Comunicación, colaboración, coordinación: Las 3 C que guían equipos multifuncionales exitosos

Se necesita una amplia variedad de habilidades, perspectivas y experiencia para construir un producto de próxima generación.

Muchas empresas dependen de sólidas relaciones de equipos multifuncionales para crear un producto que brinde valor real a sus clientes. Intercom no es una excepción.

¿Qué es un equipo multifuncional?

La frase “multifuncional” se usa más comúnmente para describir un equipo formado por personas con diferentes funciones o habilidades.

En Intercom, por ejemplo, nuestros equipos de productos incluyen diseñadores, programadores y gerentes de productos, funciones únicas que trabajan juntas como una sola. O puede escuchar el término utilizado cuando los equipos de diferentes partes de una empresa trabajan juntos en un gran proyecto, como el lanzamiento de un nuevo producto o lanzamiento.

La frase “multifuncional” se usa más comúnmente para describir un equipo formado por personas con diferentes funciones o habilidades.

“Para que las organizaciones sean verdaderamente efectivas, cada equipo debe considerarse a sí mismo trabajando de forma transversal todo el tiempo, no solo proyecto por proyecto”

En ambas situaciones, un gerente de programa o producto toma la iniciativa, operando como una especie de director, asegurándose de que todos los instrumentos estén en armonía y asegurando que todos conozcan su función, tiempo y objetivo.

Pero, ¿qué pasa cuando no hay un gran proyecto o meta por la cual trabajar, y no hay un director de orquesta que tome las riendas? En su mayor parte, los equipos y las funciones vuelven a trabajar de forma aislada, puntuados por chats de Slack ad hoc, correos electrónicos, encuentros de café y alguna que otra presentación en toda la empresa.

Sin embargo, es posible trabajar de manera más interfuncional todos los días.

La realidad es que para que las organizaciones sean verdaderamente efectivas, cada equipo debe considerarse a sí mismo trabajando de manera interfuncional todo el tiempo, no solo proyecto por proyecto. Esto requiere un marco integral para considerar cómo los equipos interactúan entre sí; hemos aprendido de la manera más difícil cuán crucial es eso.

Por qué nos importa el trabajo en equipo multifuncional

Como equipo de Educación sobre productos, creamos documentación de ayuda, videos, seminarios web y mensajes para educar a nuestros clientes. Esto significa trabajar en estrecha colaboración con casi todos los equipos de nuestra empresa, desde equipos de productos hasta atención al cliente y equipos de ventas.

Gran parte de nuestro trabajo depende en gran medida de la información de otras funciones, y su éxito depende de que otros equipos compartan y utilicen el contenido que creamos; las buenas prácticas multifuncionales son esenciales.

Hay tres beneficios universales para centrarse en la excelencia interfuncional diaria:

1. Hace que su trabajo sea más eficiente , al evitar que colegas aislados trabajen en las mismas cosas, trabajen en cosas incorrectas o trabajen con información desactualizada.
2. Ayuda a resolver o evitar problemas porque tenemos la información que necesitamos o sabemos exactamente dónde encontrarla.
3. Nos ayuda a tomar mejores decisiones , informados con el contexto más amplio de las prioridades, hojas de ruta y problemas de otros equipos.

Cuando las prácticas interfuncionales fallan, se produce desalineación, interpretaciones variadas y resultados mixtos. Entonces, ¿cómo puede crear excelentes prácticas diarias para su equipo multifuncional?

Las tres C del trabajo en equipo multifuncional

Trabajar con varios equipos simultáneamente puede llevarte al límite. En el equipo de Educación de productos, necesitábamos una forma de navegar, y mitigar, períodos agitados de alta actividad interfuncional. Durante estos períodos, es necesario ensamblar docenas de piezas móviles en un corto espacio de tiempo.

Para negociar estos períodos exigentes, diseñamos un marco básico para ayudarnos a obtener visibilidad y, en última instancia, escalar la forma en que trabajamos con otros equipos. Sin embargo, rápidamente nos dimos cuenta de que esos principios podían aplicarse ampliamente a todo el trabajo multifuncional, no solo a los períodos de mucho trabajo.

Para crear un marco, dividimos las actividades multifuncionales en tres actividades relacionadas:

• Comunicación : los equipos deben poder hablar de manera eficiente, hacer preguntas, dar respuestas, proporcionar contexto y ofrecer orientación entre sí.
• Colaboración : los equipos necesitan métodos acordados y herramientas comunes para trabajar en tareas compartidas.
• Coordinación : los equipos necesitan visibilidad del progreso y la dirección de los demás.

