如何撰写假期请求电子邮件（+提示和示例）

在您预订下一个假期之前，别忘了询问您的老板！

呃——你可能会说。

但一些员工很难正式向上级请假。

因此，本文提供了有关如何执行以下操作的示例、示例和技巧：

• 写一封休假请求电子邮件，
• 在信件中直奔主题，并且
• 在请假信中保持专业的语气。

让我们开始吧。

• 休假请求电子邮件是员工向老板或经理提出的书面请假请求。
• 专业休假请求的关键要素包括简洁的主题行、问候语、提及休假日、抄送人力资源部、说明在您离开时由谁接替您的工作量以及结束语。
• 为了使您的休假请求电子邮件更有可能获得批准，请保持专业的语气，开门见山，并使用最合适的休假请求电子邮件示例。
• 休假请求不限于一天或一周。 根据公司的政策，您可以要求半天休假或长达数月的较长假期。

什么是假期请求电子邮件？

休假请求电子邮件是通过工作电子邮件发送给您的老板、主管或经理的正式书面休假请求。 根据您公司的政策，您需要在休假前几天或几周发送请假申请电子邮件。

同样，公司政策规定雇主是否会要求员工提及休假的原因，例如拜访朋友或亲戚，或其他原因。

在以下部分中，我们将向您提供所有示例、示例、步骤和提示，以便在您下次请假请求电子邮件中具有说服力。

因为，请记住，如果你的请假请求写得容易说“是”而难说“不”，那么你的老板更有可能接受你的请假请求。

休假请求电子邮件的关键要素是什么？

休假请求电子邮件的关键要素包括：

1. 简洁的主题行，
2. 向你的老板问好，
3. 简单提及假期，
4. 的解释 在您不在的情况下将如何管理您的工作量，
5. 签字和联系信息，包括您的职务、部门、职位、姓名或其他相关详细信息，以及
6. 抄送包含 HR 和相关同事的工作电子邮件。

只要您涵盖了这些方面，您的假期请求电子邮件就会很有效。

如何撰写请假请求电子邮件

写信请求休假是我们迟早需要掌握的一项技能。

但并非每家公司都采用相同的方法来撰写休假申请。

接下来的部分将提供有关编写下一封休假申请电子邮件的分步指南。

步骤＃1：写一个简洁的主题行

您希望您的电子邮件在老板的收件箱中脱颖而出。 因此，使您的主题行尽可能简洁。

为了便于说明，您可以尝试以下一些示例：

• 休假请求 — [休假请求日期 + 您的姓名]，
• 年假申请 - [休假申请日期 + 您的姓名]，或
• 休假申请 — [休假申请日期 + 您的姓名]。

如果您与老板有更正式的关系，我们建议在主题行中插入您的姓名。

无论如何，冗长或含糊的请假申请可能会导致你的老板跳过它，所以要小心！

步骤#2：正确地问候你的老板

一旦你完成了简洁的主题行，你就应该恭敬地向你的老板打招呼。

在这种情况下，可以是正式的也可以是非正式的——但要简单，如以下示例所示：

• “亲爱的[经理姓名]” ——更专业的问候语，或者
• “嘿[经理的名字]” ——更非正式的问候语。

不管怎样，不要在这部分停留太多。 只要您知道经理的名字，您就有了一个良好的开端！

之后，你可以用几句话表达常见的礼貌，例如：

• “我希望你做得很好，”
• “我希望你能收到这封电子邮件，”
• “你好吗？”，
• “下午好”或类似的表达方式。

然而，如何表述这个“你如何做”部分取决于你的电子邮件类型（稍后会详细介绍）。

步骤＃3：提及您的假期

为了让您的雇主了解情况，请在休假请求电子邮件的问候语部分后的下一句中提及您的休假日。

以下是一些经过尝试和测试的示例：

• “我想取消[休假申请日期]。”
• “我想在[休假申请日期]享受年假。”
• “我想申请以下日期的休假：[休假申请日期]。”

只要您的职业电子邮件包含您想要休假的实际日期，您的休假请求电子邮件就已接近尾声。

步骤#4：说明您不在时谁将承担您的工作量

对于较长假期请求电子邮件或紧急电子邮件，您应该用一两句话解释在您缺席期间如何管理您的工作量。 这表明您致力于工作并希望让事情顺利进行。

以下是如何做到这一点的一些示例：

• “我想让您知道，在我离开期间，[同事的姓名] 将承担我的部分工作量，因此我们的客户不会感到服务质量下降。”
• “请注意，我目前的所有任务都已重新安排，直到我的假期结束为止，一旦我回到工作岗位，我将继续处理这些任务。”
• “[同事的姓名]将在我休假期间处理我的一些任务。”

