如何準備資產負債表：分步指南

作為企業家或企業主，您可能犯的最大錯誤之一就是沒有花時間研究公司的財務報表。 更糟糕的是，根本沒有準備它們。

資產負債表是用於監控企業財務狀況的最顯著的財務報表之一。 對於管理層，它為內部決策提供信息，對於貸方和投資者，它可以快速了解貴公司的盈利能力和償還債務的能力。

您可以自己準備資產負債表，也可以聘請會計師和簿記員為您準備。 另一種方法是通過外包工作將責任移交給外部專業公司。 無論您採取哪種方式，了解資產負債表的運作方式以及準備資產負債表的基本步驟都很重要。

本文適用於任何想了解如何編制資產負債表的人，投資者、債權人和管理層經常使用該資產負債表。 我們解釋了為什麼以及如何創建一個，並建議使用技術工具來簡化您的工作。

為什麼要創建資產負債表？

創建資產負債表的目的是了解您的企業的財務狀況，尤其是在會計期結束時（通常每 12 個月後）擁有什麼以及欠什麼。 因此，資產負債表也稱為頭寸表或財務狀況表——它提供了特定時間點所有資產和負債的快照。

使用資產負債表的三種方式有利於您的業務：

• 它為評估風險和回報提供了依據。 通過比較您的流動資產與流動負債，您可以確定您是否有足夠的資金來支付短期債務（例如工資、租賃付款），或者您是否需要更多資金來開展日常運營。
• 它有助於確保貸款和投資。 大多數貸方和投資者都會評估資產負債表，以了解您的企業是否可以從客戶那裡收取款項、按時償還債務以及負責任地管理資產。
• 它顯示了您的業務的長期可持續性。 通過分析您的資產負債表並從中找出適當的財務比率，您可以評估您的企業在盈利能力、生產力和流動性方面的地位。 您還可以使用這些比率將您的表現與競爭對手的表現進行比較。

準備資產負債表之前要完成的 4 項任務

要創建資產負債表，您必須遵循訂單並首先準備一些東西——就像您必須為許多其他業務流程做的那樣。

1.調整普通日記帳分錄

在準備包括資產負債表在內的四個基本財務報表之前，有必要調整日記賬分錄。 這意味著在會計期結束時更新您的帳戶，以獲取未記錄在日記帳中的項目。

例如，如果您在當月的最後一天交付了價值 5,000 美元的貨物，但直到下一個會計期間才收到金額，那麼您需要調整日記帳分錄。 通過在普通日記帳中進行此類調整分錄來更新您的帳戶。

2. 將一般日記帳交易過帳到總帳

在總日記帳中記錄和調整交易後，將它們轉移到相應的子分類賬科目，例如銷售、採購、應收賬款、庫存和現金。 這個過程稱為發布。

普通日記帳每天記錄業務交易，而總帳則按其帳戶對這些交易進行分組。 然後在會計期末將這些帳戶匯總到總帳中。 總賬作為所有賬戶的集合，用於編制資產負債表和損益表。

3. 生成最終試算表

調整日記帳分錄並將其過帳到總帳後，構建最終試算表。 試算表是列出總分類帳帳戶並將其餘額相加的報告。 生成試算表報告可以更容易地檢查和定位整體賬戶中的任何錯誤。

所有借方的總和必須始終等於試算表中所有貸方的總和。 如果沒有，則意味著您需要追踪錯誤。 您可能錯過了一筆交易或計算錯誤。

4. 生成損益表

在資產負債表之前準備損益表以計算淨收入，這是完成資產負債表的關鍵。 淨收入是損益表底部提到的最終金額，顯示您的業務的損益。 淨收入被添加到資產負債表權益部分下列出的留存收益賬戶（向股東支付股息後剩餘的收入）。

通過從試算表中提取收入和費用項目（如銷售額）並以適當的格式組織它們來準備損益表。

現在您了解了基礎知識，讓我們討論（在下一節中）準備資產負債表的六個步驟。

第 1 步：確定資產負債表的報告日期

資產負債表決定了您的企業在特定時間點的財務狀況，而不是一段時間。 因此，資產負債表的標題始終顯示為“在特定日期”（例如，截至 2021 年 12 月 31 日）。

資產負債表通常在財政年度結束時編制（通常每 12 個月在 3 月或 12 月的最後一天編制），但它可以在任何或多個時間點編制，例如每季度或每半年編制一次。

步驟#2：收集資產負債表上的賬戶

在總賬和試算表報告中提到的所有科目中，資產負債表僅顯示永久科目（例如，現金、固定資產）。 永久賬戶是那些餘額結轉到下一個期間的賬戶。

識別這些賬戶並記下它們的餘額。 下面給出了試算表上的永久賬戶或資產負債表賬戶的示例。

第 3 步：計算總資產

下一步是從您的試算表中識別代表您擁有的賬戶——換句話說，您的資產，如現金和庫存。 在左側列出它們以創建資產負債表的資產端。 您可以將資產賬戶進一步分為兩種類型：流動賬戶和非流動賬戶。

列出試算表中每個流動和非流動資產組成部分的價值，並將流動資產總額和非流動資產總額相加，計算資產總額。

第 4 步：計算總負債

從您的試算表中找出代表您欠款的賬戶——換句話說，就是您的負債，例如應付賬款（您需要支付的賬單）和貸款。 將它們列在創建資產負債表負債方的右側。 您可以將負債賬戶進一步分為兩種類型：流動負債和非流動負債。

列出試算表中每個流動和非流動負債部分的價值，並將流動負債總額和非流動負債總額相加，計算負債總額。

第 5 步：按正確順序安排資產和負債

準備好資產和負債部分並進行分類後，請按正確順序排列它們。 資產按流動性排列，負債按償付能力排列。

按照流動性的順序排列資產，就是把容易變現的資產放在最前面，把比較永久的資產放在最下面。 同樣，按償債能力排列負債意味著將近期應付的短期義務放在首位，將長期和更永久的負債放在最底層。

第 6 步：計算股東權益

在資產負債表的右側，負債部分的正下方提及股東權益。 股東權益，也稱為公司的淨資產，顯示了您的業務在被清算或關閉時的價值。

它包括兩種類型的投資：投資者/所有者貢獻的資本和業務中累積的收益或損失。 股東權益下列出的最常見賬戶是普通股、優先股、庫存股和留存收益。

• 普通股和優先股是公司發行的股票。 普通股賦予所有者投票權，但如果公司關閉，普通股股東只能在優先股股東之後獲得回報。
• 庫存股票是指從投資者手中回購的股票，以保護公司免受惡意收購。
• 留存收益包括再投資於業務的收益。 它是通過將淨收入添加到上一期的留存收益並扣除支付給投資者的金額作為利潤份額來計算的。

從試算表中列出每個股東權益部分的價值，並將它們相加計算所有者負債總額。 接下來，通過將步驟 4 和步驟 6 的最終總和相加來計算總負債和股東權益。

完成此操作後，您將準備好完整的資產負債表。 確保左側的天平與右側的天平匹配。 如果沒有，請再次檢查您的值。