Comunicazione, collaborazione, coordinamento: le 3 C che guidano i team interfunzionali di successo

Ci vuole un'ampia varietà di abilità, prospettive e competenze per costruire un prodotto di prossima generazione.

Molte aziende dipendono da solide relazioni di squadra interfunzionali per costruire un prodotto che offra un valore reale ai propri clienti. L'interfono non fa eccezione.

Che cos'è un team interfunzionale?

L'espressione "interfunzionale" è più comunemente usata per descrivere un team composto da persone con diverse funzioni o abilità.

In Intercom, ad esempio, i nostri team di prodotto includono designer, programmatori e product manager, ruoli unici che lavorano insieme come uno. Oppure potresti sentire il termine usato quando i team di diverse parti di un'azienda lavorano insieme su un grande progetto, come il lancio di un nuovo prodotto o rilascio.

L'espressione "interfunzionale" è più comunemente usata per descrivere un team composto da persone con diverse funzioni o abilità.

"Affinché le organizzazioni siano veramente efficaci, ogni team deve considerare se stesso come che lavora in modo interfunzionale tutto il tempo, non solo progetto per progetto"

In entrambe queste situazioni, un responsabile del programma o del prodotto assume la guida, operando come una sorta di direttore d'orchestra, assicurandosi che tutti gli strumenti siano in armonia e assicurando che tutti conoscano il proprio ruolo, tempi e obiettivi.

Ma che dire quando non c'è un grande progetto o obiettivo su cui lavorare e nessun direttore d'orchestra a cui ispirarsi? Per la maggior parte, i team e le funzioni tornano a lavorare in isolamento, punteggiato da chat Slack ad hoc, e-mail, incontri con il caffè e la strana presentazione a livello aziendale.

È possibile, tuttavia, lavorare in modo più interfunzionale su base quotidiana.

La realtà è che affinché le organizzazioni siano veramente efficaci, ogni team deve considerare se stesso come che lavora in modo interfunzionale tutto il tempo, non solo su una base progetto per progetto. Ciò richiede un quadro completo per considerare come i team interagiscono tra loro: abbiamo imparato a nostre spese quanto sia cruciale.

Perché il lavoro di squadra interfunzionale è importante per noi

In qualità di team Product Education, creiamo documentazione di aiuto, video, webinar e messaggistica per istruire i nostri clienti. Ciò significa lavorare a stretto contatto con quasi tutti i team della nostra azienda, dai team di prodotto all'assistenza clienti ai team di vendita.

Gran parte del nostro lavoro si basa fortemente sulle informazioni provenienti da altre funzioni e il suo successo dipende dalla condivisione e dall'utilizzo da parte di altri team dei contenuti che creiamo: buone pratiche interfunzionali sono essenziali.

Ci sono tre vantaggi universali nel concentrarsi sull'eccellenza interfunzionale quotidiana:

1. Rende il tuo lavoro più efficiente , impedendo a colleghi isolati di lavorare sulle stesse cose, lavorare su cose sbagliate o lavorare con informazioni obsolete.
2. Aiuta a risolvere o evitare problemi perché o abbiamo le informazioni di cui abbiamo bisogno o sappiamo esattamente dove trovarle.
3. Ci aiuta a prendere decisioni migliori , informati con il contesto più ampio delle priorità, delle tabelle di marcia e dei problemi degli altri team.

Quando le pratiche interfunzionali si rompono, si ottengono disallineamenti, interpretazioni varie e risultati contrastanti. Quindi, come puoi creare ottime pratiche quotidiane per il tuo team interfunzionale?

Le tre C del lavoro di squadra interfunzionale

Lavorare con più team contemporaneamente può portarti ai tuoi limiti. Nel team di Product Education avevamo bisogno di un modo per navigare - e mitigare - periodi frenetici di attività interfunzionali elevate. Durante questi periodi, dozzine di parti mobili devono essere assemblate in un breve lasso di tempo.

Per negoziare questi periodi impegnativi, abbiamo progettato un framework di base per aiutarci a ottenere visibilità e, in definitiva, a ridimensionare il modo in cui lavoriamo con altri team. Tuttavia, ci siamo subito resi conto che questi principi potevano essere ampiamente applicati a tutto il lavoro interfunzionale, non solo ai periodi di punta.

Per creare un quadro, abbiamo diviso le attività interfunzionali in tre attività correlate:

• Comunicazione : i team devono essere in grado di parlare in modo efficiente, porre domande, dare risposte, fornire contesto e offrirsi una guida reciproca.
• Collaborazione : i team necessitano di metodi concordati e strumenti comuni per lavorare su attività condivise.
• Coordinamento : i team hanno bisogno di visibilità sui progressi e sulla direzione degli altri.

