為什麼需要風格指南（以及如何製作）

風格——你有嗎？ 我不是說時尚感，雖然我對此也很感興趣。 但具體來說，您的組織是否有風格指南？ 你用它嗎？

很久以前，當我從事雜誌出版工作時，我的首要任務之一就是為該出版物創建風格指南。 作為新員工，這不是扔給我的東西。 相反，這是一個自我發起的項目。 我走進辦公室，很快意識到在面對有關連字符、單詞選擇或大寫的問題時，沒有什麼可諮詢的。 我著手快速解決這個問題。

為什麼要這樣對自己？ 因為沒有它，我們就不會看起來很專業。 想像一下，您正在閱讀一本雜誌（紙質或在線），一半的文章標題是這樣大寫的，另一半是這樣大寫的。 明白了嗎？ 你會想知道是否有一些韻律或差異的原因，或者出版商是否只是不專業。

什麼是風格指南？

風格指南是定義、引用和指導公司風格的文檔。 把它想像成書面品牌。 您可能已經有一本風格手冊，其中展示了您公司的顏色、徽標以及您的各種商標和圖像的使用方式——最小尺寸、間隙等。風格指南——為你的作者——是它的補充。

風格指南主要由市場營銷和傳播角色的人員參考。 但是任何發送任何通信的人——包括發送電子郵件的銷售人員——都應該查閱它。

風格指南中包含哪些內容？

風格指南是您溝通風格的路線圖。 通常，風格指南包括從公司和產品名稱大寫的方式到行業使用的術語，再到您對是否使用牛津逗號的立場。 其他注意事項：無論您是拼寫數字還是使用數字，是否在首字母縮略詞中的每個字母后都包含句點，以及是否可以使用縮寫詞。 您可能希望您的作者使用 ok、OK 或 okay； 風格指南會讓他們知道使用哪一個。

它還可能包括關於您公司的聲音、語氣和個性的註釋——以便您的作者知道是否可以玩文字遊戲，或者他們是否必須嚴肅和直率。 讓他們知道是否可以使用俚語，以及是否有違禁詞或品牌名稱。

指南不一定是大部頭。 當然，它可能冗長而詳盡——涵蓋所有場景。 但它也可以是概述要點的單個頁面。

只要您有某種文檔，就可以順利進行。

為什麼你需要它

我在一開始就提到了這一點，但有幾個原因讓您需要指南。

一致性是主要的。 您希望從您辦公室出來的所有文案以一種特定的、深思熟慮的方式來強化您的品牌。 不一致會分散讀者的注意力，並使您的公司看起來有點粗心。

風格指南還可以幫助您變得專業——確保您使用的每個詞都經過深思熟慮、深思熟慮並正確標點符號。 它使您的作家的生活更輕鬆。

誰需要風格指南？

創建風格指南不僅僅是大型企業的奢侈。 這也不僅僅是成立初創企業的要求。 這是各種規模的企業都應該花時間思考和創造的東西。 該指南將在內部使用，也應與自由撰稿人共享（您的文案編輯會感謝您）。

創建風格指南

如果您沒有風格指南，那很好。 這就是我們談論它的原因。 你現在可以開始了。

為了避免您認為這會花費您很長時間，其實大可不必。 您不必憑空實現這一點。 您可以依靠一些久經考驗的真實資源。

首先，指定一個人或團隊負責指南。 這可能是營銷或傳播團隊中的某個人。

接下來，考慮你的風格是什麼。 你是休閒的還是公司的？ 口語還是搞定？ 在這裡你可以寫點詩意——回到你公司的個性、使命宣言和根源。 您還需要考慮您的客戶，以及他們喜歡的交談方式。

現在，開始細化。 考慮一下您是否傾向於一種思想流派——例如，您對分號有何看法？ 以“和”開頭的句子？ 碎片？

在這個階段，您可以參考專家——例如報紙所依賴的美聯社 (AP) 手冊或芝加哥風格手冊 (CMOS)，以幫助您設置框架。 事實上，在資源緊張的情況下，您可以將您的員工指向其中一個網站並稱其為好網站。 （不過，選擇一個或另一個。美聯社和芝加哥是不同的。）

