Comment faire une répartition de votre journée de travail (avec des modèles)

Le processus de création d'un horaire de travail est amélioré chaque jour. Parce qu'une bonne répartition de la journée de travail vous fait avancer, et mieux encore, vous donne le sentiment d'une journée accomplie. Ce guide court mais agréable est là pour présenter une manière différente de décomposer votre journée, vos tâches et vos priorités, et montre comment se concentrer sur des choses autres que les délais donne de meilleurs résultats.

Décider des priorités quotidiennes

Toutes les tâches ne sont pas les plus importantes.

Avant le début de chaque journée, réduisez cette liste de choses à faire et trouvez celles qui sont les plus importantes. Il s'agit généralement de 1 à 3 tâches, et vous pouvez facilement les identifier :

• D'autres personnes comptent sur vous pour faire votre part afin qu'elles puissent faire la leur;
• Ils sont urgents ou ont une échéance qui approche à grands pas ;
• Ils affectent votre carrière à long terme.

Pour illustrer cela – et tous les aspects suivants de la répartition de votre journée de travail – nous allons jeter un coup d'œil à mon emploi du temps pendant un moment, et comment j'essaie d'apprendre mes habitudes de travail et de m'améliorer petit à petit chaque jour.

Voici un exemple de ce à quoi ma liste de priorités pourrait ressembler pour mercredi :

Il y a un nouvel employé qui arrive, et je le parraine. C'est à la fois bon pour moi et pour leur carrière, donc la plus grande partie de mon énergie devrait être consacrée à cette tâche. Il y a aussi un travail que je n'ai pas réussi à finir la veille, et même si le délai n'est pas avant lundi, je peux essayer de le finir aujourd'hui. Enfin, il y a une présentation avec laquelle je veux vraiment impressionner. Le reste est un travail régulier que je peux prendre dans ma foulée.

Pourquoi ai-je besoin d'une liste de priorités ?

À partir de l'exemple, nous pouvons voir comment identifier les tâches qui vous importent le plus élimine le « bruit blanc » des autres travaux.

Vous savez exactement où dépenser le plus d'énergie, ce qui vous aide à éviter de perdre du temps et de vous stresser pour d'autres choses. Cette liste est facilement la première étape essentielle de toute bonne répartition de la journée de travail.

Dessinez une section avant le travail

Dans une prochaine étape, définissez les choses liées au travail que vous faites pour vous préparer pour la journée.

Écrivez-vous une liste de choses à faire ?

Révisez-vous vos objectifs de la semaine ?

Ou contactez-vous vos collègues?

Peut-être que vous vous préparez du café et consultez vos e-mails.

Nous avons tous des rituels différents qui augmentent la productivité, et ils peuvent même varier d'un jour à l'autre. Et si vous n'avez pas de rituel, c'est le moment idéal pour en trouver un. Voici un autre aperçu de mon emploi du temps quotidien :

Source : modèle de répartition de la journée de travail Clockify

Comme vous pouvez le voir dans le tableau ci-dessus, chaque journée peut commencer par différentes activités. Et pour mercredi, je me prépare pour la deuxième tâche prioritaire – les restes de travail – en passant en revue ce que j'ai manqué et comment m'y prendre pour le terminer.

Pourquoi ai-je besoin d'une section « avant le travail » ?

Un rituel de travail matinal décontracté est une excellente façon de commencer votre journée. Au lieu de commencer par les tâches les plus exigeantes, vous économisez de l'énergie avec quelque chose de léger et vous vous préparez mentalement aux tâches à venir.

Dessinez une section pendant le travail

Le prochain gros morceau de votre ventilation est le travail lui-même. Les tâches les plus difficiles ou, la viande et les pommes de terre, si vous voulez.

Il existe de nombreuses ressources pour décomposer de grandes tâches en plus petits morceaux et les planifier, nous n'entrerons donc pas dans les détails ici. Cependant, il est important de les mentionner.

