التواصل ، التعاون ، التنسيق: العناصر الثلاثة التي توجه الفرق متعددة الوظائف الناجحة

يتطلب بناء منتج من الجيل التالي مجموعة متنوعة من المهارات ووجهات النظر والخبرات.

تعتمد العديد من الشركات على علاقات جماعية قوية متعددة الوظائف لبناء منتج يقدم قيمة حقيقية لعملائها. الاتصال الداخلي ليس استثناء.

ما هو فريق متعدد الوظائف؟

يتم استخدام عبارة "متعدد الوظائف" بشكل شائع لوصف فريق مكون من أشخاص ذوي وظائف أو مهارات مختلفة.

في Intercom على سبيل المثال ، تضم فرق المنتجات لدينا المصممين والمبرمجين ومديري المنتجات ، وأدوار فريدة تعمل معًا كواحد. أو قد تسمع المصطلح المستخدم عندما تعمل فرق من أجزاء مختلفة من العمل معًا في مشروع كبير ، مثل إطلاق منتج جديد أو إصدار جديد.

يتم استخدام عبارة "متعدد الوظائف" بشكل شائع لوصف فريق مكون من أشخاص ذوي وظائف أو مهارات مختلفة.

"لكي تكون المؤسسات فعالة حقًا ، يحتاج كل فريق إلى اعتبار نفسه على أنه يعمل بشكل متعدد الوظائف طوال الوقت ، وليس فقط على أساس كل مشروع على حدة"

في كلتا الحالتين ، يتولى مدير البرنامج أو المنتج القيادة ، ويعمل كنوع من الموصل ، ويتأكد من أن جميع الأدوات في وئام ، ويضمن أن يعرف الجميع دورهم وتوقيتهم وهدفهم.

ولكن ماذا عن عندما لا يكون هناك مشروع كبير أو هدف للعمل من أجله ، ولا يوجد قائد يسمي اللحن؟ بالنسبة للجزء الأكبر ، تعود الفرق والوظائف إلى العمل في عزلة ، تتخللها محادثات Slack المخصصة ، ورسائل البريد الإلكتروني ، ولقاءات القهوة ، والعرض التقديمي الفردي على مستوى الشركة.

ومع ذلك ، فمن الممكن أن تعمل بشكل أكثر تداخلًا على أساس يومي.

الحقيقة هي أنه لكي تكون المؤسسات فعالة حقًا ، يحتاج كل فريق إلى اعتبار نفسه على أنه يعمل عبر الوظائف طوال الوقت ، وليس فقط على أساس كل مشروع على حدة. يتطلب هذا إطارًا شاملاً للنظر في كيفية تفاعل الفرق مع بعضها البعض - لقد تعلمنا بالطريقة الصعبة مدى أهمية ذلك.

لماذا يهمنا العمل الجماعي متعدد الوظائف

بصفتنا فريق تعليم المنتج ، نقوم بإنشاء وثائق المساعدة ومقاطع الفيديو والندوات عبر الإنترنت والمراسلة لتثقيف عملائنا. وهذا يعني العمل بشكل وثيق مع كل فريق تقريبًا عبر شركتنا ، من فرق المنتجات إلى دعم العملاء إلى فرق المبيعات.

يعتمد الكثير من عملنا بشكل كبير على المعلومات من وظائف أخرى ، ويعتمد نجاحه على مشاركة الفرق الأخرى واستخدام المحتوى الذي ننشئه - الممارسات الجيدة متعددة الوظائف ضرورية.

هناك ثلاث فوائد عامة للتركيز على التميز متعدد الوظائف اليومي:

1. يجعل عملك أكثر كفاءة ، من خلال منع الزملاء المعزولين من العمل على نفس الأشياء ، أو العمل على الأشياء الخاطئة ، أو العمل بمعلومات قديمة.
2. يساعد في حل المشكلات أو تجنبها لأننا إما أن لدينا المعلومات التي نحتاجها أو نعرف بالضبط مكان العثور عليها.
3. إنه يساعدنا على اتخاذ قرارات أفضل ، على اطلاع بالسياق الأوسع لأولويات الفرق الأخرى ، وخرائط الطريق ، والقضايا.

