Tatil İsteği E-postası Nasıl Yazılır (+ İpuçları ve Örnekler)

Bir sonraki tatilinizin rezervasyonunu yapmadan önce patronunuza sormayı unutmayın!

Ah, diyebilirsiniz.

Ancak bazı çalışanlar resmi olarak üstlerinden tatil günlerini istemekte zorluklarla karşılaşıyor.

Dolayısıyla bu makalede aşağıdakilerin nasıl yapılacağına ilişkin örnekler, örnekler ve ipuçları yer almaktadır:

• Tatil isteği e-postası yazın,
• Yazışmalarınızda doğrudan konuya girin ve
• İzin mektubunuzda profesyonel bir üslup koruyun.

Hadi konuya girelim.

• Tatil talebi e-postası, çalışanların patronlarına veya yöneticilerine gönderdiği yazılı bir izin talebidir.
• Profesyonel bir tatil talebinin temel unsurları arasında kısa bir konu satırı, selamlama, tatil günlerinin belirtilmesi, İK'ya bilgi verilmesi, siz yokken iş yükünüzü kimin üstleneceğinin belirtilmesi ve bir imza yer alır.
• Tatil isteği e-postanızın onaylanma olasılığını artırmak için profesyonel bir üslup kullanın, doğrudan konuya girin ve en uygun tatil isteği e-postası örneğini kullanın.
• Tatil isteği bir gün ya da haftayla sınırlı değildir. Şirketinizin politikalarına bağlı olarak yarım gün izin veya birkaç aya yayılan daha uzun bir tatil talebinde bulunabilirsiniz.

Tatil isteği e-postası nedir?

Tatil talebi e-postası, iş e-postanız aracılığıyla patronunuza, amirinize veya yöneticinize gönderilen resmi, yazılı bir izin talebidir. Şirketinizin politikasına bağlı olarak, izin talebinizi yola çıkmak istediğiniz saatten günler veya haftalar önce e-postayla göndermeniz gerekir.

Benzer şekilde, şirket politikası, işverenin çalışandan tatil nedenini (arkadaşlarını veya akrabalarını ziyaret etmek gibi) veya başka bir nedeni belirtmesini isteyip istemediğini belirler.

Aşağıdaki bölümlerde, bir sonraki izin isteği e-postanızda ikna edici olacak tüm örnekleri, örnekleri, adımları ve ipuçlarını vereceğiz.

Çünkü, izin talebinizi evet demeyi kolaylaştıracak, hayır demeyi zorlaştıracak şekilde yazdıysanız, patronunuzun kabul etme olasılığının daha yüksek olduğunu unutmayın.

Tatil isteği e-postasının temel unsurları nelerdir?

Tatil isteği e-postasının temel unsurları şunları içerir:

1. Kısa konu satırı,
2. Patronunuza selamlar ,
3. Tatil günlerinden kısaca bahsetmek,
4. Açıklaması yokluğunuzda iş yükünüzün nasıl yönetileceğini,
5. Unvanınız, bölümünüz, pozisyonunuz, adınız, soyadınız veya diğer ilgili ayrıntılarla birlikte imza ve iletişim bilgileriniz ve
6. İK ve ilgili iş arkadaşlarının iş e-postalarını içeren CC .

Bu hususları ele aldığınız sürece tatil isteği e-postanız yerinde olacaktır.

Tatil isteği e-postası nasıl yazılır?

İzin istemek için yazmak, er ya da geç ustalaşmamız gereken bir beceridir.

Ancak her şirket tatil talebi yazma konusunda aynı yaklaşıma sahip değildir.

Gelecek bölümlerde bir sonraki tatil isteği e-postanızı derleme konusunda adım adım bir kılavuz sunulmaktadır.

Adım #1: Kısa bir konu satırı yazın

E-postanızın patronunuzun gelen kutusunda öne çıkmasını istiyorsunuz. Bu nedenle konu satırınızı mümkün olduğunca kısa ve öz yapın.

Örnek olarak aşağıdaki örneklerden bazılarını deneyebilirsiniz:

• İzin Talebi — [Tatil isteği tarihleri ​​+ adınız],
• Yıllık İzin Talebi — [Tatil talep tarihleri ​​+ adınız] veya
• Tatil İsteği — [Tatil isteği tarihleri ​​+ adınız].

Patronunuzla daha resmi bir ilişkiniz varsa konu satırına adınızı ve soyadınızı yazmanızı öneririz.