通常，您不需要解释请假的原因。 然而，如果您只提前一两天请​​求休假，您可能需要让您的经理知道原因，因为这可能会影响您的请求是否获得批准。

步骤#5：专业地签字

与所有工作一样，在发送休假申请电子邮件时要尊重你的老板。

您可以通过以下几种方式结束电子邮件：

• “感谢您考虑我的请求。 [您的姓名和电话号码]” ——对于更正式的电子邮件，或者
• “尽快与您联系 [您的姓名和电话号码]” ——适用于不太正式的电子邮件。

您应该始终留下您的电话号码，以便您的经理就您的休假请求电子邮件直接与您联系。

步骤#6：将 HR（和其他相关同事）置于 CC 中

最后但并非最不重要的一点是，将您的请求告知您的人力资源部门，使事情尽可能透明。 这样，即使您的老板错过了您的电子邮件或出现其他问题，您仍然可以收到电子邮件来表明您已准时请假。

我们建议抄送您最资深的人力资源专家或其他相关人员，您应该在假期期间随时了解情况。

但不要忘记包含他们的工作电子邮件，而不是个人电子邮件。 您可能认识其中一些人，因此您很容易混淆他们的工作电子邮件地址和个人电子邮件地址。

最终，当您的电子邮件与他人有关时，抄送是最佳做法。

假期请求电子邮件样本和示例

为了将所有这些信息整合在一起，我们将查看 9 个专业休假请求的示例和样本，以及最新的专家建议。

示例#1：简单的休假请求电子邮件

一封简单的假期请求电子邮件就像听起来一样。 它用不超过 4 句话快速、简单地传达您的请求。

以下是此类电子邮件的示例：

The TempPositions Group of Companies 的人力资源总监 Sally Ahmed 描述了简单的休假请求电子邮件的基础，包括标题、问候语和理由：

“像往常一样向你的经理打招呼，并提供你要求的日期。 同样重要的是要注意您在旅行前做了哪些专业准备，以及您的团队中还有谁可以在您缺席时为您提供帮助。”

示例#2：非正式休假请求电子邮件

如果您和老板因共事多年而关系密切，那么一封非正式的休假申请电子邮件可能效果最好。

以下是此类非正式电子邮件的示例：

Z Branding 的首席执行官 Kraig Kleeman 表示，您应该以轻松的语气发送非正式的休假请求电子邮件：

“在你的要求中注入一些个性。 简短地分享您的计划，就像与朋友的随意交谈一样。 别忘了扔枣子，保持轻松友好的语气。”

示例 #3：正式休假请求电子邮件

如果您不太了解您的老板，或者您的公司鼓励使用正式电子邮件，请写一封正式的休假申请电子邮件。

以下是此类电子邮件的示例：

Sally Ahmed 认为正式的休假请求电子邮件应该比其他类型更加正式：

“在概述您所要求的日子时，保持专业、直截了当的语气。 包括尊重的签字，并邀请您的经理跟进任何其他问题。”

示例#4：请假请求电子邮件

休假请求电子邮件融合了前两种类型的请求 - 非正式和正式。

您可以采取以下方法：

主题行：休假申请 - [休假申请日期和您的姓名]

你好，[经理姓名]，

我正计划预订出城度假，所以我想知道您是否可以批准[休假申请日期]作为我的休息日？

我希望您能批准我的请求，以便我尽快预订假期。

以后再聊，

[您的姓名和电话号码]

经验法则：请假申请信中的语气取决于老板的平易近人程度以及你们两人相处的融洽程度，因此请记住在撰写电子邮件时考虑到这一点。

示例#5：PTO 请求电子邮件

PTO 和休假并不相同，因此您有时可能需要编写 PTO 请求电子邮件而不是休假请求电子邮件。 简而言之，PTO 代表带薪休假— 由雇主支付费用的休假。 相比之下，假期有时可能是无薪的。

这是这次休假请求电子邮件的实际效果：

Kraig Kleeman 谈到了在 PTO 请求电子邮件方面遵循组织政策的重要性：

“无缝地掌握公司的 PTO 政策。 明确表达您的 PTO 请求，包括日期和任何相关详细信息。 合规性在这里至关重要，确保您的休假时间符合组织准则。”

示例#6：休息日请求电子邮件

有时，您只需要一天的时间来放松、处理一些事务或处理紧急情况。 换句话说，有些公司允许私人休假，但请咨询您的人力资源部或经理，以防万一。

然而，在许多情况下，通过电子邮件请求休息一天是您最好的选择。

以下是请假请求电子邮件的示例：

无论如何，请检查公司政策，了解您需要提前多少天申请休假。 例如，某些组织不允许最后一刻的请求。

示例#7：更长假期请求电子邮件

在其他时候，一天或一周的休息并不能解决问题。 这就是更长假期请求电子邮件可以提供帮助的地方。

当您请求延长假期时，提供请求背后的理由会很有帮助，以增加您的假期获得批准的机会。

具体方法如下：

更长假期请求电子邮件很少见，但有时是必要的。 克雷格·克莱曼（Kraig Kleeman）说，你应该解决你的假期是否会影响你的工作，以及如何让每个参与者的事情变得更轻松：