عندما تتفكك الممارسات متعددة الوظائف ، فإنها تؤدي إلى اختلال المحاذاة والتفسيرات المتنوعة والنتائج المختلطة. إذن كيف يمكنك بناء ممارسات يومية رائعة لفريقك متعدد الوظائف؟

العناصر الثلاثة للعمل الجماعي متعدد الوظائف

يمكن أن يؤدي العمل مع فرق متعددة في وقت واحد إلى توسيع نطاقك إلى أقصى حدودك. في فريق تعليم المنتج ، كنا بحاجة إلى طريقة للتنقل - والتخفيف - من الفترات المحمومة للنشاط متعدد الوظائف. خلال هذه الفترات ، يجب تجميع عشرات الأجزاء المتحركة معًا في فترة زمنية قصيرة.

للتفاوض على هذه الفترات الصعبة ، قمنا بتصميم إطار عمل أساسي لمساعدتنا على اكتساب الرؤية ، وفي النهاية توسيع نطاق كيفية عملنا مع الفرق الأخرى. ومع ذلك ، أدركنا بسرعة أن هذه المبادئ يمكن تطبيقها على نطاق واسع في جميع الأعمال متعددة الوظائف - وليس فقط الفترات المزدحمة.

لإنشاء إطار عمل ، قمنا بتقسيم الأنشطة متعددة الوظائف إلى ثلاثة أنشطة ذات صلة:

• التواصل : يجب أن تكون الفرق قادرة على التحدث بكفاءة وطرح الأسئلة وإعطاء الإجابات وتوفير السياق وتقديم التوجيه لبعضها البعض.
• التعاون : تحتاج الفرق إلى أساليب متفق عليها وأدوات مشتركة للعمل على المهام المشتركة.
• التنسيق : تحتاج الفرق إلى رؤية تقدم بعضها البعض وتوجيهها.

كل من هذه الإجراءات جزء لا يتجزأ من العمل الجماعي الفعال متعدد الوظائف. بالطبع ، لا يعد التواصل والتعاون والتنسيق أنشطة متميزة تمامًا ، ولكن تأطير عملك بهذه الطريقة سيوفر الوضوح ويساعدك على فهم وتحسين عملياتك مع الفرق الأخرى.

رفع مستوى لعبتك متعددة الوظائف

لتحديد ما يقوم به فريقك وما لا يفعله ، قم بعمل قائمة بجميع الطرق التي تعمل بها حاليًا مع الفرق الأخرى ، وأي من العناصر الثلاثة التي يقع كل نشاط تحتها. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية التمييز بين هذه الأنشطة:

• الاتصالات: الاجتماعات والعروض التقديمية ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل.
• التعاون: إنشاء محتوى مع فرق أخرى أو العمل معًا في مشاريع جماعية.
• التنسيق: العمليات المشتركة بين الفريق ، مثل تتبع الأخطاء عبر GitHub repo ، أو تحديث لوحة Trello التي تتعقب تقدم المشروع.

من خلال تعيين هذه العمليات ، ستتمكن من تصور مقدار عملك مع الفرق الأخرى ، والفرق التي تعمل معها كثيرًا ، وأنواع العمل الذي تقوم به مع كل فريق.

"يتيح لك وضع الممارسات الحالية متعددة الوظائف البدء في تكوين أفضل أفكارك"

ستبدأ أيضًا في العثور على اتصالات - وثغرات - في كيفية عملك مع الفرق الأخرى ، وتحديد طرق لتحسين عملياتك.

يتيح لك وضع الممارسات الحالية متعددة الوظائف البدء في تكوين أفضل أفكارك. أثناء قيامك بجمع الأفكار ، يجب عليك تجميعها في التواصل والتعاون والتنسيق لرؤية تأثيرها بشكل أفضل.