Her durumda, uzun uzun veya muğlak bir izin talebi patronunuzun bunu atlamasıyla sonuçlanabilir, o yüzden dikkatli olun!

Adım #2: Patronunuzu doğru şekilde selamlayın

Kısa konu satırınızı bitirir bitirmez patronunuzu saygıyla selamlamalısınız.

Bu durumda resmi veya gayri resmi olun ancak aşağıdaki örneklerde olduğu gibi basit yapın:

• “Sayın [Yöneticinin adı]” — daha profesyonel bir selamlama için veya
• "Hey [Yöneticinin adı]" — daha resmi olmayan bir selamlama için.

Neyse bu kısım üzerinde çok fazla durmayın. Yöneticinizin adını bildiğiniz sürece harika bir başlangıç ​​yapıyorsunuz!

Bundan sonra, ortak nezaketinizi birkaç kelimeyle ifade edebilirsiniz:

• "Umarım harika gidiyorsundur"
• “Umarım bu e-posta sizi iyi bulur”
• "Nasılsın?",
• “İyi günler” veya benzeri ifadeler.

Ancak, bu nasılsın kısmının nasıl ifade edileceği e-posta türünüze bağlıdır (bu konuya birazdan değineceğiz).

Adım #3: Tatil günlerinizi belirtin

İşvereninizi gelişmelerden haberdar etmek için, tatil isteği e-postanızın tebrik bölümünden sonraki cümlesinde tatil günlerinizi belirtin.

İşte denenmiş ve test edilmiş birkaç örnek:

• "[Tatil isteği tarihlerini] iptal etmek istiyorum."
• “Yıllık tatilimi [Tatil talep tarihleri] tarihinde yapmak istiyorum.”
• “Aşağıdaki tarihler için izin talep etmek istiyorum: [Tatil talebi tarihleri].”

Profesyonel e-postanız, yola çıkmak istediğiniz gerçek tarihleri ​​içerdiği sürece, tatil isteği e-postanızın sonuna yaklaşıyorsunuz demektir.

Adım #4: Siz yokken iş yükünüzü kimin üstleneceğini belirtin

Daha uzun tatil talebi e-postaları veya acil olanlar için, yokluğunuzda iş yükünüzün nasıl yönetileceğini bir veya iki cümleyle açıklamalısınız. Bu, işinize bağlı olduğunuzu ve işlerin sorunsuz ilerlemesini istediğinizi gösterir.

İşte bunun nasıl yapılacağına dair birkaç örnek:

• "Ben uzaktayken iş yükümün bir kısmını [İş arkadaşımın adı ve soyadı] üstlenecek, böylece müşterilerimiz hizmetlerde bir düşüş hissetmeyeceklerini bilmenizi isterim."
• "Lütfen tüm mevcut görevlerimin iznim bitene kadar yeniden planlandığını ve işe döndüğümde bunlar üzerinde çalışmaya devam edeceğimi unutmayın."
• "[İş arkadaşımın adı ve soyadı] izinli olduğum süre boyunca bazı görevlerimi yerine getirecek."

Genellikle, izin sürenizin nedenini açıklamanız gerekmeyecektir. Ancak tatili yalnızca bir veya iki gün önceden talep ediyorsanız, talebinizin onaylanıp onaylanmayacağını etkileyebileceğinden yöneticinize nedenini bildirmek isteyebilirsiniz.

Adım #5: Profesyonelce oturum açın

Her şeyin işe yaradığı gibi, tatil isteği e-postanızı gönderirken de patronunuza saygılı olun.

E-postanızı sonlandırmanın birkaç yolu şunlardır:

• "İsteğimi dikkate aldığınız için teşekkür ederim. [Adınız, soyadınız ve telefon numaranız]” — daha resmi bir e-posta için veya
• Daha az resmi bir e-posta için "Yakında görüşürüz [Adınız ve telefon numaranız]" .

Yöneticinizin tatil isteği e-postanızla ilgili olarak sizinle doğrudan iletişime geçmek istemesi ihtimaline karşı her zaman telefon numaranızı bırakmalısınız.

Adım #6: İK'yı (ve diğer ilgili iş arkadaşlarını) CC'ye yerleştirin

Son olarak, talebinizi İK departmanınıza bildirerek işleri mümkün olduğunca şeffaf hale getirin. Bu şekilde, patronunuz e-postanızı kaçırsa veya başka bir şeyler ters gitse bile, izin isteğinizi zamanında bildiren e-postaya hâlâ sahip olursunuz.

Tatil izniniz sırasında en kıdemli İK uzmanınıza veya bilgi sahibi olmanız gereken diğer ilgili personele CC ile bilgi vermenizi öneririz.