“在长时间休息时加强沟通。 通过详细的行程分享兴奋，突出显示延长的日期，并透明地讨论任何潜在的工作影响。 确保您的团队顺利过渡，促进理解和协作。”

示例#8：假期提醒电子邮件

假期提醒电子邮件用于提醒您的主管他们已经批准的假期。

以下是假期提醒电子邮件的示例：

根据他们的忙碌程度，您的经理可能会忘记他们已经批准了您的休假。 为了确定起见，请在您批准的假期开始前几天发送假期提醒。

示例 #9：结转休假天数请求

一些雇主允许员工将当年未使用的假期结转到下一年。

在这种情况下，您需要编写结转假期请求 - 以下是您可以使用的简单示例：

请求重新安排已批准假期的电子邮件

计划并不总是如我们所愿。

因此，有时您需要重新安排假期 - 本部分将教您如何使用现在可以使用的示例来做到这一点。

由于个人计划改变而请求重新安排

如果您的计划因个人原因发生变化，您可以使用此请假请求电子邮件示例来重新安排您的假期：

由于紧急工作承诺而请求重新安排时间

如果您在预订假期航班时突然出现紧急工作事项，最好立即与您的主管沟通。

以下是此类重新安排请求的示例：

因紧急情况请求重新安排

您的公寓因管道生锈、泄漏而被淹，或者您的孩子生病了——无数的紧急情况可能会让您重新安排批准的假期。

为了使其顺利运行，请使用以下重新安排电子邮件示例：

请求休假时间的提示

有些人在请求休假时更喜欢与老板面对面交谈。 然而，你的经理可能会忘记你口头请假，无意中给你带来麻烦。

更安全的选择是写一封休假请求电子邮件。 以下是一些经过测试的专家提供的技巧，用于制作您的电子邮件请求：

• 无论如何都要保持专业的语气，
• 避免使用非正式语言（除非你已经认识你的老板很长时间了），
• 使用最适合您的具体情况的休假请求电子邮件（例如，休息日请求、PTO 请求、结转休假请求），
• 开门见山——不要做太长的介绍，
• 写一个简洁的主题行，表明电子邮件的内容，并且
• 发送请假请求时使用您的工作电子邮件而不是个人电子邮件。

人力资源总监萨莉·艾哈迈德 (Sally Ahmed) 表示，只要你在撰写时考虑到他人，这种安排并不那么重要：

“无论形式如何，主要的要点都是清晰、简洁，并考虑到你外出时的工作量，让你的经理在你外出时很容易地祝你一切顺利。”

有关请假的常见问题解答

本节涵盖有关请假的一些最常见问题。

为什么写休假请求电子邮件很重要？

撰写休假申请电子邮件至关重要，因为它会留下痕迹。 简而言之，您、您的老板和人力资源团队都会知道您的书面休假情况，从而不会误解您是否请假。

我应该提前多久发送休假请求电子邮件？

一个好的经验法则是检查公司政策，以确定您需要提前多少天申请休假。 但假设您计划休息一周。 在这种情况下，最好在计划休假前 2-3 周发送休假请求。

我可以发送请求休假半天的电子邮件吗？

这取决于您公司的休假政策。 有些公司允许休息半天，而另一些则不允许。 因此，最好咨询您的人力资源部或老板。

如果我的休假请求电子邮件被拒绝怎么办？

您的老板可能会因为繁忙而拒绝您休假。 如果您觉得老板冤枉了您，您可以将问题上报给人力资源部。 但是，如果您没有按时收到休假请求电子邮件，那么您的经理没有接受您的请求可能是您的错。 对于后者，只需等待再次休假的机会并及时发货即可。

如何使用 Clockify 提出休假请求

为了让您的假期精神振奋并确保您的假期按计划进行，您可以使用 PTO 和 Clockify 等假期跟踪器。

要在 Clockify 中请假，您只需：

• 标记您是否正在休病假、休假、节假日或带薪休假，
• 选择您计划起飞的时段，
• 向您的经理添加注释（可选），并且
• 按提交。

您的主管将立即收到一封电子邮件以批准您的休假请求。

一旦您的经理决定是否批准您的休假请求，您就会收到包含详细信息的通知。

这样，您和您的公司就可以节省大量发送电子邮件的时间。 此外，Clockify 中的休假功能允许您将所有已使用和未使用的假期放在一处。

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