Cada una de estas acciones es parte integral del trabajo en equipo multifuncional eficaz. Por supuesto, la comunicación, la colaboración y la coordinación no son actividades totalmente distintas, pero enmarcar su trabajo de esta manera brindará claridad y lo ayudará a comprender y mejorar sus procesos con otros equipos.

Mejorando su juego multifuncional

Para trazar un mapa de lo que su equipo está y no está haciendo, haga una lista de todas las formas en que trabaja actualmente con otros equipos y en cuál de las tres C se incluye cada actividad. Aquí hay algunos ejemplos de cómo distinguir estas actividades:

• Comunicación: Reuniones, presentaciones, correos electrónicos y mensajes.
• Colaboración: Crear contenido con otros equipos o trabajar juntos en proyectos grupales.
• Coordinación: procesos continuos entre equipos, como el seguimiento de errores a través de un repositorio de GitHub o la actualización de un tablero de Trello que realiza un seguimiento del progreso de un proyecto.

Al mapear estos procesos, podrá visualizar cuánto trabaja con otros equipos, con qué equipos trabaja más y los tipos de trabajo que realiza con cada equipo.

“Diseñar sus prácticas multifuncionales actuales le permite comenzar a formar sus mejores ideas”

También comenzará a encontrar conexiones y brechas en la forma en que trabaja con otros equipos y detectará formas de mejorar sus procesos.

Presentar sus prácticas multifuncionales actuales le permite comenzar a formar sus mejores ideas. A medida que recopila ideas, debe agruparlas en comunicación, colaboración y coordinación para ver mejor su impacto.

Probablemente tenga muchas ideas, así que reduzca su lista, identifique las mejores y divídalas en dos secciones: gran impacto y victorias rápidas. Por mucho que le gustaría implementar cada idea decente, sea realista. Haga que cada miembro del equipo seleccione una o dos ideas de gran impacto y victorias rápidas.

Después de ejecutar una sesión de ideas, descubrirá que hay maneras claras y fáciles de elevar sus capacidades multifuncionales: el valor que obtendrá al ejecutar estas sesiones será 10 veces mayor que el tiempo que toman.

Su equipo puede alejarse de las tareas normales de semana a semana, capturar una visión holística del equipo y crear nuevas formas de trabajo que podrían beneficiar a toda su organización, tanto de inmediato como a largo plazo.

Si tiene problemas para comenzar, aquí hay algunas ideas multifuncionales impactantes:

• Cree un documento de 'Cómo trabajar con nuestro equipo' . Esto tendrá múltiples beneficios: además de ayudar a otros equipos a trabajar correctamente con usted y comprender sus procesos, también se convertirá en un recurso valioso para las nuevas contrataciones de su equipo ( comunicación ).
• Ejecute sesiones entre equipos sobre temas específicos . Deje que sus diversos equipos realicen sesiones de intercambio de información para que puedan colaborar y educarse entre sí ( colaboración ).
• Cree un informe de equipo para otros equipos . Esta es una manera fácil de mejorar la visibilidad de su trabajo de otros equipos ( coordinación ).
• Si su equipo recibe muchas solicitudes ad-hoc, formalice su proceso de solicitud . Esto le permitirá organizar y priorizar mejor las solicitudes que recibe de otros equipos ( coordinación ).

Después de realizar una sesión de ideas, descubrirá que existen formas claras y sencillas de elevar drásticamente sus capacidades multifuncionales. El valor que puede obtener de la ejecución de sesiones será 10 veces mayor que el tiempo que lleva ejecutarlas. Su equipo puede alejarse de las tareas normales de semana a semana, capturar una visión holística del equipo y crear nuevas formas de trabajo que podrían beneficiar a toda su organización, tanto de forma inmediata como a largo plazo.

Desafiar el status quo

La creación de grandes procesos multifuncionales es una vía de doble sentido: para lograr un impacto continuo, sus esfuerzos deben ser correspondidos por todos los equipos con los que trabaja. Por supuesto, solo puedes controlar lo que hace tu equipo. Pero si comienza por observar su propio trabajo y busca nuevas formas de comunicarse, colaborar y coordinarse, puede facilitar que otros equipos trabajen con usted y viceversa. También aumentará el impacto general de su equipo dentro de la empresa con el tiempo.

Mantenga un ojo crítico en sus procesos interfuncionales: no haga las cosas simplemente porque así se hacían antes. Rompe el molde, prueba cosas nuevas y desafía el status quo. Puede encontrar nuevas formas de hacer que los equipos trabajen mejor juntos. Si puede establecer nuevas prácticas multifuncionales que funcionen, otros equipos seguirán su ejemplo.