7 riesgos comunes del proyecto y cómo mitigarlos (consejos de expertos incluidos)
Publicado: 2022-06-12Conozca los diferentes tipos de riesgos del proyecto y las formas de mitigarlos.
Cada proyecto, sin importar qué tan bien planificado, tiene riesgos que pueden descarrilar el proyecto y causar contratiempos. Si no se gestionan adecuadamente, estos riesgos también pueden conducir a la pérdida de tiempo, dinero y clientes.
Es por eso que las empresas de hoy buscan gerentes de proyecto que tengan la habilidad necesaria para manejar el riesgo. Según la Encuesta de Inteligencia Emocional en el Lugar de Trabajo de Capterra, el 52% de los gerentes de proyecto están de acuerdo en que la gestión del riesgo es una parte integral de su desempeño laboral y se incluye en su revisión anual. (Consulte la metodología de la encuesta aquí).
Si es un gerente de proyecto responsable de entregar proyectos a tiempo, debe conocer los diferentes tipos de riesgos de proyectos y cómo mitigarlos. Este blog enumera siete riesgos comunes del proyecto y algunas formas comprobadas de prevenirlos. Siga leyendo para obtener más información.
¿Qué es el riesgo del proyecto?
El riesgo del proyecto es cualquier evento que tiene el potencial de poner en peligro el resultado o el éxito de un proyecto. Puede ser cualquier cosa que haga que su proyecto no cumpla con sus objetivos. Los problemas técnicos, los retrasos en la programación y los excesos de presupuesto son algunos ejemplos.
Los riesgos del proyecto pueden tener consecuencias graves, que van desde simples contratiempos hasta el fracaso total del proyecto. Si no se gestionan adecuadamente, los riesgos pueden convertirse en obstáculos, deteniendo el progreso del proyecto y provocando retrasos.
fluencia del alcance
El desplazamiento del alcance es uno de los riesgos más comunes asociados con los proyectos. Por lo general, ocurre cuando los entregables del proyecto se modifican después de que ya se hayan definido. Esto puede suceder por varias razones, como restricciones presupuestarias o nuevos requisitos agregados por las partes interesadas. El desplazamiento del alcance a menudo provoca retrasos en los proyectos y sobrecostos.
- Desarrolle un alcance del proyecto claro y conciso al comienzo del proyecto mediante la identificación de todos los entregables y objetivos.
- Obtenga la aceptación de todas las partes interesadas y pídales que aprueben el alcance del proyecto.
- Establezca un proceso de gestión de cambios para controlar los cambios en el alcance del proyecto mediante la evaluación de su probable impacto.
- Detecte el avance del alcance desde el principio al monitorear el proyecto de cerca y comparar el progreso real con el progreso planificado.
Leer más: 3 consejos para administrar la fluencia del alcance para sus proyectos
Problemas de comunicación
Este riesgo ocurre cuando hay una falla en la comunicación entre el equipo del proyecto y las partes interesadas. Por ejemplo, es posible que el equipo del proyecto no comprenda las necesidades de las partes interesadas, o que las partes interesadas no estén al día con el progreso del proyecto. Puede dar lugar a problemas de comunicación o malentendidos, lo que aumenta las posibilidades de fracaso del proyecto.
- Cree un plan de comunicación que describa claramente cómo y cuándo se actualizará a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto.
- Asegúrese de que todos los miembros del equipo del proyecto entiendan sus roles y responsabilidades en términos de comunicación.
- Lleve a cabo reuniones periódicas con los miembros del equipo y las partes interesadas para evitar brechas en la comunicación y asegurarse de que todos estén en sintonía.
- Fomente la comunicación abierta creando un entorno en el que las personas se sientan cómodas haciendo preguntas o planteando inquietudes.
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Problemas de tecnología
Como ya habrá adivinado, estos riesgos surgen cuando hay un problema con la tecnología utilizada para un proyecto. Puede ser cualquier cosa, desde software obsoleto y hardware incompatible hasta problemas de compatibilidad o integración del sistema. Los riesgos tecnológicos pueden detener el progreso del proyecto o incluso conducir al fracaso total.
