero professionista li ha incontrati almeno una o due volte nella vita.

Mantenere una documentazione ordinata ha salvato molti liberi professionisti prima che i clienti avessero la possibilità di divincolarsi dal pagare. Anche considerando il coinvolgimento dell'avvocato dovrebbe essere la tua scelta in casi estremi. Ti meriti di essere pagato.

2. Avere la prova a portata di mano

Per tutto questo tempo abbiamo sottolineato quanto sia importante documentare tutto. È l'unico modo per vedere che il tuo lavoro, la tua reputazione e i tuoi pagamenti sono protetti.

Non eliminare e-mail, fare screenshot di testi e registri delle chat e riepiloghi di riunioni o chiamate.

️ Nota importante:

Astenersi dal registrare riunioni e chiamate all'insaputa del cliente, poiché è illegale! Dovresti prima chiedere il consenso per registrare qualsiasi cosa. Se si rifiutano, digita semplicemente un riepilogo di ciò che hai concordato durante la riunione/chiamata e inoltra loro l'e-mail. Chiedi loro di vedere se il tuo riepilogo è corretto e, se confermano, hai appena creato un'altra "traccia cartacea" che potrebbe potenzialmente funzionare a tuo favore.

3. Rimani civile

Non importa come reagisce il cliente, niente batte la cortesia e le buone maniere.

Per quanto difficile possa essere, mantieni la calma anche quando la persona diventa testarda o semplicemente non riesce a capire cosa stai cercando di comunicare. Venendo dall'esperienza personale, abbiamo composto un elenco di modelli per chiedere il pagamento al cliente senza essere scortesi.

Conclusione

La giustificazione delle fatture non dovrebbe arrivare come un ripensamento quando il cliente inizia a sospettare della tua etica lavorativa. Per evitare che ciò accada, dovresti effettivamente giustificare le tue fatture all'inizio, quasi all'inizio della tua partnership. Quando i clienti sanno perché addebiti tanto quanto te dall'inizio, è meno probabile che apportino modifiche o reclami in seguito.

Mantenere una documentazione stretta e dettagliata (schede attività, e-mail e rapporti) ti assicura anche di avere una leva in caso di controversia. In definitiva, brevi interruzioni del processo di determinazione dei prezzi aiutano a creare fiducia attraverso la trasparenza. È più probabile che i clienti lavoreranno di nuovo con te e ti consiglieranno persino ai loro colleghi.

Hai delle pratiche tue? Condividi le tue esperienze con noi all'indirizzo [email protected] e potremmo presentarti in uno dei nostri prossimi articoli.