Tu peux:

1. Utilisez le timeboxing pour créer une ligne directrice heure par heure de votre journée ;
2. Utilisez la matrice d'Eisenhower pour trier vos priorités ;
3. La méthode Get Things Done vous évitera de vous sentir dépassé.

Cependant, ce sur quoi je me concentrerais, c'est de diviser ce travail en deux segments : avant votre pause repas et après.

Si vous avez lu certains de nos autres articles sur la productivité, vous avez peut-être remarqué à quel point nous mentionnons la gestion des niveaux d'énergie tout au long de la journée. Et il est important de reconnaître comment votre énergie varie après un bon déjeuner au travail. Surtout, demandez-vous :

• Comment vous sentez-vous une demi-heure à une heure avant le déjeuner ?
• Vous sentez-vous plein d'énergie après le déjeuner ?
• Avez-vous sommeil?
• Combien de temps après le déjeuner commencez-vous à sentir votre concentration baisser (ou augmenter) ?
• Commencez-vous à avoir des envies de sucre et comment vous affectent-elles ?

La nourriture joue un grand rôle dans les montagnes russes énergétiques du corps, et nous n'y prêtons généralement pas attention. Plus encore parce que nous sommes à la maison ou à l'extérieur, ou que nous n'avons pas besoin de trop de concentration. Cependant, au travail, cela peut devenir un handicap.

Pourquoi ai-je besoin de la section « avant et après les repas » ?

Diviser un horaire de travail en avant et après le déjeuner peut aider à plusieurs choses.

Tout d'abord, cela peut révéler comment différents repas affectent votre concentration. Les plus lourds vous rendront somnolent, tandis que les plus légers vous aideront à rester alerte. De cette façon, vous pouvez, par exemple, remarquer que vous avez une grande réunion jeudi à 15 heures et décider de manger du poisson et une salade au lieu d'un steak et de pommes de terre, si ce dernier vous donne généralement envie de faire une sieste après.

Deuxièmement, vous commencerez à prendre de meilleures décisions de planification. Décaler les tâches en fonction de vos niveaux d'énergie est une tactique moins réfléchie, mais qui s'est avérée très efficace dans la pratique.

Troisièmement, cela vous oblige à ne pas négliger la nourriture en tant qu'élément vital de votre journée. Nous sommes généralement tellement submergés par le travail que nous modifions nos heures de repas jusqu'à ce qu'il soit trop tard, ou que nous les omettions complètement. Cela risque d'avoir trop faim et d'opter pour une collation rapide, juste pour éviter cela. De plus, vous serez moins patient et plus frustré si vous ne faites pas une vraie pause avec un repas. Ce qui à son tour entrave votre performance au travail.

Voici un exemple de mon emploi du temps :

Dans cette section, j'ai décidé de continuer ma matinée avec des restes de travail, tant que c'est encore frais dans ma tête. Une réunion avant la pause déjeuner était prévue, juste à temps pour se détendre. Pendant le déjeuner, un problème d'urgence est apparu, mais je l'ai reporté après le déjeuner, pour m'assurer d'y venir rafraîchi. La formation du nouvel employé est venue après mon café, car j'ai remarqué que la caféine annule la somnolence du déjeuner.

Maintenant, vous vous demandez peut-être s'il est possible d'atteindre ce genre d'état d'esprit de calcul. La réponse est oui, mais avec beaucoup de travail et d'essais et d'erreurs. Voyons comment.

Comment être conscient des niveaux d'énergie

Réaliser ce type d'organisation… l'intuition, pour l'appeler, n'est pas impossible. Il est important de se rappeler qu'apprendre à écouter votre corps et à comprendre votre comportement et vos habitudes est quelque chose que vous devez faire activement tout au long de la journée.

Dès que vous remarquez un changement de concentration ou de niveau d'énergie, notez-le, que ce soit sur un post-it ou via une application d'enregistrement vocal. Cela peut sembler peu professionnel au premier abord, que ce n'est pas adapté à un environnement de travail, mais considérez cela comme un investissement. Plus vous gagnez en perspicacité, mieux vous serez en mesure de planifier vos tâches pour la journée.