Ancak kişisel e-postalarını değil iş e-postalarını eklemeyi unutmayın. Bunlardan bazılarını şahsen tanıyor olabilirsiniz, dolayısıyla iş ve kişisel e-posta adreslerini kolayca karıştırabilirsiniz.

Sonuçta, e-postanız başkalarını ilgilendirdiğinde CCing en iyi uygulamadır.

Tatil isteği e-posta örnekleri ve örnekleri

Tüm bu bilgileri bir araya getirmek için, profesyonel tatil taleplerine ilişkin 9 örneğe ve örneklere, yeni uzman tavsiyeleriyle birlikte bakacağız.

Örnek 1: Basit tatil isteği e-postası

Basit bir tatil isteği e-postası tam da göründüğü gibi. Talebinizi en fazla 4 cümleyle hızlı ve basit bir şekilde iletir.

İşte bu tür e-postanın bir örneği:

TemPositions Şirketler Grubu İnsan Kaynakları Direktörü Sally Ahmed, başlık, selamlama ve gerekçe dahil olmak üzere basit bir tatil talebi e-postasının temel taşını şöyle açıklıyor:

“Yöneticinizi normalde yaptığınız gibi selamlayın ve talep ettiğiniz tarihleri ​​belirtin. Ayrıca yolculuktan önce hangi profesyonel hazırlıkları yaptığınızı ve yokluğunuzda ekibinizden başka kimlerin yardıma hazır olduğunu not etmeniz de önemlidir.”

Örnek 2: Resmi olmayan tatil isteği e-postası

Yıllardır birlikte çalıştığınız için patronunuzla yakınsanız, resmi olmayan bir tatil isteği e-postası en iyi sonucu verebilir.

Aşağıda bu türden resmi olmayan bir e-posta örneği verilmiştir:

Z Branding CEO'su Kraig Kleeman, resmi olmayan tatil isteği e-postalarınızda rahat bir üslup kullanmanız gerektiğini söylüyor:

“İsteğinize biraz kişilik katın. Planlarınızı kısaca paylaşın, bunu bir arkadaşınızla sıradan bir sohbet gibi yapın. Rahat ve samimi bir ses tonuyla hurmaları atmayı unutmayın.”

Örnek 3: Resmi tatil isteği e-postası

Patronunuzu iyi tanımıyorsanız veya şirketiniz resmi e-postaları teşvik ediyorsa, resmi bir tatil isteği e-postası yazın.

İşte bu tür e-postanın bir örneği:

Sally Ahmed, resmi bir tatil talebi e-postasının diğer türlere göre daha resmi olması gerektiğine inanıyor:

“İstediğiniz günlerin ana hatlarını çizerken doğrudan hedefe yönelik profesyonel bir üslup kullanın. Saygılı bir şekilde imzalayın ve yöneticinizi ek sorularınızı yanıtlamaya davet edin."

Örnek 4: Tatil izni talebi e-postası

Tatil izni talebi e-postası önceki iki talep türünü (gayri resmi ve resmi) birleştirir.

İşte bu konuda nasıl devam edebileceğiniz:

Konu satırı: Tatil izni talebi — [Tatil isteği tarihleri ​​ve adınız]

Merhaba, [Yöneticinin adı],

Şehir dışında bir tatil için rezervasyon yaptırmayı planlıyorum, bu yüzden [Tatil isteği tarihlerini] benim için izin günleri olarak onaylayabilir misiniz diye merak ettim.

Umarım isteğimi onaylarsınız, böylece bir an önce tatil için rezervasyon yaptırabilirim.

Yakında görüşürüz,

[Adınız ve telefon numaranız]

Temel kural: İzin talep mektubunuzun üslubu, patronunuzun ulaşılabilirliğine ve ikinizin ne kadar iyi anlaştığınıza bağlıdır; bu nedenle, e-postanızı hazırlarken bunu dikkate almayı unutmayın.

Örnek 5: PTO isteği e-postası

PTO ve tatil aynı şey değildir, dolayısıyla bir noktada tatil isteği e-postası yerine PTO istek e-postası yazmak isteyebilirsiniz. Kısacası, PTO ücretli izin anlamına gelir; işveren tarafından ödenen bir izindir. Buna karşılık, bir tatil bazen ücretsiz olabilir.

