Pourquoi avez-vous besoin d'un guide de style (et comment en créer un)

Style - l'avez-vous? Je ne veux pas dire dans le sens de la mode, même si cela m'intéresse aussi. Mais plus précisément, votre organisation a-t-elle un guide de style ? Et tu l'utilises ?

Il y a très longtemps, lorsque je travaillais dans l'édition de magazines, l'une de mes toutes premières tâches consistait à créer un guide de style pour la publication. Ce n'était pas quelque chose qui m'a été lancé en tant que nouvelle recrue; il s'agissait plutôt d'un projet auto-initié. Je suis entré dans le bureau et j'ai rapidement réalisé qu'il n'y avait rien à consulter face à une question sur la césure, le choix des mots ou la casse. Je me suis mis à réparer ça rapidement.

Pourquoi me faire ça ? Parce que sans cela, nous n'aurions pas l'air professionnels. Imaginez que vous lisez un magazine (sur papier ou en ligne) et que la moitié des titres des articles sont en majuscules comme ceci et l'autre moitié sont en majuscules comme ceci. Tu vois ce que je veux dire? Vous vous demanderiez s'il y avait une rime ou une raison à la différence, ou si l'éditeur n'était tout simplement pas professionnel.

Qu'est-ce qu'un guide de style ?

Un guide de style est un document qui définit, référence et guide le style de votre entreprise. Pensez-y comme à la marque écrite. Vous avez peut-être déjà un cahier de style qui présente les couleurs de votre entreprise, les logos, et comment vos différentes marques et images sont utilisées - tailles minimales, dégagements, etc. Le guide de style - pour vos rédacteurs - est son complément.

Les guides de style seront principalement consultés par des personnes occupant des fonctions de marketing et de communication. Mais toute personne qui envoie une communication - vendeurs envoyant des e-mails inclus - devrait la consulter.

Que contient un guide de style ?

Le guide de style est la feuille de route de votre style de communication. Généralement, un guide de style comprend tout, de la façon dont vous mettez en majuscules les noms de votre entreprise et de vos produits à la terminologie utilisée par l'industrie, en passant par votre position sur l'utilisation ou non d'une virgule Oxford. Autres considérations : si vous épelez des nombres ou utilisez des chiffres, s'il faut inclure des points après chaque lettre dans un acronyme et si vous pouvez utiliser des contractions. Vous voudrez peut-être que vos rédacteurs utilisent ok, ou OK, ou okay ; le guide de style leur indiquera lequel utiliser.

Il peut également inclure une note sur la voix, le ton et la personnalité de votre entreprise - afin que vos rédacteurs sachent s'il est acceptable de faire des jeux de mots ou s'ils doivent être sérieux et directs. Faites-leur savoir si vous pouvez utiliser de l'argot et s'il y a des mots ou des noms de marque interdits.

Le guide n'a pas besoin d'être un tome. Bien sûr, cela peut être long et exhaustif - couvrant tous les scénarios. Mais cela peut aussi être une seule page qui décrit les points clés.

Tant que vous avez une sorte de documentation, vous êtes sur la bonne voie.

Pourquoi tu en as besoin

J'en ai parlé un peu au début, mais il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un guide.

La cohérence est la principale. Vous voulez que toute la copie qui sort de votre bureau renforce votre marque d'une manière spécifique et réfléchie. Les incohérences distraient le lecteur et donnent à votre entreprise un aspect un peu négligent.

Un guide de style vous aide également à être professionnel - pour vous assurer que chaque mot que vous utilisez est réfléchi, réfléchi et correctement ponctué. Et cela facilite la vie de vos écrivains.

Qui a besoin d'un guide de style?

La création d'un guide de style n'est pas seulement un luxe réservé aux entreprises géantes. Il ne s'agit pas non plus d'une exigence de création de start-ups. C'est quelque chose que les entreprises de toutes tailles devraient prendre le temps de réfléchir et de créer. Le guide sera utilisé en interne, et devrait également être partagé avec des contributeurs indépendants (vos réviseurs vous remercieront).

Création d'un guide de style

Si vous n'avez pas de guide de style, c'est cool. C'est pourquoi nous en parlons. Vous pouvez commencer maintenant.

Et de peur que vous ne pensiez que cela vous prendra des années, ce n'est pas nécessaire. Vous n'avez pas à matérialiser cela à partir de rien. Vous pouvez vous appuyer sur des ressources éprouvées.

Tout d'abord, nommez une personne ou une équipe pour posséder le guide. Il s'agit probablement d'un membre de l'équipe marketing ou communication.

Ensuite, considérez quel est votre style. Êtes-vous occasionnel ou corporatif? Familier ou boutonné? C'est là que vous pouvez devenir un peu poétique - en revenant à la personnalité, à l'énoncé de mission et aux racines de votre entreprise. Vous voulez également tenir compte de votre clientèle et de la façon dont elle aime qu'on lui parle.

Maintenant, commencez à être granulaire. Considérez si vous gravitez vers une école de pensée - par exemple, que pensez-vous des points-virgules ? Des phrases qui commencent par « et » ? Des fragments ?

Vous pouvez vous tourner vers les experts – comme le manuel de l'Associated Press (AP) sur lequel les journaux s'appuient, ou le Chicago Manual of Style (CMOS) – à ce stade, pour vous aider à définir votre cadre. En fait, en cas de pénurie de ressources, vous pouvez diriger votre personnel vers l'un de ces sites Web et l'appeler bon. (Choisissez l'un ou l'autre, cependant. AP et Chicago sont différents.)