De plus, prenez le temps de rechercher des recettes saines pour stimuler la productivité du cerveau. Cela peut être une excellente expérience supplémentaire.

Notez vos distractions

Dans le même ordre d'idées, accordez une attention particulière à vos distractions les plus (in)communes.

Ils peuvent faire dérailler toute votre après-midi et conduire à reporter certaines tâches, voire à les oublier complètement. Si vous avez des problèmes particuliers pour identifier vos pertes de temps, vous pouvez utiliser la même tactique que pour les niveaux d'énergie.

Lorsque vous décomposez votre journée de travail, essayez de vous rattraper au moment où vous commencez à naviguer sur les réseaux sociaux pendant plus de 5 minutes, à chaque fois que vous acceptez d'aider un collègue sans penser à votre propre charge de travail, ou à chaque réunion impromptue convoquée par votre gestionnaire.

Ci-dessus, un exemple de deux distractions sur deux jours distincts. Les résumer et les analyser comme dans notre tableau vous donnera les détails nécessaires sur où la plupart de votre temps est perdu. Ainsi, vous pouvez commencer à travailler sur des solutions ou des moyens d'éviter ces distractions.

Souvent, nous ne réfléchissons pas à la raison pour laquelle nous sommes distraits ou à quel moment. Mais l'utilisation d'une méthode comme celle-ci peut grandement améliorer la façon dont vous abordez les distractions et augmente votre succès dans leur élimination.

Parfois, il ne suffit pas d'installer simplement un bloqueur de site Web.

Inclure un temps de recharge de la journée de travail

Un temps de recharge d'une journée de travail est la transition entre le travail et le temps libre. Il comprend des tâches que nous aimons appeler « les rituels de fin de journée de travail ». Tout comme vous avez des rituels matinaux pour vous préparer à la journée, vous devriez en avoir pour vous détendre à la fin.

Habituellement, nous terminons notre dernière tâche de la journée, éteignons l'ordinateur et commençons à nous demander quoi faire ensuite (si nous n'avons pas de corvées comme la vaisselle, la nourriture, aller chercher les enfants, les rendez-vous, etc.). Et même avec ce dernier, la transition est si soudaine qu'il faut un certain temps à notre cerveau pour désactiver le « mode travail ».

Pourquoi ai-je besoin d'un temps de recharge pour une journée de travail ?

Un de mes amis proches m'a dit un jour qu'il avait l'habitude de rentrer chez lui à pied pendant 40 minutes au lieu de faire du vélo, car il avait besoin d'évacuer la frustration de la journée. Parce que s'il rentrait plus tôt à la maison, il l'intégrerait simplement dans sa vie personnelle et cela « entacherait » le reste de son temps libre.

De même, vous avez besoin de quelques tâches minutieuses à la fin de la journée pour signaler à votre cerveau de commencer à se détendre. Jetons un coup d'œil à ceux ci-dessous :

Les images ci-dessus font partie de mon emploi du temps montrant les tâches de fin de journée de travail - rédaction du résumé de la journée (à droite) et création d'un brouillon de liste de tâches pour le lendemain. Celles-ci sont si douloureusement simples, mais très efficaces pour vous donner un sentiment de fermeture. La journée de travail est derrière vous, et maintenant il est temps de vous reposer.

Modèle de répartition de la journée de travail de Clockify

Les extraits du calendrier que nous avons utilisés ici proviennent d'un modèle que vous pouvez trouver sur notre blog.

Il ne s'agit pas seulement d'une feuille de temps, mais d'un calendrier axé sur la décomposition de votre journée pour vous donner les informations les plus utiles sur votre flux de travail.

Si vous souhaitez l'essayer par vous-même, vous pouvez télécharger les modèles PDF à partir des liens suivants :

Téléchargez le modèle de répartition Workday ici.

Téléchargez le modèle de liste des priorités ici.

Téléchargez le modèle de répartition des distractions au travail ici.