为什么需要风格指南（以及如何制作）

风格——你有吗？ 我不是说时尚感，虽然我对此也很感兴趣。 但具体来说，您的组织是否有风格指南？ 你用它吗？

很久以前，当我从事杂志出版工作时，我的首要任务之一就是为该出版物创建风格指南。 作为新员工，这不是扔给我的东西。 相反，这是一个自我发起的项目。 我走进办公室，很快意识到在面对有关连字符、单词选择或大写的问题时，没有什么可咨询的。 我着手快速解决这个问题。

为什么要这样对自己？ 因为没有它，我们就不会看起来很专业。 想象一下，您正在阅读一本杂志（纸质或在线），一半的文章标题是这样大写的，另一半是这样大写的。 明白了吗？ 你会想知道是否有一些韵律或差异的原因，或者出版商是否只是不专业。

什么是风格指南？

风格指南是定义、引用和指导公司风格的文档。 把它想象成书面品牌。 您可能已经有一本风格手册，其中展示了您公司的颜色、徽标以及您的各种商标和图像的使用方式——最小尺寸、间隙等。风格指南——为你的作者——是它的补充。

风格指南主要由市场营销和传播角色的人员参考。 但是任何发送任何通信的人——包括发送电子邮件的销售人员——都应该查阅它。

风格指南中包含哪些内容？

风格指南是您沟通风格的路线图。 通常，风格指南包括从公司和产品名称大写的方式到行业使用的术语，再到您对是否使用牛津逗号的立场。 其他注意事项：无论您是拼写数字还是使用数字，是否在首字母缩略词中的每个字母后都包含句点，以及是否可以使用缩写词。 您可能希望您的作者使用 ok、OK 或 okay； 风格指南会让他们知道使用哪一个。

它还可能包括关于您公司的声音、语气和个性的注释——以便您的作者知道是否可以玩文字游戏，或者他们是否必须严肃和直率。 让他们知道是否可以使用俚语，以及是否有违禁词或品牌名称。

指南不一定是大部头。 当然，它可能冗长而详尽——涵盖所有场景。 但它也可以是概述要点的单个页面。

只要您有某种文档，就可以顺利进行。

为什么你需要它

我在一开始就提到了这一点，但有几个原因让您需要指南。

一致性是主要的。 您希望从您办公室出来的所有文案以一种特定的、深思熟虑的方式来强化您的品牌。 不一致会分散读者的注意力，并使您的公司看起来有点粗心。

风格指南还可以帮助您变得专业——确保您使用的每个词都经过深思熟虑、深思熟虑并正确标点符号。 它使您的作家的生活更轻松。

谁需要风格指南？

创建风格指南不仅仅是大型企业的奢侈。 这也不仅仅是成立初创企业的要求。 这是各种规模的企业都应该花时间思考和创造的东西。 该指南将在内部使用，也应与自由撰稿人共享（您的文案编辑会感谢您）。

创建风格指南

如果您没有风格指南，那很好。 这就是我们谈论它的原因。 你现在可以开始了。

为了避免您认为这会花费您很长时间，其实大可不必。 您不必凭空实现这一点。 您可以依靠一些久经考验的真实资源。

首先，指定一个人或团队负责指南。 这可能是营销或传播团队中的某个人。

接下来，考虑你的风格是什么。 你是休闲的还是公司的？ 口语还是搞定？ 在这里你可以写点诗意——回到你公司的个性、使命宣言和根源。 您还需要考虑您的客户，以及他们喜欢的交谈方式。

现在，开始细化。 考虑一下您是否倾向于一种思想流派——例如，您对分号有何看法？ 以“和”开头的句子？ 碎片？

在这个阶段，您可以参考专家——例如报纸所依赖的美联社 (AP) 手册或芝加哥风格手册 (CMOS)，以帮助您设置框架。 事实上，在资源紧张的情况下，您可以将您的员工指向其中一个网站并称其为好网站。 （不过，选择一个或另一个。美联社和芝加哥是不同的。）