L'étape suivante consiste à créer une liste restreinte de mots spécifiques à l'industrie et à l'entreprise. Des choses qui reviennent souvent dans vos communications. Cela peut inclure du jargon, des abréviations et des formulations spécifiques à l'industrie que vous devez utiliser et ponctuer correctement.

À partir de là, remplissez les éléments supplémentaires qui vous semblent appropriés pour votre entreprise. Par exemple, vous pouvez inclure un glossaire de tous les termes éventuellement cités dans vos communications. Vous pouvez ajouter des règles sur les citations, l'éthique dans les rapports et d'autres bonnes pratiques. Ou, vous pouvez vous en tenir aux bases et rester simple et court.

Comment faire respecter votre style

Quelqu'un doit être l'officier de police pour vérifier que votre équipe adhère à ce guide de style. je ne mentirai pas; ce n'est pas la partie la plus amusante du travail. Mais si votre objectif est la cohérence dans vos communications, c'est nécessaire. Il est important que chaque membre de votre équipe – toute personne qui écrira ou communiquera – connaisse la voix de votre marque et s'y tienne.

Lorsque vous lancez le nouveau guide (ou une mise à jour) pour la première fois, organisez une formation interne pour vous assurer que tout le monde connaît les règles de style. Toutes les nouvelles recrues doivent lire le guide. Pour les membres spécifiques de l'équipe qui l'utiliseront beaucoup (souvent ceux qui occupent des postes de communication), vous pouvez organiser un quiz pop.

Vos éditeurs doivent garder une copie du guide à proximité et ouverte - et vérifier tout le contenu par rapport à celui-ci.

Enfin, vérifiez périodiquement (spot-check, spotcheck… voyez combien de choix il y a à faire ?) votre copie et poussez les récidivistes. Oui, cela peut signifier une conversation gênante avec votre PDG ou votre nouveau stagiaire. J'ai constaté que le mépris du guide de style ne fait pas de distinction entre les classements.

Une note sur la conception

Tous les guides de style n'incluent pas des notes sur la conception. Beaucoup sont lourds de texte, remplis de choses à faire et à ne pas faire en matière de grammaire et d'orthographe. Mais si vous souhaitez créer un guide complet - quelque chose sur lequel vos rédacteurs et illustrateurs peuvent s'appuyer - envisagez d'étendre votre guide pour inclure des notes sur les conceptions, les couleurs de l'entreprise, les familles de polices et l'utilisation du logo.

Où stocker votre guide de style

Au début de ma carrière, l'imprimé était encore une chose – en fait, la chose. Cela signifiait que nous devions créer ces guides de style, imprimer et relier quelques exemplaires, et les ranger sur une étagère de ressources communes pour que les membres du personnel puissent les consulter au besoin. Cela signifiait qu'ils traînaient pendant un moment et qu'ils étaient obsolètes (plus à ce sujet dans une seconde).

Aujourd'hui, vous pouvez créer ces documents et les stocker sur des sites partagés comme l'intranet ou la page wiki de votre entreprise. Et mettez-les à jour facilement, régulièrement. (Datez vos mises à jour.)

À quelle fréquence devez-vous mettre à jour le guide de style ?

Un guide de style est un document vivant qui peut et doit être mis à jour. À quelle fréquence? Une partie de moi veut vous dire de le mettre à jour et de le réviser constamment. Mais cela vous rendra fou, vous et votre personnel.

Pour rester sain d'esprit, envisagez un nettoyage en profondeur annuel avec des mises à jour périodiques tous les six mois. Votre bilan de santé annuel peut ou non être une révision majeure ; parfois, vous reconfirmez simplement des choix antérieurs. Cela permet un peu de répit pour permettre aux gens de traiter les changements et de s'y habituer sans réviser sans cesse les règles.

Exemples de guide de style

J'apprends beaucoup par l'exemple, donc je terminerai en partageant quelques-uns des meilleurs. Ces exemples peuvent vous inspirer pour ce qu'il faut inclure (ou non) dans vos propres conseils :

• The Economist - J'aime particulièrement le texte d'introduction ici. Il ouvre la voie à ce qui s'en vient - décrivant les principes de style généraux auxquels la publication adhère. Vient ensuite un glossaire alphabétique des termes.
• Les éléments de style - Il m'a fallu presque la fin de cet article pour mentionner ce classique de Strunk and White, mais je ne l'ai pas oublié. William Strunk l'a écrit en 1918 et EB White l'a révisé et mis à jour en 1959. Ce livre, utilisé par des légions de journalisme et de majors anglais, des auteurs de livres, des scribes de magazines et des rédacteurs Web, est peut-être le grand-père des guides de style.
• Le New York Times a son propre ensemble de règles, comme la pratique consistant à associer les titres de courtoisie aux noms de famille (exemple : M. O'Neal). Parfois, cela peut sembler désuet, mais c'est décidément leur style. Vous reconnaissez un article du Times lorsque vous en lisez un.

Notez que tous les guides de style ne sont pas, eh bien, élégants. Il est plus important de dicter les règles et de les conserver dans un fichier texte que de rendre le guide beau. Mais, si vous avez le temps et les ressources, vous pouvez faire de votre guide de style quelque chose que les gens veulent vraiment étudier. Voici quelques exemples de beaux guides qui marient les mots et le design.