- Al comienzo del proyecto, realice un estudio de factibilidad para verificar si la tecnología elegida es apropiada para el proyecto y no causará dificultades técnicas.
- Capacite a los miembros del equipo del proyecto sobre cómo usar la tecnología seleccionada. Además, asegúrese de que comprendan sus limitaciones.
- Tenga un plan de respaldo o herramientas tecnológicas alternativas en caso de que la tecnología seleccionada falle o no funcione según lo previsto.
- Supervise de cerca el proyecto en busca de signos de problemas tecnológicos y soluciónelos de inmediato.
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Problemas de programación
El riesgo de programación generalmente ocurre cuando el cronograma del proyecto no es realista o cuando hay retrasos en el cronograma del proyecto. Por ejemplo, el equipo del proyecto puede calcular mal el tiempo requerido para completar el proyecto, o circunstancias imprevistas, como problemas tecnológicos o aumento del alcance, pueden causar retrasos.
- Cree un cronograma de proyecto realista estimando con precisión el tiempo requerido para cada tarea y agregando un margen para circunstancias imprevistas.
- Comunique cualquier cambio en el cronograma del proyecto a todas las partes interesadas con anticipación.
- Sea flexible con el cronograma del proyecto y esté dispuesto a hacer cambios si es necesario.
- Supervise el progreso del proyecto con regularidad y actualice el cronograma en consecuencia para evitar quedarse atrás.
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Excesos de presupuesto
Los sobrecostos presupuestarios, otro riesgo común del proyecto, ocurren cuando los gastos reales del proyecto exceden el presupuesto estimado del proyecto. Los excesos de presupuesto pueden deberse a varias razones. El equipo del proyecto, por ejemplo, puede subestimar el costo de los materiales o pueden surgir gastos inesperados durante el curso del proyecto.
- Cree un presupuesto realista estimando con precisión el costo de todos los materiales y mano de obra.
- Comunique cualquier cambio en el presupuesto del proyecto a todas las partes interesadas con anticipación.
- Sea flexible con el presupuesto del proyecto y esté dispuesto a hacer cambios si es necesario.
- Supervise el progreso del proyecto con regularidad y actualice el plan presupuestario en consecuencia para evitar gastos excesivos.
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Incertidumbre del mercado
La incertidumbre del mercado es cualquier riesgo de mercado sin precedentes que puede ocurrir durante el curso de un proyecto. Esto sucede cuando la incertidumbre en el mercado o las condiciones económicas afectan el resultado del proyecto. Por ejemplo, un cambio en las regulaciones gubernamentales o una caída en la demanda de los clientes podría provocar retrasos en el proyecto o incluso la cancelación.
- Antes de comenzar un proyecto, realice una investigación de mercado en profundidad para comprender las tendencias y condiciones actuales del mercado.
- Sea flexible con el plan del proyecto y esté dispuesto a hacer cambios si es necesario.
- Siga de cerca el mercado en busca de cambios políticos, económicos, sociales o de cualquier otro tipo que puedan afectar el proyecto.
- Desarrolle un plan de contingencia en caso de que las condiciones del mercado cambien inesperadamente
Peligros externos
Los peligros externos son aquellos riesgos que provienen del exterior de su empresa y están fuera del control del equipo del proyecto. Incluyen cosas como desastres naturales, inestabilidad política o incluso una pandemia. No se puede predecir o prevenir este tipo de eventos. Los riesgos externos pueden causar daños severos a un proyecto e incluso pueden conducir a su fracaso.
- Llevar a cabo una evaluación de riesgos para identificar los peligros potenciales que podrían afectar el proyecto.
- Desarrolle un plan de contingencia para gestionar los peligros externos potenciales y asegúrese de que todas las partes interesadas conozcan el plan.
- Supervise de cerca el proyecto en busca de signos de peligros potenciales y tome medidas de inmediato para evitar daños.
Asesoramiento de mitigación de riesgos de proyectos de profesionales de la industria.
Hablamos con algunos profesionales de la industria para obtener más información sobre los riesgos del proyecto que enfrentan con frecuencia y qué hacen para mitigarlos y garantizar el éxito del proyecto.
Kevin Daly, director de marketing de Zevo Health, comparte cómo él y su equipo gestionan los riesgos del proyecto.
