İletişim, işbirliği, koordinasyon: Başarılı çapraz fonksiyonel ekipleri yönlendiren 3 C

Yeni nesil bir ürün oluşturmak için çok çeşitli beceriler, bakış açıları ve uzmanlık gerekir.

Birçok şirket, müşterilerine gerçek değer sağlayan bir ürün oluşturmak için güçlü çapraz işlevli ekip ilişkilerine güvenir. İnterkom bir istisna değildir.

İşlevler arası ekip nedir?

"Çapraz işlevli" ifadesi en yaygın olarak farklı işlevlere veya becerilere sahip insanlardan oluşan bir ekibi tanımlamak için kullanılır.

Örneğin Intercom'da ürün ekiplerimiz, birlikte çalışan benzersiz roller olan tasarımcılar, programcılar ve ürün yöneticileri içerir. Veya bir işletmenin farklı bölümlerinden ekipler, yeni bir ürünün piyasaya sürülmesi veya piyasaya sürülmesi gibi büyük bir proje üzerinde birlikte çalıştığında kullanılan terimi duyabilirsiniz.

"Çapraz işlevli" ifadesi en yaygın olarak farklı işlevlere veya becerilere sahip insanlardan oluşan bir ekibi tanımlamak için kullanılır.

“Kuruluşların gerçekten etkili olması için, her ekibin kendisini yalnızca proje bazında değil, her zaman çapraz işlevsel olarak çalıştığını düşünmesi gerekir”

Her iki durumda da, bir program veya ürün yöneticisi, bir tür iletken olarak hareket ederek, tüm araçların uyum içinde olduğundan emin olarak ve herkesin rolünü, zamanlamasını ve hedefini bilmesini sağlayarak başı çeker.

Peki ya üzerinde çalışılacak büyük bir proje veya hedef olmadığında ve melodiyi çağıracak bir orkestra şefi olmadığında? Çoğunlukla, ekipler ve işlevler, geçici Gevşek sohbetler, e-postalar, kahve karşılaşmaları ve şirket genelindeki tuhaf sunumlarla noktalanan izole bir şekilde çalışmaya geri döner.

Bununla birlikte, günlük bazda daha çok işlevler arası çalışmak mümkündür.

Gerçek şu ki, organizasyonların gerçekten etkili olması için, her ekibin kendisini sadece proje bazında değil, her zaman çapraz fonksiyonel olarak çalıştığını düşünmesi gerekir. Bu, ekiplerin birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğini düşünmek için kapsamlı bir çerçeve gerektirir - bunun ne kadar önemli olduğunu zor yoldan öğrendik.

İşlevler arası ekip çalışması bizim için neden önemlidir?

Ürün Eğitimi ekibi olarak, müşterilerimizi eğitmek için yardım belgeleri, videolar, web seminerleri ve mesajlar oluşturuyoruz. Bu, ürün ekiplerinden müşteri desteğine ve satış ekiplerine kadar şirketimizdeki hemen hemen her ekiple yakın çalışmak anlamına gelir.

Çalışmalarımızın çoğu, büyük ölçüde diğer işlevlerden gelen bilgilere dayanır ve başarısı, diğer ekiplerin oluşturduğumuz içeriği paylaşmasına ve kullanmasına bağlıdır - işlevler arası iyi uygulamalar esastır.

Günlük işlevler arası mükemmelliğe odaklanmanın üç evrensel faydası vardır:

1. İzole edilmiş iş arkadaşlarının aynı şeyler üzerinde çalışmasını, yanlış şeyler üzerinde çalışmasını veya güncel olmayan bilgilerle çalışmasını engelleyerek işinizi daha verimli hale getirir.
2. İhtiyacımız olan bilgiye sahip olduğumuz veya tam olarak nerede bulacağımızı bildiğimiz için sorunların çözülmesine veya önlenmesine yardımcı olur.
3. Diğer ekiplerin öncelikleri, yol haritaları ve sorunları hakkında daha geniş bağlamda bilgi sahibi olarak daha iyi kararlar almamıza yardımcı olur.