Ognuna di queste azioni è parte integrante di un efficace lavoro di squadra interfunzionale. Ovviamente, comunicazione, collaborazione e coordinamento non sono attività completamente distinte, ma inquadrare il tuo lavoro in questo modo porterà chiarezza e ti aiuterà a comprendere e migliorare i tuoi processi con altri team.

Migliora il tuo gioco interfunzionale

Per tracciare ciò che il tuo team sta e non sta facendo, fai un elenco di tutti i modi in cui lavori attualmente con altri team e in quale delle tre C rientra ogni attività. Ecco alcuni esempi di come distinguere queste attività:

• Comunicazione: riunioni, presentazioni, e-mail e messaggi.
• Collaborazione: creare contenuti con altri team o lavorare insieme su progetti di gruppo.
• Coordinamento: processi in corso tra team, come il monitoraggio dei bug tramite un repository GitHub o l'aggiornamento di una scheda Trello che tiene traccia dell'avanzamento di un progetto.

Mappando questi processi, sarai in grado di visualizzare quanto lavori con altri team, con quali team lavori di più e i tipi di lavoro che svolgi con ciascun team.

"Impostare le tue attuali pratiche interfunzionali ti consente di iniziare a formare le tue idee migliori"

Inizierai anche a trovare connessioni - e lacune - nel modo in cui lavori con altri team e individuerai modi per migliorare i tuoi processi.

Disporre le tue attuali pratiche interfunzionali ti consente di iniziare a formare le tue idee migliori. Mentre raccogli le idee, dovresti inserirle nella comunicazione, nella collaborazione e nel coordinamento per vedere meglio il loro impatto.

Probabilmente avrai molte idee, quindi riduci la tua lista, identifica le migliori e dividile in due sezioni: grande impatto e vittorie rapide. Per quanto desideri implementare ogni idea decente, sii realistico. Chiedi a ogni membro del team di selezionare una o due idee di grande impatto e vincite rapide.

Dopo aver eseguito una sessione di idee, scoprirai che ci sono modi chiari e semplici per elevare le tue capacità interfunzionali: il valore che otterrai dall'esecuzione di queste sessioni sarà 10 volte il tempo necessario.

Il tuo team può ridurre le normali attività settimanali, acquisire una visione olistica del team e creare nuovi modi di lavorare che potrebbero avvantaggiare l'intera organizzazione, sia nell'immediato che nel lungo periodo.

Se hai difficoltà a iniziare, ecco alcune idee interfunzionali di grande impatto:

• Crea un documento "Come lavorare con il nostro team" . Ciò avrà molteplici vantaggi: oltre ad aiutare gli altri team a lavorare con successo con te e comprendere i tuoi processi, diventerà anche una risorsa preziosa per i nuovi assunti del tuo team ( comunicazione ).
• Organizza sessioni tra team su argomenti specifici . Consenti ai tuoi vari team di eseguire sessioni di condivisione delle informazioni in modo che possano collaborare e formarsi a vicenda ( collaborazione ).
• Crea un rapporto di squadra per le altre squadre . Questo è un modo semplice per migliorare la visibilità del tuo lavoro da parte di altri team ( coordinamento ).
• Se il tuo team riceve molte richieste ad hoc, formalizza il processo di richiesta . Ciò ti consentirà di organizzare al meglio e dare priorità alle richieste che ricevi da altri team ( coordinamento ).

Dopo aver eseguito una sessione di idee, scoprirai che esistono modi chiari e semplici per aumentare notevolmente le tue capacità interfunzionali. Il valore che puoi ottenere dalle sessioni in esecuzione sarà 10 volte il tempo necessario per eseguirle. Il tuo team può ridurre le normali attività settimanali, acquisire una visione olistica del team e creare nuovi modi di lavorare che potrebbero avvantaggiare l'intera organizzazione, sia nell'immediato che nel lungo periodo.

Sfida lo status quo

La creazione di grandi processi interfunzionali è una strada a doppio senso: per un impatto continuo, i tuoi sforzi devono essere ricambiati da tutti i team con cui lavori. Naturalmente, puoi solo controllare ciò che fa la tua squadra. Ma se inizi guardando il tuo lavoro e cerchi nuovi modi per comunicare, collaborare e coordinarti, puoi rendere più facile per gli altri team lavorare con te e viceversa. Aumenterai anche l'impatto complessivo del tuo team all'interno dell'azienda nel tempo.

Tieni d'occhio i tuoi processi interfunzionali: non limitarti a fare le cose perché è così che venivano fatte prima. Rompi gli schemi, prova cose nuove e sfida lo status quo. Potresti trovare nuovi modi per far lavorare meglio i team insieme. Se riesci a stabilire nuove pratiche interfunzionali che funzionino, altri team seguiranno il tuo esempio.