من المحتمل أن يكون لديك الكثير من الأفكار ، لذا اختصر قائمتك ، وحدد الأفضل منها ، وقسمها إلى قسمين - تأثير كبير ومكاسب سريعة. بقدر ما ترغب في تنفيذ كل فكرة لائقة ، كن واقعيا. اطلب من كل عضو في الفريق تحديد فكرة أو اثنتين من الأفكار ذات التأثير الكبير وتحقيق مكاسب سريعة.

بعد تشغيل جلسة الأفكار ، ستجد أن هناك طرقًا واضحة وسهلة لرفع قدراتك متعددة الوظائف - القيمة التي ستحصل عليها من تشغيل هذه الجلسات ستكون 10 أضعاف الوقت الذي تستغرقه.

يمكن لفريقك تصغير المهام العادية من أسبوع لآخر ، والتقاط نظرة شاملة للفريق ، وإنشاء طرق جديدة للعمل يمكن أن تفيد مؤسستك بأكملها ، على الفور وعلى المدى الطويل.

إذا كنت تواجه مشكلة في البدء ، فإليك بعض الأفكار المؤثرة متعددة الوظائف:

• قم بإنشاء مستند "كيفية العمل مع فريقنا" . سيكون لهذا فوائد متعددة - بالإضافة إلى مساعدة الفرق الأخرى على العمل معك بنجاح وفهم عملياتك ، سيصبح أيضًا موارد قيمة لموظفي فريقك الجدد ( التواصل ).
• قم بتشغيل جلسات مشتركة بين الفريق حول مواضيع محددة . اسمح لفرقك المختلفة بتشغيل جلسات مشاركة المعلومات حتى يتمكنوا من التعاون وتثقيف بعضهم البعض ( التعاون ).
• قم بإنشاء تقرير فريق للفرق الأخرى . هذه طريقة سهلة لتحسين رؤية الفرق الأخرى لعملك ( التنسيق ).
• إذا تلقى فريقك الكثير من الطلبات المخصصة ، فقم بإضفاء الطابع الرسمي على عملية الطلب . سيتيح لك ذلك تنظيم الطلبات التي تتلقاها من الفرق الأخرى وتحديد أولوياتها بشكل أفضل ( التنسيق ).

بعد تشغيل جلسة الأفكار ، ستجد أن هناك طرقًا واضحة وسهلة لرفع قدراتك متعددة الوظائف بشكل كبير. ستكون القيمة التي يمكنك الحصول عليها من الجلسات الجارية 10 أضعاف الوقت المستغرق لتشغيلها. يمكن لفريقك تصغير المهام العادية من أسبوع لآخر ، والتقاط نظرة شاملة للفريق وإنشاء طرق جديدة للعمل يمكن أن تفيد مؤسستك بأكملها ، على الفور وعلى المدى الطويل.

تحدي الوضع الراهن

إن إنشاء عمليات متعددة الوظائف رائعة هو طريق ذو اتجاهين - لتحقيق تأثير مستمر ، يجب أن يتم تبادل جهودك من قبل جميع الفرق التي تعمل معها. بالطبع ، يمكنك فقط التحكم في ما يفعله فريقك. ولكن إذا بدأت بالنظر إلى عملك الخاص ، والبحث عن طرق جديدة للتواصل والتعاون والتنسيق ، يمكنك تسهيل عمل الفرق الأخرى معك ، والعكس صحيح. ستعمل أيضًا على زيادة التأثير الكلي لفريقك داخل الشركة بمرور الوقت.

راقب عملياتك متعددة الوظائف - لا تفعل الأشياء فقط لأن هذه هي الطريقة التي تمت بها من قبل. اكسر القالب ، جرب أشياء جديدة ، وتحدى الوضع الراهن. قد تجد طرقًا جديدة لجعل الفرق تعمل بشكل أفضل معًا. إذا تمكنت من إنشاء ممارسات جديدة متعددة الوظائف تعمل ، فستتبع فرق أخرى زمام المبادرة.