İşlevler arası uygulamalar bozulduğunda, yanlış hizalama, çeşitli yorumlar ve karışık sonuçlarla sonuçlanır. Peki, çapraz işlevli ekibiniz için harika günlük uygulamaları nasıl oluşturabilirsiniz?

İşlevler arası ekip çalışmasının üç C'si

Aynı anda birden fazla ekiple çalışmak sizi sınırlarınıza kadar zorlayabilir. Ürün Eğitimi ekibinde, yüksek işlevler arası etkinliğin yoğun olduğu dönemlerde gezinmek ve bunları azaltmak için bir yola ihtiyacımız vardı. Bu süreler boyunca onlarca hareketli parçanın kısa bir zaman diliminde bir araya getirilmesi gerekmektedir.

Bu zorlu dönemleri müzakere etmek için, diğer ekiplerle nasıl çalıştığımıza dair görünürlük kazanmamıza ve nihayetinde ölçeklendirmemize yardımcı olacak temel bir çerçeve tasarladık. Ancak, bu ilkelerin yalnızca yoğun dönemlerde değil, tüm işlevler arası çalışmalara geniş çapta uygulanabileceğini hızla fark ettik.

Bir çerçeve oluşturmak için işlevler arası faaliyetleri üç ilgili faaliyete ayırdık:

• İletişim : Takımların verimli bir şekilde konuşabilmeleri, sorular sorabilmeleri, cevaplar verebilmeleri, bağlam sağlayabilmeleri ve birbirlerine rehberlik edebilmeleri gerekir.
• İşbirliği : Ekipler, paylaşılan görevler üzerinde çalışmak için üzerinde anlaşmaya varılan yöntemlere ve ortak araçlara ihtiyaç duyar.
• Koordinasyon : Takımlar, birbirlerinin ilerleme ve yönünün görünürlüğüne ihtiyaç duyarlar.

Bu eylemlerin her biri, etkili çapraz işlevli ekip çalışmasının ayrılmaz bir parçasıdır. Elbette iletişim, işbirliği ve koordinasyon tamamen farklı faaliyetler değildir, ancak çalışmanızı bu şekilde çerçevelemek netlik getirecek ve diğer ekiplerle süreçlerinizi anlamanıza ve geliştirmenize yardımcı olacaktır.

İşlevler arası oyununuzu geliştirmek

Ekibinizin ne yaptığını ve ne yapmadığını belirlemek için, şu anda diğer ekiplerle çalışma yollarınızın ve her etkinliğin üç C'den hangisinin altına düştüğünün bir listesini yapın. Aşağıda, bu etkinliklerin nasıl ayırt edileceğine ilişkin bazı örnekler verilmiştir:

• İletişim: Toplantılar, sunumlar, e-postalar ve mesajlar.
• İşbirliği: Diğer ekiplerle içerik oluşturma veya grup projelerinde birlikte çalışma.
• Koordinasyon: Bir GitHub deposu aracılığıyla hataları izleme veya bir projenin ilerlemesini izleyen bir Trello panosunu güncelleme gibi devam eden ekipler arası süreçler.

Bu süreçleri haritalandırarak, diğer ekiplerle ne kadar çalıştığınızı, en çok hangi ekiplerle çalıştığınızı ve her bir ekiple ne tür çalışmalar yaptığınızı görselleştirebileceksiniz.

"Mevcut işlevler arası uygulamalarınızı ortaya koymak, en iyi fikirlerinizi oluşturmaya başlamanıza olanak tanır"

Ayrıca diğer ekiplerle çalışma şeklinizde bağlantılar ve boşluklar bulmaya ve süreçlerinizi iyileştirmenin yollarını bulmaya başlayacaksınız.

Mevcut işlevler arası uygulamalarınızı ortaya koymak, en iyi fikirlerinizi oluşturmaya başlamanıza olanak tanır. Fikirleri toplarken, etkilerini daha iyi görmek için onları iletişim, işbirliği ve koordinasyona ayırmanız gerekir.