İşte bu izin isteği e-postası çalışırken şöyle görünüyor:

Kraig Kleeman, PTO talep e-postaları söz konusu olduğunda kurumsal politikaları izlemenin öneminden bahsediyor:

“Şirketin PTO politikalarında sorunsuz bir şekilde gezinin. Tarihler ve ilgili ayrıntılar da dahil olmak üzere PTO talebinizi açıkça belirtin. Burada uyumluluk çok önemli, boş zamanlarınızın kurumsal kurallara uygun olmasını sağlamak."

Örnek 6: İzin günü isteği e-postası

Bazen rahatlamak, bazı işlerinizi halletmek veya acil bir durumla ilgilenmek için sadece bir güne ihtiyacınız olur. Başka bir deyişle, bazı şirketler kişisel günlere izin verir; ancak her ihtimale karşı İK'nıza veya yöneticinize danışın.

Ancak çoğu durumda, bir günlük izin için e-posta isteği en iyi seçenektir.

İşte bir günlük izin isteği e-postasının örneği:

Her durumda, kaç gün önceden izin talep etmeniz gerektiğini öğrenmek için şirket politikanızı kontrol edin. Örneğin bazı kuruluşlar son dakika taleplerine izin vermemektedir.

Örnek 7: Daha uzun tatil isteği e-postası

Diğer zamanlarda bir günlük veya haftalık izin yeterli değildir. Daha uzun bir tatil isteği e-postasının yardımcı olabileceği yer burasıdır.

Uzatılmış bir tatil talep ettiğinizde, tatil sürenizin onaylanma olasılığını artırmak için talebinizin arkasındaki nedenleri belirtmeniz faydalı olacaktır.

Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Daha uzun tatil isteği e-postaları nadirdir ancak bazen gereklidir. Kraig Kleeman, tatil günlerinizin işinizi etkileyip etkilemeyeceğini ve işin içinde olan herkes için işleri nasıl kolaylaştırabileceğinizi ele almanız gerektiğini söylüyor:

“Uzun bir mola için iletişiminizi artırın. Ayrıntılı bir seyahat planıyla heyecanı paylaşın, uzatılan tarihleri ​​vurgulayın ve olası iş etkilerini şeffaf bir şekilde tartışın. Ekibinizin anlayış ve işbirliğini teşvik ederek sorunsuz bir geçiş yapmasını sağlayın."

Örnek 8: Tatil hatırlatma e-postası

Tatil hatırlatma e-postası, amirinize halihazırda onaylamış olduğu tatili hatırlatmak için kullanılır.

Aşağıda bir tatil hatırlatma e-postası örneği verilmiştir:

Yöneticiniz, ne kadar meşgul olduğuna bağlı olarak izin sürenizi onayladığını unutabilir. Emin olmak için, onaylanmış tatilinizin başlamasından birkaç gün önce bir tatil hatırlatıcısı gönderin.

Örnek #9: Devralma tatil günleri talebi

Bazı işverenler, çalışanlarının kullanılmayan tatil günlerini cari yıldan bir sonraki yıla taşımalarına izin veriyor.

Bu durumda, bir devreden tatil günleri talebi yazmanız gerekecektir; işte kullanabileceğiniz basit bir örnek:

Onaylanmış bir tatilin yeniden planlanmasını isteyen e-postalar

Planlar her zaman istediğimiz gibi sonuçlanmaz.

Bu nedenle bazen tatilinizi yeniden planlamanız gerekebilir ve bu bölüm size şimdi kullanabileceğiniz örneklerle bunu nasıl yapacağınızı öğretecektir.

Kişisel planların değişmesi nedeniyle yeniden planlama istemek

Planlarınız kişisel nedenlerden dolayı değiştiyse, tatil izninizi yeniden planlamak için bu izin isteği e-posta örneğini kullanabilirsiniz:

Acil bir iş taahhüdü nedeniyle yeniden planlama talep etmek

Tatil uçuşunun rezervasyonunu yaparken acil bir iş ortaya çıkarsa, bunu derhal amirinize iletmeniz iyi bir fikirdir.

İşte böyle bir yeniden planlama isteğinin örneği:

Acil bir durum nedeniyle yeniden planlama talebinde bulunmak

Paslı, sızdıran bir boru nedeniyle daireniz sular altında kalır veya çocuğunuz hastalanır; onaylanmış tatil izninizi yeniden planlamanıza neden olabilecek sayısız acil durum vardır.

Bunun sorunsuz çalışmasını sağlamak için aşağıdaki yeniden planlama e-posta örneğini kullanın:

Tatil zamanı istemek için ipuçları

Bazı insanlar tatil talebinde bulunurken patronlarıyla yüz yüze konuşmayı tercih ediyor. Ancak yöneticiniz sözlü izin talebinizi unutabilir ve istemeden de olsa başınıza bela açabilir.