下一步是创建一个行业和公司特定词汇的候选名单。 在您的交流中经常出现的事情。 这可能包括您需要正确使用和标点符号的行话、缩写和行业特定的措辞。

从那里，填写适合您公司的其他元素。 例如，您可以包括一个词汇表，其中包含您的通信中可能引用的任何和每个术语。 您可以添加关于引用、报告道德和其他最佳实践的规则。 或者，您可以坚持基础知识并保持简单和简短。

如何贯彻你的风格

需要有人成为警察来验证您的团队是否遵守此风格指南。 我不会说谎； 这不是工作中最有趣的部分。 但是，如果您的目标是沟通的一致性，那么这是必要的。 重要的是，您团队中的每个成员——任何将要写作或交流的人——都了解您品牌的声音并坚持下去。

当您首次推出新指南（或更新版）时，举办一次内部培训以确保每个人都了解风格规则。 所有新员工都应该阅读该指南。 对于经常使用它的特定团队成员（通常是那些担任通信角色的成员），您可能需要进行一次小测验。

你的文案编辑应该在附近保留一份指南的副本并打开——并对照它检查所有内容。

最后，定期抽查（抽查，抽查……看看有多少选择？）你的副本定期和轻推屡犯者。 是的，这可能意味着与您的 CEO 或新实习生的尴尬对话。 我发现无视风格指南并不会区分排名。

设计注意事项

并非所有风格指南都包含设计说明。 许多都是大量的文字，充满了语法注意事项和拼写。 但是，如果你想创建一个综合指南——你的作家和插图画家都可以依赖的东西——考虑扩展你的指南以包括关于设计、公司颜色、字体系列和徽标使用的注释。

在哪里存储你的风格指南

在我职业生涯的初期，印刷品仍然是一种东西——实际上，是一种东西。 这意味着我们将创建这些风格指南，打印并装订几份，并将它们存放在一个公共资源架上，供工作人员根据需要查阅。 这意味着他们闲逛了一段时间然后就过时了（稍后会详细介绍）。

现在，您可以创建这些文档并将它们存储在共享站点上，例如公司的内部网或 wiki 页面。 并定期轻松更新它们。 （确定更新日期。）

你应该多久更新一次风格指南？

风格指南是一份可以而且应该更新的动态文档。 多常？ 我的一部分想告诉你不断更新和修改它。 但这会让你和你的员工发疯。

为了保持理智，请考虑每年进行一次深度清洁，每六个月定期更新一次。 您的年度检查可能是也可能不是大修； 有时你只是重新确认之前的选择。 这允许有一点喘息的空间，让人们处理任何变化并习惯它们，而无需无休止地修改规则。

风格指南示例

我通过示例学到了很多东西，所以我将通过分享一些最好的来结束。 这些示例可能会启发您在自己的指南中包含（或不包含）哪些内容：

• 经济学人——我特别喜欢这里的介绍性文字。 它为即将发生的事情奠定了基础——概述了该出版物所遵循的总体风格原则。 接下来是按字母顺序排列的术语表。
• 风格元素——直到这篇文章快结束时我才提到这个 Strunk 和 White 经典，但我没有忘记。 威廉·斯特伦克 (William Strunk) 于 1918 年撰写，EB 怀特 (EB White) 于 1959 年对其进行了修订和更新。这本书被众多新闻和英语专业的学生、书籍作者、杂志抄写员和网络撰稿人使用，可能是风格指南的鼻祖。
• 《纽约时报》有自己的一套规则，例如将礼节头衔与姓氏配对的做法（例如：奥尼尔先生）。 有时，它可能会让人觉得过时，但这绝对是他们的风格。 当您阅读一篇文章时，您就会知道一篇文章。

请注意，并非所有风格指南都是时尚的。 规定规则并将它们保存在文本文件中比使指南美观更重要。 但是，如果你有时间和资源，你可以让你的风格指南成为人们真正想要仔细研究的东西。 这里有一些结合文字和设计的精美指南示例。