Muhtemelen birçok fikriniz olacak, bu yüzden listenizi kısaltın, en iyilerini belirleyin ve bunları iki bölüme ayırın – büyük etki ve hızlı kazançlar. Her iyi fikri uygulamak istediğiniz kadar gerçekçi olun. Her ekip üyesinin bir veya iki büyük etki fikri ve hızlı kazanç seçmesini sağlayın.

Bir fikir oturumu yürüttükten sonra, işlevler arası yeteneklerinizi yükseltmenin açık ve kolay yolları olduğunu göreceksiniz - bu oturumları yürütmekten elde edeceğiniz değer, harcadıkları sürenin 10 katı olacaktır.

Ekibiniz normal haftadan haftaya görevleri uzaklaştırabilir, ekibin bütünsel bir görünümünü yakalayabilir ve hem anında hem de uzun vadede tüm kuruluşunuza fayda sağlayabilecek yeni çalışma yöntemleri oluşturabilir.

Başlarken sorun yaşıyorsanız, işte bazı etkili işlevler arası fikirler:

• Bir 'Ekibimiz ile nasıl çalışılır' belgesi oluşturun . Bunun birçok faydası olacaktır – diğer ekiplerin sizinle başarılı bir şekilde çalışmasına ve süreçlerinizi anlamasına yardımcı olmanın yanı sıra, ekibinizin yeni işe alımları için de değerli bir kaynak olacaktır ( iletişim ).
• Belirli konularda takımlar arası oturumlar yürütün . Çeşitli ekiplerinizin işbirliği yapabilmeleri ve birbirlerini eğitebilmeleri için bilgi paylaşımı oturumları yürütmesine izin verin ( işbirliği ).
• Diğer ekipler için bir ekip raporu oluşturun . Bu, diğer ekiplerin işinizin görünürlüğünü iyileştirmenin kolay bir yoludur ( koordinasyon ).
• Ekibiniz çok sayıda geçici istek alıyorsa, istek sürecinizi resmileştirin . Bu, diğer ekiplerden aldığınız talepleri ( koordinasyon ) daha iyi organize etmenizi ve önceliklendirmenizi sağlayacaktır.

Bir fikir oturumu yürüttükten sonra, işlevler arası yeteneklerinizi önemli ölçüde artırmanın açık ve kolay yolları olduğunu göreceksiniz. Çalışan oturumlardan elde edebileceğiniz değer, onları çalıştırmak için gereken sürenin 10 katı olacaktır. Ekibiniz normal haftadan haftaya görevleri uzaklaştırabilir, ekibin bütünsel bir görünümünü yakalayabilir ve hem anında hem de uzun vadede tüm kuruluşunuza fayda sağlayabilecek yeni çalışma yöntemleri oluşturabilir.

Statükoya meydan okuma

İşlevler arası harika süreçler oluşturmak iki yönlü bir yoldur - sürekli etki için, birlikte çalıştığınız tüm ekipler tarafından çabalarınızın karşılığının alınması gerekir. Tabii ki, yalnızca ekibinizin ne yaptığını kontrol edebilirsiniz. Ancak kendi işinize bakarak başlarsanız ve iletişim kurmak, işbirliği yapmak ve koordine etmek için yeni yollar ararsanız, diğer ekiplerin sizinle çalışmasını ve bunun tersini de kolaylaştırabilirsiniz. Ayrıca zaman içinde ekibinizin şirket içindeki genel etkisini de artıracaksınız.

İşlevler arası süreçlerinize eleştirel bir gözle bakın - işleri sadece daha önce böyle yapıldığı için yapmayın. Kalıpları kırın, yeni şeyler deneyin ve statükoya meydan okuyun. Ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasını sağlamak için yeni yollar bulabilirsiniz. İşe yarayan yeni işlevler arası uygulamalar oluşturabilirseniz, diğer ekipler liderliğinizi takip edecektir.