“Las personas que se comunican arriesgan menos y logran más”.
kevin daly
Responsable de marketing en Zevo HealthHemos trabajado en proyectos en los que nuestro cliente era inestable y no cumplió con los plazos, o en los que tuvimos que lidiar con una fuente de materiales difícil. También hemos visto situaciones en las que los miembros del equipo carecían de las habilidades necesarias para completar algunos proyectos específicos de nicho.
En todos los casos, nuestra solución ha sido la misma, es decir, la comunicación.
Nos aseguramos de que cada miembro de nuestro equipo sea consciente de sus responsabilidades, de lo que sucede en el proyecto y de cómo pueden ayudar a todos los demás a tener éxito. Esto significa que si una persona tiene dificultades con su trabajo asignado, simplemente puede comunicarlo y obtener ayuda de cualquier miembro del equipo que tenga más experiencia, y viceversa. ¡Hasta ahora, esta estrategia nos ha funcionado siempre!
Josh Nelson, director ejecutivo de Seven Figure Agency, habla sobre la falta de claridad, cómo afecta a todo el proyecto y cómo gestiona este tipo de riesgo.
“Una visión clara y compartida por lo general ayuda al equipo a evitar problemas en el proyecto y mantenerse motivado para lograr el éxito del proyecto”.
jose nelson
CEO de Seven Figure AgencyLa mayoría de las personas han tenido la lamentable experiencia de invertir una cantidad significativa de tiempo en un proyecto solo para descubrir que malinterpretaron la solicitud. Se debe culpar a la mala comunicación entre los clientes y las partes interesadas, lo que a menudo conduce a un aumento del alcance.
Definir claramente el objetivo del proyecto y lo que se espera del resultado final puede ayudar a mitigar este tipo de riesgo. Sea un comunicador eficaz y un buen lister para obtener aclaraciones de los clientes sobre lo que necesitan y quieren. Haga tantas preguntas como sea necesario para obtener una imagen clara de los requisitos y el uso previsto.
Consejos para identificar los riesgos potenciales del proyecto desde el principio
Es importante saber cómo identificar los riesgos del proyecto desde el principio para mitigar sus efectos. Aquí hay algunas técnicas de identificación de riesgos para que pruebe:
- Realice una evaluación de riesgos. Este proceso ayuda a identificar y evaluar los riesgos que podrían afectar potencialmente el resultado de sus proyectos.
- Supervisar de cerca el proyecto. Esto implica realizar un seguimiento del progreso del proyecto y buscar señales de alerta o señales de advertencia que puedan indicar un riesgo potencial.
- Supervisar los cambios en el mercado. Esto implica mantenerse al día con las condiciones y tendencias actuales del mercado para identificar su posible impacto en el proyecto.
- Comuníquese con las partes interesadas. Esto implica comunicarse regularmente con todas las partes interesadas del proyecto para evitar malentendidos y tener a todos en la misma página.
- Sea flexible: esto significa estar abierto o dispuesto a realizar cambios en el plan del proyecto, si es necesario, para evitar posibles factores de riesgo.
Hay otra forma comprobada de identificar y administrar los riesgos desde el principio: usar un software de administración de riesgos. Consulte los pros y los contras de utilizar un software de gestión de riesgos para sus proyectos.
Mire este video para tomar una decisión informada.
¿Quiere más información sobre la gestión de riesgos de proyectos? Consulte estos recursos relacionados de Capterra:
- ¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto? Aquí está todo lo que necesita saber
- Cómo crear un plan de gestión de riesgos eficaz para sus proyectos
- 4 pasos para construir un proceso eficaz de gestión de riesgos del proyecto
- Cómo administrar los riesgos: una guía para gerentes de proyectos
- 4 estrategias de gestión de riesgos para la ejecución exitosa de proyectos
Metodología de la encuesta
La encuesta de inteligencia emocional en el lugar de trabajo de Capterra se llevó a cabo en diciembre de 2021 entre 528 profesionales de EE. UU. que gestionan proyectos en pequeñas y medianas empresas. Se evaluó a los encuestados según su situación laboral (tiempo completo), el tamaño de la empresa (de 2 a 500 empleados) y su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).