Daha güvenli bir seçenek, tatil isteği e-postası yazmaktır. E-posta isteğinizi oluşturmak için uzmanların önerdiği, test edilmiş birkaç ipucu:

• Ne olursa olsun profesyonel tarzınızı koruyun ,
• Resmi olmayan bir dil kullanmaktan kaçının (patronunuzu uzun süredir tanımıyorsanız),
• Özel durumunuza en uygun izin talebi e-postasını kullanın (örn. İzin günü talebi, PTO talebi, Devir tatil talebi),
• Doğrudan konuya girin ; girişi çok uzun tutmayın.
• E-postanın neyle ilgili olduğunu belirten kısa bir konu satırı yazın ve
• İzin isteğinizi gönderirken kişisel e-postanız yerine iş e-postanızı kullanın .

İK Direktörü Sally Ahmed, bunu yazarken başkalarına karşı düşünceli davrandığınız sürece düzenlemenin o kadar da kritik olmadığını söylüyor:

"Biçim ne olursa olsun, ana çıkarımlar açık, kısa ve siz uzaktayken iş yükünüz konusunda düşünceli olmak, yöneticinizin siz dışarıdayken size iyi dilekler dilemesini son derece kolay hale getirmektir."

Tatil talebiyle ilgili SSS

Bu bölümde izin talebiyle ilgili en sık sorulan sorulardan bazıları yer almaktadır.

Tatil isteği e-postası yazmak neden önemlidir?

Tatil isteği e-postası yazmak, iz bırakması nedeniyle kritik öneme sahiptir. Basitçe söylemek gerekirse, siz, patronunuz ve İK ekibiniz, yazılı tatil izninizi bilecek ve izin isteyip istemediğinizin yanlış yorumlanmasına yer bırakmayacak.

Tatil isteği e-postamı ne kadar önceden göndermeliyim?

İyi bir kural, kaç gün önceden izin talep etmeniz gerektiğini belirlemek için şirket politikanızı kontrol etmektir. Ancak bir hafta izin almayı planladığınızı varsayalım. Bu durumda tatil talebinizi planladığınız tatilden 2-3 hafta önce göndermeniz iyi bir fikirdir.

Yarım gün izin için tatil isteği e-postası gönderebilir miyim?

Bu, şirketinizin izin politikalarına bağlıdır. Bazı firmalar yarım gün izine izin verirken bazıları vermiyor. Bu nedenle, İK'nıza veya patronunuza danışmak iyi bir fikirdir.

Tatil isteği e-postam reddedilirse ne olur?

Patronunuz yoğun dönemlerden dolayı tatil günlerinizi reddedebilir. Patronunuzun size haksızlık ettiğini düşünüyorsanız konuyu İK'ya iletebilirsiniz. Ancak tatil isteği e-postanızı zamanında almadıysanız, yöneticinizin isteğinizi kabul etmemesi sizin hatanız olabilir. İkincisi durumunda, tatil izni için başka bir fırsat bekleyin ve zamanında gönderin.

Clockify ile tatil isteği nasıl yapılır?

Tatil moralinizi yükseltmek ve boş zamanınızın planladığınız gibi geçmesini sağlamak için bir PTO ve Clockify gibi bir tatil takipçisi kullanabilirsiniz.

Clockify'da izin istemek için yapmanız gerekenler:

• Hastalık izni mi, tatil mi, tatil mi yoksa kazanılmış izin mi kullandığınızı işaretleyin ,
• Kalkış yapmayı planladığınız dönemi seçin ,
• Yöneticinize bir not ekleyin (isteğe bağlı) ve
• Gönder'e basın.

Yöneticiniz, tatil isteğinizi onaylamak için anında bir e-posta alacaktır.

Yöneticiniz izin isteğinizi onaylayıp onaylamayacağına karar verir vermez ayrıntıları içeren bir bildirim alacaksınız.

Bu şekilde, siz ve şirketiniz, e-posta göndermeye harcanan birçok ileri geri harcamadan tasarruf edersiniz. Üstelik Clockify'daki Time off özelliği, kullandığınız ve kullanmadığınız tüm tatil günlerinizi tek bir yerde tutmanıza olanak tanır.

Ücretli izinlerinizi ve diğer izin taleplerinizi bir zaman yönetimi aracıyla takip etmeye başlayın - bugün Clockify'a kaydolun!