下一步是創建一個行業和公司特定詞彙的候選名單。 在您的交流中經常出現的事情。 這可能包括您需要正確使用和標點符號的行話、縮寫和行業特定的措辭。

從那裡，填寫適合您公司的其他元素。 例如，您可以包括一個詞彙表，其中包含您的通信中可能引用的任何和每個術語。 您可以添加關於引用、報告道德和其他最佳實踐的規則。 或者，您可以堅持基礎知識並保持簡單和簡短。

如何貫徹你的風格

需要有人成為警察來驗證您的團隊是否遵守此風格指南。 我不會說謊； 這不是工作中最有趣的部分。 但是，如果您的目標是溝通的一致性，那麼這是必要的。 重要的是，您團隊中的每個成員——任何將要寫作或交流的人——都了解您品牌的聲音並堅持下去。

當您首次推出新指南（或更新版）時，舉辦一次內部培訓以確保每個人都了解風格規則。 所有新員工都應該閱讀該指南。 對於經常使用它的特定團隊成員（通常是那些擔任通信角色的成員），您可能需要進行一次小測驗。

你的文案編輯應該在附近保留一份指南的副本並打開——並對照它檢查所有內容。

最後，定期抽查（抽查，抽查……看看有多少選擇？）你的副本定期和輕推屢犯者。 是的，這可能意味著與您的 CEO 或新實習生的尷尬對話。 我發現無視風格指南並不會區分排名。

設計注意事項

並非所有風格指南都包含設計說明。 許多都是大量的文字，充滿了語法注意事項和拼寫。 但是，如果你想創建一個綜合指南——你的作家和插圖畫家都可以依賴的東西——考慮擴展你的指南以包括關於設計、公司顏色、字體系列和徽標使用的註釋。

在哪裡存儲你的風格指南

在我職業生涯的初期，印刷品仍然是一種東西——實際上，是一種東西。 這意味著我們將創建這些風格指南，打印並裝訂幾份，並將它們存放在一個公共資源架上，供工作人員根據需要查閱。 這意味著他們閒逛了一段時間然後就過時了（稍後會詳細介紹）。

現在，您可以創建這些文檔並將它們存儲在共享站點上，例如公司的內部網或 wiki 頁面。 並定期輕鬆更新它們。 （確定更新日期。）

你應該多久更新一次風格指南？

風格指南是一份可以而且應該更新的動態文檔。 多常？ 我的一部分想告訴你不斷更新和修改它。 但這會讓你和你的員工發瘋。

為了保持理智，請考慮每年進行一次深度清潔，每六個月定期更新一次。 您的年度檢查可能是也可能不是大修； 有時你只是重新確認之前的選擇。 這允許有一點喘息的空間，讓人們處理任何變化並習慣它們，而無需無休止地修改規則。

風格指南示例

我通過示例學到了很多東西，所以我將通過分享一些最好的來結束。 這些示例可能會啟發您在自己的指南中包含（或不包含）哪些內容：

• 經濟學人——我特別喜歡這裡的介紹性文字。 它為即將發生的事情奠定了基礎——概述了該出版物所遵循的總體風格原則。 接下來是按字母順序排列的術語表。
• 風格元素——直到這篇文章快結束時我才提到這個 Strunk 和 White 經典，但我沒有忘記。 威廉·斯特倫克 (William Strunk) 於 1918 年撰寫，EB 懷特 (EB White) 於 1959 年對其進行了修訂和更新。這本書被眾多新聞和英語專業的學生、書籍作者、雜誌抄寫員和網絡撰稿人使用，可能是風格指南的鼻祖。
• 《紐約時報》有自己的一套規則，例如將禮節頭銜與姓氏配對的做法（例如：奧尼爾先生）。 有時，它可能會讓人覺得過時，但這絕對是他們的風格。 當您閱讀一篇文章時，您就會知道一篇文章。

請注意，並非所有風格指南都是時尚的。 規定規則並將它們保存在文本文件中比使指南美觀更重要。 但是，如果你有時間和資源，你可以讓你的風格指南成為人們真正想要仔細研究的東西。 這裡有一些結合文字和設計的精美指南示例。